Ayuda a agilizar los trámites documentarios.

1. ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

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3. TRÁMITE
DOCUMENTARIO
La gestión del trámite documentario puede y
debe causar un gran impacto dentro de tu
organización…
Gestionar la recepción, emisión, despacho y
archivo de la documentación interna y externa
además del registro, archivo y almacenamiento
de diversos documentos.
Representa una de las tareas más importantes
para cualquier empresa u organización ya que
nos permite mantener la integridad y
disponibilidad de la información almacenada.
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4. MODELOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Establece un marco de referencia basado en componentes
interrelacionados que buscan establecer políticas y
objetivos de la gestión documental, siendo responsabilidad
del Titular de la entidad su implementación y
mantenimiento.
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Sistema informático a través del cual se realiza la
recepción, emisión, despacho y archivo de los
documentos, el mismo que permite garantizar:
a) La administración de documentos digitalizados.
b) El seguimiento y determinación de la ubicación,
estado y situación de los documentos, desde su
creación hasta su disposición final.
c) El control de cumplimiento de los plazos
establecidos.
d) El uso de certificados y firmas digitales.

5. TRÁMITE DEL DOCUMENTARIO DE
ENTRADA
RECEPCIÓN
FÍSICA RECEPCIÓN VIRTUAL
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SE REFIERE AL PROCESO DE INICIO DE RECEPCIÓN, REGISTRO Y SEGUIMIENTO
ADECUADO DE DOCUMENTOS QUE LLEGAN A UNA ORGANIZACIÓN, EMPRESA,
ENTIDAD GUBERNAMENTAL U OTRO TIPO DE AGENCIA.

6. DE LA RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
Presentación correcta de documentos a través de la ventanilla de MESA DE PARTES física en la
oficina y dirección asignada por la empresa en el horario establecido de 08:30 horas a 16:45
horas garantizando una atención de como mínimo ocho (08) horas diarias. Dependiendo de la
organización, el horario está sujeto a variaciones.
Además, los sobres y/o valijas recibidos, que por su naturaleza y contenido clasifiquen como
Reservado, en los que conste la indicación de confidencialidad o reservado son inviolables,
debiendo ser remitidos con Hojas de envío, en las condiciones que son recibidos. En este caso
la Mesa de Partes no se responsabiliza del contenido de dichos sobres y/o valijas. 6
RECEPCIÓN FÍSICA

7. MESA DE PARTES
• Tramitar oportunamente los documentos que hayan
sido derivados para su atención.
• Orientar a los usuarios en la presentación y
seguimiento de sus trámites.
• Verificar que el documento cuente con los datos
completos del remitente, incluyan todos los anexos
que cita, así como el foliado respectivo.
• Recibir y registrar el ingreso de los documentos, y
derivarlos
• Realizar la entrega de los documentos oportunamente.
• Brindar información a los órganos y unidades respecto
al estado del trámite de los documentos presentados.
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El incumplimiento del presente procedimiento
genera responsabilidad administrativa
disciplinaria conforme a las disposiciones
establecidas en la Ley N°30057 “Ley del Servicio
Civil”, sin perjuicio de otras responsabilidades que
deriven de la aplicación de la normatividad
vigente.

8. Se usa para dar conformidad que el
documento ha sido recibido. Contempla las
siguientes características: - Forma y medida:
Es de forma rectangular y las dimensiones
son de 60 x 40 mm.
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SELLO DE RECIBIDO
Contenido: En la parte superior del rectángulo lleva
la inscripción de la organización, debajo se coloca el
nombre del Órgano o Unidad, seguido por el
Número de Registro que se le asigne, la fecha, hora
y V°B° del funcionario que recepciona el
documento.

9. SE REALIZA MEDIANTE LA REDACCIÓN Y REMISIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS A DISTINTAS DIRECCIONES
DE E-MAIL. TAMBIÉN MEDIANTE INGRESOS DIRECTOS A SU PÁGINA WEB DANDO CLICK EN LA VENTANILLA
VIRTUAL.
NO ESTÁ PERMITIDO RECIBIR DOCUMENTOS DE ÍNDOLE PERSONAL, CON EXCEPCIÓN DE LAS INVITACIONES
INSTITUCIONALES DIRIGIDAS AL PRESIDENTE EJECUTIVO, GERENTE GENERAL, DIRECTORES, SUBDIRECTORES O
RESPONSABLE DE UNIDADES FUNCIONALES.
Por ejemplo:
• mesadepartes@senamhi.gob.pe,
• atencionalciudadano@senamhi.gob.pe
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DE LA RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
RECEPCIÓN VIRTUAL

10. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
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La codificación hace referencia a un sistema de
identificación único que se asigna a cada
documento.
Puede incluir letras y números; y a menudo, se
basa en el tipo de documento, el departamento de
la empresa y el año en que se creó el documento
Realizar una codificación de los documentos es
una tarea necesaria para gestionar los distintos
departamentos de la organización, los proyectos y
los servicios que ofrece.

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Un ejemplo de Codificación de
Documentos; podría ser algo así, “FINE-
2022-001”. Donde la palabra “FINE” se
refiere al Departamento de Finanzas y
Economía; donde “2022” es el período
en que se creó el documento y “001” es
el número de serie asignado del archivo
para dicho año.
“FINE-2022-001”

12. FECHADO DE DOCUMENTOS
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El fechado de un documento se refiere a la colocación de la
fecha en que se creó o se recibió el documento.
Esta es una parte crucial dentro de la gestión de
documentaria, ya que ayuda a mantener un registro histórico
y cronológico de todos los documentos y del mismo modo
facilitar su ubicación y recuperación de los mismos.
Muy útil para mantener el adecuado y eficiente seguimiento
de la gestión documental.

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