Rae recibo y despacho de documentos

1. RESUMEN ANALITICO EDUCATIVO
RAE
Título del texto RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
Nombres y Apellidos del Autor Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivista. Sena,
Regional Antioquia
Año de la publicación 2003
Resumen del texto:
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
El artículo 21 del título quinto de la ley general de archivo de Colombia señala que las entidades deberán elaborar
programas de gestión de documentos, Pudiendo contemplar el uso de las nuevas tecnologías y soportes de cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y
entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las
diferentes dependencias.
FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Las entidades deberán establecer de acuerdo con su
estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan
al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos
que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen
varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una
de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia.
Así, de acuerdo a la anterior podemos mencionar algunas de las funciones que se debe cumplir al interior de las
unidades de correspondencia:
1. Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo
a los criterios establecidos.
2. Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las
diferentes áreas de la empresa.
3. Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite
y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento.
4. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han obtenido respuesta por
parte de las Dependencias asignadas para su conclusión.
5. Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado
cumplimiento de las actividades.
6. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades
públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la
producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Decreto 2150 de 1995. Artículos
1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN
060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
ACTIVIDADES
Recepción de documentos: Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean
competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como:
mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de
acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de
procedimientos.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
1. Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web,
otros.
2. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen
a su destinatario.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones
reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el
medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y
envío de los mismos.
En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia.
2. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento
de documentos a dependencia competente.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política. Artículo 23. Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código
Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25.
Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control
del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.
ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites
administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos

3. para el trámite oportuno de las comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del
trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta Análisis de antecedentes y
compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la
producción de documentos hasta la culminación del asunto.
DEFINICIONES CONCEPTOS DE CORRESPONDENCIA
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas durante el desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del soporte y medio utilizado.
Mensaje de datos: Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.
Registro de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, la entidad registra la información y
asigna un número único consecutivo a las comunicaciones, según sean recibidas o producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en la organización, las cuales
siempre deben ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial y enviadas al Área de
Correspondencia; por lo tanto ningún empleado está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas a través de
otras oficinas o dependencias.
Clasificación de las comunicaciones.
Las comunicaciones se clasifican en oficiales o públicas y correspondencia personal o privada.
Comunicaciones oficiales o públicas. Las comunicaciones oficiales se clasifican en externas e internas, y enviadas y
recibidas.
Comunicaciones oficiales externas: Son las comunicaciones que ingresan a través de la ventanilla del Área de
Correspondencia, dirigidas a la entidad y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales, a través de las redes
de correos, o entregadas en las ventanillas autorizadas para tal fin.
Comunicación ordinaria: Es la comunicación que ingresa a la entidad a través de la ventanilla del Área de
Correspondencia, dirigida a la empresa, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido es de
conocimiento público.
Comunicación reservada o confidencial: Es la comunicación que ingresa a través de la ventanilla del Área de
Correspondencia, dirigida a la entidad, a sus funcionarios o empleados en calidad de tales y cuyo contenido debe
ser conocido únicamente por el destinatario y/o funcionarios o empleados involucrados en el trámite. Esta
comunicación sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de
confidencial y será registrado en el sistema con la información disponible del remitente y el destinatario
institucional.
Comunicación normal: Es la comunicación que debe ser tratada bajo el procedimiento normal.
Comunicación urgente certificada: Es la comunicación que de acuerdo al grado de prioridad tiene un plazo de
respuesta cierta y obligatoria y que por su implicación jurídica debe ser gestionada especialmente, los recursos
interpuestos, los documentos relativos a procesos de contratación, los documentos relacionados con procesos de
convocatoria a concursos de méritos y documentos afines.

4. Por su especial tratamiento las tutelas y los derechos de petición tendrán ítems separados dentro de la
presentación del sistema de gestión.
Correo electrónico: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal
fin, dirigidas a la entidad, y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales.
Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico, serán administradas por el Área de
Correspondencia, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite.
Comunicación o documento dispositivo o impositivo: Es la comunicación en la que la autoridad asienta su
voluntad con intención de ser obedecida, ejemplo: Leyes, Decretos, Acuerdos, Sentencias, Resoluciones,
Circulares, Directivas y afines.
Comunicación o documento testimonial o probatorio: Es la comunicación en que la autoridad asienta o acepta
una información, de modo que haga fe y tenga valor legal, ejemplo: los registros del estado civil, de graduados de
universidad, del estado de propiedad (muebles e inmuebles), de patentes y señales. Son de este tipo los
documentos notariales, los diplomas y certificados emitidos por la autoridad competente, los testimonios con
certificación legal, los balances y libros contables redactados con los requisitos de Ley, las actas de reuniones, los
contratos celebrados bajo condiciones legales, y las demás afines.
Comunicación o documento informativo o noticioso: Es la comunicación en que un sujeto cualquiera asienta una
información o noticia relacionada con una tramitación, ejemplo: boletines, revistas informativas, etc.
Correspondencia personal o privada: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del Área de
Correspondencia, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia
sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal.
Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales
dirigidas a las autoridades o Administrativos de la empresa.
Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para la entidad. A menos que la
entidad así lo requiera.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Palabras Claves Recibo Documentos, Recepción, Comunicaciones Oficiales,
Comunicaciones Personales, Documentos No Radicables,
Apertura, Revisión, Radicación, Registro reparto , Nota
crédito.
Problema que aborda el texto:
aborda la problemática del nivel de incumplimiento que se tiene en logística y alcanza a percibir el cliente por la
falta de coordinación en los procesos, por falta de disciplina y prácticas que nos lleven a controlar el proceso de
entregas
Objetivos del texto:
 Aprender a llenar los documentos de correspondencia visto.
 Aprender a diferenciar los documentos de correspondencia.
Hipótesis planteada por el autor:
Siguiendo una metodología racional para el análisis de actividades administrativas, se señalan con lógica los

5. diversos pasos de estos proceses, aclarando para cada uno, que, cuando, y como se realiza.
Además, se presenta un modelo de las formas que se deben utilizar, con instrucciones suficientes para su uso.
Tesis principal del autor:
El proceso de gestión documental al interior de toda organización es hoy una estrategia de información y
comunicación, el proceso archivístico sistemático comprende las fases
1. FASE DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS: Comprende la elaboración de los documentos y los aspectos de su
origen, creación conforme a las actividades de la empresa. Esta fase la conforman las siguientes actividades:
(Manejo de los documentos, La impresión, la tinta, etc.)
2. FASE DE RECEPCION DE DOCUMENTOS: Son las acciones que la entidad debe realizar para el control de su
documentación y para garantizar a la administración la verificación de que los documentos y las comunicaciones
oficiales han sido remitidos a la persona que les corresponde o actuante.
3. FASE DE TRÁMITE: Corresponde a los procesos de registro y radicación de las comunicaciones oficiales enviadas
y recibidas, aplicando el principio de procedencia (es el que trata de no mezclar los documentos de los fondos) y el
principio del orden original (trata de que los documentos deben ser organizados tal y como son producidos dentro
de las empresa); para que las comunicaciones puedan ser resueltas y atendidas con oportunidad.
Desarrollo, análisis e investigación acerca de la normatividad vigente para la unidad de correspondencia,
exposiciones acerca de conceptos, manual de gestión documental y uso apropiado de la tecnología.
4. FASE DE DISTRIBUCION: Consiste en la entrega de los documentos a la persona competente para que estos
puedan ser distribuidos a cada una de las dependencias dentro de la entidad, en esta parte del proceso se debe
tener cuidado en la constitución de las series, las Subserie y verificar los tipos documentales los cuales van a ir en
la tabla de retención documental TRD.
5. FASE DE CONSULTA: Su objetivo es facilitar y proporcionar la consulta de los documentos y el derecho que
tienen las personas a este acceso de archivo.
6. FASE DE RETENCION: Este es el tiempo de permanencia que los documentos van a estar dentro del ciclo vital del
documento.
7. FASE DE RECUPERACION DE LA INFORMACIÒN: Después de elaborar los instrumentos como los inventarios se
puede acceder a la consulta a través de dichos instrumentos estipulados. 8. DISPOSICION FINAL: Los documentos
se clasifican y se envían a los archivos de gestión o a los archivos centrales o al archivo histórico. En esta guía
comprenderemos, analizaremos y desarrollaremos actividades pertinentes a las fases de producción, recepción,
trámite y distribución de documentos
Argumentos expuestos por el autor:
El Sistema de despacho de Correspondencia fue desarrollado con el objetivo de brindar un entorno ágil y sencillo
para catalogar, almacenar y acceder a la correspondencia de una institución.
El sistema provee una serie de servicios para la gestión de documentos, principalmente la correspondencia. En
primer lugar, permite la creación de un esquema de clasificación acorde a las necesidades de la institución y el
registro de los documentos según el esquema creado.
Con el almacenamiento, en una base de datos, de los principales datos referentes al documento, inclusive su
ubicación en el archivo físico -mediante el catálogo de biblioratos-, y la provisión de un entorno para la redacción y
la edición de los documentos, a través de un enlace con el procesador de textos; se logra rápido acceso al
documento fuente sin que el usuario necesite recordar la ubicación del mismo.
Con el sistema se puede incluso realizar un seguimiento del estado del documento desde su creación como un
borrador hasta su archivo definitivo posterior a la entrega al destinatario en el caso de la correspondencia saliente.
Otra de las características del sistema es su versatilidad, debido a que con la creación de formatos prediseñados

6. (plantillas) asociados a los tipos de documentos dentro del esquema, se puede registrar y crear rápidamente una
serie de otros documentos amén de la correspondencia saliente. De esta manera se puede registrar por ejemplo:
constancias, certificados, resoluciones, actas de reuniones, informes técnicos, entre otros.
Debido a que la nomenclatura, la enumeración y el almacenamiento de los documentos son gestionados
automáticamente, dejando al usuario solamente la tarea de la clasificación, el Sistema de Correspondencia se ha
convertido en una práctica y útil herramienta en especial a la secretaría de la institución, facilitando grandemente
el registro y el acceso a los documentos.
Conclusiones del texto:
Podemos concluir que este tema es muy importante ya que se maneja toda la correspondencia que se recibe y que
se envía a la entidad y además se lleva un control de todas ellas, para que así no haya ningún problema en cuanto
a los documentos que se generen.
 Se maneja la correspondencia de manera que le lleguen a todas las dependencias y/o personas que
trabajan en la empresa.
 Se maneja de manera organizada toda la documentación en la entidad y su radicación es en forma
consecutiva de los documentos con el fin de no mantener errores.
 Lo que se trata de hacer es que los documentos lleguen al destino por el cual llegaron a la empresa ósea su
respectiva dependencia.
Bibliografía citada por el autor:
 Constitución Nacional.
 Archivo General de la Nación
 Manual práctico de REDACCION COMERCIAL. Centro Colombo Andino. Edit. PIME LTDA EDITORES. Cali,
Colombia.
CIBERGRAFÍA
 http://www.google.com.co/#sclient=psyab&hl=es&site=&source=hp&q=%E2%80%9Cmini+manual+de+ta
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 http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf
 https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-documentos.pdf
Nombre y apellidos de quien elaboró
este RAE Lina Marcela Villa Acevedo
Fecha en que se elaboró este RAE 9 de abril de 2017

7. Mapa conceptual
PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS
Comentarios finales:
Las planillas de recibo y el despacho de correspondencia es la manera más útil y practica para él envió de cartas,
este método es el utilizado para realizar estas tareas esenciales en una organización o empresa.