SlideShare una empresa de Scribd logo
1 de 7
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
CUESTIONARIO DE REPASO
1. Sello de Radicación
Fecha Hora
Serie documental
Destinatario
TRANSLADO A
Dependencia, Atendida
Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento(a
registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el
registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad
bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un
número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
2. Datos que se deben registrar en la planilla de recibo de
correspondencia:
No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le
asignamos nosotros.
Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.
3.Datos de la persona o entidad remitente
Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.
Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por
ejemplo invitación a evento deportivo.
Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación.
Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.
Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla
debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.
Datos del destinatario
Dependencia: se registra el número de la dependencia a que va dirigida
la documentación.
Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va
dirigida la documentación.
Tiempo de respuesta:
No radicación de respuesta
No radicado:
Fecha:
4. Documentos que se deben radicar:
Correspondencia externa
Correspondencia interna
Correspondencia confidencial de carácter institucional.
Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones,
paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos.
A que se le coloca número de referencia??
5. Se le coloca número de referencia a la solicitud de envío de
correspondencia. Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos
oficiales en una entidad, solicitados por las unidades administrativas en el
desempeño de las actividades diarias.
El número de referencia es el número que se le dio al documento o
documentos que se van a enviar.
Porque es importante la estructura organizacional de una empresa??
6. Es importante saber la estructura organizacional de la empresa porque
nos da a conocer su estructura, nos muestra las dependencias que
tienen, los diferentes cargos que tiene estructurada la empresa; en
conclusión el organigrama de una empresa nos muestra en forma global
la estructura de la misma.
Como instrumento de análisis: / Detectar fallas estructurales, ya que
representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden
observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de
actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y’ Detecto
fallo de control evisór la departe mentalización. A través de análisis
periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando
el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en
cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en
sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces
se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de
actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.
7. Áreas que se distinguen en la oficina de archivo
Del Archivo de Trámite
Funciones del área de archivo de trámite.
El área de archivo de trámite tendrá las siguientes funciones:
Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso
cotidiano o de consulta frecuente y elaborar su portada;
Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro
General de Clasificación Archivística y respetando la integración de los
mismos;
Elaborar inventarios documentales, para la instalación de los
expedientes, preferentemente en archiveros;
Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de
Disposición Documental;
Realizar transferencias primarias al archivo de concentración, al concluir
el plazo de conservación establecido para el archivo de trámite.
Del Archivo de Concentración
Funciones del área de archivo de concentración
El área de archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:
Recibir de los archivos de trámite los documentos semiactivos y cotejar
que el contenido de los inventarios documentales de transferencia
primaria, coincida con los expedientes para su control y consulta;
Colocar preferentemente los expedientes en cajas de archivo e
instalarlas en estantería para su manejo;
Conservar y seleccionar los expedientes por el tiempo que establezca el
Catálogo de Disposición Documental; y
Elaborar los inventarios documentales de transferencia secundaria o para
baja documental, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de
Disposición Documental.
8. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de
identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando
está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente.
Funciones de la oficina de correspondencia
Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las
comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de los
documentos, acordes con la misión, la visión, funciones y programas de la
entidad, deben estar sujetos a las pautas y principios establecidos en la
ley, normas internas y pautas fijadas por el archivo general de la nación
de Colombia.
Recibir, radicar, registrar conservar, distribuir y brindar el servicio de
información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o
salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida
reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se
tiene acceso y los asuntos de su competencia.
Proponer métodos, procedimientos e implementar el uso de nuevas
tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las
unidades de correspondencia.
Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones
oficiales, a las dependencias que lo requieren.
Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el
vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes
presentadas por los ciudadanos.
Radicar y tramitar las comunicaciones con rapidez e imparcialidad y
respetando el derecho de turno.
Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos
mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de
entregar y radicar las comunicaciones o solicitar información sobre el
trámite de su requerimiento.
9.Requisito fundamental del perfil del archivista
Alto nivel de responsabilidad, autonomía y toma de decisiones; orienta y
supervisa a otros, realiza variedad de actividades en diferentes contextos,
la mayoría complejas.
Responsable en la identificación de la estructura orgánico funcional, las
unidades de información, fuentes documentales de la organización; en la
realización de los procedimientos y procesos archivísticos.
El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así
garantizar que este continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
10. Pasos para el recibo y radicación de documentos
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por
diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el
documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia
devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita.
Se procede a la clasificación de los documentos: documentos
confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar.
Se revisa que la documentación este completa, verificación y
confrontación de folios, copias, anexos y firmas,; si hacen falta, el
documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia.
Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.
Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un
número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o envío.
Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un
registro impreso de planillas de radicación y control.
Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos
como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o
código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre
del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación
de datos recibidos y enviados.
Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en
mesas con divisiones, para ubicar los documentos.
Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos
como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o
código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre
del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación
de datos recibidos y enviados.
Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en
mesas con divisiones, para ubicar los documentos.

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

Transferencias documentales
Transferencias documentalesTransferencias documentales
Transferencias documentalesarchivossenacdb
 
Instructivo n 1
Instructivo n 1Instructivo n 1
Instructivo n 1lenys.elsa
 
Administración documental en el entorno laboral (2)
Administración  documental en el entorno laboral (2)Administración  documental en el entorno laboral (2)
Administración documental en el entorno laboral (2)Yesika Sanchez
 
Informe control de gestion.docx empalme
Informe control de gestion.docx empalme Informe control de gestion.docx empalme
Informe control de gestion.docx empalme Alcaldia Bolivar
 
S06. s2 - Procedimiento No Contencioso Tributario.pdf
S06. s2 - Procedimiento No Contencioso Tributario.pdfS06. s2 - Procedimiento No Contencioso Tributario.pdf
S06. s2 - Procedimiento No Contencioso Tributario.pdfBenji Valdivia
 
descargo de acta de control sutran
descargo de acta de control sutrandescargo de acta de control sutran
descargo de acta de control sutrangonier
 
El valor probatorio del documento electrónico y firma digital
El valor probatorio del documento  electrónico y firma digitalEl valor probatorio del documento  electrónico y firma digital
El valor probatorio del documento electrónico y firma digitalmatitarosas
 
secretaria funciones
secretaria funciones secretaria funciones
secretaria funciones carokey
 
Documentos generados dentro de una empresa
Documentos generados dentro de una empresaDocumentos generados dentro de una empresa
Documentos generados dentro de una empresaElena_Hernandez
 
Gestión de la correspondencia
Gestión de la correspondenciaGestión de la correspondencia
Gestión de la correspondenciaPItsalom
 
Trabajo final recursos administrativos
Trabajo final recursos administrativosTrabajo final recursos administrativos
Trabajo final recursos administrativos303Silvia
 
Asistente administrativo slide share
Asistente administrativo slide shareAsistente administrativo slide share
Asistente administrativo slide shareRas JuAn Makkonen
 
Carta apertura cuentadetraccion persona juridica
Carta apertura cuentadetraccion persona juridicaCarta apertura cuentadetraccion persona juridica
Carta apertura cuentadetraccion persona juridicaRonny Hancco Cutimbo
 
Clasificacion documental
Clasificacion documentalClasificacion documental
Clasificacion documentalprofecesde
 

La actualidad más candente (20)

Transferencias documentales
Transferencias documentalesTransferencias documentales
Transferencias documentales
 
84578501 demanda-mercantil
84578501 demanda-mercantil84578501 demanda-mercantil
84578501 demanda-mercantil
 
Instructivo n 1
Instructivo n 1Instructivo n 1
Instructivo n 1
 
Administración documental en el entorno laboral (2)
Administración  documental en el entorno laboral (2)Administración  documental en el entorno laboral (2)
Administración documental en el entorno laboral (2)
 
Informe control de gestion.docx empalme
Informe control de gestion.docx empalme Informe control de gestion.docx empalme
Informe control de gestion.docx empalme
 
S06. s2 - Procedimiento No Contencioso Tributario.pdf
S06. s2 - Procedimiento No Contencioso Tributario.pdfS06. s2 - Procedimiento No Contencioso Tributario.pdf
S06. s2 - Procedimiento No Contencioso Tributario.pdf
 
descargo de acta de control sutran
descargo de acta de control sutrandescargo de acta de control sutran
descargo de acta de control sutran
 
El valor probatorio del documento electrónico y firma digital
El valor probatorio del documento  electrónico y firma digitalEl valor probatorio del documento  electrónico y firma digital
El valor probatorio del documento electrónico y firma digital
 
secretaria funciones
secretaria funciones secretaria funciones
secretaria funciones
 
Ensayo - de asistencia administrativa
Ensayo - de asistencia administrativaEnsayo - de asistencia administrativa
Ensayo - de asistencia administrativa
 
Documentos generados dentro de una empresa
Documentos generados dentro de una empresaDocumentos generados dentro de una empresa
Documentos generados dentro de una empresa
 
Acuerdo 042
Acuerdo 042Acuerdo 042
Acuerdo 042
 
SOBRE COMERCIAL
SOBRE COMERCIALSOBRE COMERCIAL
SOBRE COMERCIAL
 
Gestión de la correspondencia
Gestión de la correspondenciaGestión de la correspondencia
Gestión de la correspondencia
 
Trabajo final recursos administrativos
Trabajo final recursos administrativosTrabajo final recursos administrativos
Trabajo final recursos administrativos
 
Asistente administrativo slide share
Asistente administrativo slide shareAsistente administrativo slide share
Asistente administrativo slide share
 
MODELO DE DEMANDA DE ACTUACIÓN DE PRUEBA ANTICIPADA
MODELO DE DEMANDA DE ACTUACIÓN DE  PRUEBA ANTICIPADAMODELO DE DEMANDA DE ACTUACIÓN DE  PRUEBA ANTICIPADA
MODELO DE DEMANDA DE ACTUACIÓN DE PRUEBA ANTICIPADA
 
Tipos de documento de archivo
Tipos de documento de archivoTipos de documento de archivo
Tipos de documento de archivo
 
Carta apertura cuentadetraccion persona juridica
Carta apertura cuentadetraccion persona juridicaCarta apertura cuentadetraccion persona juridica
Carta apertura cuentadetraccion persona juridica
 
Clasificacion documental
Clasificacion documentalClasificacion documental
Clasificacion documental
 

Destacado (20)

Programa de Gestión Documental
Programa de Gestión DocumentalPrograma de Gestión Documental
Programa de Gestión Documental
 
Despacho y recibo de documentos
Despacho  y recibo de documentos Despacho  y recibo de documentos
Despacho y recibo de documentos
 
Los sobres y la correspondencia comercial
Los sobres y la correspondencia comercialLos sobres y la correspondencia comercial
Los sobres y la correspondencia comercial
 
8 pasos de un pgd
8  pasos de un pgd8  pasos de un pgd
8 pasos de un pgd
 
Medios de contraste
Medios de contrasteMedios de contraste
Medios de contraste
 
Taller liderazgo
Taller liderazgoTaller liderazgo
Taller liderazgo
 
Taller De Radiologia 2009
Taller De Radiologia 2009Taller De Radiologia 2009
Taller De Radiologia 2009
 
Sistema de gestíon documental
Sistema de gestíon documentalSistema de gestíon documental
Sistema de gestíon documental
 
R19
R19R19
R19
 
Diagrama de flujo de proceso
Diagrama de flujo de procesoDiagrama de flujo de proceso
Diagrama de flujo de proceso
 
Mantenimiento preventivo a un proyector
Mantenimiento preventivo a un proyectorMantenimiento preventivo a un proyector
Mantenimiento preventivo a un proyector
 
Unidad de correspondencia
Unidad de correspondenciaUnidad de correspondencia
Unidad de correspondencia
 
Manual facturacion electronica web MultiFacturas
Manual facturacion electronica web MultiFacturasManual facturacion electronica web MultiFacturas
Manual facturacion electronica web MultiFacturas
 
TRABAJO FINAL
TRABAJO FINALTRABAJO FINAL
TRABAJO FINAL
 
Diapositivas monica
Diapositivas monicaDiapositivas monica
Diapositivas monica
 
Mantenimiento de el celular
Mantenimiento de el celularMantenimiento de el celular
Mantenimiento de el celular
 
Memorandos
Memorandos Memorandos
Memorandos
 
Acuerdo 060 (1)
Acuerdo 060 (1)Acuerdo 060 (1)
Acuerdo 060 (1)
 
Gestion de Archivos
Gestion de ArchivosGestion de Archivos
Gestion de Archivos
 
Cómo analizar un documento escrito
Cómo analizar un documento escritoCómo analizar un documento escrito
Cómo analizar un documento escrito
 

Similar a Taller diagnostico

Taller unidad 3
Taller unidad 3Taller unidad 3
Taller unidad 3mateo730
 
Archivo - tecnico en asistencia administrativo
Archivo - tecnico en asistencia administrativoArchivo - tecnico en asistencia administrativo
Archivo - tecnico en asistencia administrativoLau Brand
 
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentos
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentosFormacion de los archivos segun el ciclo de los documentos
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentosOscar Contreras
 
Archivo de Gestión Tramite Documentario
Archivo de Gestión Tramite DocumentarioArchivo de Gestión Tramite Documentario
Archivo de Gestión Tramite Documentariossuser0b99c7
 
Trabajo infor
Trabajo inforTrabajo infor
Trabajo inforjhony
 
Trabajo de administración
Trabajo de administración Trabajo de administración
Trabajo de administración ltmunoz
 
Programa de gestión documental
Programa de gestión documentalPrograma de gestión documental
Programa de gestión documentalpulpipanocha
 
Diapositivas gestion documental
Diapositivas gestion documentalDiapositivas gestion documental
Diapositivas gestion documentalhernanvallejo
 
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02vivian galindo
 
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02vivian galindo
 
LA GESTION DOCUMENTAL.pptx
LA GESTION DOCUMENTAL.pptxLA GESTION DOCUMENTAL.pptx
LA GESTION DOCUMENTAL.pptxJORGE GOMEZ
 
Cuaderno de Cargo, Tipos de Tramite Documentario
Cuaderno de Cargo, Tipos de Tramite DocumentarioCuaderno de Cargo, Tipos de Tramite Documentario
Cuaderno de Cargo, Tipos de Tramite Documentariotrigosoxiomara09
 
Resumen manual de gestion documental
Resumen manual de gestion documentalResumen manual de gestion documental
Resumen manual de gestion documentalLau Brand
 

Similar a Taller diagnostico (20)

Principios organizacion fondos_a
Principios organizacion fondos_aPrincipios organizacion fondos_a
Principios organizacion fondos_a
 
Taller unidad 3
Taller unidad 3Taller unidad 3
Taller unidad 3
 
Archivo - tecnico en asistencia administrativo
Archivo - tecnico en asistencia administrativoArchivo - tecnico en asistencia administrativo
Archivo - tecnico en asistencia administrativo
 
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentos
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentosFormacion de los archivos segun el ciclo de los documentos
Formacion de los archivos segun el ciclo de los documentos
 
Archivo de Gestión Tramite Documentario
Archivo de Gestión Tramite DocumentarioArchivo de Gestión Tramite Documentario
Archivo de Gestión Tramite Documentario
 
Lista de funciones
Lista de funcionesLista de funciones
Lista de funciones
 
Lista de funciones
Lista de funcionesLista de funciones
Lista de funciones
 
Flujogramas.pptx
Flujogramas.pptxFlujogramas.pptx
Flujogramas.pptx
 
Trabajo infor
Trabajo inforTrabajo infor
Trabajo infor
 
Trabajo de administración
Trabajo de administración Trabajo de administración
Trabajo de administración
 
Programa de gestión documental
Programa de gestión documentalPrograma de gestión documental
Programa de gestión documental
 
Principios
PrincipiosPrincipios
Principios
 
Lista de funciones
Lista de funcionesLista de funciones
Lista de funciones
 
Diapositivas gestion documental
Diapositivas gestion documentalDiapositivas gestion documental
Diapositivas gestion documental
 
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
 
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
Pgd uis090909-091203100943-phpapp02
 
LA GESTION DOCUMENTAL.pptx
LA GESTION DOCUMENTAL.pptxLA GESTION DOCUMENTAL.pptx
LA GESTION DOCUMENTAL.pptx
 
Cuaderno de Cargo, Tipos de Tramite Documentario
Cuaderno de Cargo, Tipos de Tramite DocumentarioCuaderno de Cargo, Tipos de Tramite Documentario
Cuaderno de Cargo, Tipos de Tramite Documentario
 
Resumen manual de gestion documental
Resumen manual de gestion documentalResumen manual de gestion documental
Resumen manual de gestion documental
 
Sistema de archivo
Sistema de archivoSistema de archivo
Sistema de archivo
 

Más de nikki

Transporte
TransporteTransporte
Transportenikki
 
Tiempos de cargue y descargue
Tiempos de cargue y descargueTiempos de cargue y descargue
Tiempos de cargue y descarguenikki
 
Metodos de almacenamiento
Metodos de almacenamientoMetodos de almacenamiento
Metodos de almacenamientonikki
 
Metodos de almacenamiento
Metodos de almacenamientoMetodos de almacenamiento
Metodos de almacenamientonikki
 
Empaque
EmpaqueEmpaque
Empaquenikki
 
Carga y entrega de la mercansia y su documentacion
Carga y entrega de la mercansia y su documentacionCarga y entrega de la mercansia y su documentacion
Carga y entrega de la mercansia y su documentacionnikki
 
Carga y entrega de la mercansia y su documentacion
Carga y entrega de la mercansia y su documentacionCarga y entrega de la mercansia y su documentacion
Carga y entrega de la mercansia y su documentacionnikki
 
Canal de distribución
Canal de distribuciónCanal de distribución
Canal de distribuciónnikki
 
Canal de distribución
Canal de distribuciónCanal de distribución
Canal de distribuciónnikki
 
Picking y packing
Picking y packingPicking y packing
Picking y packingnikki
 
Manipulacion de la carga
Manipulacion de la cargaManipulacion de la carga
Manipulacion de la carganikki
 
Sistemas para el transporte de material
Sistemas para el transporte de materialSistemas para el transporte de material
Sistemas para el transporte de materialnikki
 
Unificaciones abc ensayo
Unificaciones abc ensayoUnificaciones abc ensayo
Unificaciones abc ensayonikki
 
Distribucion
DistribucionDistribucion
Distribucionnikki
 
Distribucion
DistribucionDistribucion
Distribucionnikki
 
Distribucion
DistribucionDistribucion
Distribucionnikki
 
Devolución de mercancías
Devolución de mercancíasDevolución de mercancías
Devolución de mercancíasnikki
 
Logistica
LogisticaLogistica
Logisticanikki
 
Logistica
LogisticaLogistica
Logisticanikki
 

Más de nikki (20)

Transporte
TransporteTransporte
Transporte
 
Tiempos de cargue y descargue
Tiempos de cargue y descargueTiempos de cargue y descargue
Tiempos de cargue y descargue
 
Metodos de almacenamiento
Metodos de almacenamientoMetodos de almacenamiento
Metodos de almacenamiento
 
Metodos de almacenamiento
Metodos de almacenamientoMetodos de almacenamiento
Metodos de almacenamiento
 
Empaque
EmpaqueEmpaque
Empaque
 
Carga y entrega de la mercansia y su documentacion
Carga y entrega de la mercansia y su documentacionCarga y entrega de la mercansia y su documentacion
Carga y entrega de la mercansia y su documentacion
 
Carga y entrega de la mercansia y su documentacion
Carga y entrega de la mercansia y su documentacionCarga y entrega de la mercansia y su documentacion
Carga y entrega de la mercansia y su documentacion
 
Canal de distribución
Canal de distribuciónCanal de distribución
Canal de distribución
 
Canal de distribución
Canal de distribuciónCanal de distribución
Canal de distribución
 
Picking y packing
Picking y packingPicking y packing
Picking y packing
 
Manipulacion de la carga
Manipulacion de la cargaManipulacion de la carga
Manipulacion de la carga
 
Sistemas para el transporte de material
Sistemas para el transporte de materialSistemas para el transporte de material
Sistemas para el transporte de material
 
Unificaciones abc ensayo
Unificaciones abc ensayoUnificaciones abc ensayo
Unificaciones abc ensayo
 
Distribucion
DistribucionDistribucion
Distribucion
 
Distribucion
DistribucionDistribucion
Distribucion
 
Distribucion
DistribucionDistribucion
Distribucion
 
Devolución de mercancías
Devolución de mercancíasDevolución de mercancías
Devolución de mercancías
 
Edi
EdiEdi
Edi
 
Logistica
LogisticaLogistica
Logistica
 
Logistica
LogisticaLogistica
Logistica
 

Taller diagnostico

  • 1. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS CUESTIONARIO DE REPASO 1. Sello de Radicación Fecha Hora Serie documental Destinatario TRANSLADO A Dependencia, Atendida Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento(a registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema. 2. Datos que se deben registrar en la planilla de recibo de correspondencia: No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le asignamos nosotros. Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento. 3.Datos de la persona o entidad remitente Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente. Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por ejemplo invitación a evento deportivo. Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación. Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.
  • 2. Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices. Datos del destinatario Dependencia: se registra el número de la dependencia a que va dirigida la documentación. Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va dirigida la documentación. Tiempo de respuesta: No radicación de respuesta No radicado: Fecha: 4. Documentos que se deben radicar: Correspondencia externa Correspondencia interna Correspondencia confidencial de carácter institucional. Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones, paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos. A que se le coloca número de referencia?? 5. Se le coloca número de referencia a la solicitud de envío de correspondencia. Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos oficiales en una entidad, solicitados por las unidades administrativas en el desempeño de las actividades diarias. El número de referencia es el número que se le dio al documento o documentos que se van a enviar. Porque es importante la estructura organizacional de una empresa?? 6. Es importante saber la estructura organizacional de la empresa porque nos da a conocer su estructura, nos muestra las dependencias que tienen, los diferentes cargos que tiene estructurada la empresa; en
  • 3. conclusión el organigrama de una empresa nos muestra en forma global la estructura de la misma. Como instrumento de análisis: / Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y’ Detecto fallo de control evisór la departe mentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando. 7. Áreas que se distinguen en la oficina de archivo Del Archivo de Trámite Funciones del área de archivo de trámite. El área de archivo de trámite tendrá las siguientes funciones: Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso cotidiano o de consulta frecuente y elaborar su portada; Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística y respetando la integración de los mismos; Elaborar inventarios documentales, para la instalación de los expedientes, preferentemente en archiveros; Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental; Realizar transferencias primarias al archivo de concentración, al concluir el plazo de conservación establecido para el archivo de trámite. Del Archivo de Concentración Funciones del área de archivo de concentración El área de archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:
  • 4. Recibir de los archivos de trámite los documentos semiactivos y cotejar que el contenido de los inventarios documentales de transferencia primaria, coincida con los expedientes para su control y consulta; Colocar preferentemente los expedientes en cajas de archivo e instalarlas en estantería para su manejo; Conservar y seleccionar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de Disposición Documental; y Elaborar los inventarios documentales de transferencia secundaria o para baja documental, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de Disposición Documental. 8. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. Funciones de la oficina de correspondencia Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de los documentos, acordes con la misión, la visión, funciones y programas de la entidad, deben estar sujetos a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el archivo general de la nación de Colombia. Recibir, radicar, registrar conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo. Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia. Proponer métodos, procedimientos e implementar el uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de correspondencia. Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieren. Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos.
  • 5. Radicar y tramitar las comunicaciones con rapidez e imparcialidad y respetando el derecho de turno. Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar las comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento. 9.Requisito fundamental del perfil del archivista Alto nivel de responsabilidad, autonomía y toma de decisiones; orienta y supervisa a otros, realiza variedad de actividades en diferentes contextos, la mayoría complejas. Responsable en la identificación de la estructura orgánico funcional, las unidades de información, fuentes documentales de la organización; en la realización de los procedimientos y procesos archivísticos. El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que este continúe siendo una evidencia confiable del pasado. 10. Pasos para el recibo y radicación de documentos La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico. Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita. Se procede a la clasificación de los documentos: documentos confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar. Se revisa que la documentación este completa, verificación y confrontación de folios, copias, anexos y firmas,; si hacen falta, el documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia. Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador. Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío. Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un registro impreso de planillas de radicación y control.
  • 6. Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta. Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación de datos recibidos y enviados. Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en mesas con divisiones, para ubicar los documentos.
  • 7. Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta. Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación de datos recibidos y enviados. Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en mesas con divisiones, para ubicar los documentos.