1. RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
CUESTIONARIO DE REPASO
1. Sello de Radicación
Fecha Hora
Serie documental
Destinatario
TRANSLADO A
Dependencia, Atendida
Se utiliza el sello de radicación cuando vamos a radicar el documento(a
registrarlo en el sistema). Radicar es el procedimiento que permite el
registro de los datos básicos de un documento que ingresa a la entidad
bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas de asignación de un
número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
2. Datos que se deben registrar en la planilla de recibo de
correspondencia:
No de radicación: debemos colocar el número de radicación que le
asignamos nosotros.
Fecha: se consigna la fecha en que radicamos el documento.
3.Datos de la persona o entidad remitente
Nombre: Se registra el nombre de la entidad remitente.
Asunto: Se consigna el tema de la documentación recibida, como por
ejemplo invitación a evento deportivo.
Radicado: Es el número de radicado que trae la comunicación.
Fecha: Es la fecha que trae la comunicación.

2. Anexos: Si la documentación trae documentación anexa en esta casilla
debemos registrarla, un ejemplo es lista de aprendices.
Datos del destinatario
Dependencia: se registra el número de la dependencia a que va dirigida
la documentación.
Nombre del funcionario: Se registra el nombre del funcionario a quien va
dirigida la documentación.
Tiempo de respuesta:
No radicación de respuesta
No radicado:
Fecha:
4. Documentos que se deben radicar:
Correspondencia externa
Correspondencia interna
Correspondencia confidencial de carácter institucional.
Toda la documentación se radica menos, folletos, revistas, publicaciones,
paquetes., pero si se lleva un registro de control de ellos.
A que se le coloca número de referencia??
5. Se le coloca número de referencia a la solicitud de envío de
correspondencia. Solicitar el servicio de envío y entrega de documentos
oficiales en una entidad, solicitados por las unidades administrativas en el
desempeño de las actividades diarias.
El número de referencia es el número que se le dio al documento o
documentos que se van a enviar.
Porque es importante la estructura organizacional de una empresa??
6. Es importante saber la estructura organizacional de la empresa porque
nos da a conocer su estructura, nos muestra las dependencias que
tienen, los diferentes cargos que tiene estructurada la empresa; en

3. conclusión el organigrama de una empresa nos muestra en forma global
la estructura de la misma.
Como instrumento de análisis: / Detectar fallas estructurales, ya que
representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden
observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de
actividad, función o autoridad que desempeña la unidad en sí y’ Detecto
fallo de control evisór la departe mentalización. A través de análisis
periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando
el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en
cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en
sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces
se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de
actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.
7. Áreas que se distinguen en la oficina de archivo
Del Archivo de Trámite
Funciones del área de archivo de trámite.
El área de archivo de trámite tendrá las siguientes funciones:
Recibir los expedientes que contengan asuntos concluidos de uso
cotidiano o de consulta frecuente y elaborar su portada;
Establecer la ordenación de los expedientes, con base en el Cuadro
General de Clasificación Archivística y respetando la integración de los
mismos;
Elaborar inventarios documentales, para la instalación de los
expedientes, preferentemente en archiveros;
Conservar los expedientes por el tiempo que establezca el Catálogo de
Disposición Documental;
Realizar transferencias primarias al archivo de concentración, al concluir
el plazo de conservación establecido para el archivo de trámite.
Del Archivo de Concentración
Funciones del área de archivo de concentración
El área de archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:

4. Recibir de los archivos de trámite los documentos semiactivos y cotejar
que el contenido de los inventarios documentales de transferencia
primaria, coincida con los expedientes para su control y consulta;
Colocar preferentemente los expedientes en cajas de archivo e
instalarlas en estantería para su manejo;
Conservar y seleccionar los expedientes por el tiempo que establezca el
Catálogo de Disposición Documental; y
Elaborar los inventarios documentales de transferencia secundaria o para
baja documental, de acuerdo a lo establecido en el Catálogo de
Disposición Documental.
8. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de
identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando
está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la
constituyen varios, formando un expediente.
Funciones de la oficina de correspondencia
Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las
comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de los
documentos, acordes con la misión, la visión, funciones y programas de la
entidad, deben estar sujetos a las pautas y principios establecidos en la
ley, normas internas y pautas fijadas por el archivo general de la nación
de Colombia.
Recibir, radicar, registrar conservar, distribuir y brindar el servicio de
información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o
salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida
reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se
tiene acceso y los asuntos de su competencia.
Proponer métodos, procedimientos e implementar el uso de nuevas
tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las
unidades de correspondencia.
Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones
oficiales, a las dependencias que lo requieren.
Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el
vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes
presentadas por los ciudadanos.

5. Radicar y tramitar las comunicaciones con rapidez e imparcialidad y
respetando el derecho de turno.
Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos
mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de
entregar y radicar las comunicaciones o solicitar información sobre el
trámite de su requerimiento.
9.Requisito fundamental del perfil del archivista
Alto nivel de responsabilidad, autonomía y toma de decisiones; orienta y
supervisa a otros, realiza variedad de actividades en diferentes contextos,
la mayoría complejas.
Responsable en la identificación de la estructura orgánico funcional, las
unidades de información, fuentes documentales de la organización; en la
realización de los procedimientos y procesos archivísticos.
El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así
garantizar que este continúe siendo una evidencia confiable del pasado.
10. Pasos para el recibo y radicación de documentos
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por
diferentes medios, ya sea por mensajería, fax, correo electrónico.
Determinar si el documento es competencia de la entidad, si el
documento no es competencia de la entidad la unidad de correspondencia
devuelve el documento al remitente, dejando constancia escrita.
Se procede a la clasificación de los documentos: documentos
confidenciales, revistas, periódicos, etc. y documentos para radicar.
Se revisa que la documentación este completa, verificación y
confrontación de folios, copias, anexos y firmas,; si hacen falta, el
documento deberá ser remitido sin radicar, a la oficina de su competencia.
Se procede a la constancia de recibo por medio de sellos, reloj radicador.
Se procede a la radicación de los documentos, con la asignación de un
número consecutivo a los documentos dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o envío.
Se procede a la impresión del rótulo de radicación, y se establece un
registro impreso de planillas de radicación y control.

6. Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos
como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o
código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre
del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación
de datos recibidos y enviados.
Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en
mesas con divisiones, para ubicar los documentos.

7. Sigue el registro de los documentos en la planilla, y se registran datos
como: nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o
código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre
del funcionario responsable de trámite, anexo y tiempo de respuesta.
Después se establecen controles de respuesta a través de la interrelación
de datos recibidos y enviados.
Se procede a la distribución de los documentos, en los casilleros y en
mesas con divisiones, para ubicar los documentos.