Este documento describe el software para digitalización. Explica que sirve para escanear documentos y convertirlos a formato digital, lo que mejora el acceso y conservación de la información. También discute las ventajas como mayor accesibilidad y reducción del espacio de almacenamiento, así como las desventajas como posibles daños a documentos originales y corrupción de archivos digitales. Finalmente, estima los costos reales de implementar un sistema de digitalización.

1. SOFTWARE PARA DIGITACIÓN
NICOLÁS GÓMEZ DÁVILA
10-03 J.M
LAURA TATIANA VALENCIA RIAÑO
2017
SOLANGIE BUSTOS

2. QUE ES SOFTWARE PARA DIGITAR?
• Es el desarrollo de la competencia en
el manejo del teclado es requisito
indispensable para responder
adecuadamente a los retos,
oportunidades y problemas de la era
del conocimiento. Las instituciones
educativas tienen la responsabilidad
de asegurar que los estudiantes
adquieran idoneidad en la utilización
del Teclado, tanto para digitar
información como para interactuar
efectivamente con el software del
computador. Ellos deben aprender a
digitar mecánicamente con el
teclado, utilizando todos los dedos,
sin mirarlo y con velocidad
adecuada, para que puedan dedicar
más tiempo a pensar, producir ideas
y adquirir conocimientos.

3. PARA QUE SIRVE EL SOFTWARE PARA DIGITAR?
Contamos con SCAV 3.0 Es un
software de gestión documental
que le permite digitalizar sus
documentos, almacenar archivos
electrónicos y controlar sus
procesos mediante flujos de
trabajo. También contamos con
AIRE 4.0 Es la versión en la nube,
funciona en cualquier dispositivo
conectado a Internet (laptop,
Tablet, Smartphone, etc.).
Versiones para servidores propios
y servidores de terceros (SaaS).

4. QUE TIPOS O MARCAS HAY DE SOFTWARE
PARA DIGITAR?
• El término digitalización se
puede asociar de una manera
clara, la forma como una
imagen (texto, fotos, formas,
sonido , movimiento...), se
pueden convertir en un idioma
comprensible para los
computadores.
• En general las señales
exteriores que hacen posible
la identificación en su estado
natural, se transforman en
código binario (0’s y 1’s) que
mediante la utilización de
programas se pueden
transformar de acuerdo a los

5. CARACTERÍSTICAS DE SOFTWARE PARA
DIGITALIZAR?
-Interfaz intuitiva y amigable
• Kofax Express utiliza la misma interfaz que las aplicaciones de Microsoft Office 2007, con una
barra de menú en la parte superior de la pantalla desde la que se puede acceder fácilmente a
los comandos y funciones más utilizados. Los usuarios del escáner pueden seguir con su
trabajo y utilizar las numerosas características de Kofax Express con un simple clic del ratón.
Esto permite familiarizarse con la solución más rápidamente y aumentar todavía más la
productividad.
-Redigitalización Point-and-Click
• Cuando se digitaliza una página con una esquina doblada, o con una nota de post-it pegada o
se han colocado inadvertidamente dos páginas, no queda más remedio que volver a digitalizar.
En estos casos, la opción de "Re digitalización Point-and-Click" hace que el proceso sea lo
menos engorroso posible al insertar el documento re digitalizado en la posición correcta del
lote, sin necesidad de tener que volver a digitalizar todo el lote.
• La más alta calidad de imagen
• La innovadora tecnología SmoothView™ le permite manipular fácilmente varias imágenes de
documentos. Encuentre, sustituya, reúna, amplíe, divida, rote, intercambie, ordene y coloque
imágenes de documentos de formas que no podría ni imaginar si tuviera que trabajar con una
montaña de papel. Además, gracias a Kofax VRS, incluido en la aplicación, sus imágenes
tendrán mejor aspecto que los originales en papel, sin ninguna preparación previa a la

6. .
-Separación flexible de documentos
• Kofax Express puede separar grupos de documentos automáticamente, eliminando la
necesidad de digitalizar los documentos uno por uno. Simplemente coloque los
documentos que desea digitalizar en la bandeja de alimentación hasta el límite de su
capacidad y Kofax Express dividirá automáticamente el lote en grupos de
documentos independientes en función de los códigos de barras, los códigos de lotes
o las páginas en blanco insertadas. Kofax Express le permite procesar documentos
más rápido que nunca antes, ya que mantiene su escáner funcionando
ininterrumpidamente y le libera de la tarea de realizar las separaciones.
-OCR zonal
• Kofax Express extrae automáticamente los datos de campo de indexación de los
documentos. Los usuarios pueden enseñar a Kofax Express a localizar en un
documento la información de indexación clave y Kofax Express recordará
automáticamente esa ubicación y extraerá los datos de los documentos futuros. Esto
permite reducir el tiempo que se tarda en procesar los documentos y facilita
muchísimo la tarea de indexación a los usuarios.
-Consultas de la base de datos
• Gracias a esta función, el valor introducido en un campo de indexación dispara una
búsqueda en la base de datos para completar automáticamente el resto de los
campos. Esto permite agilizar la tarea de indexación y mejorar la precisión.

7. VENTAJAS SOFTWARE PARA DIGITALIZAR
-Mejora del acceso
• La principal ventaja de los documentos digitalizados frente a los formatos originales anteriores, es la facilidad y el aumento de accesos
de los usuarios. Los documentos digitalizados pueden ser vistos por más gente, un mayor número de veces y con menos esfuerzo.
Puesto que al hacer una copia de un documento para su distribución en línea, este documento pasa a estar disponible a personas de
todo el mundo sin la limitación física que supone un documento original, de esta forma los usuarios ya no tienen que invertir tiempo y
dinero en desplazamientos a las instalaciones para ver el documento.
• Otro de los beneficios es la capacidad que tiene un sistema de gestión documental en compartir los documentos digitalizados, donde
más de un usuario puede acceder a los mismos documentos e información simultáneamente, frente a los documentos originales que no
ofrecen esta capacidad.
-Mejor conservación
• La digitalización es beneficiosa también en otras áreas, una de ellas es la preservación de la información contenida dentro del material
de archivo.
• En muchos casos, el elemento original está en tal estado de deterioro que no es práctico mantenerlo para su archivo, y es complicado
de dejar a los usuarios que trabajen con el documento por el riesgo que supone a nivel de conservación. En estos casos, la
digitalización puede ser usada para crear copias de los originales que se pueden acceder por los usuarios, mientras que los originales
permanecen intactos separados del público.
-La disminución de los requisitos de espacio de almacenamiento
• Otro de los beneficios en los que la digitalización ayuda a los archivos documentales, es a través de la reducción del espacio de
almacenamiento necesario, especialmente cuando se trata de un gran número de elementos.
• Como los documentos digitalizados no ocupan espacio al estar incluidos en el sistema de gestión documental, instalado dentro de un
“disco duro”, un objetivo de los proyectos de digitalización puede ser la disminución en el tamaño físico de un archivo de documentos,
esto es más evidente cuando dentro del proyecto de digitalización se ejecuta un servicio de destrucción de documentos en papel.

8. DESVENTAJAS SOFTWARE PARA DIGITALIZAR
• Así como puede deteriorarse el papel del documento, en el caso de tesis, material empastado y sobre todo
libros, el paso por el escáner, debido a la presión que debe ejercer el usuario sobre el vidrio en donde la luz
copia el contenido del documento, el lomo del libro puede verse afectado, deformándose, e incluso
comprometiéndose la fijación de algunas de las hojas que conforman la publicación.
-Daños de documentos
• Uno de los principales riesgos que se corren a momento de digitalizar un original es que este último sufra
deterioro en su integridad, sobre todo cuando se trata de obras o documentos bastante antiguos.
-Daño físicos al libro
Así como puede deteriorarse el papel del documento, en el caso de tesis, material empastado y sobre todo
libros, el paso por el escáner, debido a la presión que debe ejercer el usuario sobre el vidrio en donde la luz
copia el contenido del documento, el lomo del libro puede verse afectado, deformándose, e incluso
comprometiéndose la fijación de algunas de las hojas que conforman la publicación.
-Corrupción del archivo
igualmente, aun cuando se tiene la noción de que la digitalización se convierte en una opción ideal, al ofrecer
una plataforma que no va deteriorándose con el paso del tiempo, esto no hace que los documentos digitales se
encuentren exentos de daños o corrupciones, las cuales pueden ser producidas por un virus o un mal manejo
de archivos, y que pueden llevar a la pérdida total del contenido o a la imposibilidad de abrir el archivo,
impidiendo que los usuarios puedan acceder al documento. De esta forma, aun cuando es una plataforma
mucho más dinámica y que ocupa menos espacio, no es del todo cierto que los documentos digitales sean
infalibles.

9. COSTOS REALES DE EL SOFTWARE PARA
DIGITALIZAR
• .- El más sencillo y a efectos méramente teóricos: 1.000€ del escáner + 2×1.500€ del
digitalizador = 4.000€ (no creo que este dato sirva para mucho).
• 2.- El más complicado. Pondré el precio de los escáneres como si se utilizaran para este
proyecto entendiendo que para este volumen puede resultar más económico comprarlos que
encargar el trabajo a una empresa externa.
• Escáneres: DIN A0 – 13.500€, DIN A3 – 1.500€ y DIN A4 – 1.000€ x 2 = 17.000€
• Software de gestión documental. ArchivaTech para 20 usuarios: 7.000€
• Servidor dedicado + Oracle: 1.000€
• Digitalización: 13 meses x 10 personas x 1.500€ = 195.000€
• Total: 220.000€
• 3.- Un caso intermedio, similar al anterior pero sin perder tanto tiempo en la digitalización de
cada expediente. Considerando el mismo coste para los equipos y la mitad de tiempo de
digitalización: 122.000€
• Es como si un extraterrestre te para por la calle y te pregunta: ¿cuánto cuesta un coche? Tu le
dirías: ¿Qué tipo de coche? Utilitario, deportivo, de lujo, todoterreno. Y él te contestaría: ¿No
son todos iguales? Tiene cuatro ruedas, un volante, un motor… Y seguirías sin saber qué
contestar porque, obviamente, no cuesta lo mismo un Ferrari descapotable que un Skoda
familiar. ¡El precio ni siquiera se parece!