Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales. Explica el proceso de digitalización de documentos, incluyendo las razones para digitalizar, los tipos de digitalización y la historia de la digitalización. También describe los aspectos técnicos de la digitalización como las fases del proceso, los formatos de imágenes, la resolución y los escáneres.

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES Elsy Patricia Miñoz Gómez Jeimy Paola Ariza Rodríguez Leonardo Calderón Mejía Carmen Paola Reyes Universidad del Quindío Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística Bogotá, junio de 2010 Presentado a: Jorge Mario Zuluaga Campuzano

2. 1. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

3. 1.1. ¿QUÉ ES DIGITALIZACIÓN? Es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que puede ser reconocida en su totalidad por un computador. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilm y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Conversión de documentos a formato digital mediante un procedimiento de captura, tratamiento y almacenamiento, con la finalidad de preservar, conservar y difundir la información en ellos contenida.

4. 1.2. ¿POR QUÉ DIGITALIZAR? Elimina el extravío de documentos. Permite un acceso rápido y fácil a la información. Permite almacenar información en múltiples formatos electrónicos. Controla el acceso a la información. Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos. Permite simultaneidad de usuarios en el mismo documento.

5. A partir del siglo XV, y gracias a la prensa de tipos móviles inventada por el alemán Johann Gutenberg, la sociedad conoció un espacio antes prácticamente inexistente: la república de las letras , llamada así porque terminó siendo un lugar al que la sociedad comenzó a trasladar sus ideas y conocimientos en forma de letras: los libros. La posibilidad de imprimir muchas copias de libros de manera rápida y relativamente barata generó varios fenómenos. 1.3. HISTORIA En primer lugar hizo posible que el conocimiento humano existente hasta ese momento y expresado en unas pocas copias de libros hechas a mano, pudiera difundir a un mayor número de personas impresas. El número de lectores comenzó a crecer. La amplia difusión de conocimientos que posibilitó la imprenta, sirvió de fermento para la generación de nuevos conocimientos, que a su vez quedaron plasmados en nuevos libros.

6. 1.4. TIPOS DE DIGITALIZACIÓN Retrospectiva: tiene como objetivo garantizar la conservación y facilitar la difusión en línea de los documentos de un fondo o colecciones de archivo y, generalmente, no coincide con la eliminación de los originales. Sistemática: usada por las organizaciones que tienen un sistema de gestión de documentos electrónicos. Genera una copia de uso interno del documento recibido, que se puede convertir en una copia auténtica y sustituir al original mediante el sello o la firma electrónica.

7. 1.5. APLICACIONES Velocidad y facilidad de consulta. Distribución en red. Capacidad de mejorar imágenes de documentos en mal estado. Versatilidad en el manejo de diferentes tipos de documentación. Consulta de una misma información por varios usuarios a la vez. Preservación y conservación documental. Manipulación y distribución de la información, con facilidad y rapidez

8. 2. ASPECTOS TÉCNICOS

9. 2.1. FASES DE LA DIGITALIZACIÓN I. PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN El procedimiento con la documentación recibida es el siguiente: • Consideración de la situación legal del documento. Eliminación de sobres. • Extraer documentación de carpetas o fundas. • Documentación anexa a expurgar. • Eliminación de grapas u otros elementos extraños si dicha documentación va a ser digitalizada. • Clasificación por tipología documental. • Asignar a cada grupo de trabajo su documentación. • Creación de lotes de trabajo.

10. Mediante este proceso conseguimos la obtención de la imagen del documento físico. Una vez realizado el paso anterior, se procederá a la digitalización de los documentos, mediante escáneres, que según las necesidades del trabajo serán de: Alta producción. A0, planos. Verticales para documentos encuadernados en libros. Doble cara, color. La digitalización le ofrece diferentes posibilidades de tratamiento electrónico de su documentación: II. DIGITALIZACIÓN

11. O.C.R. (reconocimiento óptico de caracteres). Lectura de marcas. Lectura de Códigos de Barra. Lectura por zonas. Generación de ficheros PDF, TIF, JPG, etc. Las imágenes digitalizadas: Pueden ser visualizadas en un monitor. Impresas sobre papel. Enviadas a terminales remotos mediante red interna o externa. Enviadas por correo electrónico. Guardadas en su disco duro para utilizarlas en sus informes o trabajos.

12. En esta fase se realizan una serie de controles de calidad, habituales, entre estos se encuentran: Control del número de documentos digitalizados. Verificación de la calidad de las imágenes. Proceso de centrado del documento escaneado. III. CONTROL DE CALIDAD

13. En esta fase lo que se hace es grabar una información , acordada previamente con el cliente, a la imagen del documento digitalizado, de forma que permita una búsqueda sencilla por diferentes criterios. Esta fase no es obligatoria, como hemos comentado en la digitalización. IV. INDEXACIÓN (grabación de datos)

14. INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS Verificación de la grabación Una vez realizada la grabación de los datos del expediente, es aconsejable, para garantizar la calidad de los datos, realizar un proceso de verificación, que consiste en volver a grabar los datos más importantes (índices) para que el sistema compare y comprueba que la información grabada es correcta. Salida - grabación de imágenes Una vez realizada la digitalización, y en su caso la indexación, existen posibilidades de almacenamiento: • Discos compactos (CD). Magneto ópticos. DVD. Cintas. Discos duros externos. Etc.

15. 2.2. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA DIGITALIZACIÓN Formato de las imágenes Resolución de las imágenes Calidad de las imágenes Memoria que ocupa una imagen Compresión de las Imágenes OCR: La conversión de documentos escritos a documentos electrónicos

16. a. Formato de imágenes Algunos de los factores que se debe tener en cuenta a la hora de elegir un formato de archivo para visualización son los siguientes: Resolución. Calidad de imagen. Cantidad de memoria que ocupa. Nivel de compresión.

17. b. Resolución de imágenes Es el número de píxeles mostrados en la imagen por las unidades de longitud. Normalmente se mide en Píxeles por Pulgada (ppi), aunque también es muy habitual medirla en Puntos por Pulgada (dpi) La resolución es directamente proporcional al numero de píxeles que se usen para representar cada unidad de área. La resolución, en ocasiones, marca la calidad de la imagen, aunque para determinar la resolución de una imagen hay que tener en cuenta el medio de distribución final. Imagen de alta resolución Mayor número de píxeles para representar cada unidad. Reproduce más detalle Hay transiciones de color más sutiles. Imagen de baja resolución Menor número de píxeles para representar cada unidad. Reproduce menos detalles. Hay menos transiciones de color.

18. c. Calidad de las imágenes La calidad de las imágenes no siempre viene representada por el uso de una resolución mayor. Para una buena calidad lo primero es tener en cuenta el tipo de documento escaneado. Los píxeles sólo representan la información que tiene el documento. No hay que pensar que a mayor ppp mejor calidad. Actualmente, los software gráficos permiten retocar las imágenes con el finalidad de mejorar los documentos originales: se puede eliminar manchas oscuras, limpiar fondos, dar nitidez al texto.

19. d. Compresión de las imágenes Tiene la finalidad de reducir el tamaño de los archivos para facilitar su almacenamiento, procesamiento y transmisión. Existen técnicas de compresión estándar y patentadas. Se recomienda usar técnicas estándar porque son totalmente compatibles con cualquier software de recuperación. Compresión sin pérdida: no desecha información, y por tanto cuando se descomprime la imagen es idéntica al original. (Utilizado para el escaneado bitonal) Compresión con pérdida: compensa o desecha información menos importante basada en un entendimiento de la percepción visual. (Utilizado para el escaneado tonal).

20. e. OCR (Optical Character Recognition) Software de reconocimiento óptico de caracteres que convierte una documento escaneado en texto. Ventajas Posibilita las búsquedas a texto libre por todo el texto del documento. Indización automática: puede directamente capturar información del texto. Se puede manipular, corregir o insertar comentarios, como a cualquier documento de texto normal. Inconvenientes Tiene muchas limitaciones. No reconoce documentación escrita, o por lo menos en bajo porcentaje. Necesita un tiempo de entrenamiento bastante importante. El nivel de éxito no es muy alto incluso con software muy potentes.

21. PROCESO DE LA DIGITALIZACIÓN Preparación de Documentos 2) Proceso de Escaneo 3)Indización de Documentos 4) Grabación de Imagines

23. 3.1. DISPOSITIVOS DE UN SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN Para un proceso de digitalización se requieren los siguientes componentes: Computadores conectados en red. Dispositivos de adquisición de imágenes (escáner). Software para tratamiento, formateo y compresión de imágenes. Dispositivos de almacenamiento. Dispositivos de visualización e impresión.

24. 3.2. ESCÁNER Estos dispositivos exploran un documento con variado nivel de resolución, digitalizan la imagen y la almacenan para ser tratada por un computador mediante un software. Para digitalizar la imagen, el escáner traduce los datos de entrada a datos binarios (mapa de bits). Esta es la forma en que la imagen puede ser leída y manipulada por un computador a través de un software de tratamiento de imágenes.

25. 3.3. TIPOS DE ESCÁNER

27. 3.4. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS Resolución: el estándar (que es a la vez el límite óptico) es de 600 dpi. Por interpolación se pueden obtener hasta 9.600 dpi. Profundidad del color: va en función de la cantidad de bits por píxel. Los escáneres estándar manejan 24 bits; otros ofrecen 30 y 36. Formato: pueden ser de media página (o de mano) o de página completa. Los de página completa pueden ser “flatbed”, que permiten capturar una imagen desde un soporte rígido (un cartón muy grueso, por ejemplo), o “sheet feed”, que deslizan el documento por una abertura, similar a un fax. Interfaz: existen dos tecnologías, con interfaz SCSI y con interfaz paralela.

28. 3.4. EJEMPLOS DE ESCÁNER

29. 4. CONCLUSIONES La digitalización es una herramienta muy útil dentro de un Sistema de Gestión Documental. Para llevar a cabo la digitalización es necesario realizar un estudio previo que nos permita saber: Qué es lo que queremos digitalizar (tipos de documentos, tamaños, etc.). Cómo lo vamos a digitalizar (resolución, formato, calidad, etc.). Para qué vamos a digitalizar (acceso más rápido, archivado menos costoso, etc.).

30. 5. BIBLIOGRAFÍA CASANOVAS, Inés. Gestión de archivos electrónicos . Buenos Aires : Alfagrama, 2007. 246 p. DATOS, INFORMACIÓN, CONOCIMIENTO Y BIBLIOTECA : INSUMOS BÁSICOS DE LA ACTIVIDAD ACADÉMICA. [en línea]. [consultado 25 jun. 2010]. Disponible en : http :// evirtual.lasalle.edu.co/info_basica/nuevos/guia/GuiaClaseNo.1.pdf FERNÁNDEZ HEVIA, José María. Guía de la información electrónica : cómo tratar los datos legibles por máquina y la documentación electrónica. [en línea]. Luxemburgo : Comunidades Europeas, 2000. 60 p. Disponible en : http :// www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf http :// www.hisoft.com.mx/QueeslaDigitalizacion2.htm

31. THANK YOU MUCHAS GRACIAS