archivos y características

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER
POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR.
ALDEA UNIVERSITARIA EXPEDITO CORTES
INFORME DE ARCHIVOS
LOS INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
Y
APLICACIONES TECNOLÓGICAS EN
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
TUTOR: HILARIO
Barquisimeto –Edo. Lara

2. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
IDENTIFICACIÓN: Consiste en indagar y reconocer la procedencia de los
documentos
VALORACIÓN: Permite determinar valores primarios y secundarios de los
documentos y su permanencia en cada fase de archivo
CLASIFICACIÓN: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen
las series de un grupo documental
ORDENACIÓN: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado
FOLIAR: Acción de numerar hojas.
DESCRIPCIÓN: Proceso de análisis de los Documentos de archivo, para facilitar
su localización y consulta
LA DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL: consiste en convertir un documento físico o
papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados
para ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso
de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y
almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es
en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que
nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato
estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su
posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.
EL OBJETIVO: es final del proceso de digitalización es en consecuencia, la
creación de un documento electrónico, entendido éste como un objeto digital
formado por la imagen electrónica obtenida, sus metadatos y si procede, la firma
asociada al proceso de digitalización.
EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN INICIA con la depuración de los documentos,
retirando cualquier elemento de sujeción que pueda afectar el paso por los
escáneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos están
preparados se pasan en el escáner, el cual capta a través de una lectura óptica
con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el
ordenador en bits. Posterior al escaneo, los documentos físicos pasan al proceso
de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el
resultado de la digitalización es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un

3. gestor documental para su consulta y búsqueda de información, incluso ampliarla,
imprimirla, exportarla, enviar por correo electrónico, etc.
TÉCNOLOGIAS QUE SE UTILIZAN PARA DIGITALIZAR
Reconocimiento de código de barras en tiempo real para la identificación de
cada expediente.
Foliado/ impresión de documentos durante o posterior a la digitalización.
Obtención de imágenes en formato JPEG 2000, permitiendo mayor detalle en
las imágenes y un tamaño de archivo más pequeño.
Tecnología TurboTime™, la cual permite incrementar volúmenes de
producción en el proceso de escaneo.
Multi-tecnología de detección de alimentación doble que garantiza que todos
los documentos son digitalizados.
La tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de
Caracteres) permite transformar escritura impresa, en texto de formato
reconocible por una computadora, y por lo tanto editable y susceptible de
aceptar búsquedas textuales, este proceso se realiza por software sobre el
documento ya digitalizado. La tecnología ICR (Intelligent Character
Recognition, Reconocimiento Inteligente de Caracteres) permite reconocer y
transformar, bajo un proceso similar a OCR, escritura manuscrita.
TIPOS DE ESCÁNERES
Escáner de alta producción: Esta gama de equipos es utilizada para digitalizar
documentos de manera masiva, teniendo como ventaja un menor tiempo de
procesamiento para altos volúmenes de producción, para empresas e
instituciones.
Escáner de cama plana (Flat bed): Escáner diseñado para digitalizar fotos y
libros, cuando no se cuenta con un escáner especializado de libros.
Escáner de libros: Estos equipos especializados para la digitalización de
libros, se utilizan principalmente para conservar libros de valor histórico o en
los que no es posible desprender las hojas que contiene, manteniendo la
integridad original en cualquier circunstancia.
Escáner de planos: Este escáner diseñado para digitalizar grandes pliegos
de papel como planos o mapas, se utilizan para digitalizar todas las hojas de
papel que superan el tamaño máximo permitido por otros tipos de escáneres,
asegurando la óptima calidad de las imágenes obtenidas.
Escáner de transparencias: Específicamente diseñado para digitalizar
negativos, transparencias de 35mm y placas medio formato, es utilizado para
la preservación de documentos en este soporte, asegurando la obtención de
digitalizaciones de la más alta calidad, gracias a su gran resolución óptica.
Escáner de microfilm: Básicamente su formato consiste en el procesamiento
de rollos de microfilm y microfichas. Fueron creados para digitalizar
colecciones que para su preservación han sido microfilmadas.

4. ASEGURAMIENTO DE LA DISPONIBILIDAD Y CONSULTA
Permitiendo un acceso completo y sin demora a los documentos digitalizados a
través de métodos de consulta en línea, mediante un sistema concebido para
esta función o, en cualquier caso , mediante la consulta de las imágenes a
través de los propios sistemas de consulta de los documentos o expedientes
electrónicosEl texto digitalizado es más fácil de almacenar
VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN
El costo por mantener gran cantidad de documentos dentro de un espacio físico
puede ser mayor que guardarlos de manera electrónica
Hay reducción de espacio
Da origen a una forma de conocimiento y catalogación distinta
Una persona que encuentra un documento digitalizado tiene mayores y mejores
posibilidades para consultarlo y manejarlo al contrario de los textos impresos.
El contar con una representación digital del documento original permite la
consulta a los documentos sin exponer el original al irreparable deterioro
cotidiano o pérdida del mismo, sumando la posibilidad de archivar los originales
de manera protegida.
Las imágenes a diferencia de los documentos físicos no se maltratan ni pierden
calidad con el paso del tiempo.
ES CONVENIENTE SABER QUE:
Para archivar 300,000 hojas se necesita un espacio aproximado de 80 M2, en
tanto que 300,000 imágenes caben en 30 CD´s.
El costo de una fotocopia es similar a una imagen digitalizada, la fotocopia no
puede integrarse a ninguna aplicación, en tanto que la imagen digitalizada
puede incorporarse a cualquier sistema automatizado.
Un documento original solo puede ser visto por una persona a la vez, en tanto
que una imagen digitalizada puede ser consultada en forma simultánea por
cualquier cantidad de usuarios.
LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS TIENE IMPACTO EN CUATRO
ÁMBITOS SIMULTÁNEAMENTE:
PROCESO: adecuación de los procesos de tratamiento de la documentación para
incluir las tareas de digitalización.
NORMATIVA: para la implantación de la Metodología de Digitalización de
Documentos es necesaria la adaptación de la normativa existente para incluir los
procesos de digitalización dentro de la misma.
SOPORTE TÉCNICO: se deben habilitar las herramientas necesarias (hardware y
software) para la realización de la digitalización de documentos.

5. CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN: es necesaria la comunicación y difusión del
cambio que supone la incorporación de la digitalización de documentos en los
procesos a la vez que la creación de nuevos roles, tareas y responsabilidades.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental
que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y
cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. (ACUERDO
No. 027-2006. Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994”)
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA. Representación precisa de una unidad de
descripción y, en su caso, de las partes que la componen, obtenida mediante la
recopilación, cotejo, análisis y organización de toda aquella información que sirva
para identificar, gestionar y localizar la documentación y explicar su contenido y el
contexto de su producción. Este término también designa el resultado del proceso
(Archival description). (ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de
Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias)
DESCRIPTOR: Término normalizado que define el contenido de un documento y
se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
GUÍA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales
de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y
volumen de la documentación.
CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
ÍNDICE: Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,
términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de
referencias para su localización.
METADATOS
TESAUROS
LA NORMA ISAAR (CPF) 2ª ED.
1992
INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Declaración de principios relativos a
la descripción de archivos 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA
Comission on Descriptive Standards. 12 p.
1994
INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): Norma Internacional
General de Descripción Archivística Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc
Comission on Descriptive Standards.
1996

6. INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF): Norma internacional
de registro de autoridad de archivos para las personas jurídicas, las personas y las
familias, propuesto por la Comisión ad hoc sobre normas de descripción, Paris,
France, 15-20 November 1995. Final ICA approved version. Ottawa, 1996.
2000 - ISAD 2 ed.; 2004 – ISAAR 2 ed.
• Gestión electrónica de documentos
• Aplicación de tecnologías para administrar documentos en cualquier
formato
• Gestión de documentos electrónicos
• Naturaleza de documentos, creados, utilizados y conservados en entornos
tecnológicos.
La Gestión documental es un Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
La gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los documentos, es
decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a los documentos desde
que se producen o reciben en las distintas unidades hasta el momento en que son
eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o histórico.
Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera
eficiente
Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del
conocimiento
Debe aprovecharse el uso de las Tecnologías de Información y comunicación
como herramienta indispensable para la eficiencia en la gestión de
Esta nueva realidad virtual y la necesidad de seguir teniendo el documento como
soporte de todas las transacciones habidas y por haber que realicen las entidades
naturales y jurídicas han planteado la exigencia de encontrar un tratamiento al
documento electrónico y al mismo tiempo aparece la necesidad.
La tecnología está resolviendo mediante dispositivos de hardware y software lo
relativo a la conversión de documentos en papel a imágenes digitalizadas y a la
creación de documentos electrónicos que jamás estarán escritos en papel de crear
un sistema de Gestión electrónica de documentos (SGED).
Pero no se trata únicamente de hacer conversiones del medio análogo al digital,
sino de poner los documentos al servicio de las entidades que los producen y
reciben.
El SGED nos debe ayudar a manejar tanto el documento en papel como lo hemos
venido haciendo y el nuevo documento electrónico.
Detrás de esta parte tecnológica debe crearse la estructura que permita la
organización, clasificación, descripción y en general los procesos que se han

7. llevado a cabo por muchos años con el documento en papel y es esta la estructura
que manejamos en nuestra profesión.
Se siguen necesitando las TRD, las TVD, los sistemas de inventario y otros
derivados, adaptados a las nuevas condiciones o digitales.
METODOLOGÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOSORGANIZACIÓN DEL PROYECTO:
•Definir el alcance y Planificar los pasos que se van a dar.
•El Plan de Lanzamiento definirá claramente el alcance.
Objetivos del plan de lanzamiento son:
•Asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
•Crear el equipo del proyecto.
LAS ACTIVIDADES PRINCIPALES DEL PLAN DE LANZAMIENTO SON:
•Elaborar un plan detallado del proyecto.
•Constitución del equipo e información del mismo a los participantes. Los
Resultados del plan se concretarán en:
•Equipo constituido y organizado.
•Plan detallado del proyecto.
•Conocimiento y compromiso de las personas implicadas en dicho plan.
•Análisis de la situación actual
Son muchos los interrogantes que deben responderse antes de estructurar un
SGDE, puesto que internamente dentro del computador solo existen secuencias
binarias, es decir ceros y unos que se expresan en algunos casos como carga
electrónica de una partícula. De esto solo tendremos una representación en las
pantallas del computador o una interpretación por medio de un dispositivo de
salida como una impresora.
<ead>
archivos en línea
</ead>
Lenguaje de marcas (uso y contexto)
XML, como alternativa de codificación
Sintaxis de XML
DTD, el diccionario lógico
XSL, el formato visual al código
¿XML en archivos? Sí, la EAD
Marca y lenguaje de marcas
Una marca es un elemento que:
Permite codificar un objeto (etiquetarlo)

8. Permite indicar a una aplicación cómo tratar ese objeto
Puede identificar un punto de conexión con otros elementos
Permite estructurar secuencias de objetos para que una aplicación las procese.
Marca y lenguaje de marcas
Un documento marcado se basa en un conjunto de objetos etiquetados
Podemos hablar de dos tipologías:
Procedimental
Genérico o descriptivo
¿Marcar el formato o el contenido?
Procesadores de texto …, HTML, XML...
SGML
Charles Goldfarb, Ed Mosher y Ray Lorie desarrollan GML (Generalized Markup
Language)
Cada etiqueta debe describir el contenido y la estructura del documento
1986 norma ISO 8879, describe SGML (Standard Generalized Markup Language)
DSSSL (Document Style Semantics and Specification Language)
SGML
Idea básica de SGML:
Procesamiento de documentos por ordenador
Separación de estructura, contenido y presentación
• Idea básica de SGML:
• Procesamiento de documentos por ordenador
• Separación de estructura, contenido y presentación
• Lenguaje para describir otros lenguajes
• Independiente de sistemas y fabricantes
¿Por qué no utilizar SGML directamente?
Lenguaje complejo
Sintaxis no legible
Genera muchas especificaciones para aplicaciones: CALS, J2008, EMPM, …
Diseña herramientas de tratamiento muy complejas y costosas.
Tipos comparemos:
SGML (Standard Generalized Markup Language) Es multiplataforma
Es un estándar ISO estable
Hay disponibles herramientas gratuitas para edición y conversión
Es un conjunto de reglas, no un conjunto de etiquetas fijas
Separa completamente la estructura del formato
Desventaja: Es complicado de entender y aplicar

9. Supone una gran inversión
El diseño de documentos es costoso
Los expertos que lo manejan son caros
El aprendizaje es caro
Pocas herramientas gratuitas, las que no lo son pasan por costes muy elevados.
HTML (HyperText Markup Language) El hipertexto funciona
Es multiplataforma
Tiene una curva de aprendizaje muy plana
Barato (muchos editores, visores, verificadores, etc., gratuitos)
Base de información grande
Los navegadores son baratos, sencillos de construir y de usar y muy flexibles
Desventaja:
Pobre herramienta de presentación
Poco control de espaciado
Problemas con el control de guiones, justificación y otras manipulaciones de texto
El uso de columnas y cajas es problemático
Pobre herramienta de marcaje
No se pueden agregar etiquetas nuevas
No aporta valor semántico
No es modular, escasa posibilidad de reciclar
Hay demasiado código inválido publicado actualmente
PDF (Portable Document Format)
Barato y baja curva de aprendizaje
Preserva perfectamente la composición (layout) del documento
Excelente para imprimir en cualquier dispositivo
Multiplataforma
Desventajas: Archivos con mucho peso
Poca flexibilidad
Pobres capacidades de navegación
Pobre capacidad para reconvertir en otros formatos
Grandes problemas en cuanto accesibilidad.
La queja principal es:
¡Sólo se puede imprimir!
Razones:
Difícil de manipular una vez creado
Diferentes capacidades de los dispositivos en los que se presenta