¿Cuándo fue la última vez que actualizó su sistema de gestión empresarial? Si la respuesta es "no tengo en memoria que haya sido recientemente", entonces usted no está solo. Poco menos de la mitad de las empresas de tamaño medio están trabajando con versiones antiguas de su software de gestión. En algunos casos, se trata de dos y hasta tres versiones anteriores. Este es el legado de décadas de implementaciones de software, on premise, versiones incrementales para las que no valía la pena realizar un proyecto de migración o una actualización con el riesgo de perder personalizaciones críticas.

1. Por qué Cloud Computing le interesa a finanzas
¿Cuándo fue la última vez que actualizó su sistema de gestión empresarial?
Si la respuesta es "no tengo en memoria que haya sido recientemente",
entonces usted no está solo. Poco menos de la mitad de las empresas de
tamaño medio están trabajando con versiones antiguas de su softwarede
gestión. En algunos casos, se trata dedosyhastatresversionesanteriores.
Este es ellegadodedécadasdeimplementacionesdesoftware,onpremise,
versiones incrementales para las que no valía la pena realizarunproyecto
de migración o una actualizaciónconelriesgodeperderpersonalizaciones
críticas.

2. ¿Qué es el Cloud Computing?
Sin duda ustedhaoídolosrumoresacercadelacomputaciónennube.
Es una manera de utilizar las aplicaciones de negocio a través de
Internet, tal como lo utiliza la banca enlíneaoGmail.Noesnecesario
realizar erogaciones intensivas de capital para hardware,
infraestructura ypersonalespecializado.Ustedpagaenlamedidaque
usa servicios y consigue administrar sus finanzas, recursos humanos,
ventas, aplicaciones o servicios a través de un navegador Web.
Es más que probable que su organización de ventas se está
administrando con una aplicación de automatización de fuerza de
ventas basada en la nube. O tal vez su departamento de recursos
humanos se está administrando con un software en la nube. Estas
aplicaciones se han diseñado desde cero para ejecutarse en la era de
Internet. Esto nosólotransformacómocolaboranlosempleados,sino
que también reduce significativamente los costos de implementar,
ejecutarymantenerelsoftware.Paraalgunostiposdeaplicaciones,el
software-as-a-service (SaaS​) es ya la arquitectura asumida como
solución. Una de las principales ventajas del software comoservicio
(SaaS, Software as a Service) es que el despliegue tecnológico del
software puede ser más fácil que en el modelo tradicional que se
implementa en las instalaciones de la empresa compradora. Por
ejemplo, ninguna empresa moderna, escribe una solicitud de
propuesta (​RFP​) para ​CRM ​hoy en día sin tener en cuenta una
solución basada en la nube.
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3. En el artículo ​Implementación SaaS versus Implementación On
Premise ​hemos analizado la diferencia entre ambas con casos
concretos de decisión.
Ahora la onda de aplicación en lanubehallegadoalaorganizaciónde
las finanzas, donde promete el mismo bajo impacto en costos, hacer
más fácil la colaboración y la innovación más rápida. Pero como con
cualquier nueva tecnología, abundan los prejuicios y mitos.
¿Por qué una organización financiera debería trasladar sus procesos
financieros de un modo tradicional a un modelo basado en la nube?
Antes de responder a esa pregunta, es clave definir lo que el cloud
computing y el software-as-a-service ofrecen. En pocas palabras:
● Hay licencias de suscripción de aplicaciones en lugar de la
adquisición inicial de la licencia de software.
● El sistema es completamente WEB, sin software cliente, sin
necesidad deaccederaunaredprivada(​VPN-VirtualPrivate
Network​). Tiene la particularidad de ser accesible de manera
segura, desde una oficina, lacasadeunempleado,unatableta,
un teléfono.
● La solución se encuentra alojada y operada por el proveedor
del servicio. Todos los datos transaccionales y de clientes se
aloja en el centro de datos del proveedor o de un tercero
contratado a tal fin, junto con todo el hardware y la
infraestructura para ejecutarlo. Todo lo que se necesita para
acceder es conexión a internet y un navegador (Browser).
● El software está diseñado para que el proveedor pueda
alcanzar economía de escala dando servicios, con una
aplicación, a miles de clientes con la misma infraestructura
compartida y alcanzar costos que serían imposibles para una
empresa en particular.
● Hay una sola versión del sistema. Para el departamento de
finanzas siempre tendrá una única versión de las cuentas, del
presupuesto, de la contabilidad, de la tesorería, del flujo de
fondos, etcétera. Además, cualquier modificación que se haga
sobre el sistema o los datos quedará reflejada en tiempo real.
Se podría pensar que con todo lo que se dice sobre ​SaaS ​y ​Cloud ​se
está hablando de lo mismo. Pero a pesar de la enorme cantidad de
discusión en torno a los conceptos de ​SaaS ​y ​Cloud​, todavía existe
confusión sobre la terminología. Muchos usan el término "nube" y
"SaaS" de manera intercambiable, pero hay algunas diferencias
importantes que hemos analizado en la nota​¿Es SaaS o es Cloud?
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4. Qué significa Cloud o nube para el
departamento de finanzas
Los beneficios de pasar de un software en modalidad tradicional
(On-Premise) a un modelo en la nube son múltiples. Los más
mencionados por los ejecutivoscuandoselespreguntasobreeltema,
son:
● Disminuir el costo de total de apropiación.
● Acceso desde cualquier lugar.
● Mejora de los procesos de negocios.
La reducción del costodepropiedaddelsistema empresarialtieneun
beneficio significativo para finanzas. No se trata sólo de reducir el
gasto de ​TI (Tecnología de Información)​. Se trata de reasignar el
presupuesto de mantenimiento de diversos rubros de ​TI ​a mejorar
procesos de negocios y a fomentar la innovación financiera . Por
ejemplo:
● Servidores.
● Actualizaciones.
● Copias de seguridad
Hace algunos años,Gartnerpublicóuninformeenelquesosteníaque
más del 90% del presupuesto de ​TI ​se gasta en mantenimiento, y tan
sólo el 9% sedejaparamejorarlosprocesosde negocios.Elresultado
es un vacío entre los objetivos financieros de la organizacióny​​loque
pueden proporcionar delossistemasenuso.Elsoftwareusadoscomo
servicio o en la Nube cambia esta ecuación porque elnegocioestáen
posibilidades de recuperar 50% o más de los costos operativos de ​TI​.
No hay más servidores, bases de datos, copias de seguridad,
procedimientos para recuperación de fallos, parches y
actualizaciones. Esto libera recursos de ​TI ​para pasar de una función
operativa a un papel estratégico.
Además, la organización de finanzas tiene la posibilidad de acceder a
un único juego de números contables, económicos o financieros, con
seguridad en cualquier momento y desde cualquier lugar.
En la nota ​ERP a demanda: ventajas del modelo “SaaS” para
soluciones ERP​se han enumerado las ventajas del modelo.
Con el modelo tradicional, el software implementado y funcionando
desde las instalaciones de la empresa, los datos pueden convertirse
rápidamente en silos o compartimentos aislados dentro de la
empresa, con hojas de cálculo, bases de datos locales o aplicaciones
que residen en el disco de cada usuario. Esto significa que los
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5. miembros del personal de finanzas puede encontrarse rápidamente
con información no actualizada y datos contradictorios en distintos
lugares. En un modelo con operaciones en múltiples países, esto
puede resultar en un caso difícil de manejar.
Cuando las finanzas son accesibles a través de un navegador en
tiempo real, todo el mundo está operando enuna"únicaversióndela
verdad", sin importar dónde se encuentren, así sea en la sede de la
corporación, en una filial o en otra ubicación.
Por ejemplo, un proceso financiero de planificación financiera
distribuida, es mucho más ágil, menos propenso a errores, y más
preciso pues con las funciones financieras basadas en la Web, las
partes interesadas de la línea de negocios están operando en tiempo
real en toda la compañía. Las empresas también tiene una visión
instantánea de transaccionesdivisionales.Elmodeloademás,permite
tener un proceso de planificación centralizada o descentralizada,
indistamente. El resultado es un plan a nivel corporativo, libre de los
problemas de versiones y de fechas. Encomparaciónconlas hojasde
cálculo y otras herramientas, hay una drástica reducción del tiempo
que se pierde con datos financieros que se envían por correo
electrónico entre las partes interesadas.
¿Hay objeciones al modelo? Si, las hay. Son parte de los mitos que
analizaremos en un próximo artículo.
División consultoría Evaluando Software
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