El documento ofrece consejos para organizar eventos exitosos. Explica que primero se debe definir el tema y objetivos del evento. Luego, se debe crear un cronograma de tareas y un presupuesto. También es importante contar con el personal adecuado para cada tarea durante la organización y realización del evento. Finalmente, recomienda escoger un lugar acorde al tipo de evento y asegurarse de cumplir cada etapa del cronograma para llevar a cabo un evento ordenado y de calidad.

1. 12 domingo 16 de enero del 2011 El Comercio
pasoapaso
Las reglas del mejor evento
Si quiere organizar una conferencia en su empresa o planea ingresar al luego de definir el tema y los objetivos, debe hacer una clasificación y
vertiginoso mundo de la organización de eventos, le damos unas pautas cronograma de las tareas antes, durante y después de la actividad. Es
claves de lo que se necesita para dar un buen servicio. De acuerdo con importante saber con qué personal contará durante la organización
Gardenia Delgado, expositora del Centro de Capacitación Pymes USIL, y hacer un presupuesto que le permita cumplir lo ofrecido
ArChIvo
El ElEgido.
1 Definir el proyecto
Para saber qué tipo de
El expositor
debe tener un
buen manejo
del público.
evento realizará, pri-
mero se debe definir el
motivo y el tema. Las
motivaciones para or-
ganizar una actividad
suelen ser, por lo gene-
ral, crear una mejor imagen institucional,
lograr mayor integración entre los colabo-
radores, capacitar al personal, ganar un ma-
yor mercado. Dependiendo de los objetivos,
existen eventos sociales, académicos (confe-
rencias, foros, seminarios y otros eventos.),
de promoción, de integración de los traba-
jadores, etc.
Cualquiera sea el tipo de evento elegido,
debe tener un nombre. El tema debe cum-
plir con los objetivos establecidos, ser muy
motivador (corto, directo, novedoso, impac-
tante) y, de ser el caso, debe lograr una iden-
tidad institucional.
videos, las conclusiones y la evaluación final.
2 planificación 4 presupuesto y
financiamiento 5 personal adecuado
Para un mejor control
3 Cronograma de
actividades Luego de establecer el
cuadro de necesidades
Una clave es tener a las
personas adecuadas en
el momento preciso.
y delegación de funcio- Estará en relación direc- físicas y técnicas, es Dependiendo de la mag-
nes, la organización 1 2 ta con los objetivos tra- importante diseñar los nitud de la actividad, se
debe contar con cuatro zados. Debe cumplirse materiales impresos puede tener el personal
momentos. El antee- al pie de la letra, hora por necesarios. Se debe pre- protocolar, formado por
vento es el momento 4 3 hora. Debe tomarse en parar un material publi- el anfitrión, el jefe de sala, el maestro de cere-
en el que surge la pro- cuenta el costo total de la citario, diseño de página web, elaboración de monias. También se debe contar con el perso-
puesta. En esta etapa se hace la selección actividad, el tipo de participante y la variedad base de datos y propuesta de publicidad ra- nal de registro, personal técnico, de seguridad,
preliminar de temas, se definen las ideas, el de temas complementarios. Se recomienda dial o impresa, si es posible. También se pue- de servicio y de ‘coffee break’. Los anfitriones
presupuesto tentativo y los costos iniciales. buscar una buena fecha, es decir, que no se de buscar auspiciadores o patrocinadores y son lo que están en la mesa central y en la sala.
El segundo es el preevento, en el que se es- cruce con otro evento parecido; el horario donaciones. Debe considerar lo siguiente: la Reciben a los invitados desde la puerta de in-
tablece el presupuesto final, se designa una debe plantearse en relación con el grado partida presupuestal, los fondos propios, las greso. Se debe elaborar las hojas de registro de
coordinación general, se asignan las comi- académico, profesional y disponibilidad del donaciones y colaboraciones, el número de participantes y seguir un orden alfabético. En
siones de trabajo y el desarrollo de activi- participante. Se aconseja que no interrumpa participantes necesarios, los patrocinadores estas se incluye la fecha, hora, lugar, expositor
dades. El tercero es el evento propiamente las actividades de descanso. o auspiciadores. A veces, el patrocinador lle- y organizador. Se realiza el chequeo de partici-
dicho: 24 horas antes de que comience este, El lugar escogido debe estar en relación ga a un acuerdo con la empresa para ser un pantes el día del evento y se entregan las cons-
se debe hacer la lista de verificación de acti- directa con el tipo de evento escogido. De- coorganizador y se dividen porcentajes de tancias únicamente a los que ingresan.
vidades, revisar la preparación del local, la be contar con la logística y equipamien- gastos y ganancias.
prueba de los equipos, la coordinación de los to necesario, tener facilidades de acceso, Para calcular el costo por participante se
puestos, la ubicación de participantes y los desplazamiento y seguridad. Para las ac- debe determinar qué tipo de servicio se brin- el dato
detalles de la inauguración. En el poseven- tividades internacionales, se debería con- dará, el tipo de evento (corporativo, familiar, Para mayor información sobre este tema puede
to se incluye el ‘coffee break’, la entrega de tar con atractivos turísticos y comerciales social), el tipo de bocadillos y el lugar y dura- escribir a Gardenia Delgado, especialista de eventos
presentes y constancias, el archivo de fotos y próximos. ción de la actividad. y banquetes (gardenia270@hotmail.com)