1. Universidad Autónoma de Tamaulipas Unidad Académica Multidisciplinaria Reynosa-Aztlan Aseguramiento de la Calidad Equipo: Los Emos Tema: El Sistema Documental y su Gestión. Integrantes: María Inés Anguiano Solano. Jesús Edgar García Lomas. Joana A. Mata Benavides. Marlene Reyes Ramírez.

2. Introducción Las organizaciones, cualquiera que sea su rama de actividad, están adoptando las normas ISO orientadas a la calidad para construir sus propios sistemas de Gestión de la Calidad, tal vez influidas por exigencias del mercado las más de las veces y por la firme decisión de mejorar internamente la manera de hacer las cosas. Pero, adicionalmente, lo hacen porque en el marco de estas normas existe la posibilidad de que sus clientes y “todo el mundo” se enteren de que realmente han implantado un sistema de gestión de la calidad normalizado.

3. Programa

4. Normas ISO

5. ¿Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad? Es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes.

6. 3.- Participación del personal. 4.- Enfoque basado en procesos. 1.- Organización orientada al cliente. 2.- Liderazgo LOS 8 PRINCIPIOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD 6.- Mejora continua. 5.- Enfoque de sistema para la gestión. 7.- Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones. 8.- Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.

7. Enfoque basado en procesos La norma internacional ISO 9001:2000 Se desarrolla, se implanta y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.” Promueve la: Adopción de un enfoque basado en procesos Cuando:

8. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos

9. Sistema de Gestión de Calidad Los procesos se deben documentar, para que estos ayuden todos los días a visualizar lo que se hace y no perder de vista las necesidades que demandan en cada uno. Para cada proceso se debe determinar:

10. La norma ISO 9001:2000 establece que se deben “identificar, documentar, implantar y mantener los procesos necesarios para asegurar la conformidad de los productos y servicios con base en los requerimientos y necesidades de los clientes.”

11. Requisitos de la documentación Desarrollar la documentación del Sistema de gestión de calidad, que incluya: Declaraciones documentadas de una política de calidad y de objetivos de calidad. Generalidades Un manual de calidad que establezca los requisitos del sistema. Procedimientos que definan la manera de implantar el sistema. Procedimientos de las actividades de la operación.

12. Desarrollar el manual de calidad de forma que quede establecido: Manual de Calidad El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión. Los procedimientos documentados establecidos o referencia a ellos. La secuencia o interacción de los procesos.

14. Aprobar los documentos antes de su emisión.

15. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario. Elaborar “listas maestras” de documentos que identifiquen el estado de revisión.

16. Tener accesibilidad a los documentos en los puntos de uso y que estos conserven su legibilidad y actualización.

17. Evitar el uso no intencionado de documentos obsoletos.

20. Manual de Calidad ¿Qué es un manual de calidad? “Es un documento en el cual se establecen las políticas de la calidad y describe el sistema de calidad de una organización” Muchascompañías u organizaciones utilizan estos tipos de manuales mas que nada como herramienta de mercadotecnia.

21. Estructura y Contenido de un Manual de Calidad El manual de calidad debe incluir la declaración de las políticas sobre la calidad y ya sea que contenga o haga referencia a los objetivos de calidad de la empresa. Los objetivos se presentan en diferentes niveles:*Objetivos Globales*Objetivos a Mediano plazo *Objetivos a Corto plazo

22. El uso del Manual de Calidad se puede resumir en estos 6 puntos:

23. En el mercado se ofrecen muchos sistemas ISO 9000 “de anaquel” que sirven como auxiliares en este proceso, pero deben utilizarse con cautela, ya que no hay dos compañías que trabajen de la misma forma; todas tienen un grupo o base de clientes muy diferentes, diferentes sistemas y estilos administrativos y diferentes requisitos operativos. Algunas de estas soluciones empacadas pueden servir, pero las compañías deben aceptar el consejo de ponderar con detenimiento los costos y lo beneficios de los mismos para así poder compararlos con los de un “sistema hecho a la medida”

24. Contenido El manual de calidad describe el por qué una compañía hace lo que hace al administrar sus procesos. Debe ser un documento de alto nivel, redactado de una manera sencilla que describa las actividades de la compañía y de preferencia que no contenga más de 20 o 25 páginas. E n general un manual debe contener estos 3 puntos: Las Políticas Descripción del Sistema Referencias a Procedimientos

25. Contenido El contenido del manual se divide por secciones: Sección # 1: Introducción y Políticas de Calidad

26. Sección # 2: Esquema de los sistemas

27. Por último estas son dos formas de redactar el manual de calidad: *La ventaja de esta es que el auditor seguirá el manual con toda facilidad, pero el manual no seguirá tan bien el flujo de la empresa.* Este tipo de manuales tienden a repetir lo que dice la norma y no dicen nada en específico sobre la compañía Siguiendo el orden y secuencia de la norma -Esta es la mejor manera de trabajar cuando el manual se utilizara para demostrar la conformidad con más de una norma es decir, con la ISO 9001.- Para que sea fácil de utilizar, el manual tendrá que contar con el respaldo del calendario de conformidad que hace referencia cruzada entre el manual y cada una de las normas Siguiendo el flujo de la empresa

29. Manual de Procedimientos Un manual de procedimientos es un documento que contiene las descripciones de las diferentes actividades que deben hacerse en una empresa. Dicho manual sintetiza de forma clara y precisa la actuación y responsabilidad de todos los miembros de la empresa.

30. Este documento suele contener una descripción narrativa que señala los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo, e incluye diagramas basados en símbolos para aclarar los pasos. También se suele incluir las formas que se emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llenado.

32. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.

33. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

37. Elaboración: El primer paso es determinar lo que se desea lograr, ya obtenido esto se sigue una serie de pasos para que el manual de procedimientos se encuentre completo, dichos pasos son los siguientes:

39. Simbología:

42. Aspectos relacionados con el proceso de implantación La serie ISO 9000 de normas internacionales requiere el desarrollo y la implantación de un sistema documentado de calidad. Asimismo, estas normas requieren la preparación de un manual de calidad.

44. Las fases características Mercadeo e investigación de mercado Diseño del producto y desarrollo Planificación de proceso y desarrollo Compras Producción o prestación de servicio Verificación Empaque y almacenamiento Ventas y distribución Instalación Asistencia técnica y servicios Vigilancia posmercadeo Liquidación o reciclaje al final de la vida útil.

45. Implantación de un sistema de calidad ISO 9000

46. Elemento de calidad que apoyan el mejoramiento continuo Participacion formal de la direccion Preparación de documentos Planeación de la calidad Acción correctiva y preventiva Auditorias internas de calidad Control del proceso Capacitación

49. Planifique con tiempo y hágalo bien. La manera en que se planifica un proyecto influye en gran medida sobre el uso de recursos, lo expedido del proceso y el nivel de satisfacción de los empleados.

50. Utilice recursos externos adecuados. Las compañías que en esto momentos se encuentran en proceso de implantación de los sistemas de calidad ISO 9000 tiene la ventaja de contar con la experiencia, conocimiento y sabiduría acumulados por aquellas compañías que ya han recorrido ese trayecto

51. Documente todo lo que haga. Durante el proceso de implantación se encontrara con que casi siempre estará planeando o realizando algo. Prepárese para ajustar los planes a medida que se avanza. Una buena planeación desde el principio Podrán identificarse las aéreas mas importantes que necesiten mejorarse.

52. Haga que participen los empleados Permite obtener ventajas(experiencia y conocimientos de los empleados). Los empleados son los máximos responsables de hacer que el sistema funciones

53. Aplicaciones especiales de manuales de calidad El simple termino “manual de calidad”, se emplea habitualmente cuando el mismo manual se usa tanto para propósitos de gestión de la calidad como para aseguramiento de la calidad.

54. Aplicaciones especiales de manuales de calidad

55. Precisión y acabado El organismos debe ser competente debiera ser responsable de asegurar la exactitud del acabado del manual de calidad, así como su continuación, contenido y estilo de escritura.

58. Distribuir la documentación a todos los implicados

59. Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación

60. Poner en practica lo establecido en los documentos.

63. Conclusión Como conclusión nos queda muy claro que el uso de los manuales de calidad y de procedimientos son muy necesarios si una empresa quiere tener en orden y bien administrado sus aspectos de calidad. Es muy importante que la empresa tenga los manuales de calidad para de que de ahí ellos puedan tener como base algo que mostrar a sus clientes que es para lo que también se utiliza mucho para la mercadotecnia, y que en él se pueden ver sus políticas de calidad, la visión que tienen como organización, el proceso detallado de un producto y siempre tenerlo actualizado si se realiza una modificación.

64. Y nos queda claro que el manual de procesos tiene como finalidad darnos a conocer cada detalle de las operaciones del proceso y nos señala ¿Quién lo hará? ¿Cómo lo hará? ¿Cuándo lo hará? ¿Dónde lo hará? Y todo esto facilitara de gran manera a las personas que estén encargadas de realizar estas operaciones dándoles especificaciones de cómo se tiene que realizar. Las copias del manual deben de ser autorizadas ya sea para cada uno de los empleados o por secciones para así estén familiarizados con él.