El documento explica la importancia del sistema de control de documentos en las organizaciones, destacando su capacidad para mejorar la productividad, reducir errores y facilitar el acceso rápido a la información. Además, menciona que este sistema es esencial para cumplir con el estándar ISO 9001 y automatizar tareas documentales. En resumen, el control de documentos organiza y gestiona la información de manera eficaz a lo largo de su ciclo de vida.

1. ¿Qué es el
sistema de
control de
documentos?

2. Actualmente, gran parte de las organizaciones ejecutan sus
sistemas en su totalidad mediante el uso de documentos
computarizados. Las personas encargadas de tomar decisiones
necesitan acceso a la documentación dentro de un marco de
tiempo consolidado para realizar elecciones rápidas y proactivas
para su empresa. En otras palabras, significa que la compañía
necesita un sistema de control de documentospara mejorar su
productividad. A continuación, EXACT te presentará la importancia
de este sistema y lo que tu empresa puede hacer para garantizar
una gestión de documentos efectiva para los próximos años.

3. Información importante indexada y fácil de buscar
Uno de los problemas más frecuentes que afrontan las organizaciones en
el mercado es la falta de acceso rápido a su información documentada.
No cuentan con sistemas que permitan la búsqueda de documentos con
información pertinente. Ya sea que los datos estén relacionados con un
cliente o proyecto importante para la empresa, se deben encontrar de
manera rápida y utilizados sin problemas.
Es por eso que son cada vez más las empresas que confían y dependen
de sistemas de control de documentos para indexar información y
asegurarse de que esta se encuentre disponible para el personal cuando
la soliciten.

5. Reduce los errores en la documentación
Cuando el personal cuenta con un rápido acceso a toda la información
dentro del sistema de la compañía, pueden reducir el número de errores
que cometen gracias a los beneficios de la digitalización de documentos.
Eso se debe a que los sistemas de control de documentos proporcionan
una vía sencilla para la revisión de documentos.
Estos sistemas les permiten a los equipos de gestión adquirir un rápido
acceso a los documentos y repartirlos a otros. Esto sirve para garantizar
que se verifique la información que contienen los documentos y que todo
el análisis se complete de manera efectiva dentro de los plazos
establecidos.

6. En vez de tener que buscar diversos silos de información (incapacidad
para trabajar eficientemente entre las áreas o unidades de negocio que
las integran) para, posteriormente, analizarla de forma separada, los
equipos pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo,
reduciendo problemas de productividad.

7. Permite la automatización de tareas
Otro importante aspecto que debes conocer sobre el control de
documentos es que permite la automatización de tareas de
documentación dentro de la organización. En vez de tener que editar de
forma manual una gran cantidad de documentos con el fin de adaptarlos
al estilo de la empresa, las compañías pueden desarrollar un modelo que
luego pueden aplicarse de manera automática a cualquier documento
dentro del sistema de control de documentos.
Esta solución puede eliminar los problemas de productividad y garantizar
que miembros importantes del equipo se enfoquen en otras tareas más
relevantes para la compañía.

9. El control de documentos es un requisito para
obtener ISO 9001
El control de documentos también es un requisito para el estándar
internacional ISO 9001 (el cual prueba que la empresa cuenta con la
habilidad de proporcionar de forma constante productos y servicios que
satisfacen las necesidades de los clientes y requisitos regulatorios).
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios para:
● Aprobar documentos antes de su emisión,
● Revisar y actualizar, de ser necesario, y volver a aprobar los
documentos,
● Garantizar que los cambios y que el estado de revisión actual de
los documentos esté identificado,

10. ● Garantizar que las versiones relevantes de los documentos estén disponibles
en los puntos de uso,
● Asegurarse de que los documentos sean legibles y fáciles de identificar,
● Asegurarse de que los documentos de origen externo se identifiquen, se
controle su distribución y se prevenga el uso precipitado de documentos
obsoletos.
Gestiona los documentos a lo largo de su ciclo
de vida
De una manera muy simple, podemos definir al control de documentos como un
sistema que organiza documentos, datos e información de manera consistente,
estandarizada y controlada. Además, se puede decir que es el conjunto de medidas
que sirven para regular la preparación, la revisión, la aprobación, el lanzamiento, la
distribución, el acceso, el almacenamiento, la seguridad, la alteración, los cambios,
la eliminación o la disponibilidad de los documentos.

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