DOCUMENTACIÓN DEL
SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
Profesora: Ing. Marina Migueles
Documentación del SGC
Comencemos con una definición sencilla pero
necesaria ¿Qué es Documentar?
Plasmar información y dato...
Importancia de la Documentación del SGC
¿Por qué Documentar?
Porque la documentación permite:
 Establecer la política y
los objetivos
 Desarrollar y evidenciar
la implementación de ...
Reflexionemos: Proyecto ISO 9001…..
S. Adams
EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SGC
ELABORAR DOCUMENTOS
ES SÓLO UN MEDIO Y NO LA FINALIDAD.
La documentación excesiva genera en
las organizaciones:
 Burocracia.
 Asignación de mayores recursos.
 Duplicación de t...
Es importante que la documentación no sea
excesiva. Debe ser suficiente pero no
sinónimo de generación de papeles y
burocr...
Documentación Requerida por la Norma
ISO 9001
 Declaraciones Documentadas de una política
de Calidad y de Objetivos.
 Ma...
Extensión de la documentación
 al tamaño de la organización y el tipo de
actividades;
 la complejidad de los procesos y ...
Estructura de la Documentación-Niveles
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
NIVEL 4
Manual de
Calidad
Procedimientos
Instructivos
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NIVEL 2: PROCEDIMIENTOS
Son los principios y estrategias que describen el
funcionamiento del sistema de gestión de la cali...
NIVEL 4: REGISTROS
Son fichas que permiten ordenar la información de manera
clara y precisa permitiendo evidenciar el func...
Nivel 1- Manual de Calidad
Características:
Es el Máximo nivel del sistema documentado de la
Empresa.
Es responsabilidad d...
La organización debe establecer y mantener un
Manual de la Calidad que incluya (4.2.2):
 El alcance del sistema de gestió...
Elaboración del Manual del SGC
La norma ISO 9001, no exige un
contenido y/o formato
específico para la elaboración
del Man...
Contenido del Manual de Calidad (ISO
10013)
Especifica el campo de aplicación, las
operaciones no incluidas y la Norma ISO...
5-POLITICA DE CALIDAD Y
OBJETIVOS
6-LA ORGANIZACION
CONTENIDOS
7-ELEMENTOS DEL SISTEMA
8-DEFINICIONES
Enunciado de la Polí...
El Manual de Calidad describe el sistema de
gestión de calidad que actualmente opera
en la organización y no aquel que
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Política de Calidad
Características:
 Debe ser adecuada al propósito de la organización.
 Debe incluir el compromiso de ...
 Colocar carteles con la política de calidad en lugares estratégicos de
las instalaciones: en la entrada de la organizaci...
Ejemplo de Política de Calidad
La Dirección
Vemos que claramente
se especifica el
satisfacer al cliente y el
compromiso de...
Objetivos de Calidad
“Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la
calidad”. ISO 9000/2005
La dirección debe asegurar...
Los Objetivos de Calidad deben ser:
ALCANZA
BLES
• Permitir lograr lo que se desea, no ser tan bajos como
para alcanzarlos...
Algunos Ejemplos:
 Disminuir las quejas de los clientes en un 30 % con
respecto al año anterior.
 Utilizar en el 100% de...
“Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso”. ISO 9000/2005
Nivel 2- Procedimientos
QUE Cosa
debe
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Los procedimientos cumplen la función de:
 Definir claramente las actividades y
responsabilidades.
 Proveer un punto de ...
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La organización determinará y
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 Carátula
 Índice
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 Logo
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 Estado y fecha de revisión
 Tamaño del papel
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Ejemplo de un Sistema de Identificación alfa
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Número de correlación
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1.OBJETIVO
Define los requisitos para el control de la documentación.
1.ALCANCE
Se aplica a toda la documentación del SGC....
“Documento que explica paso a paso la forma de llevar a
cabo una tarea específica”.
Nivel 3- Instructivos de Trabajo
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2. Alcance
1. Objetivo
3. Desarrollo
4. Diagrama de Flujo
Contenidos de los IT
Generalmente toman formas más simplificadas...
Elaboración de un IT
1- Identificar si se requiere un IT.
2- Incorporar en la elaboración al usuario del IT (es
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Firma - Aclaración
Gerente de Área
Ejemplo de Instructivo
de Trabajo
Veamos en el Anexo un
ejemplo de Instructivo
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““Documento que proporciona resultados obtenidos o
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Recomendaciones para la Elaboración de la
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Permite mantener la vigencia,
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Documentos en soporte automatizado -
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• objetivos, indicadores
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preventivas
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Cómo implementar el sistema de
Documentación
1- Determinación de las necesidades de
documentación
2- Diagnostico de la Doc...
1- Determinación de las necesidades de
Documentación
 Documentación exigida por la Norma ISO 9001
(política, objetivos, p...
2 - Diagnóstico de la Situación de la
Documentación en la Organización.
 Listar y clasificar la documentación existente.
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3-Diseño del Sistema Documental
 Definir la jerarquía de la documentación: Niveles
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4-Elaboración de los documentos
 Tener en cuenta lo visto para elaboración de la
documentación.
 Puede guiarse con la No...
5- Implantación del Sistema Documental
 Definir el cronograma de implantación.
 Distribuir la documentación a todos los ...
6- Mantenimiento y Mejora del Sistema
 Realizar auditorias internas para identificar
oportunidades de mejora.
 Implement...
Finalmente que no nos suceda lo
siguiente….
El sistema documental nos debe agilizar la gestión de
la calidad, no complicar...
Conclusión:
 DIGO LO QUE HAGO
 HAGO LO QUE DIGO
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Documentacion 2015

  1. 1. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Profesora: Ing. Marina Migueles
  2. 2. Documentación del SGC Comencemos con una definición sencilla pero necesaria ¿Qué es Documentar? Plasmar información y datos significativos en cualquier tipo de soporte. Ejemplos: escritos, gráficos, medio electrónico, fotografías.
  3. 3. Importancia de la Documentación del SGC ¿Por qué Documentar?
  4. 4. Porque la documentación permite:  Establecer la política y los objetivos  Desarrollar y evidenciar la implementación de un SGC.  Promover una acción consistente.  Definir claramente la autoridad y responsabilidad del personal.  Facilitar la comunicación al personal.  Facilitar los cambios en el SGC.  Ayudar y orientar al personal nuevo
  5. 5. Reflexionemos: Proyecto ISO 9001….. S. Adams
  6. 6. EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SGC ELABORAR DOCUMENTOS ES SÓLO UN MEDIO Y NO LA FINALIDAD.
  7. 7. La documentación excesiva genera en las organizaciones:  Burocracia.  Asignación de mayores recursos.  Duplicación de tareas.  Circuitos difíciles de realizar Y  Riesgo de que el sistema se quede únicamente en el papel y no se pueda llevar a la práctica.
  8. 8. Es importante que la documentación no sea excesiva. Debe ser suficiente pero no sinónimo de generación de papeles y burocracia. La misma debe ser simple, clara concisa y estar… CONTROLADA
  9. 9. Documentación Requerida por la Norma ISO 9001  Declaraciones Documentadas de una política de Calidad y de Objetivos.  Manual de Calidad.  Procedimientos documentados requeridos por ésta norma.  Documentos requeridos por la organización.  Registros requeridos por ésta norma.
  10. 10. Extensión de la documentación  al tamaño de la organización y el tipo de actividades;  la complejidad de los procesos y sus interacciones, y  la competencia del personal. Puede diferir de una organización a otra debido a: Por ejemplo: no es lo mismo la cantidad y extensión de los documentos de una PYME que elabora productos pesqueros que la de una petroquímica.
  11. 11. Estructura de la Documentación-Niveles NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 NIVEL 4 Manual de Calidad Procedimientos Instructivos Registros
  12. 12. NIVEL 2: PROCEDIMIENTOS Son los principios y estrategias que describen el funcionamiento del sistema de gestión de la calidad. “Un procedimiento es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso”(ISO 9000/2005). Los procedimientos reflejan los principios y prácticas definidos en el nivel 1 de documentación, describiendo qué debe hacerse, cuándo debe hacerse, dónde debe hacerse, y quién debe hacerlo. NIVEL 1: MANUAL DE CALIDAD Es el porqué, la filosofía de la organización. “Especifica el sistema de gestión de calidad de la organización”(ISO 9000/2005).
  13. 13. NIVEL 4: REGISTROS Son fichas que permiten ordenar la información de manera clara y precisa permitiendo evidenciar el funcionamiento del sistema. “Presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencias de actividades desempeñadas”(ISO 9000/2005). NIVEL 3: INSTRUCTIVOS DE TRABAJO Son el detalle requerido para una tarea especifica, “el Cómo”. Permiten garantizar que los métodos de trabajo lleven a alcanzar los niveles de conformidad estipulados.
  14. 14. Nivel 1- Manual de Calidad Características: Es el Máximo nivel del sistema documentado de la Empresa. Es responsabilidad del Nivel Estratégico el diseño del Manual. No existe una estructura o formato exigido para los Manuales de Calidad. Establece el sistema de gestión de la calidad operante en la organización, en él se determinan las responsabilidades, el funcionamiento y la interacción entre los procesos de la organización.
  15. 15. La organización debe establecer y mantener un Manual de la Calidad que incluya (4.2.2):  El alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión.  Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o referencia a los mismos, y  Una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
  16. 16. Elaboración del Manual del SGC La norma ISO 9001, no exige un contenido y/o formato específico para la elaboración del Manual del SGC, a continuación se muestran los contenidos sugeridos por la Norma ISO 10013 – Directrices para la documentación de los sistemas de gestión de la calidad.
  17. 17. Contenido del Manual de Calidad (ISO 10013) Especifica el campo de aplicación, las operaciones no incluidas y la Norma ISO aplicable Títulos de las secciones o capítulos y donde se pueden encontrar. Hoja que muestra el estado de revisión Información general de la Compañía y del Manual de Calidad. 1-TITULO,OBJETIVO Y ALCANCE 2-TABLA DE CONTENIDOS 3-ESTADO DE REVISIÓN 4-INTRODUCCION
  18. 18. 5-POLITICA DE CALIDAD Y OBJETIVOS 6-LA ORGANIZACION CONTENIDOS 7-ELEMENTOS DEL SISTEMA 8-DEFINICIONES Enunciado de la Política de Calidad, de las grandes metas y del compromiso del máximo nivel . Especifica responsabilidades, autoridades e interrelaciones. Organigramas Describe todos los elementos aplicables del sistema. Incluir solo si es necesario. Referirlas a la ISO 9000. De ser necesario incluir datos o informaciones de apoyo. 9-APENDICE Contenido del Manual de Calidad (ISO 10013)
  19. 19. El Manual de Calidad describe el sistema de gestión de calidad que actualmente opera en la organización y no aquel que desearíamos tener. NO OLVIDAR
  20. 20. Política de Calidad Características:  Debe ser adecuada al propósito de la organización.  Debe incluir el compromiso de satisfacer los requisitos.  Apuntar a la mejora continua del SGC.  Proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad.  Debe ser revisada y mantenida continuamente.  Debe ser comunicada y entendida por todos los niveles. Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad, tal como se expresan formalmente por la alta dirección”. ISO 9000/2005
  21. 21.  Colocar carteles con la política de calidad en lugares estratégicos de las instalaciones: en la entrada de la organización, comedor, pasillos, etc.  En protectores de pantalla, papel tapiz en las computadoras, pad para mouse.  La política enmarcada y colocada en las oficinas de los directivos.  Papel membretado, calendarios de bolsillo o de escritorio, credenciales de acceso, con la política impresa.  Reuniones de la alta dirección en las cuales se presente la política y objetivos de calidad a toda la organización.  Durante la inducción del personal nuevo.  Etc. Comunicación de la Política de Calidad La Comunicación requiere de un poco de imaginación pero lo más dificultoso es la COMPRENSION e IMPLEMENTACION de la Política. Para ello se requiere, por ejemplo: de reuniones periódicas, capacitación, trabajo de campo y entrenamiento a cargo de los jefes de área, los cuales trabajen con su personal en la clarificación y conexión de los objetivos particulares de sus procesos con los objetivos y la política del SGC.
  22. 22. Ejemplo de Política de Calidad La Dirección Vemos que claramente se especifica el satisfacer al cliente y el compromiso de la mejora continua
  23. 23. Objetivos de Calidad “Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad”. ISO 9000/2005 La dirección debe asegurar que los objetivos de calidad, incluyendo aquellos necesarios para cumplir los requisitos del producto se establezcan en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización.
  24. 24. Los Objetivos de Calidad deben ser: ALCANZA BLES • Permitir lograr lo que se desea, no ser tan bajos como para alcanzarlos muy fácilmente ni excesivamente ambiciosos como para que sean inaccesibles. MEDIBLES • Contener información numérica y en términos de tiempo para que puedan medirse y determinar al finalizar el periodo sí se alcanzó o no el objetivo. CLAROS • Deben definirse concreta y claramente, de manera de saber que es lo que se quiere lograr.
  25. 25. Algunos Ejemplos:  Disminuir las quejas de los clientes en un 30 % con respecto al año anterior.  Utilizar en el 100% de las filiales el sistema SIVE (Sistema de información de ventas), para agosto de 2013.  Implementar un sistema informático de recepción de quejas e inquietudes del cliente para enero de 2013.  Reducir en un 20% los tiempos de proceso o gestión con respecto al periodo anterior.
  26. 26. “Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”. ISO 9000/2005 Nivel 2- Procedimientos QUE Cosa debe hacerse CUANDO debe hacerse DONDE debe hacerse QUIEN es el responsable de llevarla a cabo El procedimiento permite determinar:
  27. 27. Los procedimientos cumplen la función de:  Definir claramente las actividades y responsabilidades.  Proveer un punto de referencia a nuevos miembros de la organización.  Permitir la identificación de causas de error.  Prevenir subsecuentes errores por la modificación del procedimiento.
  28. 28.  Requeridos por el SGC:Procedimientos requeridos por el sistema de calidad. (de aquellas tareas que por su criticidad podrían afectar o poner en riesgo la calidad del producto o servicio).  Requeridos por la Norma ISO 9001: La Norma ISO 9001 exige seis procedimientos obligatorios y documentados que debe tener toda organización que implemente un SGC ISO 9001. Ellos son:  Control de Documentos  Control de Registros  Auditorias Se deben elaborar 2 tipos de procedimientos:  Producto no Conforme  Acciones preventivas  Acciones Correctivas
  29. 29. IDENTIFICAR LA NECESIDAD REAL: lo requiere la Norma? es crítico para el SGC?. 1º PASO IDENTIFICAR LOS ASPECTOS CLAVES DE LA ACTIVIDAD :alcance, objetivo, personal involucrado, etc. 2º PASO ESCRIBIR EL PROCEDIMIENTO4º PASO PREPARAR EL PROCEDIMIENO3º PASO I- Establecer la práctica actual II- Documentar la práctica actual III- Revisar la práctica actual 5º PASO APROBAR EL PROCEDIMIENTO Estudio de Procesos Pasos para la elaboración de un procedimiento
  30. 30. Ampliemos el 3º Paso: Preparar el Procedimiento I. ESTABLECER LA PRACTICA ACTUAL: en primera instancia se revisa la actividad para determinar cómo es realizada. Es esencial hacer lo siguiente:  Establecer qué información procedimental ya existe para la actividad.  Determinar insumos y resultados requeridos.  Identificar los métodos utilizados para realizar la actividad.  Identificar las instalaciones y equipos.  Identificar responsabilidades.  Identificar los estándares actuales y cómo son conseguidos.  Identificar los aspectos que impactan significativamente sobre la calidad.
  31. 31. Ampliemos el 3º Paso: Preparar el Procedimiento II. DOCUMENTAR LA PRACTICA ACTUAL: esto implica documentar cómo cada actividad es llevada a cabo, cómo se inicia cada paso y cómo este lleva al paso siguiente. El proceso de documentar la actividad existente puede así mismo permitir identificar cambios potenciales y mejoras en los métodos de trabajo. III. REVISAR LA PRACTICA ACTUAL: la revisión de la práctica actual permite determinar oportunidades de mejora y establecer:  Si los objetivos son logrados.  Los mejores métodos para lograr los niveles de calidad requeridos.  Si esos niveles son adecuados.  Si hay duplicación de tareas, esfuerzos recursos.  Falta de interacción entre áreas.
  32. 32. Es muy importante que el personal involucrado en la actividad contribuya en la elaboración de los procedimiento. Son ellos quien mejor conocen sus procesos y actividades.
  33. 33. La organización determinará y estandarizará el contenido y formato de los Procedimiento. 1. OBJETIVO “Define la Actividad que describe el procedimiento” 2. ALCANCE “ Especifica las áreas o funciones del sistema alcanzadas por el procedimiento” 3. RESPONSABILIDADES “ Establece quiénes son responsables y cuál es la responsabilidad del ejecutor “ 4. REFERENCIAS “ Menciona los procedimientos relacionados o antecedentes del presente documento” 5. DEFINICIONES “ Aclara los términos que no son de uso corriente habitual o habitual en la organización y aquellos que pueden ser mal interpretados” 6. DESARROLLO “ Describe las actividades que son objeto del presente documento” 7. REGISTROS “ Especifica cuáles son los registros que resultan de la operación del procedimiento que se deben conservar. 8. ANEXOS “ Planillas, dibujos, flujogramas, etc, mencionados en el texto que serán necesarios para la operación o para la mejor comprensión de la misma” A continuación podemos observar algunos de los contenidos que se pueden incluir en los procedimientos.
  34. 34.  Carátula  Índice  Nombre de la compañía  Logo  Titulo del documento  Estado y fecha de revisión  Tamaño del papel La organización determinara el Formato de los procedimientos teniendo en cuenta:  Márgenes, interlineado, tipo de letra  Numeración de títulos y subtítulos.  Identificación -sistema de numeración/ código del procedimiento.  Etc.
  35. 35. Ejemplo de un Sistema de Identificación alfa numérico XX - YY 01 Número de correlación XX IDENTIFICACIÓN GENERAL YY AREA DE LA ORGANIZACION PR PROCEDIMIENTO CA AT PR AD IT INSTRUCCIÓN DE TRABAJO CO FORMULARIOS Y REGISTROS GG LISTADOS LM PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD ATENCIÓN AL CLIENTE PRODUCCION SECCIÓN ADMINISTRACIÓN SECCIÓN CONTABLE GERENCIA GENERAL LABORATORIO DE MEDICIONES F LT Ej.: PR-CA-01: Procedimiento de Calidad nº 1 de correlación
  36. 36. 1.OBJETIVO Define los requisitos para el control de la documentación. 1.ALCANCE Se aplica a toda la documentación del SGC. 2.RESPONSABILIDADES Director de Operaciones: aprobar la documentación del SGC.- RESP. DE APROBACION Gerentes de áreas: revisar y aceptar la documentación respectiva a su área. –REVISOR. Jefes de sector: preparar y emitir la documentación respectiva de a su sector. – EMISOR. 3.DEFINICIONES. Emisor: Persona que prepara y emite un documento. Revisor: Persona que revisa y acepta un documento. Responsable de aprobación: Persona que revisa y aprueba un documento. 4.REFERENCIAS. PR-CA-00: “Generación de la Documentación” MAC: “Manual de Calidad” 5.DESARROLLO. 6.1 Clasificación e identificación. La Clasificación e identificación se realiza siguiendo el Procedimiento PR-CA-00. Los responsables de emisión, revisión y aprobación se definen en la sección MAC 6 “Introducción a los elementos del SGC” ...............................(cont) ABC S.A PR-CA-01 Pág:1de 3 Emitido: Aprobado: Procedimiento: Control de la Documentación Fecha: Rev: 0 Veamos en el Anexo Documentación un ejemplo de Procedimiento para Control de la documentación Ejemplo de un Procedimiento
  37. 37. “Documento que explica paso a paso la forma de llevar a cabo una tarea específica”. Nivel 3- Instructivos de Trabajo  Es importante que se identifique si se requieren IT.  Para la redacción de los IT. es necesario que el usuario del documento participe en su elaboración.  La organización determinará su contenido y formato pudiendo ser o no el mismos que el de los procedimientos.
  38. 38. 2. Alcance 1. Objetivo 3. Desarrollo 4. Diagrama de Flujo Contenidos de los IT Generalmente toman formas más simplificadas, conteniendo las siguientes secciones:
  39. 39. Elaboración de un IT 1- Identificar si se requiere un IT. 2- Incorporar en la elaboración al usuario del IT (es fundamental). 3- Verificar si existe un instructivo para la actividad en estudio. 4- Determinar si el instructivo o documentación existente responde a la práctica actual. Caso contrario se debe corregir. 5- Determinar si la practica presente es satisfactoria o si se requieren mejoras. 6- Adoptar las mejores prácticas. 7- Escribir el IT. 8- Revisar el IT. 9- Documentar el IT. 10-Aprobar el IT.
  40. 40. Firma - Aclaración Gerente de Área Ejemplo de Instructivo de Trabajo Veamos en el Anexo un ejemplo de Instructivo de Trabajo
  41. 41. ““Documento que proporciona resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.” ISO 9000/2005 Nivel 4- Registros Un registro de Calidad provee evidencias objetivas:  Del grado de cumplimiento con los requisitos de calidad.  De la Operación eficaz del SGC.
  42. 42.  Su elaboración es específica para cada necesidad y conviene las elabore o proponga personal con un amplio conocimiento de las actividades relacionadas con ellos.  Deberían contener un título, número de identificación, estado de revisión y fecha de modificación.  La organización debe elaborar todo aquel registro que considere necesario para evidenciar su SGC y aquellos que sean un requerimiento del estándar a la cual este suscripta (por ejemplo ISO 9001, registros de capacitación, revisión por la dirección, etc.).  La organización determinará el contenido y formato más conveniente para cada registro que responda a aquello que se quiera evidenciar.
  43. 43. REGISTRO DE CAPACITACION FECHA CAPACITACION: DURACION (HS): REC. CAPACITACION Nº: NOMBRE DEL CURSO/CAPACITACIÓN: RESPONSABLE DE CAPACITACIÓN: CAPACITACIÓN INTERNA CAPACITACIÓN EXTERNA LUGAR: PARTICIPANTES APELLIDO Y NOMBRE AREA APROBACION OBSERVACIONES TEMATICAS 1 2 3 4 5 6 _______________________ Firma del Responsable _____________________ Aclaración ______ / ______ / ______ Fecha Ejemplo de Registro Veamos en el Anexo Documentación un ejemplo de Registro
  44. 44. Recomendaciones para la Elaboración de la Documentación  Tener en cuenta quién y cómo se utilizará la documentación.  Identificar claramente las personas involucradas.  Evitar usar oraciones largas y complejas.  Utilizar lenguaje simple y familiar para el usuario.  Separar las ideas en oraciones o párrafos individuales.  Usar correcta puntuación.  Utilizar enunciados directos.  Evitar abreviaciones y jergas.  Utilizar verbos en tiempo " presente" y evitar el uso de auxiliares como debe, debería.  Hacer las paginas amigables, claras y fáciles de leer.
  45. 45. Problemas detectados con el Manejo de la Documentación  Revisión inadecuada.  Pérdida de documentos.  Documentos obsoletos en uso.  Evidencias inadecuadas de aprobación.  Mal manejo de copias no controladas. Los problemas los podemos evitar teniendo en cuenta los Requisitos de Control de la Documentación y Registros de la Norma ISO 9001
  46. 46. Permite mantener la vigencia, operatividad y disposición del sistema de la calidad. Control de la Documentación
  47. 47.  Todos los documentos Requeridos por el SGC deben controlarse.  Deberá establecerse un procedimiento documentado que incluya:  Aprobación de documentos antes de su edición.  Métodos para revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario.  Forma de identificar los cambios y la revisión.  Métodos para asegurar que los documentos: están disponibles en los puntos de utilización, permanecen legibles, identificables y accesibles.  Formas de prevenir el uso involuntario de documentos obsoletos. Control de la Documentación
  48. 48. EMISOR ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO APRUEBA RESPONSABLE DE APROBACIÓN MODIFICA A P R U E B A ORIGINAL FIRMADO EMISOR Fotocopia la cantidad de copias controladas según el usuario Sella en la PRIMERA HOJA la cantidad de copias controladas con sello en AZUL que dice: COPIA CONTROLADA Cambian la revisión y DESTRUYEN la obsoleta USUARIOS (inclusive el emisor) Reemplaza la revisión en el archivo La copia obsoleta la sella en la PRIMERA HOJA con sello en ROJO que dice: ANULADO REVISOR Ejemplo de Circuito de Control de la Documentación
  49. 49. Control de los Registros La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles para:  Identificación.  Legibilidad.  Almacenamiento, Protección.  Recuperación.  Tiempo de retención.
  50. 50. Documentos en soporte automatizado - Beneficios  Acceso en todo momento a personas autorizadas previamente.  Cambios fácilmente realizables.  Distribución Inmediata.  Codificación adecuada.  Acceso desde instalaciones remotas.  Retiro inmediato de documentación obsoleta.  Necesidad de Back up.
  51. 51. • objetivos, indicadores • no conformidades, auditorias, acciones correctivas, acciones preventivas • control de equipos de medición • formación del personal • comunicación interna y comunicación externa, • definición de responsabilidades • sugerencias de mejora • controles de proceso, controles de producto, gestión de tareas • Etc. Permiten la gestión de todos los elementos del sistema de la calidad: Las empresas han comenzado a adoptar sistemas de la gestión documental informatizado. Además permiten la integración con otros sistemas de gestión Ambiental de Seguridad y salud Ocupacional.
  52. 52. Cómo implementar el sistema de Documentación 1- Determinación de las necesidades de documentación 2- Diagnostico de la Documentación 3- Diseño del sistema documental 4- Elaboración de los Documentos 5- Implementación del Sistema Documental 6- Mantenimiento y mejora del sistema
  53. 53. 1- Determinación de las necesidades de Documentación  Documentación exigida por la Norma ISO 9001 (política, objetivos, procedimientos, registros).  Regulaciones específicas del sector, requisitos legales.  Documentos necesarios para el SGC dada su criticidad para la calidad. Recordemos no generar documentación INNECESARIA que luego no se va a utilizar o nos burocratizará el sistema de GC. !!
  54. 54. 2 - Diagnóstico de la Situación de la Documentación en la Organización.  Listar y clasificar la documentación existente.  Valorar su vigencia y adecuación al uso.  Identificar y listar documentos de procedencia externa. Analizar su vigencia. DETERMINAR LA DOCUMENTACION FALTANTE
  55. 55. 3-Diseño del Sistema Documental  Definir la jerarquía de la documentación: Niveles  Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada nivel.  Definir estructura y formato del Manual de Calidad y documentos.  Confeccionar el plan de elaboración de documentos.  Planificar la capacitación del personal implicado.
  56. 56. 4-Elaboración de los documentos  Tener en cuenta lo visto para elaboración de la documentación.  Puede guiarse con la Norma ISO 10013 – Directrices para la documentación de los sistemas de gestión de la calidad.  Tener en cuenta el sentido común para la elaboración de la documentación, siendo claros, sencillos y concretos!!!
  57. 57. 5- Implantación del Sistema Documental  Definir el cronograma de implantación.  Distribuir la documentación a todos los implicados.  Determinar las necesidades de capacitación .  Poner en práctica lo establecido en los documentos.  Recopilar evidencia documentada de lo anterior.
  58. 58. 6- Mantenimiento y Mejora del Sistema  Realizar auditorias internas para identificar oportunidades de mejora.  Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación.
  59. 59. Finalmente que no nos suceda lo siguiente…. El sistema documental nos debe agilizar la gestión de la calidad, no complicarla e imposibilitar el logro de nuestros objetivos.
  60. 60. Conclusión:  DIGO LO QUE HAGO  HAGO LO QUE DIGO  ESCRIBO LO QUE HAGO…. …….. Controlo y Mejoro

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