1. Capitulo 7: El Manual de Procedimientos
Universidad Columbia del Paraguay
Carrera de Psicología
Cuarto Curso
2009
Ing. Manuel Benítez Codas (PhD©)
Ing. Verónica Ríos Bordón
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3. El manual de procedimientos contiene los componentes
de la metodología utilizada por la organización, para
poner en práctica el sistema enunciado y descrito en el
Manual de la Calidad.
Consta de un cuerpo básico, constituido por los
procedimientos generales (coincidentes con los
capítulos del Manual de Calidad), complementado por
los procedimientos específicos que son en realidad los
que engloban procesos, equipos y máquinas utilizadas,
elementos de medida y control y manera de uso de
todos ellos.
Este conjunto de procedimientos constituye el “Know
How”, o sea el cómo hacer, de la organización.
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4. Los procedimientos deben:
◦ Estar justificados
◦ Tener antecedentes
◦ Contar con límites precisos
◦ Utilizar un léxico y vocabulario definidos
◦ Contener la acción o actividad objetivos
◦ Indicar “quién” o “quiénes” estarán afectados y
serán responsables de su uso
◦ Tener un plazo explícito de validez
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5. Contienen la descripción de actividades específicas que
conllevan una explicación detallada y clara de los modos
utilizados para alcanzar los objetivos de Calidad.
Un procedimiento es un documento que describe clara e
inconfundiblemente los pasos consecutivos para iniciar,
desarrollar y concluir una actividad u operación relacionada con
el proceso productivo o de suministro de servicios, los
elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los
alcances y limitaciones fijadas, el número y características del
personal que interviene, etc.
La índole de un proceso puede requerir la intervención de
elementos variados cuya operativa requiera, a su vez, de
indicaciones para su realización, lo que constituyen las
instrucciones de trabajo.
En algunas ocasiones los procedimientos no se incluyen en el
Manual de Calidad, y están agrupados en un Manual de
Procedimientos.
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6. El primer paso es saber, para cada actividad
contemplada, qué se quiere o qué se espera obtener
de ella.
El segundo paso requiere el conocimiento o
información acerca de cómo se realiza y,
naturalmente, con qué medios.
El último paso implica definir cómo se verifica lo
obtenido.
Si estos tres pasos se efectúan para alcanzar los
pequeños objetivos que integran los más grandes y
ambiciosos, la participación amplia traerá aparejada
una positiva movilización de los aspectos más
positivos del grupo humano.
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7. Un procedimiento deberá proporcionar
información clara, concisa y completa.
Expresada en forma sencilla aunque no pobre
ni monótona sobre qué cosa hacer, cuándo
hacerla, cuánto hacer, dónde hacerla y como
ya apuntábamos antes quién hará y/o se
responsabilizará de lo hecho.
El procedimiento puede requerir dentro de su
contenido la presencia de instrucciones
parciales que ayuden a la cumplimentación
de la secuencia descrita.
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8. Primero: Una fundamentación de existencia, una
razón de ser del documento.
Segundo: Orígenes y antecedentes
Tercero: Límites
Cuarto: Léxico, vocabulario y significados.
Quinto: El procedimiento propiamente dicho.
Sexto: Departamento, sección o persona
responsable (o todos ellos)
Apéndice: Gráficos, cuadros, formularios e
instrucciones de trabajo, que sirven de ayuda y
consulta.
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9. Las características físicas del procedimiento han de
posibilitar su disponibilidad y consulta fácil y
directa.
Casi siempre es mejor tenerlo impreso en la
cantidad de copias conveniente para que todos los
usuarios lo tengan a mano.
Por eso hay que definir: ¿quiénes lo utilizarán?
¿dónde se utilizará? ¿durante cuanto tiempo se
utilizará?
Finalmente: los procedimientos deben obedecer a
una codificación acorde con lo establecido en el
Manual de Calidad, en la parte relativa a
documentación.
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10. Título y Aprobación del Documento
Registro de revisiones efectuadas a este documento
1. Objetivo
2. Alcance
3. Responsables
4. Condiciones/Normativas
5. Descripción de las Actividades
6. Documentos de Referencia
7. Registros
8. Glosario
9. Anexos (incluye formas y registros)
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