Este documento describe la importancia de los archivos en las empresas y organizaciones. Explica que los archivos permiten organizar y almacenar de manera sistemática los diversos registros y documentos generados, como cotizaciones, facturas y pedidos, de forma que puedan localizarse fácil y rápidamente cuando sea necesario. También menciona que el proceso de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa de forma ordenada se conoce como archivar, con el objetivo de lograr eficiencia en la búsqueda de documentos. Por último, se

1. • OBJETIVO : DESCRIBIR LAS DIFERENTES FORMAS DE ARCHIVOS CONOCER LAS
REGLAS PARA EL ARCHIVOS ALFABÉTICOS.
• ADMINISTRACIÓN DE OFICINAS: JUAN DANIEL GRACIA GUERRERO 0
HERRAMIENTAS DE LA INFORMÁTICA
• COLEGIO DE BACHILLERES DEL MARQUES
• INTEGRANTES
• MORENO ERREGUIN ÁNGEL URIEL EQUIPO: 9
• MARCOS NICOLÁS KARINA SUSANA
• REMIRES VÁSQUEZ JAVIER
• HERNÁNDEZ HERNÁNDEZ JOHANA CRISTAL 3.5 FECHA: 30 NOVIEMBRE DEL 2018

2. • 1 2 ARCHIVEROS
• 3 ESTABLECIENDO ARCHIVOS
• 4 SISTEMAS DE ARCHIVOS
• 5 REGLAS PARA ARCHIVAR ALFABÉTICAMENTE
• 6 IDEAS DE COLOCACIÓN DE DOCUMENTOS

3. ARCHIVO PROCEDE DEL LATÍN ARCHIVAN,
AUNQUE SU ORIGEN MÁS REMOTO SE
ENCUENTRA EN LA LENGUA GRIEGA Y PUEDE
TRADUCIRSE COMO “RESIDENCIA DE LOS
MAGISTRADOS”. EL TÉRMINO SE UTILIZA PARA
NOMBRAR AL CONJUNTO ORDENADO DE
DOCUMENTOS QUE UNA SOCIEDAD, UNA
INSTITUCIÓN O UNA PERSONA ELABORA EN EL
MARCO DE SUS ACTIVIDADES Y FUNCIONES. POR
EJEMPLO: “NO RECUERDO CUÁNDO FIRMAMOS
EL CONTRATO: VOY A RECURRIR AL ARCHIVO
PARA CONFIRMARLO”, “TENGO UNA
TRAYECTORIA INTACHABLE, NO TIENEN MÁS
QUE ACUDIR AL ARCHIVO Y COMPROBARLO POR
USTEDES MISMOS”, “ESTE PERIODISTA ES
RECONOCIDO POR CONSERVAR EL ARCHIVO
MÁS IMPORTANTE SOBRE EL CINE URUGUAYO”.

4. ARCHIVERO

5. ¿QUE ES UN ARCHIVERO?
Un archivero o archivista es una persona
con titulación superior o media dedicada a
la organización y mantenimiento de un
archivo. Profesionalmente, un archivero
puede depender de una administración
pública o de una empresa, fundación o
universidad privada. Su tarea principal
consiste en elaborar y aplicar el cuadro de
clasificación de la documentación del
organismo, institución o entidad para que
se aplique tanto en los archivos de gestión
u oficina como en el archivo definitivo, y
controlar su seguimiento y actualización.

6. • AUTENTICIDAD: EL DOCUMENTO ES LO QUE AFIRMA SER, Y SE PUEDE COMPROBAR QUE
HA SIDO CREADO POR LA PERSONA O INSTITUCIÓN QUE ALEGA QUE LO HIZO, Y EN EL
MOMENTO DOCUMENTADO.
• FIABILIDAD: ESTOS REPRESENTAN DE FORMA EXACTA EL EVENTO QUE TESTIMONIAN,
TENIENDO EN CUENTA QUE ESTO SERÁ A TRAVÉS DEL PUNTO DE VISTA DE LA PERSONA
U ORGANIZACIÓN QUE GENERÓ EL DOCUMENTO.
• INTEGRIDAD: ESTÁ COMPLETO E INALTERADO Y SU CONTENIDO ES SUFICIENTE COMO
PARA PROPORCIONAR UNA VISIÓN COHERENTE DE LOS HECHOS QUE REPRESENTA.
DESAFORTUNADAMENTE NO TODOS LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ESTÁN 100%
ÍNTEGROS.
• UTILIDAD: EL ARCHIVO DEBE SER FÍSICAMENTE ACCESIBLE Y ESTAR EN CONDICIONES
ÓPTIMAS PARA PODER SER UTILIZADO. LOS TERREMOTOS, HURACANES Y GUERRAS, POR
EJEMPLO, PUEDEN CONVERTIR A UN ARCHIVO EN ALGO INSERVIBLE.
• PARA PRESERVAR LA AUTENTICIDAD Y CONFIABILIDAD DE UN DOCUMENTO DE
ARCHIVO ES PRIMORDIAL RESPETAR EL CONTEXTO EN EL QUE FUE GENERADO, DE
MANERA TAL QUE PODAMOS ENTENDER POR QUÉ, QUIÉN Y CÓMO SE CREÓ, ASÍ COMO

7. Lleva a cabo, además, los instrumentos de descripción
necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación
de documentación por parte de los usuarios que
tienen acceso al archivo. La Archivística es la ciencia o
disciplina de los Archivos y Centros de
Documentación, así como la Archivología la Teoría de
la Archivística.

8. • LOS DIFERENTES SISTEMAS DE ARCHIVOS SON SIMPLEMENTE DIFERENTES
FORMAS DE ORGANIZAR Y ALMACENAR ARCHIVOS EN UN DISCO DURO, UNIDAD
FLASH O CUALQUIER OTRO DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO. CADA
DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO TIENE UNA O MÁS PARTICIONES Y CADA
PARTICIÓN ESTÁ “FORMATEADA” CON UN SISTEMA DE ARCHIVOS. EL PROCESO
DE FORMATEADO SIMPLEMENTE CREA UN SISTEMA DE ARCHIVOS VACÍO DE ESE
TIPO EN EL DISPOSITIVO.
• UN SISTEMA DE ARCHIVOS PROPORCIONA UNA FORMA DE SEPARAR LOS DATOS
DE LA UNIDAD EN PIEZAS INDIVIDUALES, QUE SON LOS ARCHIVOS. TAMBIÉN
PROPORCIONA UNA FORMA DE ALMACENAR DATOS SOBRE ESTOS ARCHIVOS,
POR EJEMPLO, SUS NOMBRES DE ARCHIVO, PERMISOS Y OTROS ATRIBUTOS. EL
SISTEMA DE ARCHIVOS TAMBIÉN PROPORCIONA UN ÍNDICE (UNA LISTA DE LOS
ARCHIVOS DE LA UNIDAD Y DONDE SE ENCUENTRAN UBICADOS EN LA UNIDAD),
POR LO QUE EL SISTEMA OPERATIVO PUEDE VER LO QUE HAY EN LA UNIDAD EN
UN LUGAR EN VEZ DE RECORRERLA TODA PARA ENCONTRAR UN ARCHIVO .

9. • NTFS NTFS ( NEW TECNOLOGÍA FILE SISTEMA )
• SE INTRODUJO EN WINDOWS NT Y EN LA ACTUALIDAD ES UN SISTEMA
DE ARCHIVOS IMPORTANTE PARA WINDOWS. ESTE ES EL SISTEMA DE
ARCHIVOS POR DEFECTO PARA LAS PARTICIONES DE DISCO Y EL
ÚNICO SISTEMA DE ARCHIVOS QUE SOPORTA PARTICIONES DE
DISCO DURANTE 32 GB . EL SISTEMA DE ARCHIVOS ES MUY
EXTENSIBLE Y SOPORTA MUCHAS CARACTERÍSTICAS DE ARCHIVO,
INCLUYENDO EL CONTROL DE ACCESO , ENCRIPTACIÓN , ETC. CADA
ARCHIVO EN NTFS SE ALMACENA COMO UN DESCRIPTOR DE ARCHIVO
EN UNA TABLA MAESTRA DE ARCHIVOS DE CONTENIDO Y ARCHIVO.
UNA TABLA MAESTRA DE ARCHIVOS CONTIENE TODA LA
INFORMACIÓN ACERCA DEL ARCHIVO: EL TAMAÑO, LA ASIGNACIÓN,
EL NOMBRE, ETC. LA PRIMERA Y LA ÚLTIMA SECTORES DEL SISTEMA
DE ARCHIVOS CONTIENEN LA CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE
ARCHIVOS (REGISTRO DE ARRANQUE O DE SUPE BLOQUE ). ESTE
SISTEMA DE ARCHIVOS UTILIZA 48 Y 64 BITS VALORES DE
REFERENCIA A ARCHIVOS, POR LO TANTO, EL APOYO A LOS
ALMACENAMIENTOS DE DISCO DE ALTA CAPACIDAD.

10. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE MONITOREAN LAS
ACTIVIDADES Y TRANSACCIONES ELEMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN. EL PROPÓSITO PRINCIPAL
DE LOS SISTEMAS EN ESTE NIVEL ES CONTESTAR A PREGUNTAS DE RUTINA Y RASTREAR EL FLUJO
DE TRANSACCIONES A TRAVÉS DE LA ORGANIZACIÓN.
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DEL CONOCIMIENTO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE APOYAN A
LOS TRABAJADORES DE CONOCIMIENTOS Y DATOS DE UNA ORGANIZACIÓN. EL PROPÓSITO DE LOS
SISTEMAS EN EL NIVEL DE CONOCIMIENTO ES AYUDAR A LA ORGANIZACIÓN A CONTROLAR EL
FLUJO DE DOCUMENTOS.
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIÓN: SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE APOYAN LAS
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO, CONTROL, TOMA DE DECISIONES Y ADMINISTRACIÓN DE LOS
ADMINISTRADORES DE NIVEL MEDIO. LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DE LA ADMINISTRACIÓN O
DIRECCIÓN POR LO REGULAR PROPORCIONAN INFORMES PERIÓDICOS, EN LUGAR DE
INFORMACIÓN INSTANTÁNEA ACERCA DE LAS OPERACIONES.
LOS SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATÉGICO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE APOYAN LAS
ACTIVIDADES DE PLANIFICACIÓN A LARGO PLAZO DE LOS ADMINISTRADORES DE NIVEL SUPERIOR.
UNA ORGANIZACIÓN TÍPICA CUENTA CON SISTEMAS EN LOS NIVELES OPERATIVOS, DE
ADMINISTRACIÓN, DE CONOCIMIENTOS Y ESTRATÉGICO, PARA CADA ÁREA FUNCIONAL. LAS
DISTINTAS ORGANIZACIONES TIENEN DIFERENTES SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LAS MISMAS
ÁREAS FUNCIONALES. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEBEN CREARSE A LA MEDIDA DE LAS

12. • SE APOYAN EN UNA BASE DE CONOCIMIENTO UNIVERSAL: EL ALFABETO. TIENEN COMO
FUNDAMENTO EL ORDEN ALFABÉTICO DE TODAS LAS LETRAS DEL NOMBRE O DEL
ASUNTO, ES UN SISTEMA DIRECTO PORQUE LOS DOCUMENTOS SE PUEDEN CONSULTAR Y
ARCHIVAR EN LAS GAVETAS DEL ARCHIVADOR DIRECTAMENTE (CARPETA,
BOLSA, LEGADOR, ENTRE OTROS).
• REGLAS PARA ORDENAR ALFABÉTICAMENTE:
• -SE USAN DIRECTA O INDIRECTAMENTE EN CASI TODOS LOS SISTEMAS DE ARCHIVAR,
PUES CONSTITUYEN LA BASE FUNDAMENTAL DE TODOS LOS SISTEMAS. EXISTEN VARIAS
REGLAS BÁSICAS PARA CLASIFICAR, LAS CUALES SON DE USO UNIVERSAL. AQUÍ SE
ESTUDIARÁN LAS MAS USADAEN NUESTRO PAÍS.
• REGLAS DE CLASIFICACIÓN:
• 1- NOMBRES DE INDIVIDUOS. SE INVIERTE EL NOMBRE DE CADA INDIVIDUO,
CONSIDERANDO EN PRIMER LUGAR EL APELLIDO PATERNO, SEGUIDO DEL NOMBRE DE
PILA Y EN TERCER LUGAR EL SEGUNDO NOMBRE O INICIAL, SI EXISTIERE. EJEMPLO: MARIA
ELENA SALAS. QUEDARÁ ASÍ:
• - APELLIDO, EN ESTE CASO, SALAS;
• 2- NOMBRE DE PILA: MARÍA;
• 3- SEGUNDO NOMBRE: ELENA;
• ES DECIR QUEDARÍA ASÍ: SALAS, MARÍA ELENA, SIEMPRE LA INVERSIÓN DEL NOMBRE DEBE
IR PRECEDIDA POR UNA COMA. ( SI APARECEN LOS DOS APELLIDOS, EL APELLIDO
MATERNO CONSTITUIRÍA LA SEGUNDA UNIDAD DE ARCHIVO, ES CONVENIENTE ACLARAR

13. Regla 1
· Aplicar el proceso de invertir a los nombres
Regla 2
· Los apellidos del individuo cuentan como una unidad de archivo
Regla 3
· Cuando la primera unidad de archivo es diferente a la segunda, la primera determina el orden
alfabético.
Regla 4
· Cuando la primera unidad de archivo es similar, la segunda unidad determina el orden
Regla 5
· Las iniciales se colocan antes de un nombre con la misma letra.
Reglas Universales de Archivo parte 2
Regla 6
· Los nombres más corto va antes de uno más largo
María Luisa Olivares Oliva María Luisa
María Luisa Oliva Olivarte María Luisa
Regla 7
· Los apellidos solos se colocan antes que el mismo apellido con nombre
Alejandra Figueroa Alemán Figueroa
Figueroa Figueroa Alemán Alejandra
Regla 8
· Los prefijos que forman nombre se toman como una sola unidad.

14. • A LA CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS POR LA SELECCIÓN DEL TEMA TRATADO OBEDECE EL
• SISTEMA ALFABÉTICO POR ASUNTOS, TEMÁTICO O IDEOLÓGICO. EL NOMBRE DE LA PERSONA O
• RAZÓN SOCIAL NO SE CONSIDERA AL ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS.
• EN CONCLUSIÓN, EL ARCHIVO UN
• DICCIONARIO. SE USA EN LA PEQUEÑA EMPRESA Y EN OTRAS ACTIVIDADES DONDE SE
• JUSTIFIQUE LA DIVISIÓN DE LOS TEMAS; UN EJEMPLO ES LA LISTA DE LAS CLASES DE NEGOCIOS
• EN LA SECCIÓN CLASIFICADA DE LAS PÁGINAS AMARILLAS DE UN DIRECTORIO TELEFÓNICO.
• SU ORGANIZACIÓN ES MUY SIMPLE:
• - GUÍA ALFABÉTICA: PARA INDICAR EL ORDEN ALFABÉTICO DEL GRUPO.
• - CARPETAS INDIVIDUALES: EN ESTRICTO ORDEN ALFABÉTICO POR ASUNTO

15. ARCHIVO: LAS EMPRESAS PÚBLICAS O PRIVADAS REALIZAN TRANSACCIONES DIVERSAS, LAS CUALES ORIGINAN
REGISTROS EN FORMA DE COTIZACIONES, FACTURAS, PEDIDOS Y SOLICITUDES DIVERSAS. MUCHOS DE ESTOS
DOCUMENTOS REQUIEREN SER CONSERVADOS EN FORMA ORDENADA, SISTEMÁTICA, DE FORMA TAL QUE
CUANDO HAYA NECESIDAD DE REFERIRSE A ELLOS POR CUALQUIER CIRCUNSTANCIA, PUEDAN SER
LOCALIZADOS FÁCIL Y PRONTAMENTE.
EL ARCHIVO EN LA EMPRESA ES UNO DE LOS INSTRUMENTOS MÁS IMPORTANTES, YA QUE EN ÉL SE RECOPILA EN
FORMA ORGANIZADA LOS REGISTROS, DOCUMENTOS DE INTERÉS PARA LA EMPRESA. EL PROCEDIMIENTO DE
CLASIFICAR, ORGANIZAR Y CONSERVAR LOS REGISTROS DE UNA EMPRESA EN FORMA SISTEMÁTICA SE LE
CONOCE COMO ARCHIVAR, ACTIVIDAD QUE SE REALIZA CON LA FINALIDAD DE LOGRAR RAPIDEZ Y EFICACIA EN
LA LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.
EN TODOS LOS PAÍSES JUNTO CON LOS ARCHIVOS NACIONALES, EXISTEN LOS ARCHIVOS DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. POR LO GENERAL EN LOS PAÍSES LATINOAMERICANOS NO EXISTE UNA POLÍTICA
PRECISA Y SISTEMÁTICA QUE DETERMINE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, SINO QUE
CADA ORGANISMO UTILIZA SU PROPIO SISTEMA BASADO EN LA NORMATIVA INTERNA EMANADA DEL MISMO. Y
ADOPTAN LOS PROCEDIMIENTOS QUE CONSIDEREN MÁS CONVENIENTES, DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE
LA ORGANIZACIÓN Y A LA NATURALEZA DE LOS DOCUMENTOS.
DEBIDO A LA DIVERSIDAD DE LOS ORGANISMOS DE LOS CUALES DEPENDEN LOS ARCHIVOS PRIVADOS, ÉSTOS
PUEDEN CLASIFICARSE EN: SOCIALES, GREMIALES, DEPORTIVOS, POLÍTICOS, ECLESIÁSTICOS, NOTARIALES,
EDUCACIONALES, PARTICULARES.
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS.
A.- REUNIR ORDENADAMENTE TODOS LOS DOCUMENTOS QUE CIRCULAN EN LA EMPRESA.

16. LA CLASIFICACIÓN FORMA PARTE DE UNA CIENCIA
GLOBAL, LA TAXONOMÍA, DEFINIDA POR FREDERICK SUPPE
COMO UN SISTEMA DE CATEGORÍAS PARA CLASIFICAR
COSAS O SIGNOS INDIVIDUALES PARTIENDO DE
SIMILITUDES MORFOLÓGICAS, FUNCIONALES O SOCIALES.
LA CLASIFICACIÓN ES UNA OPERACIÓN INHERENTE AL SER
HUMANO QUE REALIZAMOS DE FORMA INCONSCIENTE EN
LA VIDA DIARIA PARA DIFERENCIAR COSAS. POR EJEMPLO,
IMAGINEMOS DOS COCHES. EN PRINCIPIO, AMBOS SE
DIFERENCIAN DE OTROS VEHÍCULOS DE TRACCIÓN
MECÁNICA. ENTRE ELLOS, LAS DIFERENCIAS LAS
COMENZAMOS A PERCIBIR CUANDO LOS "CLASIFICAMOS",
AGRUPAMOS, SEGÚN ALGÚN CRITERIO; EL COLOR, LA
MARCA, EL MODELO, TAMAÑO, POTENCIA ... EN EL
ÁMBITO DE LA ARCHIVÍSTICA, EL PROCESO ES SIMILAR:
DEBEMOS ESTABLECER CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN QUE
NOS PERMITAN RECONSTRUIR LA ESTRUCTURA DEL
FONDO.