1. ESCUELA NORMAL NO. 3 DE TOLUCA
LICENCIATURA EN EDUCACION PREESCOLAR
ALUMNA:
PAOLA ELIZABETH ROBLES LOPEZ
MAESTRO:
ADRIAN CLEMENTE FABELA
MATERIA:
LA TICS EN EDUCACION PREESCOLAR
1° GRADO GRUPO II
CICLO ESCOLAR:
2012 – 2013

2. ESTRUCTURA DOCUMENTAL
REPRESENTA LA JERARQUÍA DE LOS DOCUMENTOS QUE SE DEFINEN
PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC) Y SE
REPRESENTAN EN LA SIGUIENTE PIRÁMIDE DOCUMENTAL:
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC): DOCUMENTO
QUE DESCRIBE EN FORMA GENERAL EL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD, LA ESTRUCTURA DE PROCESOS, FICHAS
DE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO, REFERENCIA A LOS
PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS, EL ALCANCE Y LAS EXCLUSIONES
DEL SGC.
FICHA DE ALINEAMIENTO ESTRATÉGICO: DOCUMENTO EN EL QUE SE
DESCRIBE EL ESQUEMA GENERAL DE UN PROCESO. ESTÁ
IDENTIFICADO CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA C. LOS
ELEMENTOS QUE LO COMPONEN SON: FINALIDAD Y LÍDER DEL
PROCESO, SECUENCIA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO, ENTRADAS

3. (INSUMOS) Y SALIDAS (RESULTADO RELEVANTE), APORTE DEL
PROCESO AL PLAN ESTRATÉGICO, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS
PROCESOS (INDICADORES DE GESTIÓN), INTERACCIÓN CON OTROS
PROCESOS Y RECURSOS.
PROCEDIMIENTO: DOCUMENTO QUE DESCRIBE LAS ACTIVIDADES DE
UN PROCESO, ES DECIR EL CONJUNTO DE TAREAS O ACCIONES
NECESARIAS PARA LA OBTENCIÓN DE UN RESULTADO. ESTÁN
IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA P,
TIENEN LA SIGUIENTE ESTRUCTURA: OBJETIVO, ALCANCE,
DESARROLLO. EL DESARROLLO SE HACE EN UNA TABLA, EN LA QUE SE
ENCUENTRAN ASOCIADA LA DENOMINACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
DEL PROCESO, LA DESCRIPCIÓN DE ÉSTAS POR MEDIO DE TAREAS, LOS
RESPONSABLES, DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS A CADA
ACTIVIDAD, LAS DEFINICIONES DE TÉRMINOS TÉCNICOS,
DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y CONTROL DE LOS REGISTROS.
SI SE NECESITA AMPLIAR LA INFORMACIÓN DE UNA TAREA, ESTA SE
HACE EN UN INSTRUCTIVO.
EJEMPLO:

4. HTTP://WWW.UCC.EDU.CO/SGI/PAGINAS/ESTRUCTURA_DOCUMENTAL.
ASPXESTÁ IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA
LETRA I, TIENE LA SIGUIENTE ESTRUCTURA: EL DESARROLLO QUE SE
HACE EN UNA TABLA, EN LA QUE SE ENCUENTRAN ASOCIADA LA
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD POR MEDIO DE TAREAS, LOS
RESPONSABLES, DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS A CADA
TAREA, ADICIONALMENTE CONTIENE LAS DEFINICIONES DE
TÉRMINOS TÉCNICOS, DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y CONTROL DE
LOS REGISTROS.
EJEMPLO:
MANUAL: DOCUMENTO EN EL CUAL SE ESTABLECEN POLÍTICAS Y
DIRECTRICES PARA UN PROCESO O ACTIVIDAD. ESTÁ IDENTIFICADO
CON UN CÓDIGO QUE EMPIEZA POR LA LETRA M. LOS ELEMENTOS QUE
LO COMPONEN SON: UNA PRESENTACIÓN GENERAL QUE INCLUYE EL
OBJETIVO Y ALCANCE, LA TABLA DE CONTENIDO Y EL DESARROLLO, EN
EL CUAL SE DEBEN ASOCIAR LAS NORMAS INSTITUCIONALES,
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, FORMATOS, GUÍAS, Y LOS
ANEXOS ASOCIADOS. ESTOS PUEDEN TENER DISEÑO GRÁFICO PARA
SU PUBLICACIÓN EL CUAL DEBE SER COORDINADO CON LA DIRECCIÓN
NACIONAL DE COMUNICACIONES.
GUÍAS: DOCUMENTOS IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE
COMIENZA CON LA LETRA G, EN ELLOS SE DESCRIBE DE MANERA
ESPECÍFICA EL MANEJO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE
SOPORTE TECNOLÓGICO, LA OPERACIÓN DE UN EQUIPO, ENTRE OTROS,
EJEMPLO: GUÍA DE USUARIO DE FINANZAS ESTUDIANTILES, GUÍA DE

5. MANEJO DEL ESPECTROFOTÓMETRO. DEBE CONTENER UNA
DESCRIPCIÓN GENERAL QUE INCLUYA EL ALCANCE (BIEN SEA PARA
USUARIOS EXTERNOS DE LA HERRAMIENTA O FUNCIONARIOS DE LA
UNIVERSIDAD), TABLA DE CONTENIDO, EL DESARROLLO Y
DEFINICIONES, EN LOS CASOS QUE APLIQUE. ESTOS PUEDEN TENER
DISEÑO GRÁFICO PARA SU PUBLICACIÓN EL CUAL DEBE SER
COORDINADO CON LA DIRECCIÓN NACIONAL DE COMUNICACIONES.
ANEXOS: DOCUMENTOS IDENTIFICADOS CON UN CÓDIGO QUE
COMIENZA CON LA LETRA A, ESTÁN ASOCIADOS A UN
PROCEDIMIENTO O A UN INSTRUCTIVO. EN ELLOS SE DOCUMENTA
TODA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA QUE NO AMERITA SER
DESCRITA COMO PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO, EJEMPLO: UN
LISTADO DE NOMBRES DE CARGO, LA EXPLICACIÓN DE CÓMO SE
CODIFICA UN DOCUMENTO, UN LISTADO DE PROCESOS ENTRE OTROS.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: SON DOCUMENTOS QUE NO TIENEN LA
ESTRUCTURA DEFINIDA POR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD,
PERO SON NECESARIOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS PUES
EN ELLOS SE ENCUENTRAN DATOS E INFORMACIÓN DE APOYO O
CONSULTA PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES; PUEDEN SER
ORIGEN INTERNO O EXTERNO A LA UNIVERSIDAD. SE CONSIDERAN DE
ORIGEN EXTERNO LA NORMATIVIDAD COMO LEYES, DECRETOS,
ORDENANZAS Y METODOLOGÍAS O MODELOS NECESARIOS PARA EL
CUMPLIMIENTO DE LAS REGULACIONES PROPIAS DE LOS SERVICIOS
QUE SE PRESTAN EN LA INSTITUCIÓN, TALES COMO LINEAMIENTOS
DE ACREDITACIÓN DEL CONSEJO NACIONAL DE ACREDITACIÓN (CNA),
METODOLOGÍAS PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS, LAS NORMAS
TÉCNICAS COLOMBIANAS APLICABLES (NTC-ISO 9001), ENTRE OTRAS.
ENTRE LAS ORIGEN INTERNO SE ENCUENTRAN LOS ACUERDOS DEL
CONSEJO SUPERIOR Y LAS RESOLUCIONES RECTORALES. SE
IDENTIFICAN EN EL SISTEMA HACIENDO REFERENCIA AL NÚMERO Y
NOMBRE DE LA NORMA O DOCUMENTO.

6. FORMATOS: ES UNA PLANTILLA O DOCUMENTO PREESTABLECIDO QUE
CONTIENE LOS CAMPOS PARA REGISTRAR DATOS QUE EVIDENCIEN LA
EJECUCIÓN DE UNA ACTIVIDAD. ESTÁN IDENTIFICADOS CON UN
CÓDIGO QUE COMIENZA CON LA LETRA F. SU ESTRUCTURA INTERNA
SE DISEÑA SEGÚN LAS NECESIDADES DE CADA PROCESO.
EJEMPLO:
REGISTROS: DOCUMENTO QUE EVIDENCIA LA EJECUCIÓN DE UNA
ACTIVIDAD O TAREA DESCRITA. NO SON MODIFICABLES Y PUEDEN SER
DOCUMENTADOS EN UN FORMATO PREVIAMENTE ESTABLECIDO.
REFERENCIA ELECTRÓNICA:
HTTP://WWW.UCC.EDU.CO/SGI/PAGINAS/ESTRUCTURA_DOCUMENTAL.ASPX