1. Alejandra Mora Correa. 1º II No. 14 2012
ESTRUCTURA DOCUMENTAL
Representa la jerarquía de los documentos que se definen para el Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC) y se representan en la siguiente pirámide documental:
Manual del Sistema de Gestión de Calidad (SGC): documento que describe en forma general
el Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad, la estructura de procesos, fichas de
alineamiento estratégico, referencia a los procedimientos documentados, el alcance y las
exclusiones del SGC.
Ficha de alineamiento estratégico: documento en el que se describe el esquema general de un
proceso. Está identificado con un código que comienza con la letra C. Los elementos que lo
componen son: finalidad y líder del proceso, secuencia de actividades del proceso, entradas
(insumos) y salidas (resultado relevante), aporte del proceso al plan estratégico, seguimiento y
medición de los procesos (indicadores de gestión), interacción con otros procesos y recursos.
Procedimiento: documento que describe las actividades de un proceso, es decir el conjunto de
tareas o acciones necesarias para la obtención de un resultado. Están identificados con un
código que comienza con la letra P, Tienen la siguiente estructura: objetivo, alcance,
desarrollo. El desarrollo se hace en una tabla, en la que se encuentran asociada la denominación
de las actividades del proceso, la descripción de éstas por medio de tareas, los responsables,
documentos y registros asociados a cada actividad, las definiciones de términos técnicos,
documentos de referencia y control de los registros.
Si se necesita ampliar la información de una tarea, esta se hace en un instructivo.
Ejemplo:

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Instructivo: Documento que describe de manera detallada una o varias tareas que aparecen
descritas de manera general en algún procedimiento. Está identificados con un código que
comienza con la letra I, tiene la siguiente estructura: el desarrollo que se hace en una tabla, en
la que se encuentran asociada la descripción de la actividad por medio de tareas, los
responsables, documentos y registros asociados a cada tarea, adicionalmente contiene las
definiciones de términos técnicos, documentos de referencia y control de los registros.
Ejemplo:
Manual: documento en el cual se establecen políticas y directrices para un proceso o actividad.
Está identificado con un código que empieza por la letra M. Los elementos que lo componen
son: una presentación general que incluye el objetivo y alcance, la tabla de contenido y el
desarrollo, en el cual se deben asociar las normas institucionales, procedimientos, instructivos,
formatos, guías, y los anexos asociados. Estos pueden tener diseño gráfico para su publicación
el cual debe ser coordinado con la Dirección Nacional de Comunicaciones.
Guías: Documentos identificados con un código que comienza con la letra G, en ellos se
describe de manera específica el manejo de un sistema de información de soporte tecnológico, la
operación de un equipo, entre otros, ejemplo: Guía de Usuario de Finanzas Estudiantiles, Guía
de manejo del espectrofotómetro. Debe contener una descripción general que incluya el alcance
(bien sea para usuarios externos de la herramienta o funcionarios de la Universidad), tabla de
contenido, el desarrollo y definiciones, en los casos que aplique. Estos pueden tener diseño
gráfico para su publicación el cual debe ser coordinado con la Dirección Nacional de
Comunicaciones.
Anexos: Documentos identificados con un código que comienza con la letra A, están
asociados a un procedimiento o a un instructivo. En ellos se documenta toda información
complementaria que no amerita ser descrita como procedimiento o instructivo, ejemplo: Un
listado de nombres de cargo, la explicación de cómo se codifica un documento, un listado de
procesos entre otros.
Documentos de referencia: son documentos que no tienen la estructura definida por el Sistema
de Gestión de la Calidad, pero son necesarios para la ejecución de los procesos pues en ellos se
encuentran datos e información de apoyo o consulta para el desarrollo de las actividades;
pueden ser origen interno o externo a la Universidad. Se consideran de origen externo la
normatividad como leyes, decretos, ordenanzas y metodologías o modelos necesarios para el
cumplimiento de las regulaciones propias de los servicios que se prestan en la Institución, tales
como Lineamientos de Acreditación del Consejo Nacional de Acreditación (CNA), metodologías
para la formulación de proyectos, las Normas Técnicas Colombianas aplicables (NTC-ISO
9001), entre otras.

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Entre las origen interno se encuentran los Acuerdos del Consejo Superior y las Resoluciones Rectorales.
Se identifican en el sistema haciendo referencia al número y nombre de la norma o documento.
Formatos: Es una plantilla o documento preestablecido que contiene los campos para registrar
datos que evidencien la ejecución de una actividad. Están identificados con un código que
comienza con la letra F. Su estructura interna se diseña según las necesidades de cada proceso.
Ejemplo:
Registros: Documento que evidencia la ejecución de una actividad o tarea descrita. No son
modificables y pueden ser documentados en un formato previamente establecido.