El documento define e importancia de los manuales de procedimientos administrativos (MAPROS), los cuales orientan y agilizan los trámites dentro de las instituciones. Explica las ventajas de la racionalización de procedimientos, como minimizar costos y tiempos. Luego detalla las etapas para la racionalización de procedimientos y las consecuencias del análisis de procedimientos, como eliminar pasos innecesarios. Finalmente, presenta los elementos clave que debe contener un MAPRO y la simbología utilizada en los diagramas de flu

1. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
(MAPROS)
Lic. Adm. Regner Castillo

2. DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
 Llamado también Manuales de Operaciones. Es
un documento de gestión institucional, que
tiene por objeto orientar, agilizar y viabilizar
un trámite para la obtención de un producto o
servicio, solicitado por los usuarios, dentro de
un plazo prudencial, señalando las áreas
responsables de su cumplimiento.
 Es importante para la empresa, para el usuario
y para el gobierno, por cuanto permite una
adecuada ejecución del trabajo, con el menor
costo y en el menor tiempo posible.

3. VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
1. Minimizar el esfuerzo, costo y tiempo de atención de
las acciones administrativas.
2. Facilitar un mayor control y seguridad en el
procesamiento de expedientes, eliminando trámites
innecesarios.
3. Coadyuvar a mejorar el servicio público y privado
facilitando el cumplimiento de sus obligaciones.
4. Orientar y capacitar al personal que ingresa o labora
en las diferentes dependencias a través de los
manuales de procedimientos.
5. Evaluar el funcionamiento de la entidad estatal y
privada a partir de la eficacia o no eficacia de los
procedimientos administrativos.

4. ETAPAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
El proceso de racionalización de procedimientos
comprende las siguientes etapas:
Inventario de procedimientos
Priorización de procedimientos
Descripción de la situación actual
Análisis y propuesta de racionalización de
procedimientos
Formulación del manual de procedimientos
Aprobación e implantación
Seguimiento y control de procedimientos

5. CONSECUENCIAS DEL ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO
1. Deben eliminarse acciones realizadas por dependencias
cuya participación no es significativa.
2. Podrán funcionarse los procedimientos de naturaleza
similar y que tienen el mismo tratamiento.
3. Previa evaluación deben eliminarse las acciones
duplicadas en la ejecución de un trámite.
4. Podrán suprimirse pasos innecesarios como resultado del
estudio de la carga de trabajo en la empresa.
5. En casos necesarios deberá descentralizarse o
desconcentrarse las decisiones centralizados en niveles
superiores.
6. Los requisitos exigidos para la admisión de un
expediente deben limitarse a los estrictamente
necesarios.
7. En caso de existir disposiciones legales, que constituyan
“Cuellos de Botella” en el trámite de un expediente,
debe recomendarse su modificación.

6. EXPERIMENTACIÓN DEL NUEVO PROCEDIMIENTO
 El nuevo procedimiento racionalizado antes de
ser aprobado oficialmente debe ser sometida a
experimentación. Será expuesto a los jefes y
demás personas de la oficina donde se
implementará el nuevo procedimiento,
debiéndose tomar nota de los comentarios y
sugerencias que se presentaron pudiéndose
reajustarse y perfeccionarse antes de la
implantación definitiva del nuevo
procedimiento.

7. ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL MAPRO
I. Nombre del procedimiento. Identifica la
denominación del procedimiento.
II. Presentación o introducción. Se menciona que es un
documento de carácter instructivo, informativo y
orientador, básico para el usuario de la empresa o
institución.
III. Objetivo. Establecer el propósito de normar y agilizar
la atención de gestiones y reclamos de carácter
administrativo, económico y productivo por parte de
los usuarios.
IV. Base Legal. Contiene las disposiciones legales que
amparan y den sustento al nacimiento y vigencia del
MAPRO.

8. V. Alcance. Comprende al ámbito de aplicación del
MAPRO.
VI. Aprobación, revisión y actualización. Señala la
norma o resolución de aprobación y fecha para
entrar en vigencia. Así como el período de
duración, revisión y actualización.
VII. Principios. Se hace referencia a la Ley N° 27444
Ley de Procedimiento Administrativo General.
Señalándose entre otros, los principios de
celeridad, de simplicidad, de responsabilidad, de
imparcialidad, de presunción de la veracidad, de
eliminación de exigencias y formalidades
costosas, etc.

9. VIII. Descripción narrativa del procedimiento.
8.1. Nombre específico del procedimiento:
Precisar y codificar
8.2. Requisitos: Diversos (de acuerdo a la
naturaleza del procedimiento)
8.3. Procedimiento: Etapas, oficinas
responsabilidad, acciones que deben ejecutarse
(inicio y término).
IX. Diagrama de flujo del procedimiento
(Flujograma). Representación gráfica del
recorrido funcional del procedimiento
administrativo pertinente.
X. Glosario de términos. Lista de conceptos de
carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas
de elaboración de los manuales de procedimientos que
sirven de apoyo para su uso o consulta.

10. LOS FLUJOGRAMAS
Diagrama del Flujo (fluxograma)
Son diagramas que expresan gráficamente las distintas
operaciones que forman parte de un procedimiento,
estableciendo secuencias cronológicas.
Puede contener información sobre el método de ejecución
de operaciones, el itinerario de las personas, el itinerario de
documentos, la distancia recorrida, el tiempo empleado,
etc.
TIPOS DE FLUXOGRAMA
Puede ser de formato vertical y horizontal
a) Formato Vertical
Cuando las secuencias de las operaciones va de arriba hacia
abajo, efectuadas para alcanzar un propósito.

11. DIAGRAMA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN
IDENTIFICAR
NECESIDADES DE
CAPACITACION
OBJETIVO:
CAPACITACION
RECOPILACION DE
INFORMACION
INSTRUMENTO
FINANCIERO
MATERIALDE
INFORMACION
PROGRAMACIONORGANIZACIONEVALUACIONEJECUCION
ELABORACION
PROGRAMA DE
CAPACITACION
EJECUCION
PROGRAMA DE
CAPACITACION
EVALUACION
PROGRAMA DE
CAPACITACION
EVALUACION DEL
CAPACITADO

12. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE
SELECCIÓN DE PERSONAL
RECEPCION DE
EXPEDIENTES
EVALUACION DE
EXPEDIENTES
ANTECEDENTES
DESFAVORABLES
IMPRESION GENERAL
DESFAVORABLE
PUNTUACION
DESFAVORABLE
DECISION NEGATIVA
INCAPACIDAD FISICA
ANTECEDENTES
DESFAVORABLES
ENTREVISTA
PRELIMINAR
PRUEBADE
EMPLEO
SELECCION
PRELIMINAR
ENTREVISTA
FINAL
EXAMEN
MEDICO
ASIGNACION
DELEMPLEORECHAZO

13. b) Formato Horizontal
 Secuencia de las operaciones que van de izquierda a
derecha.
 Esquema del proceso de matricula en la Universidad
Nacional del Callao.
DIRECCIÓN DE
ESCUELA BANCO
CENTRO DE
COMPUTO FACULTAD
Recoger:
• Record de notas
• Boleta de pago
• Ficha de pre-matricula
Pago de
Derecho de
Matricula
Entregar:
• Boleta de pago
• Ficha de pre-matricula
Recepcional:
• Reporte de matricula
firmado por el profesor
consejero

14. SIMBOLOGÍA BÁSICA UTILIZADOS EN UN TRÁMITE
ADMINISTRATIVO
ASME (La American Society Of Mechanical Engineers)
La Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (Diagramación de
Sistemas Administrativos).
• OPERACIÓN (cuando algo se cambia, se crea
o se agrega) – escribir un oficio.
Recepcionar bienes de ingreso al almacén.
• TRANSPORTE (cuando algo se mueve de un
sitio a otro) – trasladar un oficio de una oficina a
otra oficina en el curso de un trámite
administrativo.

15. Simbología estándar de
procedimientos
administrativosDocumento
Multi-documentos
proceso
decisión
Terminal o inicio de
control
Adjunto de documentos
Archivo transitorio
Archivo definitivo
Registro de documentos
Documento provisional

16. Simbología estándar de
procedimientos
administrativosSecuencia
Conector
Demora
Documento Destruido
Comienzo del proceso
Flujo de documentos
Flujo de información.
Transporte o
desplazamiento

17.  ESTACIONAMIENTO PROVISIONAL (Espera
momentánea) – un oficio en espera del
conserje.
 ESTACIONAMIENTO DEFINITIVO
(almacenamiento o archivo definitivo)
archivar el documento decepcionado por el
usuario en la atención de la obtención del
título profesional de C.P.C.
 INSPECCIÓN (verificación y/o comprobación)
– verificar los requisitos de obtención de Título
profesional de C.P.C.
ANSI (American National Standard Institute)
El Instituto Nacional Americano de Normas
(Procesamiento Electrónico de datos)