El documento describe un sistema para apoyar la gestión de eventos científicos por un Centro de Convenciones. El sistema controlará el evento desde su planificación inicial hasta la presentación de informes finales. Permitirá registrar información sobre el evento, generar un sitio web, gestionar presentaciones, evaluaciones, certificados de participación y reportes financieros para facilitar la organización del evento.

1. EVENTOS CIENTÍFICOS
Se desea realizar un sistema para apoyar a un Centro de Convenciones en la gestión de
eventos científicos. El sistema debe controlar el evento desde su caracterización hasta
la presentación de informes sobre la participación y el balance financiero, y será puesto
a disposición de los comités organizadores de los eventos para facilitarles su gestión.
El Coordinador general del evento será el encargado de registrar la información
preliminar para su lanzamiento, para ello caracteriza al evento especificando: título del
evento, nombre del coordinador general, secretarios, jefes e integrantes de los comités
organizador y técnico, duración (fecha de inicio y fin), las comisiones de trabajo que
sesionarán y las temáticas que se abordarán en cada una de ellas, las conferencias y
mesas redondas, la fecha límite de entrega de trabajos, la dirección postal y de correo a
usar para hacer llegar los trabajos al comité técnico, la fecha de confirmación de
trabajos aceptados y la cuota a pagar por cada tipo de participante.
Cuando el Coordinador general decide que toda la información para el lanzamiento del
evento está introducida al sistema y es correcta, solicita al sistema que genere
automáticamente un sitio Web donde se publique.
Otro de los aspectos que hay que coordinar previamente es el lugar donde se realizará el
evento, que puede ser: el mismo Centro de Convenciones, un hotel, un centro comercial
u otro centro de convenciones. De la instalación se necesita registrar la dirección,
capacidad general, horarios disponibles y la capacidad y equipamiento de cada local con
que cuenta. Esta información es registrada por el Jefe de la Comisión organizadora.
El Jefe de la Comisión técnica decide de entre sus miembros quién coordina cada
comisión de trabajo y qué otros miembros la integran. Además, a cada comisión se le
asigna una secretaria que será la encargada de registrar en el sistema el título, autores, e-
mail del autor principal y el resumen de los trabajos que la comisión acepta para su
presentación. Para el caso de los no aceptados, registra la misma información a
excepción del resumen.
El Coordinador general tiene la potestad de posponer la fecha límite para la entrega de
trabajos o de confirmación de aceptados. Cuando esto ocurre, automáticamente el
sistema actualiza la página Web.
Cuando el sistema detecta que llegó la fecha de informar si los trabajos fueron o no
aceptados, envía automáticamente un correo a todos los que presentaron trabajos y
publica en el sitio Web los trabajos aceptados.
De todas las ponencias (aceptadas o no), la secretaria introduce al sistema la evaluación
que dan los revisores categorizadas en: Actualidad del tema, Novedad del tema y
Calidad de la presentación; cada acápite recibe una evaluación cualitativa (Excelente,
Bien, Regular, Insuficiente). Esta información se envía por correo a los autores, pero no
se publica en el sitio.
El Jefe de cada comisión designa quiénes serán los dos revisores de cada trabajo, de los
integrantes de la comisión; además es el encargado de planificar el día, la hora y lugar
de presentación de cada ponencia.
En la Comisión organizadora hay un equipo de acreditación que es el encargado de
recibir las solicitudes de participación de ponentes y observadores (que son
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2. participantes que no presentan trabajo) y actualiza al sistema con los datos particulares
de cada uno (Nombre, DNI o Pasaporte, País, e-mail y si ha pagado o no).
Los participantes pueden ser ponentes y observadores, pero existen dentro de ellos dos
categorías: profesional (paga la cuota completa que le corresponde de acuerdo a su
condición) o estudiantes (paga la mitad de la cuota de inscripción que le corresponde).
El Jefe de la Comisión Técnica define quiénes serán los conferencistas y los integrantes
de las mesas redondas. En las conferencias participa un ponente, y en las mesas
redondas participan varios. Asimismo, un ponente puede participar en varias
conferencias o mesas redondas. Los especialistas que ofrecen las conferencias
magistrales, no tienen que pagar.
Para llevar un control real de las ponencias presentadas, conocer los temas que
despertaron mayor interés, los ponentes y observadores que asistieron a cada ponencia,
mesa redonda y conferencia y la cantidad que intervinieron, se tiene una computadora
en cada sala, en la que el Jefe de sala actualiza constantemente esta información.
El sistema debe permitir la emisión de un listado de participación que será entregado
por el Jefe de la Comisión Técnica al Coordinador para que lo firme, antes de que se
entregue al participante. El Jefe de la Comisión organizadora debe crear la plantilla que
tendrán los certificados de conferencistas, panelistas, observador, ponente e integrante
de alguna de las comisiones del evento.
El Coordinador general consulta al sistema y obtiene informes asociados con los
ingresos del evento, el total de participantes y el balance financiero final. Para elaborar
el balance financiero, se requiere que los secretarios actualicen en el sistema los gastos
en los que se ha incurrido y el concepto de gasto asociado.
PROFESOR: MSC Luis Serna Jherry
Lima - Perú
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