1. ASPECTOS GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL.
ANGELICA ROCIO DELGADO
YULLY ESPERANZA MARTINEZ CHON
SENA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C.
2014
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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2. ASPECTOS GENERALES DE LA DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL.
ANGELICA ROCIO DELGADO
YULLY ESPERANZA MARTINEZ CHON
Presentado a:
Clemencia Maldonado
SENA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
BOGOTÁ D.C.
2014
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3. TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION…………………………………………………………………………….….4
1.
LISTA DE CHEQUEO. ........................................................................................................................5
1.1.
1.2.
2.
TABULACIÓN. .............................................................................................................................5
ANALISIS ......................................................................................................................................5
AUTOSERVICIO EL EDÉN( memorando) ......................................................................................6
AUTOSERVICIO EL EDÉN .......................................................................................................................6
3.
CIRCULAR GENERAL .......................................................................................................................7
4.
AUTO SERVICIO EL EDEN(acta) ....................................................................................................8
5.
CONCLUSIONES ..............................................................................................................................10
6.
BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................................................11
3

4. INTRODUCCIÓN.
En el presente informe, se dará a conocer normas técnicas colombianas de la
documentación, como se elaboran dichos documentos como actas, memorandos,
circulares y demás. Esta información la conoceremos de acuerdo a los documentos
utilizados y la forma de elaboración en la empresa “AUTOSERVICIO EL EDEN”.
Por medio de la herramienta estadística lista e chequeo que nos ayudara diagnosticar
las problemáticas más comunes en la elaboración de los documentos de la empresa.
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5. 1. LISTA DE CHEQUEO.
OBJETIVO: Identificar si la organización conoce y utiliza normas para la
documentación.
VARIABLES
¿Se elaboran memorandos para las
dependencias?
¿Se elabora documentos para las cotizaciones?
¿Se elaboran certificaciones de tipo laboral?
SI
diferentes


OBSERVACIONES
Ya que es Soporte físico.
Ya que laboran en este
establecimiento.


¿Se elaboran circulares para dirigirse a los empleados?
¿Se elaboran actas?
1.1.
NO

TABULACIÓN.
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS.
SI
NO
40%
60%
1.2.
ANALISIS
De acuerdo con la lista de chequeo implementada en la empresa AUTO SERVICIO EL
EDEN se pudo evidenciar que no manejan documentos importantes tales como actas
5

6. ni memorandos, ya que no conocen las normas que rige la ley para la realización de
estos documentos.
Por esta razón podemos sugerir los siguientes diseños de memorandos, actas para así
lograr una mejor imagen de la empresa para los clientes tanto interna como
externamente.
Transcriptor: July Martinez y Roció Delgado.
2. AUTOSERVICIO EL EDÉN (memorando)
AUTOSERVICIO EL EDÉN S.A.
SANTAFE DE BOGOTÁ D.C. 22 de febrero de 2014.
MEMORANDO N° 45-2014.
PARA: Luis Vásquez (operario).
DE: German Ibáñez (Administrador).
Asunto: Llegada tarde.
En el presente día el trabajador Luis Vásquez, llego atrasado por veinte (20) minutos,
dependiendo de esto se realizó el debido proceso, para descuento a nómina.
AUTOSERVICIO EL EDÉN
Economía para su hogar.
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7. 3. CIRCULAR GENERAL
2014-87
Santafé de Bogotá D, C. 14 de Febrero de 2014.
Para los trabajadores.
Asunto: Nueva instalación de servicio.
La dirección administrativa, tiene el gusto de informarles que a partir del mes de
septiembre del presente año, se abrirá una nueva instalación en la cra 27 G no 67-72
sur, Barrió lucero alto. En el establecimiento se encontrara el administrador German
Ibáñez, el cual estará encargado del buen funcionamiento.
Agradecemos su puntualidad a la llegada a las instalaciones, se verá relacionados las
funciones de los trabajadores para conocer agilidad, servicio y actitud, con el fin de
expandir personal para la nueva instalación.
Gracias por la atención prestada.
Cordialmente
Víctor Hernández
Gerente General.
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8. 4. AUTO SERVICIO EL EDEN (acta)
Acta junta directiva
FECHA: Bogotá D.C, 21 de marzo de 2014
HORA: De las 17:00 a las 19:00 horas
LUGAR: Sala de juntas.
ASISTENTES: Julio Cubillos Gómez. Presidente Raúl Benítez Flores. Vicepresidente.
Gabriela Urrea Jara. Secretaria.
INVITADOS: Santiago Londoño Escobar, Asesor.
AUSENTES: Carlos García Muñoz.
ORDEN DEL DIA.
1.
Verificación del quórum.
2.
Lectura y aprobación del acta anterior.
3.
Estudio y solicitudes de préstamo.
4.
Proposiciones y varios.
DESARROLLO DE LA REUNION.
1.
Verificación del quórum
El presidente dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el quórum
reglamentario para dar inicio.
2.
Lectura y aprobación del acta anterior.
La secretaria leyó el acta 010 de la reunión del 21 de marzo de 2014 la cual fue
aprobada sin modificaciones.
3.
Estudio y solicitudes de préstamo.
La secretaria informo que solo había una solicitud, la del socio Javier Martínez mejía,
por 20.000 pesos.
El socio Juan Carlos castro solicito aclaraciones sobre el monto de los aportes y saldo
a cargo del solicitante.
4.
Provisiones y varios
8

9. 5.
La secretaria Graciela Urrea jara, leyó la carta enviada por el señor Alberto
borda san clemente, en la cual solicita retiro de la cooperativa.
CONVOCATORIA (para una nueva reunión)
La próxima reunión se realizara en la sala de juntas, el 27 de julio del 2014 a las 10:00
horas.
JULIO CUBILLOS GÓMEZ
Presidente
GRACIELA URREA JARA
secretaria
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10. 5. CONCLUSIONES
De acuerdo al anterior informe se puede concluir que la empresa AUTO SERVICIO EL
EDEN presenta un índice bajo en la elaboración de documentos por lo cual decidimos
sugerirle la utilización de normas para la realización de actas, memorandos, circulares
entre otros para ayudar al manejo y desarrollo de la información. Teniendo en cuenta
las normas Icontec establecidas por la guíatécnica colombiana GTC-185.
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11. 6. BIBLIOGRAFIA
Fuentes:
www.sisman.utm.edu.ec/.../DOCUMENTACION%20ORGANIZACIONA.
Material de apoyo presentado en plataforma Sofía.
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