El documento define el expediente electrónico como un conjunto de documentos digitales que reemplazan al expediente tradicional en papel. Explica que el expediente electrónico ofrece ventajas como rapidez, descentralización, validez legal y seguridad. También resume los beneficios de implementar expedientes electrónicos en las organizaciones como mayor eficiencia, productividad y reducción de costos.

1. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

2. ¿Qué es el expediente electrónico?
 Para comprender mejor es conveniente
comenzar definiendo qué es un expediente para
luego adentrarnos en el expediente electrónico y
sus particularidades.

3. CONCEPTO
 Un expediente es un documento completo que
reúne la suma de todos aquellos documentos
que requiere la gestión solicitada por una
persona física o legal. Es un conjunto de datos
registrados en un soporte durante el seguimiento
y hasta la finalización de una actividad
institucional o personal, y que comprende un
contenido, un contexto y una estructura suficiente
para constituir una prueba o una evidencia de
esa actividad.

4. FUNCIONES:
 El mecanismo tradicionalmente más empleado para
ejecutar procedimientos administrativos en la órbita
de los organismos públicos y algunos privados, es
el Expediente. Históricamente, cada expediente
consiste en un conjunto de documentos en papel,
muchas veces voluminoso, que requiere un traslado
lento de los mismos entre los funcionarios para que lo
lean y actúen sobre él.
 El trasiego de los documentos en papel que forman el
expediente, entre las personas, entre oficinas y entre
diferentes organismos, resulta de una ejecución
ineficiente, con una gran cantidad de riesgos
asociados. Entre los principales destacan el extravío,
la pérdida de confidencialidad, la sustracción de fojas,
el deterioro de los papeles, el acceso no autorizado a

5. ¿Cómo funciona el expediente
judicial electrónico?
 El expediente judicial electrónico permite al
abogado de la parte actora la confección y
traslado de la demanda, previo abono digital de
la tasa judicial respectiva. Admitida la demanda,
el juez correrá traslado electrónico al
demandado, siendo notificado via notificación
electrónica. El sistema permitirá igualmente al
demandado contestar electrónicamente la
demanda. Establecida la relación jurídica
procesal, se desarrolla el proceso

6. CARACTERÍSTICAS
 Rapidez.
 Descentralización.
 Validez legal.
 Transparencia.
 Interoperabilidad e intercambio
 Del papel al digital.
 Rápida localización y fácil almacenamiento.
 Heterogeneidad documental.
 Copias fieles.
 Seguro.
 Firma electrónica.

7. VENTAJAS:
 Además de lo dicho, es claro que el expediente electrónico
proporciona mayor transparencia a la administración, ya
que los usuarios (ciudadanos, funcionarios, gerentes,
directores), cuentan con herramientas para controlar y dar
seguimiento a sus documentos.
 Asimismo, la información que el software del expediente
electrónico brinda respecto al proceso documental puede
ser utilizada por los propios organismos y empresas para
identificar fallas, “cuellos de botellas” donde se entorpece
el funcionamiento, etapas innecesarias o pasibles de ser
simplificadas. Contar con información actualizada y
completa propicia la generación de conocimiento sobre
cómo mejorar la administración en procura de mayor
eficiencia y rentabilidad.

8. BENEFICIOS Y CONVENIENCIA DE
IMPLEMENTAR EXPEDIENTES
ELECTRÓNICOS
 Este ejercicio de estimación de beneficios es sumamente
importante, aunque en algunas oportunidades no es fácil
determinar todos los rubros involucrados. En
INTEGRADOC contamos con consultores especializados
que le ayudarán a realizar esta estimación si lo desea.
Sólo deberá contactarnos.
 Eficiencia y Productividad al buscar expedientes. Se
estima que los profesionales gastan 50% de su tiempo
buscando información, y les toma 18 minutos encontrar
cada documento en promedio. Esto se traduce
directamente en pérdida de eficiencia y productividad, o
sea en un costo para la organización.
 Reducción de costos de impresión Impresoras, papel,
insumos, son gastos perfectamente cuantificables. Y
evitables!

9.  Reducción de costos y riesgos de perder
documentos. Se estima que entre un 10 y un 15%
de los papeles se pierden alguna vez, lo que conlleva
a que se pase hasta un 30% del tiempo laboral
buscándolos. Nuevamente estamos frente a
ineficiencias cuantificables.

 Traslado de expedientes y manejo de
versiones. Encontrar la última versión de un
documento en un sistema de archivos o en los
correos electrónicos puede ser una tarea desgastante
y costosa. Si a eso le sumamos el trasiego de
expedientes en papel y el tiempo perdido en hacerlo,
estamos frente a una de las mayores ineficiencias de
las organizaciones.

10. LEGISLACION NACIONAL:
 Para el primer semestre de este año está proyectada
la puesta en marcha del expediente digital, el cual
dará lugar aun modelo propio de justicia en red,
aseguró el presidente del Poder Judicial, César San
Martín Castro, quien agregó que esta iniciativa forma
parte de un vasto programa de tecnologías de la
información para facilitar el acceso a la justicia, de
acuerdo a las exigencias y tendencias existentes en
todo el mundo. Acercamiento a la justicia La Corte de
Junín será el distrito judicial piloto sobre las acciones
que emprenderá la judicatura en su acercamiento al
ciudadano, con el apoyo del BM. Así, se tiene
previsto implementar diversos servicios informáticos,
como quioscos multimedia para la expedición de
antecedentes penales, pago de tasas judiciales,
registro biométrico de firmas, y consulta de estado de
expedientes. Además, la implementación del nuevo
sistema de notificaciones electrónicas, entre otros

11. LEGISLACION COMPARADA
 EL EXPEDIENTE ELECTRONICO EN ARGENTINA:
 Senado de la Nación - 17 de Marzo de 2011 - Exp. CD Nº 19 / 11
-Hora: 20:30Buenos Aires, 16 de Marzo de 2011Señor
Presidente del H. Senado. Tengo el honor de dirigirme al Señor
Presidente, comunicándole que esta H. Cámara ha sancionado,
en sesión de la fecha, el siguiente proyecto de Ley que paso en
revisión al H. Senado. El Senado y Cámara de Diputados, etc.
Artículo 1: Autoríza se la utilización de expedientes electrónicos,
documentos electrónicos, firmas electrónicas, firmas digitales,
comunicaciones electrónicas y domicilios electrónicos
constituidos, en todos los procesos judiciales y administrativos
que se tramitan ante el Poder Judicial de la Nación, con idéntica
eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes
convencionales. Artículo 2: La Corte Suprema de Justicia de la
Nación y el Consejo dela Magistratura de la Nación, de manera
conjunta, reglamentarán su utilización y dispondrán su gradual
implementación. Artículo 3: Comuníquese al Poder Ejecutivo
Nacional. Dios guarde al Señor Presidente.

12. EXPEDIENTE EL JUDICIAL EN
BRASIL:
 EXPEDIENTES. Ahora, el paso siguiente es la
implementación del expediente totalmente electrónico,
como se tiene en algunos países; el más cercano es el
Brasil.Con la mesa de entrada electrónica, ya se tiene en
el formato PDF los escritos de las demandas promovidas
por los abogados. Con ello, sepuede ver a través del
sistema electrónico lo que presenta el abogado.Asimismo,
a través del Sistema de Gestión Jurisdiccional–JUDISOFT,
sepueden ver las actuaciones del juzgado, tales como
providencias, actasde declaraciones, autos interlocutorios
y hasta sentencias.Incluso, hay juzgados que piden los
correos electrónicos a los abogados,y se les avisa de las
resoluciones dictadas en sus respectivos expedientes.Con
todo esto, no es mucho lo que falta para implementar el
expedientetotalmente electrónico. Es decir, que las
demandas se promuevan, sesigan y se culminen vía

13. CONCLUSIONES
 Al procurar mejorar la forma que se manejan, distribuyen y
comparten expedientes, las herramientas destinadas a
reemplazar el soporte en papel por un soporte 100%
electrónico cobran vital importancia.
 Una herramienta de primer nivel como INTEGRADOC,
permitirá modelar las etapas por las que pasa cada
expediente, ya sea que siga una ruta ad-hoc o fija, así
como las personas que deben trabajar en ellas. Permitirá
actuar sobre esos expedientes de forma electrónica,
integrando diferentes tipos de documentos, herramientas
de búsqueda, mecanismos de seguridad y firma
electrónica. Indicadores de rendimiento permitirán analizar
objetivamente cómo se están procesando los expedientes,
detectar cuellos de botella y oportunidades de mejora,
medir tiempos y volúmenes procesados, en orden de
decidir mejoras para aumentar la eficiencia y efectividad
de la organización.