El documento describe los beneficios del expediente electrónico judicial, incluyendo una mayor eficiencia en los procesos judiciales, una mejor organización y ubicación de expedientes, y una mayor transparencia y acceso a la información para el público. El expediente electrónico también proporciona mayor seguridad al reducir el riesgo de extravío o adulteración de documentos y dar acceso solo a usuarios autorizados.

1. EXPEDIENTE
ELECTRÓNICO
JUDICIAL
Por: Pablo Moisés Aro Galindo

2. INTRODUCCIÓN
La comunidad jurídica está consciente de los importantes
cambios y beneficios que la modernidad y la tecnología han
traído para el desarrollo del derecho y las ciencias afines,
entre las que cabe destacar, por su trascendencia, la rapidez
y eficiencia en el plano de las comunicaciones, el acceso
masivo a la información electrónica, la capacidad de
almacenar gran cantidad de información, el internet, la
modernización de los proceso de selección, los documentos
digitales y una amplia gama de transformaciones
tecnológicas que hacen imprescindible una reingeniería
total o a fondo y sustancial de los modelos de gestión
existentes hasta la fecha, en el sistema de administración de
justicia.

3. • EXPEDIENTE ELECTRÓNICO JUDICIAL
Para empezar a redactar el presente artículo se debe desglosar…” ¿qué se
entiende por expediente?”…, bien, esta es una herramienta administrativa
utilizada en organismos de gobiernos de los diversos países de habla hispana.
En cada país su definición va a variar ligeramente, sin embargo mantiene la
misma finalidad en todos los casos, la cual es reunir la documentación
necesaria para sustentar el acto administrativo.
Ahora, teniendo en cuenta en que se basa un expediente, podremos entrar al
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO JUDICIAL tema del cual trata el presente
trabajo, ésta es una nueva aplicación en el campo judicial que permitirá
gestionar los expedientes tradicionales de manera electrónica, haciendo
posible mejorar la eficiencia en los procesos administrativos, además de ello,
el uso de la misma permite establecer un nuevo relacionamiento, el cual
resultará más cómodo y moderno, en la relación existente entre el ciudadano
y los distintos organismos del Estado.

4. • Se puede destacar además de ello que el expediente electrónico tendrá la
misma validez jurídica y por lo tanto probatoria que el obsoleto expediente
tradicional, la documentación emergente de la trasmisión a distancia, por
medios electrónicos, entre dependencias oficiales, va a constituir de por sí,
documentación auténtica, verídica y hará plena fe a todos sus efectos en
cuanto a la existencia del original trasmitido, entonces todo documento
electrónico autenticado haciendo uso de la firma digital, se considerará como
de la autoría del usuario al que se le haya asignado la respectiva clave
privada.
En relación a las ventajas que provee el Expediente Electrónico Judicial,
encontramos como una de ellas, la que se encuentra frente al soporte papel.
Algunas de ellas se traducen directamente del reemplazo del papel, mientras
que otras van a derivar de la tramitación electrónica de la documentación en
las diversas organizaciones públicas. En cuanto al Expediente Electrónico,
este va a posibilitar:
- Incrementar la transparencia de las actuaciones de la Administración
Pública.
- Potenciar el acceso a la información.
- Modernizar y mejorar los servicios al ciudadano, obteniendo celeridad de
proceso y de respuesta.

5. •
EL EXPEDIENTE JUDICIAL, ANTECEDENTES.
Primeramente el expediente propiamente dicho según un marco teórico es
una herramienta administrativa utilizada en organismos de los diferentes
países, así también podemos decir que los expedientes son el conjunto de los
documentos que corresponden a una determinada cuestión. También puede
tratarse de la serie de procedimientos de carácter judicial o administrativo
que lleva un cierto orden. Pero La definición de expediente varía incluso
según el país. En general, se trata de un instrumento administrativo que
recopila la documentación imprescindible que sustenta un acto
administrativo.
Entonces ahora que ya conocemos el concepto de expediente veamos que es
un expediente electrónico, en el ámbito de la Administración de Justicia, se
define como el conjunto de información que se genera durante la tramitación
de un expediente judicial, tanto la emitida desde la propia oficina judicial
como la aportada por las partes durante el desarrollo del proceso o la que se
deriva de los informes o aportaciones de peritos y profesionales.

6. •
VENTAJAS
Porque resulta una ventaja el expediente electrónico?, En el sistema judicial
son amplias las fronteras que hay que cubrir como por ejemplo los sistemas
de información que se implementan en las oficinas judiciales, permiten que
toda la información que se genera ya esté en formato electrónico y se integre
de forma natural en el Expediente Judicial Electrónico, así también los
documentos aportados por las partes y los profesionales al expediente llegar
a las oficinas judiciales, donde se incorporarán al Expediente Judicial
Electrónico, tanto si se trata de escritos de trámite como en el caso de
documentos que dan origen a un nuevo asunto judicial, es así que se
mantiene un mejor orden y conservación de dichos expedientes además de su
mejor y más rápida ubicación.
Entonces para beneficiarnos de estas ventajas sería necesario que la
Administración de Justicia busque y plantee que los litigantes, sus
representantes y demás profesionales presenten sus escritos en formato
electrónica con las debidas garantías y que los procesos a los que den lugar
se tramiten íntegramente en formato electrónico esto para hacer más rápida y
ordenada los procesos judiciales pero para conseguirlo sería necesario
fomentar diversas métodos y una correcta actualización de los actores
judiciales.

7. •
¿GLOBALIZACIÓN JUDICIAL?.
Resulta particular que al avance de la Tecnología la necesidad de realizar una correcta asimilación
de estos cambios en Justicia, viene marcada por los riesgos inherentes a todo proceso de
transformación. Es necesario gestionar la resistencia al cambio, especialmente en aquellos
colectivos poco familiarizados con los nuevos procesos y sistemas a poner en marcha. Será
necesario un nivel de compromiso suficiente como catalizador del proceso de cambio, y la
comunicación de una visión global y compartida de los promotores para vencer las dificultades del
impacto organizativo y cultural que supone el hecho de trabajar con nuevos sistemas.
Para poder interrelacionar a todos los usuarios de la Administración de Justicia, es imprescindible
que se disponga de medios seguros. Es necesario acreditar quién está firmando los documentos,
quién está realizando las presentaciones, que lo que figura en el Expediente Judicial Electrónico es
lo que se ha presentado, en definitiva quién y en qué condición está accediendo a la Administración
de Justicia y es aquí donde la firma digital adquiere todo su protagonismo.
Los documentos generados desde los sistemas de información de las oficinas judiciales deberán
estar firmados digitalmente por los usuarios con autorización para ello, siendo estos inicialmente
los secretarios, fiscales, jueces y magistrados. Asimismo las presentaciones que se realizan en el
juzgado deberán tener la validez que en cada momento sea necesario. Los documentos presentados
en las sedes judiciales deben llevar una firma digital mediante una entidad certificadora que a
modo de sello de entrada, certifique que ese es el documento que se ha presentado.
Según lo antes mencionado La existencia del Expediente Judicial Electrónico facilita la itineración
de los mismos no sólo dentro de la nueva organización entre las unidades procesales de apoyo
directo y los servicios comunes, sino también entre diferentes órganos de la estructura judicial,
tanto si se trata de itineraciones de asuntos entre órganos de la misma provincia tales como
elevaciones, recursos, inhibiciones, etc como entre órganos de distintas ubicaciones geográficas.

8. •
EN CUANTO A SUS BENEFICIOS:
A CORTO PLAZO
Transparencia y acceso: El mismo que va a permitir conocer la oficina en la que está el expediente,
la persona que lo tiene y desde qué fecha.
Eficiencia: Tendrá efecto en los expedientes digitales, el paso de una oficina a otra es inmediato, se
va a conocer fácilmente quién tiene el expediente y desde cuándo, permitirá identificar claramente
el trabajo realizado y también el pendiente, ayudando a la distribución de tareas dentro de cada
oficina. Las implantaciones de Expediente Electrónico son una muy buena oportunidad para
readecuar los trámites y de esta manera simplificarlos.
Fácil ubicación de expedientes: Realizar búsquedas por los distintos datos concernientes, sin tener
la necesidad de rastrearlo por el número, va a posibilitar acceder a los expedientes desde cualquier
dependencia.
Seguridad: Se lograría la disminución de riesgo de que ocurra un extravío al no utilizarse el ya tan
utilizado papel, habría una mayor dificultad de adulteración, se encontraría un mayor control de
acceso para permitir consultar los expedientes realizados únicamente a las personas autorizadas, se
encontraría respaldo de los expedientes de forma automática y finalmente y como punto más
importante la protección de datos sensibles.

9. • Mayor dificultad de adulteración: Producirá mayor control de acceso para
permitir consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas,
respaldo de los expedientes de forma automática, se encontrará protección de
datos sensibles, se puede obtener información sobre la cantidad de
expedientes generados por oficina, por tema, por fechas, entre otros, se
puede saber quién, cuándo y qué modificaciones se hicieron, habría menor
necesidad de impresión, EL formato electrónico permite que la información
no se deteriore con el tiempo lo cual se encuentra como problema principal
en los expedientes físicos, se dará la obtención de indicadores lo cual permite
identificar los problemas de la gestión y así definir procedimientos para
mejorar la misma.
A MEDIANO PLAZO:
Se da la obtención de indicadores que permite identificar los problemas de
gestión y así definir procedimientos para mejorar la misma y finalmente
menor utilización de espacio físico a medida que la cantidad de papel va
disminuyendo.

10. • A LARGO PLAZO:
Los expedientes serán tratados uniformemente sin importar la dependencia a la cual pertenecen y
como último punto la eliminación del archivo físico de expedientes una vez que se tengan todos en
forma electrónica, debido a su ya inútil conservación.
Sin embargo en lo que concierna a la actualidad de nuestro país, según el Diario Oficial “El
PERUANO” está programado, para el primer semestre de este año la puesta en marcha del
expediente digital, el mismo que dará lugar a un modelo propio de justicia en red, según hizo
alusión el presidente del Poder Judicial, César San Martín Castro, además el mismo que agregó que
esta iniciativa forma parte de un vasto programa de tecnologías de la información para de esta
manera facilitar el acceso a la justicia, de acuerdo a las exigencias y tendencias existentes en todo
el mundo, lo que resulta entonces siendo una necesidad fundamental.
CONCORDANCIA CON LA LEGISLACIÓN Y LA JURISPRUDENCIA
Otro de los grandes beneficios es que el proceso digital estaría conectado con la legislación y la
jurisprudencia como parte de una consulta o referencia cotidiana. A partir de una sentencia,
resolución o un dictamen fiscal, sin necesidad de tener que recurrir a una biblioteca u otra fuente
bibliográfica, se puede ubicar inmediatamente y en forma instantánea la norma legal o cualquier
otra fuente informativa o bibliográfica que se cita y viceversa, sin perjuicio de poder recurrir
también a otras fuentes de consulta relacionadas o supeditadas con el tema resuelto. Se incluyen
bibliotecas electrónicas o cualquier otra fuente de consulta digital, cuya información es
fundamental para la toma de decisiones entre todas las partes que intervienen en un proceso.

11. • CONCLUSIÓN
Si realmente aspiramos a un verdadero cambio en nuestro sistema de
administración de justicia, cualquier reforma que se implemente
necesariamente tiene que comenzar por implementar la electrónica en los
procesos judiciales para de esa manera estar acordes con la modernidad y el
cambio social que requiere nuestra sociedad.
Se trata de una tareas prioritaria e impostergable que no sólo incluye
incorporar una plataforma electrónica de grandes proyecciones en la
administración de justicia, sino, fundamentalmente, modificar una cultura de
servicios a la ciudadanía sumamente aferrada a conceptos cerrados o
esquemas anticuados, a los fines de sustituirla por un sistema tecnológico
que pueda poner a la administración de justicia a la altura de las
circunstancias.