Exposicion sobre documentos electronicos

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
PRESENTADO POR:
JEMMY PATRICIA ESPINOSA
LUIS ALBERTO TORRES
HAZBLADY MERCADO M.
MIGUEL ANGEL MONTENEGRO
NELYA ESTHER DANGOND
ZULEY YIZETH ROJAS MUÑOZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
PANAMA
2013

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
PRESENTADO POR:
JEMMY PATRICIA ESPINOSA
LUIS ALBERTO TORRES
HAZBLADY MERCADO M.
MIGUEL ANGEL MONTENEGRO
NELYA ESTHER DANGOND
ZULEY YIZETH ROJAS MUÑOZ
PRESENTADO A:
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
PANAMA
2013

• Tratamiento de los documentos electrónico y
sus objetivos responsables.
• Expediente electrónico: mixto o híbrido.
• Proceso de gestión documental.
• Organización del espacio de trabajo.
• Organización de documentos electrónicos.
*Exposición sobre:

INTRODUCCIÓN
Las nuevas tecnologías están transformando todos los sectores de
nuestra sociedad. Ese es un hecho cierto que se evidencia en el
desarrollo de las ciencias experimentales (Física, biológicas y
clínicas).
El desarrollo de nuevas aplicaciones, nuevos formatos, nuevos
medios y por ende las nuevas concepciones de lo que es
documento, nos obligan a hacer referencia a lo que es el novísimo
como aplicación, del documento electrónico y sus efectos legales
que tiene en la rutina diaria judicial del país.

OBJETIVOS
 Permitir una gestión homogénea de los procedimientos, a través de los documentos electrónicos
utilizando las nuevas TIC, independientemente de la naturaleza y origen de los documentos.
 Reducción (anulación) de las distancias espacio-temporales, e incluso, las barreras jerárquicas.
 Cambios sobre el modo de trabajar, socializar, organizar, enseñar..
 Conservar la autenticidad y la permanencia de la información en los soportes informáticos buscando
optimizar dos características: Economía y Eficacia en todos sus procesos.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
El tratamiento de los documentos electrónicos representa la gestión documental o conjunto de operaciones realizadas a la
información producida por medios electrónicos y validados con firma digital en el marco del ciclo vital de los documentos desde
el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico teniendo en cuenta a lo largo del proceso su
configuración, transformación, memorización, restitución, etc. y garantizando siempre su conservación, autenticidad, integridad
y disponibilidad a largo plazo.
Para el tratamiento de los documentos electrónicos que está sujeto a variables de tiempo, espacio, disponibilidad,
accesibilidad, propósito y función de los mismos se debe tener en cuenta:
-Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos.
-Implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser
modificados.
-Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuales se van a conservar.
-Crear un reglamento para el uso y la manipulación de los documentos electrónicos.
-Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. La temperatura
debe estar entre 16 C y 20 C, y la humedad entre 30% y 40%.
-Establecer planes de emergencia para actuar ante desastres como incendios e inundaciones.

-Fomentar medidas de seguridad contra el robo que además se extiendan a sistemas de seguridad informática contra
intervenciones no autorizadas que puedan modificar los documentos electrónicos.
-Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados
en diferentes áreas geográficas.
-Propiciar la defensa de los contenidos informacionales ante virus informáticos.
-Investigar en el mercado sobre los avances tecnológicos con el fin de estar actualizados y poder adquirir a tiempo dispositivos
y equipos de almacenamiento de información avanzados y así trasladar la información de los equipos actuales antes de que
se vuelvan obsoletos y evitar el riesgo pérdida de información.
-Establecer políticas de migración de la información.
-La protección de los soportes electrónicos contra los agentes de deterioro físicos y bióticos.
-La reproducción de la documentación con el fin de disponer de copias de seguridad y luchar también con la obsolescencia.
-Estudiar estrategias y técnicas adecuadas para llevar a cabo la reproducción masiva y continua de documentos electrónicos
con el fin de salvaguardar formatos e información a través del tiempo para garantizar así su decodificación futura.
-El desarrollo de aplicaciones informáticas que emulen el funcionamiento de hardware y software obsoletos.

OBJETIVOS DEL TRATAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
-Asegurar la recepción y distribución oportuna de los
documentos electrónicos.
-Garantizar la organización, almacenamiento y conservación
de los documentos a lo largo del tiempo.
-Asegurar la disponibilidad de los documentos para su
consulta en el archivo central.
-Garantizar la disposición final de los documentos.
-Fomentar una metodología para recibir y distribuir la
información en soporte electrónico.
-Establecer niveles de accesibilidad a la información
dependiendo de las políticas empresariales o institucionales.
-Garantizar la autenticidad de la información electrónica.
-Tener en cuenta los derechos de autor.
-Establecer buenas prácticas archivísticas en la gestión de los
documentos electrónicos con el fin de asegurar la
conservación y el acceso a la memoria histórica de las
entidades.

RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Los responsables del tratamiento de los documentos electrónicos son todas aquellas personas encargadas
de manipular los archivos en soporte electrónico quienes trabajaran sujetos a los más rigurosos principios de
ética profesional con base en lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley General de
Archivos Ley 594 del 2000 en lo dispuesto en sus artículos 15, 16, y 17. tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación.
Generalmente estas personas son:
-Órgano Público: dispone de la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, la
responsabilidad recae en el encargado de su tramitación. Los entes deben garantizar el crear y almacenar
evidencia; y o el recibir y almacenar datos, para garantizar su integridad, y para mantener la accesibilidad de
los datos y la evidencia de los mismos.
-Archivistas y directivos: junto con quienes toman las decisiones, para que las organizaciones apliquen las
políticas necesarias para el tratamiento de los documentos electrónicos y los programas de conservación.
-Quienes emitan o reciban correos electrónicos o información electrónica que evidencien operaciones
institucionales y o comunicados oficiales.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
El expediente electrónico es un conjunto de documentos
electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto
administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que
contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser
archivados.
Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y
seguro a la información completa y a todos los documentos
desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y
transmitir

Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro componentes:
 Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido, estructura
 y contexto definidas.
 Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá
 su recuperación siempre que sea necesario.
 Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo de acuerdo
En un expediente electrónico podemos encontrar los documentos electrónicos que a su vez, el contenido es referente al
expediente, que por lo cual podemos encontrar archivos de texto creados, fotografías digitales, videos digitales, música
digital, páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil
celular (SMS y MMS), los faxes, las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel. En general
cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por
medios electrónicos

EXPEDIENTE TRADICIONAL Y EL ELECTRÓNICO
COMPARATIVAS
Elemento a garantizar Mecanismo en papel Mecanismo electrónico
Autenticidad Sello y firma Firma electrónica
Integridad Índice y foliado Huella digital y firma
del índice
Efectiva entrega en
destino
Acuses de recibo ¿?
 Comparativa entre el expediente tradicional y el electrónico, especificando los mecanismos que permiten
garantizar la autenticidad, integridad y entrega en destino del expediente

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO
Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados
entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente.
La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son la de producir, almacenar y mantener documentos en
soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios
electrónicos, que se relacionan entre si, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una
conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite, los sistemas híbridos son
utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su
eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos públicos sustentan y
para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad privada.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Ley 594 de 2000, establece que “la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos
tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y la disposición final de los
documentos”. Proceso Gestión Documental Tratamiento de Documentos Electrónicos.

 El proceso documental
 Lenguajes documentales
 El proceso de indización
 El resumen documental

Llegada del Consulta por
documento parte del usuario
• Establecer la identidad del documento, mediante la descripción bibliográfica que se
consigna en una referencia bibliográfica (descripción, catalogación o registro).
• Descripción del contenido o análisis documental
o Indización: extraer palabras clave representativas
o Resumen documental: condensación

LAS TAREAS BÁSICAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL SON:
 Selección (Clasificar de una gran cantidad de documentos que se generan durante todo el año los que
mas definan la necesidad de esa información)
 Análisis y síntesis ( conjunto de instrucciones que genere un documento diferente al original para
mayor facilidad en la búsqueda de su consulta).
 Búsqueda
 Difusión documental.

Búsqueda documental:
Es el proceso manual, mecánico, automático o intelectual que se sigue para lograr de la bibliografía consultada la
referencia que requiere cada consulta.
Lenguaje documental:
En biblioteconomía y documentación, se entiende éste como el conjunto organizado de términos (listas de
encabezamientos, tesauros) o de signos (sistemas de clasificación) con los que se
representa convencionalmente la materia y se permite su recuperación.

INDIZACIÓN Y RESUMEN
Indización: Importante en el campo de la documentación aplicada a la traducción. se escogen los conceptos
más adecuados para representar el contenido de un documento (de qué trata) y la traducción de estos
conceptos a términos extraídos de un lenguaje documental. Se pretende desarrollar un sistema que permita la
búsqueda de los documentos por los temas que Tratan.
Resumen: breve descripción del contenido de un documento.

EL PROCESO DE INDIZACIÓN
 Exhaustividad: Todos los conceptos básicos
han de estar
representados en la indización.
 Concreción: Evitar palabras demasiado
genéricas, expresiones
vagas o ambiguas o cualquier tipo de
generalización
 Pertinencia: Exigencia y rigor en la selección de
los vocablos más
expresivos y más significativos.
 Uniformidad: Es el más difícil y el que exige una
actitud más positiva
por parte de quien indiza, sobre todo cuando no
existen palabras
similares a las escogidas. Se irá elaborando un
listado de trabajo (de
palabras o expresiones clave utilizadas) para
mantener la
coherencia en todo momento.

Interés del usuario: Ésta
será siempre la principal
misión de la
indización si se quiere
ofrecer un servicio útil.
Estadístico: Frecuencia
del uso de un término en
el título o texto.
Especificidad y precisión:
En todo momento se
buscará utilizar de
forma precisa el lenguaje
especializado de los
ámbitos temáticos y
disciplinares abordados.
EL PROCESO DE INDIZACIÓN

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO
Es un conjunto de
herramientas comunitarias,
albergadas en un
sitio, destinadas a facilitar el
seguimiento de su información,
incluso si las personas
implicadas en ellos están
alejadas las unas de las otras.
Esta información puede tener
distintas finalidades (crear un
recurso pedagógico, organizar
un coloquio), siempre y cuando
permanezcan en el campo de
la enseñanza de las ciencias.
Cada espacio de trabajo incluye dos
partes distintas:
 Una parte pública: accesible a
todos, Incluye la información mínima (título,
resumen) que permita a los usuarios del
sitio decidir si desean o no participar en
este espacio de trabajo.
 Una parte privada: accesible únicamente a
los miembros del espacio de trabajo

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
El software utilizado para la gestión de
los documentos electrónicos se
orienta a resolver el problema de
recuperar y gestionar la información
de una manera eficiente sin el uso de
una estructura común, creada
mediante la computadora, la internet y
las intranets.
Para lograr esto se bebe tener un muy
buen manejo del control del ciclo vital
del los documentos según lo requiera
la empresa u organización, se encarga
de compartir de forma adecuada la
información para tener un mejor
aprovechamiento de los recursos,
sumado a esto se reduce la duplicidad
de documentos archivados, copias
innecesarias, dobles grabaciones y
otros.
para tener una mejor organización de
los documentos electrónicos se hace
necesaria la utilización de la TRD
(tablas de retención documental), las
cuales se componen de series y
subseries que facilitan la busque da de
la información.

CONCLUSIONES
 las nuevas tecnologías están transformando todos los sectores de nuestra
sociedad.
 podemos decir que el documento electrónico debe entenderse como toda una
expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión grafica
sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso
soporte informático con eficacia probatoria.
 los documentos electrónicos duran más con el paso del tiempo y son
compartidos con mayor cantidad de personas.
 y disponen de ellos de una forma mucho más cómoda, hoy en día los
documentos electrónicos se han ido transformando más que en una moda, en una
necesidad.
 la sociedad actual está inmersa en la era de la revolución informática, con este
avance podemos acceder a todo tipo de información y obtener con ello el
beneficio correspondiente.
 sin embargo su valor ha crecido de tal forma que se dirige a un futuro prometedor
para unos e inciertos para otros.

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