El documento trata sobre la gestión documental de documentos electrónicos, enfatizando la importancia de un adecuado tratamiento y organización para optimizar su recuperación y conservación. Explica los conceptos de expedientes electrónicos y mixtos, así como las responsabilidades en la custodia y gestión de los mismos. Además, destaca la influencia de las tecnologías en la bibliotecología y el papel fundamental de los sistemas informáticos en el manejo eficiente de la información.

1. FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAExpositoras:Éibar Milena Valencia T.Luz Nidia ArizaDiana Angélica Pulido S.Profesor: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANOEje Temático No.5Tratamiento de Documentos ElectrónicosMarzo 19 / 2011

2. FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAObjetivosResponsablesExpedientes ElectrónicosExpediente Mixto o HíbridoProceso de Gestión DocumentalOrganización del espacio de TrabajoOrganización de los DocumentosElectrónicosTratamiento de Documentos Electrónicos

3. INTRODUCCIÓNLa Gestión Documental consiste en el adecuado tratamiento de la información para optimizar su aprovechamiento, lo cual se obtiene mediante la aplicación de la tecnología y procedimientos oportunos en cada caso. La Gestión de la Documentación permite a las organizaciones disponer de toda la información existente en la misma, de forma sencilla, y recuperarla de forma precisa e inmediata.La gestión documental consistiría pues en la organización de los archivos físicos y electrónicos de su entidad, y su posterior referenciación y/o almacenamiento en un Sistema Electrónico de Gestión Documental, que puede ser diseñado especialmente según las necesidades propias de la entidad.El Sistema Electrónico de Gestión Documental permitiría combinar las imágenes textuales de los documentos con la información asociada a ellos, y su posterior almacenamiento, recuperación, reproducción y distribución automática.

4. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El tratamiento de documentos está inmerso en variables de tiempo, espacio, disponibilidad, accesibilidad, propósito y función de los mismos.

5. Todo documento electrónico o no, es susceptible de ser conservado por cierto tiempo y su acceso debe garantizarse de tal manera que sea fácil de localizar.

6. Se requiere entonces de una serie de políticas que definan si el documento será de carácter público o de acceso restringido, dependiendo de su naturaleza y de su vitalidad en contenidos para la empresa.

7. Otros aspectos importantes para el tratamiento de los documentos tienen que ver con espacios físicos adecuados, temperaturas, medios de almacenamiento digital, copias de respaldo.TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Las temperaturas ideales para el almacenamiento de archivos digitales oscilan entre los 16ºc y 20ºc, y depende igualmente de la humedad relativa y del medio en el cual van a ser almacenados (entre 30% y 40%.), (discos ópticos, discos duros, micro filminas, cintas magnéticas, servidores de archivos).

8. Se deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados.

9. Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar.

10. Trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.OBJETIVOSGarantizar la recepción y distribución oportuna del documento.

11. Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.

12. Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central.

13. Garantizar la disposición final de los documentos.

14. Establecer una metodología para recibir y distribuir la información.

15. Su accesibilidad dependiendo de las políticas de la empresa (público o privado).

16. Evitar la reproducción total o parcial de una obra, cuando se encuentra protegida por derechos de autor.

17. Garantizar su autenticidad.ObjetivosTratamiento de Documentos Electrónicos

18. RESPONSABLESResponsablesTratamiento de Documentos Electrónicos

19. RESPONSABLES1. ÓRGANO PÚBLICO Dispone la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación. Los entes deben garantizar el crear y almacenar evidencia; y/o recibir y almacenar datos, para garantizar su integridad, y para mantener la accesibilidad de los datos y la evidencia de los mismos.ResponsablesTratamiento de Documentos Electrónicos

20. RESPONSABLES2. RESPONSABILIDAD DE AUDITORIALegalmente se refiere a la presunción de autoría y responsabilidad, que es aquel donde todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su emisión.ResponsablesTratamiento de Documentos Electrónicos

21. RESPONSABLES3. RESPONSABILIDAD DE MANTENER ARCHIVOS DE CORREOS ELECTRONICOSEL REMITENTE tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: correo Interno.EL DESTINATARIO tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: debe guardarse archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial de operaciones; para ello, se sugiere:ResponsablesSi a nuestro mensaje de correo electrónico deberán responder uno o varios destinatarios, conservemos el texto original y todas las respuestas recibidas.

22. En un intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinar qué archivar y qué no.

23. Estos criterios estarán basados en la importancia de cada nueva información.Tratamiento de Documentos Electrónicos

24. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOSEXPEDIENTE ELECTRÓNICO es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática, tendientes a la formación de una voluntad administrativa en un asunto determinado. Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir. Se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda.El Decreto Nº 65/98, referente al procedimiento administrativo electrónico, regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital.Expedientes ElectrónicosTratamiento de Documentos Electrónicos

25. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOSEn el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan documentos para la gestión correspondiente.CaracterísticasExpedientes ElectrónicosLos documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones y trámitesResponde a un trámite que debe ser gestionado, de acuerdo con procesos y procedimientos previamente establecidos.Tratamiento de Documentos Electrónicos

26. EXPEDIENTES ELECTRÓNICOSTiene un principio y fin claramente determinadosLos expedientes forman series documentales.Expedientes ElectrónicosLos documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos.Existe un vínculo de trámite y gestión entre cada uno de los documentos que lo conformanCaracterísticasTratamiento de Documentos Electrónicos

27. EXPEDIENTES MIXTO O HÍBRIDOExpediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente físico.La aplicación de estos sistemas, son de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físico y otros en soporte que la tecnología ofrece como el microfilme. Expedientes Mixto o HíbridoTratamiento de Documentos Electrónicos