Tratamiento de los documentos

TRATAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

Por: Amarilis Rivera O.
Hector M. Funeme
John A. Rico
Carlos E. Piñeros
V Semestre
Grupo N ·3
Docente: Doris
Zuluaga

INTRODUCCION

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

OBJETIVOS

RESPONSABLES

EXPEDIENTE ELECTRÒNICO

EXPEDIENTE TRADICIONAL Y ELECTRÒNICO

VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÒNICOS

FOLIADO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

EXPEDIENTE MIXTO O HÌBRIDO

DESARROLLO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL

IMPORTANCIA DE LA GESTIÒN ELECTRÒNICA

PROCESO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL

NORMATIVIDAD

IMPLEMENTACIÒN

ORGANIZACION DE LOS ESPACIOS EN EL TRABAJO

RECOMENDACIONES

ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

BIBLIOGRAFIA

CONCLUSIÒN

Las tecnologías de la información están introduciendo
cambios significativos en nuestra sociedad, las cuales
no solo permiten la recolección, procesamiento,
almacenamiento, recuperación y comunicación de
grandes cantidades de información sino la celebración
de actos que producen consecuencias, así mismo, la
rapidez de las operaciones realizadas a través del uso
de la tecnología y los efectos “en masa” que esta
puede producir han cambiado algunos conceptos o
consideraciones respecto del tiempo y distancia en
cualquier actividad humana. Actualmente la
información es manejada a través de ordenadores
electrónicos es decir, se crean los documentos
electrónicos los cuales deben conservarse como
evidencia de actos a efectos de responsabilidad y
memoria, manteniendo propiedades que, garanticen
que dicho documento sea auténtico, fiable, íntegro y
disponible.

Representa el conjunto de las
operaciones efectuadas para la
transformación o configuración, la
memorización y la restitución de
acuerdo con las necesidades de las
informaciones contenida en los
documentos electrónicos recopilados.
Se deben:
Establecer políticas y procedimientos
para organizar y conservar este tipo
de documentos.
Implementar mecanismos que
garanticen que los documentos
electrónicos almacenados en su
versión final no pueden ser
modificados.

Realizar la selección de documentos electrónicos para
determinar cuáles se van a conservar.
Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para
conservar documentos en soporte electrónico. Temperatura debe
estar entre 16. C y 20. C y humedad entre 30% y 40%.
Mantener por lo menos una copia de seguridad de los
documentos producidos por medios automáticos en depósitos
situados en diferentes áreas geográficas.
Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir
equipos de almacenamiento de información y trasladar
documentos producidos por medios automáticos a nuevos
soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra
riesgo de pérdida de información estigar en el mercado sobre
avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de
información y trasladar documentos producidos por medios
automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean
obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.

Darle el tratamiento adecuado a los
documentos electrónicos garantizando
la conservación de los mismos, a corto
y largo plazo así como su autenticidad.
La accesibilidad a este tipo de
documentos debe ser permanente,
independientemente de los sistemas en
que se produjeron.
Establecer buenas practicas en la
gestión de los documentos para
garantizar la conservación y acceso a
la memoria histórica de las entidades.

Es responsabilidad de la persona encargada
del archivo, junto a quienes toman las
decisiones, de garantizar que la organización
aplique las políticas necesarias tanto para
acometer la gestión de documentos como los
programas archivísticos de conservación a largo
plazo.
Los archiveros deben esforzarse
especialmente por intervenir en:
el desarrollo de una política de gestión de
documentos que abarque todo su ciclo de vida.
La determinación de funciones y
responsabilidades con respecto a la gestión de
documentos que han sido identificados como de
conservación permanente.
El establecimiento de sanciones por la
destrucción, alteración, etc., de documentos que
han sido identificados como de conservación
permanente.

Es el conjunto de documentos
electrónicos correspondientes a un
procedimiento administrativo, cualquiera
que sea el tipo de información que
contenga.
El foliado de los expedientes electrónicos
se llevará a cabo mediante un índice
electrónico, firmado digitalmente por la
autoridad, órgano o entidad actuante,
según procesa. Este índice garantizará la
integridad del expediente electrónico
permitirá su recuperación cuando se
requiera.
La autoridad respectiva conservará
copias de seguridad periódicas que
cumplan con los requisitos de archivo y
conservación en medios electrónicos, de
conformidad con la ley.
.

Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso
eficiente y seguro a la información completa y a todos los
documentos desde cualquier sitio, y su primordial
función es la de conservar y transmitir. En un expediente
electrónico podemos encontrar los documentos
electrónicos que a su vez, el contenido es referente al
expediente, que por lo cual podemos encontrar archivos
de texto creados, fotografías digitales, videos digitales,
música digital, páginas de Internet; los mensajes de texto
y los mensajes multimedia creados y enviados por un
teléfono móvil celular (SMS y MMS), los, las hojas de
cálculo creadas mediante el uso de programas como
Excel. En general cualquier documento que no repose
en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido
creado o transmitido por medios electrónicos.

✔ Comparación entre el expediente
tradicional y el electrónico, especificando
los mecanismos que permiten garantizar
la autenticidad, integridad y entrega en
destino del expediente
Expediente tradicional:
✔Acuses de recibo

✔ Efectiva entrega en destino

✔Huella digital del índice y firma

✔Foliado

✔ Integridad

Expediente electrónico:
 Firma electrónica
Sello y firma
✔ Autenticidad Mecanismo electrónico

Mecanismo en papel
 Elemento a garantizar

Rapidez de localización y ubicación de
expedientes.
Disminución importante del los errores
humanos
Incluyen documentos (digitalizados,
electrónicos Office, e-mails, web, etc.),
links y URLSs, multimedia
Acceso central y búsqueda global en
todas las informaciones (Dependiendo de
la información)
Funcionalidades integradas: archivado,
búsqueda, procesamiento, clasificación,
historial, almacenamiento seguro para
revisión de documentos y expedientes, etc
Información adicional: Posibilidad de
añadir fechas y plazos para inicio,
finalización o revisión.

Acceso desde cualquier lugar del mundo
a través de un determinado software y con
acceso según el usuario
Permitir una reducción considerable del
espacio físico
Acelerar las operaciones
Rapidez en la producción de índices
Reducir los costos “Papelería, Tiempo,
Almacenamiento”

Mediante un índice electrónico,
firmado digitalmente por la autoridad,
órgano o entidad actuante, según
proceda. Este índice garantizará la
integridad del expediente electrónico y
permitirá su recuperación cuando se
requiera. La autoridad respectiva
conservará copias de seguridad
periódicas que cumplan con los
requisitos de archivo y conservación
en medios electrónicos, de
conformidad con la ley.

Expediente mixto o híbrido es un conjunto de
documentos de archivo, electrónicos o
tradicionales, relacionados entre sí, y
conservados en parte en soporte electrónico, en
parte como expediente físico.
La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos,
son la de producir, almacenar y mantener
documentos en soporte físicos y otros soportes
que la tecnología nos ofrece, como puede ser el
microfilme o los medios electrónicos, que se
relacionan entre si, de manera que llegado a
este punto de convergencia para garantizar una
conservación de los documentos archivísticos
por todo el tiempo que se les necesite,

los sistemas híbridos son
utilizados como una forma de
garantizar la preservación de
la información, para no tener
tropiezos y aumentar su
eficiencia en la atención de los
ciudadanos y el orden jurídico
en general que los
documentos públicos
sustentan y para respaldar la
legalidad de la gestión de la
actividad privada.

En la antigüedad, los documentos eran escasos y muy
importantes. La mayoría de las transacciones financieras se
regulaban verbalmente. Las ventas de terrenos, los
derechos de tránsito y otros tratos eran una costumbre.
Con el transcurrir de los siglos, la gestión documental en las
organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores,
archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales
básicas eran los libros de registro, las carpetas,
archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los
documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los
documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros
o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una
larga lista de técnicas de recuperación de información
mediante sistemas de codificación y clasificación.

Más recientemente se fueron sumando a ellos los
informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la
complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los
sistemas computacionales de apoyo de la actividad
administrativa.
El uso del computador en la gestión documental se inicia
en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales
anglófonas. En los años 60 del siglo XX crean programas
de bases de datos conocidos como MARC (Machine
Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por
computador. Poco después se comienza también a usar
registros computarizados para inventariar documentación
administrativa en soporte papel.

Cuando el uso de las tecnologías de información y
comunicación se hizo común en la administración pública y
privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición
de los procesadores de textos y otras aplicaciones
ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo
electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar
también documentos que nacen, viven y mueren en
formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo
salto en la complejidad y exigencias a los sistemas
informatizados y en la forma de pensar de los
administradores y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos
sistemas de gestión documental: desde el simple registro
manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los
más sofisticados sistemas informáticos que manejan no
sólo la documentación administrativa propiamente tal,
venga ella en papel o en formato electrónico, sino que
además controlan los flujos de trabajo del proceso de
tramitación de los expedientes, capturan información desde
bases de datos de producción, contabilidad y otros,
enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros
de documentación y permiten realizar búsquedas
sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años
debido a la incorporación de las tecnologías de la
información en las empresas e instituciones, para llevar a
cabo distintos procesos internos; lo cual repercute
directamente en los actuales servicios de información y
documentación, por la cual la información interna y externa
de la empresa es muy importante, además de un elemento
clave y estratégico de cara a la competitividad de las
organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un
sistema de gestión electrónica en la organización.

Hoy, se entiende la gestión documental como un proceso
global, corporativo e integral de una organización,
entendido como un sistema de gestión integrado capaz de
controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y
la recuperación de cualquier tipo de información. La
gestión electrónica de expedientes tiene un importante
papel en la gestión eficaz de los procesos internos y
externos de la empresa

Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas
que propenden por facilitar la gestión y la administración
del documento desde el mismo momento que se produce o
recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus
fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de
facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación,
descripción, conservación, utilización y disposición final.
Este proceso garantiza la atención oportuna en la
recepción de documentos y un excelente tiempo de
respuesta en su distribución, asegurando la
confidencialidad de la información. Todo dado a unas
políticas aplicadas por cada entidad.

Se debe garantizar la recepción y distribución oportuna de
los documentos y la organización, almacenamiento y
conservación. Los proceso de gestión documental deben
establecer procedimientos específicos en la recolección y
manejo de los documentos recepcionados para su custodia
y entrega al usuario final como lo son: Correspondencia
interna.
Mensajería especializada.
Mensajería externa.
Archivo activo.
Archivo inactivo.
Además estos procesos incluyen sistemas automatizados
de organización de los documentos que debemos tener en
cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de
correspondencia se da el desarrollo a todo trámite del
manejo documental.

Se debe garantizar la recepción y distribución oportuna de
El proceso de gestión de documentos comprende, además
de lo ya mencionado, la consulta, la retención, el
almacenamiento, la recuperación y la preservación; con el
objeto de facilitar su utilización y conservación.
La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, en elaborar programas de gestión de documentos
. Cada entidad, sea pública o privada, debe reconocer,
adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida de los
documentos, desde su producción o recepción hasta que
por decisión deben ser destruidos o conservados
permanentemente atendiendo a su valor histórico,
mediante un Programa de Gestión de Documentos (PGD).

Se La idea de implementar un programa de gestión de
documentos, más que por imposición obligatoria, se hace
necesario, ya que es la manera de asegurar el control de
los documentos en sus diferentes fases, con el objetivo de
facilitar su consulta, conservación y utilización.
Dado a que existen diferentes entidades, tanto públicas
como privadas que prestan servicios públicos, los sistemas
empleados para la gestión de documentos deberán incluir
planes de organización de los diferentes tipos
documentales que se manejan en cada entidad, así como
su normalización y control.

La ley 594 de 2000, en su Titulo V: Gestión de
Documentos, hace mérito en la obligación de implementar
un Programa de Gestión de Documentos en las entidades,
dado a que los documentos deben tener un ciclo vital en
los archivos. Con este alcance, esta ley nos clarifica las
clasificaciones de estos:
Archivo de Gestión, donde reposan los documentos de
consulta frecuente;
Archivo Central, agrupa documentos de los Archivos de
Gestión que ya no son de uso tan frecuente.
Archivo Histórico, al que se transfieren desde el Archivo
Central, los documentos de conservación permanente.

La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo
administrativo y la incorporación generalizada del
ordenador a estas tareas durante los último años, suponen
un factor de riesgo que debe tenerse en cuenta para
prevenir daños a la salud.
para prevenir riesgos en estas actividades debe tener en
cuenta algunas recomendaciones básicas

La iluminación y ventilación del lugar deben ser
adecuados.
La silla de trabajo debe ajustarse la altura de la silla, para
que los pies toquen el suelo.
Los codos y la muñeca deben estar a la altura del teclado,
debe evitarse que estén doblados hacia abajo o estirados
hacia arriba.
Preferiblemente el Mouse debe estar a la misma altura del
teclado

El monitor debe tener brillo y color adecuados, de manera
que no deslumbren la visión
Mantener limpio el filtro o pantalla del monitor.
El escáner o impresora debe estar ubicada en un área
ventilada. También debe hacérsele mantenimiento con
alguna regularidad.
El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura de
los ojos
Los pequeños descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios de
rutina o postura (por ejemplo cada dos horas) favorecen la
distensión física y mental, disminuyen la fatiga visual,
evitan irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo.
Pueden acompañarse de suaves estiramientos.

Es un sistema computarizado, un conjunto de
programas, utilizado para rastrear y almacenar
documentos electrónicos.
Como Base de
datos, hardware, Software, Redes, Usuarios, y
administradores
La organización de documentos electrónicos de los
archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la
serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido
definida en el Cuadro de Clasificación Documental”.
Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para
guardar documentos en el disco duro del PC. Estas
categorías se asimilan a las Series y Subseries
documentales. Para clasificar los documentos en formato
papel y electrónicos se establece el Cuadro de
Clasificación Documental (CCD), también llamadas Tablas
de Retención Documental TRD.

Es un sistema computarizado, un conjunto de programas,
Las cuales deben estar elaboradas teniendo en cuenta el
sistema organizacional de las instituciones.
Ejemplo de organización de documentos electrónicos (en
carpetas): Series: SubSeries.
Para la organización de documentos electrónicos de debe:
Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento
producido o recibido
Ordenar : Conformación de expedientes
Describir: Se dan niveles de descripción
Clasificación de documentos electrónicos
Para que la información contenida o almacenada en
disquetes, Cd, Zip, Tape Backup sea de fácil búsqueda y
recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas
normas técnicas establecidas para su identificación que
permiten visualizar las características de la información
contenida en ellos.

POLÍTICAS DE CONSERVACION
Para llegar a una adecuada conservcaciòn, los
documentos electrónicos es imprescindible incorporar una
serie de requisitos armamentísticos desde el momento en
que se diseñan los sistemas informáticos y controlar los
documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar
su calidad e integridad permanente. Pero cierta medida no
puede llevarse a cabo sin un conjunto de políticas y
estrategias generales que faciliten la gestión de
documentos a lo largo de su ciclo de vida.

POLÍTICAS
Es imprescindible que los archivos gocen de
reconocimiento legal dentro de las instituciones. Si no es
así, una de las prioridades más urgentes debería ser el
desarrollo de un marco normativo dentro de ellas, en el
contexto de la legislación estatal y autonómica existente.
Se apuntan algunos principios de la norma UNE-ISO
15489 al respecto:
“ Las organizaciones han de definir y documentar las
políticas de gestión de documentos, en el contexto del
marco reglamentario existente, y garantizar que se
implementan y mantienen en todos los niveles de la
organización”.

POLÍTICAS
debe ser adoptada y respaldada en el nivel más alto de
decisión.
Las responsabilidades sobre su cumplimento deben estar
asignadas y documentadas.
Los archiveros deben tener competencias reconocidas
para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de
formulación de políticas:
El desarrollo de una política de gestión de documentos que
abarque todo su ciclo de vida
La determinación de funciones y responsabilidades con
respecto a la gestión de documentos que han sido
identificados como de conservación permanente.
El establecimiento de sanciones por la destrucción,
alteración, etc. de documentos que han sido identificados
como de conservación permanente

Para la organización de documentos electrónicos de debe:
Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento
producido o recibido
Ordenar : Conformación de expedientes
Describir: Se dan niveles de descripción
Clasificación de documentos electrónicos
Para que la información contenida o almacenada en
disquetes, Cd, Zip, Tape Backup sea de fácil búsqueda y
recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas
normas técnicas establecidas para su identificación que
permiten visualizar las características de la información
contenida en ellos.

El desarrollo de la archivista ha estado enmarcado en los
últimos 10 años por disciplinas como la informática, la
administración y la gestión de información,gracias a las
cuales es común escuchar sobre conceptos como gestión
documental, gestión de electrónica de documentos y gestión
de información empresarial, los cuales convergen en el
campo de la administración de negocios como en un primer
escenario, la tecnología ha modificado enormemente,
durante los último años la forma como se almacena, genera,
accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como
consecuencia el cambio de paradigmas que hasta hace
poco eran simples predicciones de los tecnologistas, sin
ninguna base empírica, caracterizada cada vez más por la
creciente clientela de información en soportes electrónicos.

En el campo archivístico conceptos como
el de gestión de documentos se
incorporaron a las bases teóricas
tradicionales de la disciplina archivística,
otorgándole fuerza a conceptos hasta
entonces manejados por administradores
y especialistas en planeación
organizacional, al integrar al concepto de
archivo el de documentación corriente o
en trámite (es decir al prearchivo o archivo
en formación), lo cual abrió un espectro
de posibilidades para los archivistas frente
a la planeación de la documentación en
una organización.

Programa de Gestión documental, segunda fase, parámetros
para un proyecto de automatización, Armando Barrera.

CASAS DE BARRAN, Alicia. Los expedientes electrónicos: un
desafío. En: Revista INFOLAC. Vol. 13, N 4, 2000. 6 p.

CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestión de Información en la
Organizaciones. Murcia: Universidad de Murcia, 2000.

DAVENPORT. Thomas. Ecología de la Información. México:
Oxford University Press, 1999.

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. Internet, comercio
electrónico y telecomunicaciones. Bogotá: La universidad,
2002.

GAETE GONZALEZ. Eugenio. Instrumento público
electrónico. Barcelona:Editorial Bosch, 2002.

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