Tratamientos a los Documentos Electrónicos

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRONICOS

Docente:
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
V Semestre

Grupo 5:
JOSÉ ADOLFO ZABALA
JULIANA TREJOS CATAÑO
GUSTAVO GRANADOS GONZALEZ
JOSÉ ANTONIO RODRIGUEZ GARCIA
JAQUELINE SANDOVAL CAMPOS

CONTENIDO

Tratamiento de los documentos electrónicos.
Objetivos.
Responsables.
Expediente electrónico.
Expediente mixto ó hibrido.
Proceso de Gestión documental.
Organización del espacio de trabajo.
Organización de los documentos electrónicos.

Tratamiento de los documentos
Electrónicos.
Objetivos.

Responsables. En el diseño e implementación de sistemas
de gestión electrónica de documentos se
Expediente electrónico. deben aplicar los mismos principios que
regulan la gestión de documentos en
Expediente mixto ó hibrido. papel, así como las normas y estándares
propios de la gestión de archivos. Los
Proceso de Gestión
Documental. documentos electrónicos responden a las
Organización del espacio
mismas directrices que soportan la
de trabajo. producción, uso y mantenimiento de los
Organización de los documentos impresos o en otros formatos
documentos electrónicos. y solo cambia el medio de registro y de
almacenamiento.

Electrónicos.
Objetivos.

Responsables. El concepto de ciclo de vida del documento
aplica igualmente para los documentos
Expediente electrónico. electrónicos, aunque con algunas
variaciones, en especial en la etapa de
Expediente mixto ó hibrido. declaración, es decir mientras pasan de la
fase de latencia (durante su elaboración)
Proceso de Gestión
Documental. hasta que reúnen todos los requisitos tanto
internos como externos y de seguridad que
de trabajo. le dan carácter de documento oficial (una
Organización de los vez perfeccionados).
documentos electrónicos.

Electrónicos.
Objetivos.

El tratamiento de los documentos electrónicos esta
Responsables. inmerso en variables de tiempo, espacio,
disponibilidad, accesibilidad, propósito y función de
Expediente electrónico. los mismos; por lo que se debe tener en cuenta:
Implementar mecanismos de seguridad para que
Expediente mixto ó hibrido. su versión final no pueda ser modificada.
Establecer políticas de conservación.
Proceso de Gestión
Documental. Temperatura entre los 16 y 20 grados.
Organización del espacio Humedad entre el 30 y 40 %
de trabajo.
Estar al tanto de los avances tecnológicos.
Organización de los Adquirir equipos de almacenamiento de
información.
Establecer políticas de migración de la
información.

Tratamiento de los doc. objetivos
electrónicos.

Brindar el tratamiento adecuado, que
garantice la conservación de los mismos a
Responsables. corto y largo plazo.
Asegurar la accesibilidad a este tipo de
documentos en forma permanente,
independiente de los sistemas en que
fueron producidos.
Proceso de Gestión
Documental.
Garantizar el almacenamiento,
conservación y administración de los
de trabajo. documento electrónicos.
Organización de los Disponer su tratamiento final de
documentos electrónicos. conservación temporal o permanente.
Certificar su autenticidad.

Tratamiento de los doc. responsables
electrónicos.

Objetivos.
Archivistas y Directivos:
La persona encargada del archivo junto a
quienes toman las decisiones, para que la
Expediente electrónico. organización aplique las políticas
necesarias para el tratamiento de los
Expediente mixto ó hibrido. documentos electrónicos, como de
programas de conservación.
Proceso de Gestión
Documental. Órgano Publico:
Organización del espacio Quienes disponen las normas de
de trabajo.
organización especifica y de no existir
Organización de los previsión normativa, es la
responsabilidad recae sobre el encargado
de su tramitación.

Tratamiento de los doc. EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
electrónicos.

Objetivos.
Es la sucesión ordenada de documentos
Responsables.
registrados por vía informática,
tendientes a la formación de una voluntad
administrativa en un asunto determinado.
Los Expedientes Electrónicos garantizan
Expediente mixto ó hibrido. un acceso eficiente y seguro a la
información completa y a todos los
Proceso de Gestión documentos desde cualquier sitio, y su
Documental.
principal función es la de conservar y
Organización del espacio transmitir.
de trabajo.
La foliación de estos se llevará a cabo
Organización de los mediante un índice electrónico, firmado
digitalmente por la autoridad, órgano o
entidad actuante, según proceda.

electrónicos.

Objetivos.
Este índice garantizará la integridad del
expediente electrónico permitiendo su
Responsables.
recuperación cuando se requiera.
La autoridad respectiva conservará copias
de seguridad periódicas, que cumplan con
los requisitos de archivo y conservación en
Expediente mixto ó hibrido. medios electrónicos, de conformidad con
la ley.
Proceso de Gestión
Documental.
Es de resaltar que el expediente
electrónico tendrá la misma validez
Organización del espacio jurídica y probatoria que el expediente
de trabajo. tradicional. Todo documento electrónico
Organización de los autenticado mediante firma digital, se
documentos electrónicos. considera como de la autoría del usuario
al que se haya asignado la clave
correspondiente.

electrónicos.
(VENTAJAS)
Objetivos.
Rapidez en el tramite
Descentralización del proceso.
Responsables.
Transparencia en el seguimiento y ejecución del
tramite.
Posibilidad de interoperabilidad e intercambio
de expedientes entre organismos.
Expediente mixto ó hibrido. Rápida localización y fácil almacenamiento de
los documentos electrónicos
Proceso de Gestión Heterogeneidad documental, dado que un
Documental. expediente electrónico puede contener
diferentes tipos de archivos (documentos de
Organización del espacio procesadores de texto, planillas de calculo,
de trabajo. presentaciones, correos electrónicos, pdf, fotos
e imágenes, faxes, etc.)
Organización de los
documentos electrónicos. Copias fieles, pudiendo reproducirse los
documentos tantas veces como sea necesario.
Mayor seguridad, derivada del uso de firmas
electrónicas y estampas de tiempo.

Tratamiento de los doc. EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO
electrónicos.

Objetivos.
Es un conjunto de documentos de archivo,
Responsables.
electrónicos o tradicionales, relacionados
entre sí, y conservados una parte en
Expediente electrónico. soporte electrónico, y otra como
expediente físico.
Este sistema se emplea para producir,
Proceso de Gestión
almacenar y mantener documentos en
Documental. soporte físicos y en otros soportes que la
Organización del espacio tecnología nos ofrece, como el microfilme u
de trabajo. otros medios electrónicos, con el fin de
Organización de los garantizar la conservación de los
documentos archivísticos en forma
permanente.

Tratamiento de los doc. EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO
electrónicos.

Objetivos.
Los sistemas híbridos son usados como una
Responsables.
forma de garantizar la preservación de
información, brindar eficacia en la atención
Expediente electrónico. al cliente interno y externo y del orden
jurídico en general, respaldando la
legalidad de la gestión y actividad
administrativa.
Proceso de Gestión
Documental.

de trabajo.


Tratamiento de los doc. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
electrónicos.

Objetivos. “Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la Planificación,
Responsables.
Manejo y Organización de la
documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización
y conservación”.
La Ley 594 de 2000, establece que “la
gestión de documentos se enmarca dentro
de trabajo. del concepto de Archivo Total, y comprende
procesos tales como la producción,
documentos electrónicos. recepción, distribución, consulta,
organización, recuperación y la disposición
final de los documentos”.

electrónicos.

Objetivos. Artículo 19: “las entidades del Estado podrán
incorporar tecnologías de avanzada en la
Responsables. administración y conservación de sus
archivos, empleando cualquier medio
Expediente electrónico. técnico, electrónico, informático, óptico o
telemático, siempre y cuando cumplan con
los requisitos de organización archivística de
los documentos. Realización de estudios
técnicos, teniendo en cuenta aspectos como
Organización del espacio la conservación física, las condiciones
de trabajo. ambientales y operacionales, la seguridad,
Organización de los perdurabilidad y reproducción de la
documentos electrónicos. información contenida en estos soportes así
como el funcionamiento razonable del
sistema.”

electrónicos.

Objetivos. Este proceso debe concebirse desde su
inicio como un sistema integral que se
Responsables.
ajuste conceptualmente a los principios
archivísticos. Es por ello que se recomienda
que la metodología utilizada para el
desarrollo o adecuación del sistema de
información, involucre y surta una etapa de
análisis y diseño conceptual del sistema
integral, acorde con los parámetros y
Organización del espacio normas archivísticas y en caso de
de trabajo.
automatizar el sistema, se determine y
Organización de los adopte la plataforma tecnológica adecuada
de conformidad con los alcances del
proyecto.

electrónicos.

Objetivos.

Responsables.



de trabajo.


Tratamiento de los doc. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE
electrónicos.
TRABAJO
Objetivos.
La organización del espacio de trabajo
Responsables. constituye el punto de partida en cualquier
actuación dirigida a normalizar la gestión de
Expediente electrónico. los documentos de archivo en una
organización; para conservar en forma
Expediente mixto ó hibrido. adecuada los documentos electrónicos es
imprescindible manejar y controlar el ciclo de
Proceso de Gestión vida del documento que garantice su calidad
Documental.
e integridad permanente.


Tratamiento de los doc. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE
electrónicos.
TRABAJO
Objetivos.
Conservar el lugar de trabajo ordenado y
Responsables. limpio es un principio básico de seguridad.
Retirar del escritorio los elementos
Expediente electrónico. innecesarios que pueden perjudicar el control
visual de las actividades e inducir a errores.
Expediente mixto ó hibrido. Organice los objetos de acuerdo con la clase
de material y la frecuencia con que los utiliza.
Proceso de Gestión
Documental. No llene el escritorio de papeles o
documentos que no utiliza frecuentemente.
Ubíquelos en un sitio diferente.
Organización de los Una buena iluminación y ventilación del lugar
documentos electrónicos. deben ser adecuados.
Ajustar el nivel del brillo y el color del
monitor.

Tratamiento de los doc. organización de los documentos
electrónicos.
Electrónicos
Objetivos.

Esta se realizará de acuerdo con su modo
Responsables.
de producción. Los principios de
procedencia, integridad de los fondos y
respeto a la estructura orgánica, que se
Expediente mixto ó hibrido. concretan en la clasificación de los
documentos electrónicos, manteniendo las
Proceso de Gestión agrupaciones naturales en la realización de
Documental.
la descripción multinivel según la jerarquía
de trabajo.
documental, de acuerdo con la Norma
Internacional General de Descripción
Archivística, son de aplicación, por su
carácter universal, en este tipo de archivos.

electrónicos.
Electrónicos
Objetivos.

En los archivos electrónicos se seguirán
Responsables.
identificando los fondos y secciones
mediante el análisis del fin, las funciones y
los órganos de las instituciones
Expediente mixto ó hibrido. productoras, y las series documentales
mediante el estudio de los tipos
Proceso de Gestión documentales.
Documental.
Por otra parte, la tendencia actual se dirige
de trabajo.
al desarrollo de sistemas integrados de
gestión de la información, que sirven tanto
para la producción de datos y documentos
como para la gestión documental.

electrónicos.
Electrónicos
Objetivos.

Responsables.



Proceso de Gestión
Documental.

de trabajo.

Ejemplo Clasificación y ordenación de los

RECOMENDACIONES

El disco duro del computador donde se almacenan
los documentos electrónicos, también requiere de
una limpieza periódica, lo podemos hacer de la
siguiente manera.

• Los archivos antiguos o que se usan con poca frecuencia, se
Libere espacio en el disco pueden transferir a Cd.
en base a backups
• Esto aumentará la velocidad de recuperación de archivos.

• La creación de subdirectorios le permitirá ubicar con facilidad los
Cree subdirectorios en el archivos electrónicos referentes a cada departamento, dentro de
disco duro la organización.

• Deben ser nombres completos que se puedan identificar con
facilidad, como acta 32.
Asigne nombres
apropiados a los archivos • Será útil cuando se trabaja con gran número de archivos
pequeños en forma simultánea, así disminuirá el tiempo de
búsqueda, para encontrar archivos específicos en un directorio.

RECOMENDACIONES

• La organización es una disciplina, que nos acostumbra a
Comprométase con la mantener los archivos electrónicos organizados.
Organización • Se deben hacer backups de archivos regularmente y
continuar guardando archivos en forma sistemática.

• Esto le permitirá aumentar considerablemente el espacio
Comprima sus datos de almacenamiento.

• De esta manera podrá encontrar rápidamente la
Utilice Cds codificados
información que busca ya que puede clasificarlos por
por color colores por ej: verde Actas, amarillo planillas.

CONCLUSIONES

Con todo lo descrito hasta el momento, sin restar importancia a los sistemas para
la gestión de documentos en los formatos tradicionales , sobre todo en aquellos
que se realizan para los documentos en papel se hace evidente que uno de los
campos de la ciencia de la información y la bibliotecología en que mas han influido
las tecnologías es en la gestión de los documentos electrónicos, así la aparición
de estos han permitido:
Mantener un único conjunto de información que contenga todo lo
importante de la organización. Preservando los documentos originales,
controlar versiones y eliminar las copias no controladas.
Facilitar el procesamiento paralelo de información contenida en un
documento, reduciendo el espacio físico del archivo y posibilitando la
localización rápida.
Mejorar de forma general el manejo de información que puede resultar
determinante para el desarrollo de la organización, relacionar información
por grupos y tipos de usuarios y evitar redundancia en la documentación.

BIBLIOGRAFÍA

 http://peru.smetoolkit.org/peru/es/content/es/2120/%C2%BFC%C3%B3mo-
mantener-una-oficina-organizada-#3
 http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_5846_instructivo-
para-la-organizacion-archivos-de-gestion.pdf

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