Este documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos deben organizarse y conservarse de manera que garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad. También describe los tipos de expedientes electrónicos, sus ventajas sobre los expedientes tradicionales, y los procesos y normatividad relacionados con la gestión documental electrónica.

1. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS Por: Amarilis Rivera O. Hector M. Funeme John A. Rico Carlos E. Piñeros V Semestre Grupo N°·3 Docente: Doris Zuluaga

2. TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS INTRODUCCION TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS OBJETIVOS RESPONSABLES EXPEDIENTE ELECTRÒNICO EXPEDIENTE TRADICIONAL Y ELECTRÒNICO VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÒNICOS FOLIADO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS EXPEDIENTE MIXTO O HÌBRIDO DESARROLLO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL

3. BIBLIOTECAS INFANTILES IMPORTANCIA DE LA GESTIÒN ELECTRÒNICA PROCESO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL NORMATIVIDAD IMPLEMENTACIÒN ORGANIZACION DE LOS ESPACIOS EN EL TRABAJO RECOMENDACIONES ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS BIBLIOGRAFIA CONCLUSIÒN

4. INTRODUCCION Las tecnologías de la información están introduciendo cambios significativos en nuestra sociedad, las cuales no solo permiten la recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de grandes cantidades de información sino la celebración de actos que producen consecuencias, así mismo, la rapidez de las operaciones realizadas a través del uso de la tecnología y los efectos “en masa” que esta puede producir han cambiado algunos conceptos o consideraciones respecto del tiempo y distancia en cualquier actividad humana. Actualmente la información es manejada a través de ordenadores electrónicos es decir, se crean los documentos electrónicos los cuales deben conservarse como evidencia de actos a efectos de responsabilidad y memoria, manteniendo propiedades que, garanticen que dicho documento sea auténtico, fiable, íntegro y disponible.

5. Representa el conjunto de las operaciones efectuadas para la transformación o configuración, la memorización y la restitución de acuerdo con las necesidades de las informaciones contenida en los documentos electrónicos recopilados . Se deben: Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos. Implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

6. Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar. Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. Temperatura debe estar entre 16.°C y 20.°C y humedad entre 30% y 40%. Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas. Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información estigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

7. Darle el tratamiento adecuado a los documentos electrónicos garantizando la conservación de los mismos, a corto y largo plazo así como su autenticidad. La accesibilidad a este tipo de documentos debe ser permanente, independientemente de los sistemas en que se produjeron. Establecer buenas practicas en la gestión de los documentos para garantizar la conservación y acceso a la memoria histórica de las entidades. OBJETIVOS

8. Es responsabilidad de la persona encargada del archivo, junto a quienes toman las decisiones, de garantizar que la organización aplique las políticas necesarias tanto para acometer la gestión de documentos como los programas archivísticos de conservación a largo plazo. Los archiveros deben esforzarse especialmente por intervenir en: el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida. La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente. El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc., de documentos que han sido identificados como de conservación permanente. RESPONSABLES

9. Es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según procesa. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico permitirá su recuperación cuando se requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. . EXPEDIENTE ELECTRÒNICO

10. Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir. En un expediente electrónico podemos encontrar los documentos electrónicos que a su vez, el contenido es referente al expediente, que por lo cual podemos encontrar archivos de texto creados, fotografías digitales, videos digitales, música digital, páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS), los, las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel. En general cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos. EXPEDINETE ELECTRÒNICO

11. EXPEDIENTE TRADICIONAL Y ELECTRÒNICO Comparación entre el expediente tradicional y el electrónico, especificando los mecanismos que permiten garantizar la autenticidad, integridad y entrega en destino del expediente Expediente tradicional : Acuses de recibo Efectiva entrega en destino Huella digital del índice y firma Foliado Integridad Expediente electrónico: Firma electrónica Sello y firma Autenticidad Mecanismo electrónico Mecanismo en papel Elemento a garantizar

12. Rapidez de localización y ubicación de expedientes. Disminución importante del los errores humanos Incluyen documentos (digitalizados, electrónicos Office, e-mails, web, etc.), links y URLSs, multimedia Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones (Dependiendo de la información) Funcionalidades integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, clasificación, historial, almacenamiento seguro para revisión de documentos y expedientes, etc Información adicional: Posibilidad de añadir fechas y plazos para inicio, finalización o revisión. VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÒNICOS

13. Acceso desde cualquier lugar del mundo a través de un determinado software y con acceso según el usuario Permitir una reducción considerable del espacio físico Acelerar las operaciones Rapidez en la producción de índices Reducir los costos “Papelería, Tiempo, Almacenamiento” VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÒNICOS

14. Mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. FOLIADO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

15. Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente físico. La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son la de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre si, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite, EXPEDIENTE HÌBRIDO O MIXTO

16. los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad privada. EXPEDIENTE HÌBRIDO O MIXTO

17. En la antigüedad, los documentos eran escasos y muy importantes. La mayoría de las transacciones financieras se regulaban verbalmente. Las ventas de terrenos, los derechos de tránsito y otros tratos eran una costumbre. Con el transcurrir de los siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. DESARROLLO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL

18. DESARROLLO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas. En los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.

19. DESARROLLO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.

20. DESARROLLO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

21. IMPORTANCIA DE LA GESTIÒN ELECTRÒNICA DE DOCUMENTOS La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años debido a la incorporación de las tecnologías de la información en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute directamente en los actuales servicios de información y documentación, por la cual la información interna y externa de la empresa es muy importante, además de un elemento clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un sistema de gestión electrónica en la organización.

22. IMPORTANCIA DE LA GESTIÒN ELECTRÒNICA DE DOCUMENTOS La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años debido a la incorporación de las tecnologías de la información en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute directamente en los actuales servicios de información y documentación, por la cual la información interna y externa de la empresa es muy importante, además de un elemento clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un sistema de gestión electrónica en la organización.

23. IMPORTANCIA DE LA GESTIÒN ELECTRÒNICA DE DOCUMENTOS Hoy, se entiende la gestión documental como un proceso global, corporativo e integral de una organización, entendido como un sistema de gestión integrado capaz de controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. La gestión electrónica de expedientes tiene un importante papel en la gestión eficaz de los procesos internos y externos de la empresa

24. PROCESO DE GESTIÒN DOCUMENTAL Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final. Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. Todo dado a unas políticas aplicadas por cada entidad.

25. PROCESO DE GESTIÒN DOCUMENTAL Se debe garantizar la recepción y distribución oportuna de los documentos y la organización, almacenamiento y conservación. Los proceso de gestión documental deben establecer procedimientos específicos en la recolección y manejo de los documentos recepcionados para su custodia y entrega al usuario final como lo son: Correspondencia interna. Mensajería especializada. Mensajería externa. Archivo activo. Archivo inactivo. Además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de los documentos que debemos tener en cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo trámite del manejo documental.

26. NORMATIVIDAD Se debe garantizar la recepción y distribución oportuna de El proceso de gestión de documentos comprende, además de lo ya mencionado, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación y la preservación; con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos . Cada entidad, sea pública o privada, debe reconocer, adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida de los documentos, desde su producción o recepción hasta que por decisión deben ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico, mediante un Programa de Gestión de Documentos (PGD).

27. IMPLEMENTACIÒN Se La idea de implementar un programa de gestión de documentos, más que por imposición obligatoria, se hace necesario, ya que es la manera de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización. Dado a que existen diferentes entidades, tanto públicas como privadas que prestan servicios públicos, los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y control.

28. La ley 594 de 2000, en su Titulo V: Gestión de Documentos, hace mérito en la obligación de implementar un Programa de Gestión de Documentos en las entidades, dado a que los documentos deben tener un ciclo vital en los archivos. Con este alcance, esta ley nos clarifica las clasificaciones de estos: Archivo de Gestión, donde reposan los documentos de consulta frecuente; Archivo Central, agrupa documentos de los Archivos de Gestión que ya no son de uso tan frecuente. Archivo Histórico, al que se transfieren desde el Archivo Central, los documentos de conservación permanente. CICLO VITAL

29. ORGANIZACIÒN DEL ESPACIO DE TRABAJO La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la incorporación generalizada del ordenador a estas tareas durante los último años, suponen un factor de riesgo que debe tenerse en cuenta para prevenir daños a la salud. para prevenir riesgos en estas actividades debe tener en cuenta algunas recomendaciones básicas

30. RECOMENDACIONES EN EL ESPACIO DE TRABAJO La iluminación y ventilación del lugar deben ser adecuados. La silla de trabajo debe ajustarse la altura de la silla, para que los pies toquen el suelo. Los codos y la muñeca deben estar a la altura del teclado, debe evitarse que estén doblados hacia abajo o estirados hacia arriba. Preferiblemente el Mouse debe estar a la misma altura del teclado

31. RECOMENDACIONES EN EL ESPACIO DE TRABAJO El monitor debe tener brillo y color adecuados, de manera que no deslumbren la visión Mantener limpio el filtro o pantalla del monitor. El escáner o impresora debe estar ubicada en un área ventilada. También debe hacérsele mantenimiento con alguna regularidad. El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura de los ojos Los pequeños descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios de rutina o postura (por ejemplo cada dos horas) favorecen la distensión física y mental, disminuyen la fatiga visual, evitan irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo. Pueden acompañarse de suaves estiramientos.

32. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS Es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos. Como Base de datos, hardware, Software, Redes, Usuarios, y administradores La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental”. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), también llamadas Tablas de Retención Documental TRD.

33. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS Es un sistema computarizado, un conjunto de programas, Las cuales deben estar elaboradas teniendo en cuenta el sistema organizacional de las instituciones. Ejemplo de organización de documentos electrónicos (en carpetas): Series: SubSeries. Para la organización de documentos electrónicos de debe: Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido Ordenar : Conformación de expedientes Describir: Se dan niveles de descripción Clasificación de documentos electrónicos Para que la información contenida o almacenada en disquetes, Cd, Zip, Tape Backup sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas normas técnicas establecidas para su identificación que permiten visualizar las características de la información contenida en ellos.

34. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS POLÍTICAS DE CONSERVACION Para llegar a una adecuada conservcaciòn, los documentos electrónicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos armamentísticos desde el momento en que se diseñan los sistemas informáticos y controlar los documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanente. Pero cierta medida no puede llevarse a cabo sin un conjunto de políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

35. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS POLÍTICAS Es imprescindible que los archivos gocen de reconocimiento legal dentro de las instituciones. Si no es así, una de las prioridades más urgentes debería ser el desarrollo de un marco normativo dentro de ellas, en el contexto de la legislación estatal y autonómica existente. Se apuntan algunos principios de la norma UNE-ISO 15489 al respecto: “ Las organizaciones han de definir y documentar las políticas de gestión de documentos, en el contexto del marco reglamentario existente, y garantizar que se implementan y mantienen en todos los niveles de la organización”.

36. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS POLÍTICAS debe ser adoptada y respaldada en el nivel más alto de decisión. Las responsabilidades sobre su cumplimento deben estar asignadas y documentadas. Los archiveros deben tener competencias reconocidas para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de formulación de políticas: El desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente. El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc. de documentos que han sido identificados como de conservación permanente

37. ORGANIZACIÒN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS Para la organización de documentos electrónicos de debe: Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido Ordenar : Conformación de expedientes Describir: Se dan niveles de descripción Clasificación de documentos electrónicos Para que la información contenida o almacenada en disquetes, Cd, Zip, Tape Backup sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas normas técnicas establecidas para su identificación que permiten visualizar las características de la información contenida en ellos.

38. CONCLUSIÒN El desarrollo de la archivista ha estado enmarcado en los últimos 10 años por disciplinas como la informática, la administración y la gestión de información,gracias a las cuales es común escuchar sobre conceptos como gestión documental, gestión de electrónica de documentos y gestión de información empresarial, los cuales convergen en el campo de la administración de negocios como en un primer escenario, la tecnología ha modificado enormemente, durante los último años la forma como se almacena, genera, accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como consecuencia el cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los tecnologistas, sin ninguna base empírica, caracterizada cada vez más por la creciente clientela de información en soportes electrónicos.

39. CONCLUSIÒN En el campo archivístico conceptos como el de gestión de documentos se incorporaron a las bases teóricas tradicionales de la disciplina archivística, otorgándole fuerza a conceptos hasta entonces manejados por administradores y especialistas en planeación organizacional, al integrar al concepto de archivo el de documentación corriente o en trámite (es decir al prearchivo o archivo en formación), lo cual abrió un espectro de posibilidades para los archivistas frente a la planeación de la documentación en una organización.

40. BIBLIOGRAFIA Programa de Gestión documental, segunda fase, parámetros para un proyecto de automatización, Armando Barrera. CASAS DE BARRAN, Alicia. Los expedientes electrónicos: un desafío. En: Revista INFOLAC. Vol. 13, N° 4, 2000. 6 p. CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestión de Información en la Organizaciones. Murcia: Universidad de Murcia, 2000. DAVENPORT. Thomas. Ecología de la Información. México: Oxford University Press, 1999 . UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. Internet, comercio electrónico y telecomunicaciones. Bogotá: La universidad, 2002. GAETE GONZALEZ. Eugenio. Instrumento público electrónico. Barcelona:Editorial Bosch, 2002.