MEMEX es un producto desarrollado en SharePoint que permite la administración de expedientes electrónicos y la gestión de archivos, centralizando documentos para asegurar su gestión, integridad, disponibilidad, control y perdurabilidad. MEMEX cuenta con metadatos dinámicos que permiten asociar información a expedientes y tipos de documentos, y gestiona archivos electrónicos y físicos en el sistema, incluyendo transferencias documentales.

1. Sharepoint y MEMEX una experiencia compartida
Un acercamiento a
INNOVATION PLACE / FACTSHEET
MEMEX es un producto desarrollado en SharePoint*
que permite la administración de expedientes
electrónicos y la gestión de archivos.
MEMEX centraliza los documentos que se producen a diario en
las organizaciones, asegurando la gestión, integridad,
disponibilidad, control y perdurabilidad de la misma.
Una de las características de este producto son los metadatos
dinámicos, que permiten su asociación a expedientes electrónicos
y tipos documentales; otro atributo es la gestión de archivos,
que armoniza los expedientes electrónicos y físicos en el
sistema, y además efectúa las transferencias documentales.
FUNCIONALIDADES DESTACADAS
Los expediente electrónicos son creados de acuerdo a las TRD de cada organización,
por esta razón MEMEX automatiza el proceso de transferencia y eliminación
documental.
MEMEX permite la creación de metadatos personalizados, y los asocia de manera ágil
al expediente o al tipo documental (no requiere desarrollo).
Armoniza expedientes físicos y electrónicos a través de funcionalidades, que permiten
controlar su ubicación para ambos tipos.
MEMEX genera Hash a cada documento incluído en el expediente, para garantizar su
integridad.
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*SharePoint: Es la plataforma de ECM (Enterprise Content Management) de Microsoft para la gestión de documentos y colaboración
empresarial. Según Gartner, una de las organizaciones más importantes en la investigación de tecnología de información en el mundo,
ubica a SharePoint en el ECM Magic Quadrant, en la sección de líderes del mercado.

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MEMEX cuenta con una capa de interoperabilidad, que almacena y consulta
documentos, crea y busca expedientes provenientes de otros sistemas de información.
MEMEX dispone de un componente de migración que automatiza procesos de carga de
imágenes y metadatos de documentos digitalizados.
MEMEX crea un ecosistema donde los usuarios gestionan, en mayor medida,
documentos 100% electrónicos, lo cual evita el consumo inapropiado de papel.
los expedientes electrónicos pueden ser exportados en una estructura GEL-XML, lo
cual permite que su información se comparta en diferentes sistemas.
En MEMEX los expedientes generan índices electrónicos para cumplir con los
estándares de Gobierno en Línea.
Decreto N° 2609 de 2012. Menciona las generalidades de los sistemas de gestión
documental, y detalla temas relacionados con la gestión de documentos electrónicos
de archivo.
Guía N° 4. Expediente electrónico: Guía publicada por Gobierno en Línea, en la cual
establece las características del expediente electrónico.
Acuerdo N° 003 de 2015. Ordena lineamientos para la gestión de los documentos
electrónicos en las organizaciones.
ISO 16175-2. Constituye principios y requisitos funcionales, para documentos en
entornos de oficina electrónica y sus sistemas de gestión de registros digitales
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BENEFICIOS
CUMPLIMIENTO DE LEGISLACIÓN
ACERCA DE IO - INNOVATION PLACE
Somos una compañía joven conformada con recursos especializados y de gran experiencia en el desarrollo de
soluciones con tecnologías SharePoint. Tenemos como foco desarrollar productos basados en este ECM
alrededor de la Gestión de Información.
Queremos hacer la vida más simple en el mundo corporativo, entregando productos de alta usabilidad y
generando valor y productividad a las empresas, a través de la aplicación de las tecnologías de la información.