Software de administración documental

1. Software de Administración Documental Alexander betancurmarín

2. SIADOC®Sistema de Información para la Administración Documental y Correspondencia Versión: 4.5 / Año: 2010 • Desarrollo: SISCOMPUTO LTDA. (Colombia) La mejor solución para la Administración del Archivo Físico Documental y su Digitalización, Gestión de la Correspondencia y Trámites Documentales. SIADOC provee a la Empresa una herramienta para facilitar el control y la administración de sus archivos y expedientes físicos. Compuesto por diferentes módulos que permiten la ejecución de las actividades y la administración del archivo de manera organizada y efectiva: Archivos de Gestión, Archivo Central y Configuración. Allí se pueden controlar las Tablas de Retención Documental, la información del archivo activo e inactivo, control de préstamos, ubicación física, control de modificaciones y actualizaciones, proporciona un modelo de seguridad por niveles que le permite al usuario gran flexibilidad para controlar el acceso parcial o total del sistema, autorizando la modificación y consulta de información al nivel de base de datos, y de listas de documentos. Todo con base en una versátil clasificación de los usuarios y sus permisos de acceso. Así mismo facilita la radicación y gestión electrónica vía Web, de la correspondencia en su Empresa: Documentos de Entrada, Salidas, Internos, Memorandos electrónicos y todos los documentos asociados; genera alarmas y notificaciones por correo electrónico, controla los tiempos de los tramites y actividades y entre otros permite el almacenamiento digital del documento. Requerimientos: SERVIDOR: Windows Server, LINUX, Solaris, AS / 400. • 50 GB Libre en Disco Duro. • 1GB RAM. • Compatible con Bases de datos Oracle / SQL / DB2 / MySQL. • Ayudas Online. • Computadores Usuarios: Todos los navegadores (Explorer, FireFox, Copernico, Opera). Otras Características: INTRANET, EXTRANET. • Idioma: Español, Manuales en Español. • Tipo de Licencia por: Empresa, ASP, Entidades educativas. SISCOMPUTO LTDA.Cl. 117B No. 70C - 85 - Bogotá D.C. - ColombiaTel: (1) 624 2201 * Cel.: (318) 252 8621 / Fax: 624 2202info@siscomputo.com http://www.siscomputo.com

3. DocuAdmin®Solución para Administración DocumentalGracias a su flexibilidad el árbol documental de DocuAdmin® refleja la estructura organizacional de su empresa, permite la configuración de diferentes roles y privilegios de usuarios, definición de series, subseries y tipologías documentales así como el número y el tipo de metadatos que serán utilizados para indexar los documentos. Los documentos pueden ser indexados manualmente o de manera automática usando OCR. Acceder a los documentos digitalizados es fácil gracias a que DocuAdmin® permite combinar hasta tres criterios de búsqueda en la red de su empresa o a través de Internet, para búsquedas avanzadas es posible emplear nuevas búsquedas sobre los resultados de una búsqueda anterior. DocuAdmin® permite establecer flujos documentales de trabajo, control de trámites, anotaciones y versiones de documentos. Su módulo DocuMail® administra la correspondencia entrante y saliente de la empresa y sus funcionarios, estableciendo prioridades, flujos documentales, creando informes de trámites pendientes y garantizando su trazabilidad hacia el exterior o dentro de su organización. DocuAdmin®: Configuración de la Estructura Organizacional de su Empresa TRD, Series, Subseries y Tipologías Documentales Confidencialidad a través de usuarios, roles y permisos Flujos de Documentos Indexación Manual o Automática usando OCR Anotaciones a los Documentos Manejo de Versiones en los Documentos Búsquedas y Acceso Web a los Documentos DocuMail®: Manejo intuitivo de la correspondencia Soporte completo a la Unidad de Correspondencia Radica Correspondencia Entrante y Saliente tanto interna como externa Reportar a cada usuario la correspondencia recibida y trámites requeridos Establece prioridades y trámites requeridos Trazabilidad de correspondencia Asocia archivos digitales a la correspondencia sirviendo a esta como una copia digital, resumen o anexos a ella Informes personalizables Seguimiento y Control sobre toda la correspondencia Flujos Documentales Búsquedas y Acceso Web a la correspondencia NUMÉRICA LTDA.Cl. 46 No. 33 - 18, Of. 302 - Bucaramanga - ColombiaTel: (7) 657 6894 * Cel.: (317) 501 3020info@numerica.com.co * info@docuadmin.com *info@bioteca.com.co http://www.numerica.com.co

4. SADE.NETSistema de Administración DocumentalEs un Software comercializado por SYSDATEC INTERNATIONAL para la administración integral de toda la documentación recibida y/o generada por la mediana y gran empresa de hoy. Es la mejor herramienta para el control de los procesos documentales de su compañía con la facilidad de consultar o tramitar la información desde cualquier lugar del mundo cuando se tiene el sistema publicado en Internet, y sin necesidad de hacer instalaciones en los computadores. MÓDULO DE ADMINISTRADOR Permite la parametrización de la información básica para la operación de los otros módulos, creación de usuarios y perfiles de acceso para los mismos, definición de las Tablas de Retención Documental. MÓDULO ARCHIVO Permite la correcta administración de las unidades de archivo o Centros de Información Documental controlando los inventarios de documentos físicos mediante el registro de la ubicación en la estantería, control de préstamos, reservas, impresión de Labels, transferencias y eliminaciones documentales. MÓDULO IMÁGENES Especializado en el proceso de digitalización, indexación, almacenamiento y administración de imágenes en unidades magnéticas u ópticas según el caso. La ventaja de contar con un sistema de imágenes Web, consiste en la facilidad que tienen los usuarios de digitalizar y/o consultar los documentos digitalizados sin importar donde se encuentren. DOCUMENTO ELECTRÓNICO Es una herramienta que le permite centralizar, organizar y administrar los documentos electrónicos que genere su compañía, basado en políticas de gestión documental mediante la aplicación de Tablas de Retención Documental Electrónicas. MÓDULO WORK FLOW CRC.NET - CRF.NET El Centro de Recepción de Correspondencia (C.R.C.), y/o Centro de Recepción de Facturas (C.R.F.), es la oficina encargada de administrar de una manera centralizada toda la correspondencia de entrada y salida, haciendo seguimiento al flujo dentro del trámite normal, controlando los tiempos de cada una de las etapas del proceso modelando los flujos, como es característico del Workflow. SISTEMA DE QUEJAS Y RECLAMOS SQR Es una herramienta para el control y mejoramiento continuo, en los procesos o servicios de la empresa ya que permite visualizar e informar lo que sucede, cuáles son las inquietudes, quejas, reclamos y sugerencias que tienen los usuarios. SYSDATEC INTERNATIONALCl. 125 No.19 - 89 Oficina 502 - Bogotá D.C. - ColombiaTel: PBX: (571) 658 4870 * Cel.: (313) 208 8729mercadeo@sysdatec.com http://www.sysdatec.com

5. DocmaSolución para Administración y Gestión DocumentalLas compañías requieren ser cada día más competitivas y productivas para perdurar en el tiempo. Es ahí donde la tecnología juega un papel protagónico al facilitar las tareas y reducir los tiempos para alcanzar los objetivos. En el desarrollo de su gestión y específicamente en el manejo que hacen de sus documentos, las organizaciones deben superar una serie de impactos a sus niveles de eficiencia. Un manejo inadecuado de los documentos genera entre otros problemas: sobreproducción documental, sobrecostos en el manejo de la información, pérdida de conocimiento, mala calidad de la información, deterioro de la memoria institucional, ineficiencia administrativa y uso de sistemas aislados. Con Docma usted puede: * Ingresar, clasificar y consultar documentos y la información asociada desde cualquier sitio geográfico con acceso a Internet. * Definir la manera de agrupar u organizar los documentos. * Almacenar documentos en forma de imágenes digitales. * Permitir la gestión y el acceso unificado de diferentes conjuntos o agrupaciones de documentos. * Manejar la captura de documentos en distintos formatos: .tiff, .jpg, .gif, .Bmp, .png, multitiff, entre otros. * Registrar la vigencia de los documentos en el momento de su ingreso y generar reportes de control que avisan sobre la pérdida de vigencia en un momento determinado. * Controlar y administrar la localización física de cada documento en papel. * Controlar préstamos de documentos. * Registrar los documentos que son obligatorios y obtener informes de documentos faltantes en un momento determinado. * Facilitar la búsqueda y recuperación de datos a través de diferentes atributos. * Registrar para cada tipo de documento una plantilla de indexación, donde se definen el conjunto de campos asociados a los documentos de ese tipo, por los que se permitirán búsquedas indexadas. IBISCOM LTDA.Cl. 125 No. 20 - 70, Of. 401 - Bogotá D.C. - ColombiaTel: (1) 214 8274 / Fax: 215 0664info@ibiscom.net http://www.ibiscom.net

6. EMC² - Soluciones de Gestión DocumentalMejore la Captura, Procesamiento y Distribución de Toda la Información del NegocioSoluciones Bolívar ofrece soluciones preconfiguradas para responder a diferentes iniciativas como. Gestión de correspondencia y PQR (Quejas y Reclamos), Gestión de registros para la industria farmacéutica, alimentos y consumo masivo, y fabrica de crédito entre otras. Agilizar sus procesos de negocio es nuestro objetivo, para apoyar a su organización, potenciando su rentabilidad, servicio al cliente y competitividad. El 70% de la información que hoy manejan las compañías es “no estructurada” tal como documentos, e-mail, reportes, y una amplia gama de archivos digitales como voz, video y Autocad entre otros. Con las herramientas de EMC², los documentos, imágenes, videos, audio, reportes, información digital, contenido Web, pueden ser accedidos de forma oportuna y segura por diferentes áreas, aplicaciones y procesos de la organización, apoyando la toma oportuna de decisiones, incrementando la eficiencia de los recursos, la productividad de los empleados, garantizando confidencialidad y cumplimiento. Adicionalmente el portafolio de aplicaciones y soluciones de EMC² permite la automatización de los procesos de su organización bajo el concepto de BPM (Business Process Management) permitiendo que en éstos viaje la información y contenido que se requiere para la buena ejecución y eficiencia de los mismos. El software de EMC² provee un amplio conjunto de soluciones que permite administrar contenido organizacional de manera centralizada. CAPTIVA FAMILY: Captura de forma automática la información crítica que se encuentra en papel, fax, fuentes electrónicas el contenido de negocio, haciéndolo disponible y comprensible para procesar en los diferentes sistemas de la organización. DOCUMENTUM FAMILY: Comprende una plataforma unificada de gestión de contenidos que permite administrar el ciclo de vida de los mismos y la gestión de repositorios de contenido incluyendo versiones, retenciones, records, check-in, check-out, workflows de aprobación, servicios de transformación de formato, seguridad y acceso a través de diferentes interfaces como Web, Outlook, Portales, MS Share-Point y ambientes colaborativos. DOCUMENTUM BUSINESS PROCESS MANAGEMENT BPM. Suite integrada a la de gestión de procesos, incluye una herramienta de modelamiento, análisis simulación, ejecución y monitoreo Business Activity Monitor BAM. DOCUMENTUM APLICATION XTENDER FAMILY: Provee las herramientas necesarias para agilizar los procesos de captura de imágenes y almacenamiento de información básica de la empresa y el manejo de contenidos. La familia Documentum ofrece a su compañía una solución integrada y abierta desarrollada sobre Java J2EE, Arquitectura SOA y apegada a los estándares de mercado. SOLUCIONES BOLÍVAR S.A.Cr. 13 No. 26 - 45, Piso 16 - Bogotá D.C. - ColombiaTel: (1) 381 4450 / Fax: 381 4479comercial@solucionesbolivar.com http://www.solucionesbolivar.com

7. MICROCOLSASoluciones de Software para Gestión Documental Microcolsa desarrolla software para el área de la administración documental, con el objetivo de extender las funcionalidades del sistema de administración de documentos. Los productos principales desarrollados por Microcolsa son: • MicrocolsaWorkflow: Flujo electrónico de documentos. • Con este software, se modelan y controlan los diferentes procesos de negocios de las organizaciones. • En la actualidad este sistema de Workflow se ha instalado en diferentes áreas de las organizaciones, como son: Contabilidad, Registro Mercantil, Correspondencia y Compras. • Microcolsa Validación: Este software se utiliza para indexar o agregar las claves de búsqueda a los documentos que se almacenaran en el gestor de documentos. • Para esto se utilizan los diferentes orígenes de datos que posee la organización, con el objetivo de mejorar la productividad y disminuir los costos al tener que digitar menos campos. • Microcolsa Consulta Internet: Con este programa todos los usuarios de la organización podrán consultar los documentos almacenados en el gestor de documentos, mediante un navegador, ya sea en Internet o en una intranet corporativa. • MicrocolsaRadicador de Correspondencia: Genera radicados automáticos, reportes vía correo electrónico donde los destinatarios tienen acceso a las imágenes, sin necesidad que los documentos viajen físicamente. Tiene la posibilidad de ejecutar tareas en rutas diseñadas y dar respuesta adecuada en formatos Word y Excel, brindando completo control en la correspondencia de una compañía. • DocuWare. www.docuware.com: DocuWare AG ha desarrollado el software DocuWare para la administración documental, el cual ha sido traducido a doce idiomas. DocuWare es reconocido por su amplia funcionalidad, administración simple, fácil integración y total seguridad. Con DocuWare el manejo de los documentos es eficiente e intuitivo, los documentos pueden ser indexados y archivados en procesos automatizados apoyándose en OCR y bases de datos. • ReadSoft: DocumentsforForms, es la solución más eficiente del mercado para la captura de información proveniente de encuestas, pedidos, pruebas psicotécnicas, etc. Utilizando esta herramienta se capturan formularios en papel, fax, internet, e-mail, XML. Permite la captura de texto manuscrito, impreso, códigos de barras, casillas, círculos, tablas. Se requiere menos recurso para gestionar los formularios y los errores se reducen al mínimo. MICROFILMACIONES DE COLOMBIA S.A. - MICROCOLSACl. 7 Sur No. 42 - 70, Of. 19 03 Ed. Forum - Medellín -ColombiaTel: PBX: (4) 326 8200 / Fax: Ext.: 102microcolsa@microcolsa.com http://www.microcolsa.com

8. CANONImageWare SuiteImageWARE Suite es la solución más completa para la administración y la contabilidad de los recursos de copiado, impresión, fax y escaneo para los documentos de su compañía, cuenta además con herramientas para la gestión documental y archivo electrónico de sus documentos las cuales se complementan al 100% con los dispositivos Canon para el escaneo de documentos como escáneres de producción y lectores escaners de microfilmación. ImageWareAccountant Manager es a la vez la herramienta más completa del mercado para el control, la contabilidad y la estadística de los equipos de copiado, impresión, fax y escáner en la red de su compañía, con el IWAM, usted podrá realizar informes de consumos, cargas de trabajo, tipos y nombres de trabajos, consolidación del consumo de papel y la operación por centros de costos, proyectos, usuario y maquinas. El Document Manager es la plataforma central de base de datos del paquete ImageWARE, el cual proporciona herramientas fáciles de usar para procesamiento de imágenes, archivo electrónico y técnicas avanzadas de recuperación de documentos. Adicionalmente, puede utilizarse para la distribución de documentos a través de la empresa, con capacidades integradas de impresión, envío por fax y correo electrónico, de igual manera despliega más de 250 formatos de archivo con visores incorporados para ayudarle a reducir los costos de la implementación de la aplicación. Complementando la solución ImageWARE suite, contamos con el software para la diagramación y encuadernación de trabajos de salida por medios impresos ImageWARE Publishing Manager, con lo cual se completa el ciclo del documento. Además, Canon lanzó recientemente ImageWAREEnterprice Manager con el cual se pueden administrar de manera centralizada todos los dispositivos Multifuncionales o de Impresión que existan en su red, sin necesidad de levantarse de su silla. LEXCO S.A.Cl. 72 No. 20 - 53 * SERVICIO TÉCNICO / SUMINISTROS Y REPUESTOS: Cl. 72 No. 20 - 53 - Bogotá D.C. -ColombiaTel: PBX: (1) 605 1500 / Fax: 605 8085 * LÍNEA DE ATENCIÓN AL CLIENTE: 018000 910495 * SERVICIO TÉCNICO / SUMINISTROS Y REPUESTOS: Tel.: (1) 605 1500 / Fax: 605 8085http://www.lexco.net

9. KOFAXLEXCO S.A. ha incorporado en su portafolio de soluciones, la línea de productos de KOFAX quien desarrolla soluciones premiadas que automatizan los procesos de negocio basados en documentos, facilitando la captura, transformación e intercambio de información critica para la empresa, independiente de su formato (papel, fax o electrónico), con más rapidez y precisión, y optimizando los costes. Las soluciones de Kofax ofrecen una excelente rentabilidad de sus inversiones a miles de clientes de los sectores financiero, fabril, comercial y sanitario, así como a la administración pública y a los prestadores de servicios empresariales. Las soluciones de captura e intercambio en oficina central unidas con nuestra amplia gama de escáneres de producción automatizan los procesos empresariales capturando los documentos y transformándolos en formato digital, enviándolos a aplicaciones y sistemas de archivado, e intercambiando información entre una gran variedad de aplicaciones y servicios. LEXCO S.A.Cl. 72 No. 20 - 53 * SERVICIO TÉCNICO / SUMINISTROS Y REPUESTOS: Cl. 72 No. 20 - 53 - Bogotá D.C. -ColombiaTel: PBX: (1) 605 1500 / Fax: 605 8085 * LÍNEA DE ATENCIÓN AL CLIENTE: 018000 910495 * SERVICIO TÉCNICO / SUMINISTROS Y REPUESTOS: Tel.: (1) 605 1500 / Fax: 605 8085http://www.lexco.net