El documento describe las características y formatos de los documentos electrónicos, incluyendo el soporte en el que se almacenan. Explica brevemente los conceptos de archivo, marco normativo, gestión de documentos, ciclo de vida de documentos electrónicos y modelo de gestión documental. Resalta la importancia de planificar un proyecto de gestión de documentos electrónicos identificando roles, oficinas, flujos de trabajo y control de seguridad.

1. CARACTERÍSTICAS
Para que los DE sean accesibles se tienen en cuenta 2
factores:
● FORMATO: depende de la aplicación informática
utilizada para crear el documento (.doc, .txt, .jpg, .pdf,
.xls, .ppt) Tener en cuenta que estas aplicaciones
cambian en el tiempo y dependen del sistema
operativo usado.
● SOPORTE: los documentos han dejado de estar
mayoritariamente soportados en papel para estar
fijados ahora en discos duros, dispositivos móviles y
dispositivos en la “nube”.

2. ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte
material (papel o electrónico).
Acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión

3. MARCO NORMATIVO
● Ley Nº 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
● Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
● Ley N° 27806 - Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública.
● DL Nº 1310 que Aprueba medidas adicionales de simplificación
administrativa.
● DS N° 066-2011-PCM, que aprueba el Plan de Desarrollo de la
Sociedad de la Información en el Perú.
● DS N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
● DS N° 081-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Gobierno
Electrónico 2013-2017.
● Res. Secretaría de GobiernoDigital N° 001-2017-PCM/SEGD Modelo
de Gestión Documental.

4. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
● Las diversas operaciones archivísticas que
se llevan a cabo a lo largo del periodo
comprendido entre la creación de los
documentos y su eliminación o transferencia
a un archivo histórico.
● Del inglés “records management” es el área
de gestión administrativa que busca
economizar y lograr eficacia en la creación,
mantenimiento, uso y disposición de los
documentos en una organización.

5. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Implica tareas como:
Documento
RECEPCIÓN
EMISIÓN
DESPACHO
ARCHIVO

6. CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO
● Un documento administrativo es creado o recibido
como resultado de la actividad en la empresa.
● Un documento puede cambiar de formato a
medida que pasan de una etapa a la siguiente.
● Cuando se inicia un proyecto de gestión de DE
hay que pensar en los documentos
administrativos en distintos formatos a lo largo de
su ciclo de vida.
● El ciclo de vida de un DE es comparable al ciclo
de vida de los documentos en papel.

7. MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL (MGD)
● También se le llama: “Sistema de gestión
documental” o “Modelo Archivístico”.
● Tiene que ver con que tipos de documentos
se crean al interior de una organización
(privada o pública) durante el desarrollo de
sus actividades.
● Qué tratamiento deben recibir a lo largo de
sus diferentes fases para mantenerse
auténticos, fiables, íntegros y usables.

8. PLANIFICAR UN PROYECTO DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
● Identificar roles, oficinas, dependencias.
● Analizar el uso de los documentos.
● Planificar la organización de los documentos.
● Planificar los tipos de contenidos.
● Planificar los flujos de trabajo.
● Planificar el control y la seguridad.
● Planificar guías, reglamentos, manuales y
políticas.

9. IDENTIFICAR LOS ROLES

10. FIRMA DIGITAL
● Identifica a un emisor de forma segura y
lo vincula con un determinado
documento (autenticación).
● Permite determinar si el documento fue
modificado luego de dicha firma digital
(integridad).
● Mecanismo tecnológico que dota de
validez y eficacia jurídica al documento
electrónico (prueba legal).

11. INTEROPERABILIDAD
● Capacidad de programas y/o sistemas
para comunicarse y trabajar
conjuntamente con otros sin ajustes o
cambios especiales.
● Los sistemas de gestión documental
deben permitir la interoperabilidad con
los otros sistemas de información
basado en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos
y estándares nacionales e
internacionales.

12. SOFTWARE
● Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos
(EDMS)
● Creación y captura de contenido y documentos.
● Indexación, acceso, almacenamiento, y
recuperación de contenidos y documentos.
● Edición y revisión de contenidos y documentos.
● Procesamiento de imágenes.
● Flujo de trabajo de documentos / gestión de
procesos empresariales.
● Distribución de documentos.
● Repositorios de documentos.

13. OFERTA EN EL MERCADO

14. FUNCIONALIDADES DE UN EDMS

15. CAPTURA
● Procesos de digitalización,
reconocimiento, clasificación y
etiquetado de documentos.
● Captura de documentos adjuntos, fax e-
mail.
● Captura de datos y documentos desde
herramientas tecnológicas.
● Asignación de metadatos.

16. GESTIÓN
● Incluye herramientas que permiten de
forma integral soportar la
administración de documentos.
● Indexación de contenidos y
metadatos.
● Control de versiones de documentos.
● Ciclos de vida del documento a partir
de la parametrización de tablas de
retención documental, workflows
(flujos de trabajo).