training

1. CDBG-DR
FEDERAL CIVIL RIGHTS COMPLIANCE
NIVEL 3 COMPLETAR EL REPORTE TRIMESTRAL Y LA DOCUMENTACIÓN DE
ESFUERZOS
SECCIÓN 3 Y M/WBE
2021 V2

2. AGENDA PARA NIVEL 3 SECCIÓN 3 Y M/WBE
En este módulo de capacitación cubriremos:
• Cuáles son los formularios que se utilizan para el
Informe de Esfuerzos y el Informe Trimestral a
Vivienda
• Cómo completar la documentación de los esfuerzos
y los informes trimestrales.
• Consejos para documentar e informar

3. PROGRAMA DE ADIESTRAMIENTO
Nivel 1 Fundamentos del cumplimiento de la Sección 3 y de las M/WBE
Este módulo presenta los estatutos federales de cumplimiento y otras orientaciones federales sobre lo que es la
Sección 3 y la M/WBE, su aplicabilidad y lo que desencadena la necesidad de cumplimiento. Enmarca la
documentación de apoyo adicional y el proceso general para lograr el cumplimiento como segunda parte de
la introducción al cumplimiento federal de la Sección 3 y la M/WBE.
Nivel 2 Completar la documentación y las actividades Sección 3 y M/WBE
Este módulo utiliza los documentos discutidos en la formación 101 para revisar los propios documentos en
profundidad y abordar las preguntas sobre las áreas de los documentos y discutir diferentes ejemplos de cómo
completar la documentación
Nivel 3 Completar el formulario del reporte trimestral y el formulario de documentos de esfuerzos
Sección 3 y Empresas Minorítarias y Dirigidas por Mujeres
En este módulo se utiliza el formulario del reporte trimestral y se trata en profundidad cómo
completar cada una de las áreas del formulario del reporte trimestral y se abordan las preguntas
técnicas de los asistentes.
Nivel 4 Consejos de Implementación y Mejores Prácticas Sección 3 y Empresas Minorítarias y
Dirigidas por Mujeres
En este módulo se analizan algunas de las mejores prácticas para la realización de actividades y la
creación de flujos de trabajo en torno a los requisitos de cumplimiento, con el fin de garantizar que
los subreceptores o contratistas lleven a cabo las actividades con éxito.

4. BENEFICIOS DE USAR LA PLANTILLA DE DOCUMENTACIÓN DE ESFUERZOS DE
VIVIENDA
• La misma plantilla para ayudar a documentar los "esfuerzos de
máxima viabilidad" de la Sección 3 y los "esfuerzos de buena fe"
de las M/WBE.
• Proporciona listas desplegables ya preparadas de los esfuerzos
de la plantilla del plan de la Sección 3, la guía de políticas de la
Sección 3 y los esfuerzos de la guía de políticas de M/WBE.
• Le ayuda a centrarse en la realización de esfuerzos en lugar de
debatir cómo documentarlos.
• Le ayudará a completar rápidamente los informes trimestrales.
• Proporciona uniformidad al proceso de documentación de los
esfuerzos y de revisión de los esfuerzos documentados.

5. PLANTILLA PARA DOCUMENTACIÓN DE ESFUERZOS
Estructura del documento
• El documento de Excel tiene
dos pestañas.
• La primera pestaña es una
portada que resume su
situación hasta la fecha.
Debe completar la portada
con la información
relevante de su proyecto.
1 2

6. DOCUMENTACIÓN DE SUS ESFUERZOS
Plantilla Documentación de Esfuerzos
• La segunda pestaña le ofrece menús
desplegables para identificar.
• El tipo de esfuerzo que está realizando.
• El público al que va dirigido.
• Listas desplegables de los esfuerzos
enumerados para la Sección 3.
• Listas desplegables de esfuerzos M/WBE.
• Tendrá que introducir manualmente la fecha
de finalización de la actividad.
• Deberá introducir manualmente información
adicional en la sección de comentarios.

7. OPTIMIZACIÓN DE DÓNDE Y CÓMO OCURRE LA PRESENTACIÓN DE INFORMES
Trabajar en un proyecto financiado con fondos federales significa
que habrá un seguimiento significativo, informes, documentación,
etc.
Los subrecipientes tienen que completar muchos informes de
cumplimiento. Para aliviar la carga de informar sobre muchos
documentos separados y tratar de rastrear la última versión de ese
documento, Vivienda hizo que los informes fueran más uniformes,
prácticos y en un solo documento: el Unireport.

8. ESTRUCTURA DEL FORMULARIO DE REPORTE TRIMESTRAL
Formulario de reporte
• El “Unireport” de Vivienda capturará múltiples áreas de cumplimiento de
datos, todo en un formulario de Excel. El reporte captura:
• Datos Sección 3
• Horas trabajadas de los trabajadores de la Sección 3
• Horas trabajadas de los trabajadores ideales de la Sección 3
• Total de horas de trabajo
• Esfuerzos realizados
• Datos M/WBE
• Contratación/Subcontratación MBE
• Contratación/Subcontratación WBE
• Datos FHEO
• Dominio limitado del inglés
• Cumplimiento de la EEOC
• Información sobre la raza y el sexo de los trabajadores
• DB Datos de los Trabajadores perdidos

9. ESTRUCTURA DEL FORMULARIO DE REPORTE TRIMESTRAL
En la primera
pestaña de excel
encontraras las
instrucciones y
recordatorios de
aplicabilidad.

10. ESTRUCTURA DEL FORMULARIO DE REPORTE TRIMESTRAL
En la próxima pestaña se solicita información sobre su entidad y el periodo del
reporte.

11. INFORME DE LA SECCIÓN 3
Informe a HUD sobre el Informe de la Sección 3 para Vivienda
• El HUD exige al Departamento de Vivienda de Puerto Rico que informe
anualmente sobre las actividades de todos para la Sección 3.
• Todos comparten la responsabilidad de recoger y comunicar esta
información. Los empleadores que no realizan un seguimiento de esta
información mediante un sistema formal de tiempo y asistencia, HUD
indica que pueden proporcionar una evaluación de buena fe de las
horas laborales de un empleado de tiempo completo o parcial.
• El Informe 1 de Unireport recopilará información de la Sección 3
• Horas de trabajo de los trabajadores de la Sección 3
• Horas de trabajo de los trabajadores ideales de la Sección 3
• Total de horas de trabajo
• Esfuerzos realizados en la mayor medida posible

12. El Informe 1 tendrá una tabla para capturar las horas laborales y una segunda tabla
para capturar los esfuerzos realizados en ese período.
INFORME DE LA SECCIÓN 3

13. Para completar las tablas de esfuerzos, lea cada opción y use el menú desplegable
Sí o No para indicar qué acciones se han tomado durante ese período de informe.
INFORME DE LA SECCIÓN 3

14. INFORME M/WBE
Presentación de informes a HUD en el formulario HUD 2516 para
Vivienda
HUD require que el Departamento de Vivienda de Puerto Rico
informe anualmente sobre:
• Número y tipo de empresas registradas propiedad de mujeres
que recibieron oportunidades de contratación y
subcontratación
• Número y tipo de empresas registradas propiedad de minorías a
las que se les adjudicaron oportunidades de contratación y
subcontratación
• Tipo de código comercial y código racial/étnico
• Esfuerzos realizados para garantizar que todos los beneficiarios,
incluido Vivienda, realizaran "esfuerzos de buena fe".

15. Informe 2 Hace algunas preguntas básicas para recordarle que mantenga su
informe de utilización de MWBE actualizado y en consonancia con lo que está
informando.
INFORME M/WBE

16. El Informe 2 también tiene una tabla que solicita datos sobre las empresas MBE o
WBE con las que participó durante el período de pago.
INFORME M/WBE

17. El Informe 2 también captura los esfuerzos que realizó para interactuar con las
empresas MBE y WBE durante ese período. Utilice el menú desplegable sí / no para
seleccionar la respuesta.
INFORME M/WBE

18. El Informe 3 solicita informar si recibió solicitudes de asistencia con el idioma o
traducciones. Utilice los menús desplegables para elegir la mejor respuesta.
INFORMES DE ACCESIBILIDAD DE IDIOMAS

19. El Informe 4 cubre si su entidad tiene casos abiertos o pendientes con la EEOC.
Además, cubre preguntas sobre sus políticas y procedimientos.
REPORTE COMISIÓN DE IGUALDAD DE OPORTUNIDADES EN EL EMPLEO

20. El Informe 5 le ofrece la opción de informar sobre la diversidad de su organización.
Si tiene menos de 15 empleados, está exento de informar. Si tiene más de 15
empleados, es opcional informar.
REPORTE SOBRE DIVERSIDAD LABORAL

21. Informe 5; Si elige informar sobre su diversidad racial / étnica y de género, puede
usar esta pestaña para completar la información utilizando las definiciones
proporcionadas en la pestaña de fuerza laboral del informe 5.
REPORTE SOBRE DIVERSIDAD LABORAL

22. Informe 6 HUD requiere informar sobre los esfuerzos para localizar trabajadores no
encontrados a quienes se les adeuda salarios. Los proyectos de construcción
pueden encontrar la necesidad de que los contratistas documenten e informen
esto a los subbeneficiarios, quienes a su vez deberán informar esto a Vivienda.
REPORTE DAVIS BACON TRABAJADORES PERDIDOS

23. La certificación final solicita su nombre y seleccione Yo certifico en el menú
desplegable. Una vez completado, utilizará el formulario en el sitio de Vivienda
para enviar su informe.
CERTIFICACION FINAL

24. Abr.
5
Jul.
5
Oct.
5
Ene.
5
ENE - MAR ABR - JUN JUL - SEP OCT – DIC
REPORTES TRIMESTRALES
Para garantizar el seguimiento continuo y la supervisión necesaria de los
informes, Vivienda exige la presentación de informes trimestrales a todos los
Subrecipientes y Contratistas para garantizar el cumplimiento.

25. ENVÍO DE INFORMES TRIMESTRALES Y DOCUMENTACIÓN DE ESFUERZOS
Envíe su informe trimestral y la
documentación de los esfuerzos a
Vivienda Aquí
Complete el formulario y adjunte el
seguimiento de sus esfuerzos y su
informe trimestral.
Puede solicitar que se le envíe
directamente una copia del envío
directamente.

26. Section 3
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Como puedo saber si la Sección 3 me aplica a mí?
Si tiene un acuerdo de Subrecipiente con el Departamento de Vivienda para
el uso de fondos del CDBG-DR que superen los $200,000 dólares para un
proyecto/programa cubierto, debe cumplir con los informes, objetivos y
esfuerzos de la Sección 3.
Si es un Subrecipiente que recibe más de $10,000 dólares, debe cumplir con los
objetivos, los esfuerzos y los informes de las M/WBE.
Si es un Contratista y tiene un contrato cubierto de más de $100,000 dólares
con al menos $1 dólar de financiación del CDBG-DR para un contrato cubierto,
debe cumplir con los informes, objetivos y esfuerzos de la Sección 3.
Si usted es un Contratista y tiene más de $10,000 dólares, debe cumplir con los
objetivos, los esfuerzos y los informes de las M/WBE.

27. Section 3
PREGUNTAS FRECUENTES
¿Puede una empresa ser Sección 3 y M/WBE a la misma vez?
Sí, una empresa/subcontratista puede ser ambas cosas porque esas áreas de
cumplimiento están separadas. La Sección 3 identifica el nivel de ingresos para
determinar el estatus. M/WBE utiliza información sobre raza y género para
calificar a las empresas.
Si no tengo previsto subcontratar; ¿tengo que completer los documentos?
Sí, debe seguir presentando: su plan de utilización de M/WBE, el plan de la
Sección 3, la plantilla de documentación de esfuerzos y los informes
trimestrales.
Si la Sección 3 no le aplica a mi Proyecto; ¿tengo que completer el reporte
trimestral?
Sí, es posible que tenga que completar otros informes de cumplimiento, como
el informe de las M/WBE y las áreas de informe de la FHEO.

28. Section 3
PREGUNTAS FRECUENTES
Si soy un contratista MBE o WBE, ¿cumplo con los objetivos totales?
Puede tener un puerto seguro para uno de los objetivos de participación de
las M/WBE del 10%, pero seguirá teniendo un objetivo adicional del 10% para
demostrar los esfuerzos de buena fe para cualquier subcontratación o compra
que realice con los fondos de CDBG-DR.
¿Qué ocurre si no cumplo los objetivos antes de que finalice mi contrato?
Todos los contratistas adjudicados deben realizar y documentar sus esfuerzos.
Vivienda ha desarrollado plantillas que se discuten en esta presentación y que
le ayudan a completar este ejercicio. Puede enviar una exención sólo para
M/WBE antes del final de su contrato para su aprobación. Esta solicitud de
exención debe presentarse con los esfuerzos y la justificación que
corresponda.

29. Section 3
CONSEJOS PARA LA SESIÓN DE ASISTENCIA TÉCNICA NIVEL 5
Le animamos a que intente
completar los documentos
que se encuentran en el
sitio web de Vivienda
Section 3 y M/WBE y
descargue los documentos.
La sesión técnica
funcionará mejor cuando
haya intentado completar
los documentos y los esté
finalizando y recibiendo
ayuda en directo de
nuestro equipo.

30. PROGRAM DESCRIPTION
PRDOH reserves the right to update this webinar and any program materials as is needed to ensure Compliance with federal requirements.
Gracias por completar este seminario web de nivel 3.
Visite el sitio web de Vivienda para ver la Sección 3 y M/WBE en inglés o
español. Por favor, complete nuestra encuesta y comparta cualquier
sugerencia que tenga para futuros seminarios web y sesiones de
asistencia técnica.
El próximo webinar es el Nivel 4 de Mejores Prácticas y Consejos de
Implementación. Asegúrese de completar todo el material de
aprendizaje disponible.
GRACIAS

31. Section 3
ACCESIBILIDAD
El Departamento de Vivienda de Puerto Rico ofrece
acomodo razonable para garantizar la igualdad de
oportunidades.
Las personas con discapacidades o necesidades
específicas de accesibilidad, pueden contactar:
Teléfono
TTY 787-522-5950
Correo electrónico
infoCDBG@vivienda.pr.gov
Dirección Postal
PO Box 21365 San Juan PR 00928-1365

32. PROGRAM DESCRIPTION
Maria del Carmen Figueroa Correa, Esq.
Federal Compliance & Subrecipient Management
Assistant Deputy Secretary for Disaster Recovery
Program CDBG-DR
787.274.2527
Visiténos: www.cdbg-dr.pr.gov
Escribenos: Section3CDBG@vivienda.pr.gov
MWBECDBG@vivienda.pr.gov
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Vivienda se reserva el derecho de actualizar este seminario web y cualquier material del programa según sea necesario para garantizar el cumplimiento de los requisitos federales.