Fcls training 201_section3_mwbe_contractors_subrecipients_es_2021-2022
1. CDBG-DR
CUMPLIMIENTO DE LOS DERECHOS CIVILES FEDERALES
NIVEL 2 COMPLETAR DOCUMENTACIÓN Y ACTIVIDADES
SECCIÓN 3 Y M/WBE
2021 V2
2. AGENDA PARA EL NIVEL 2 SECCIÓN 3 & M/WBE
En este módulo de aprendizaje cubriremos:
¿Cuáles son los formularios utilizados para la Sección 3
y M/WBE?
¿Cómo completar la documentación de
cumplimiento?
¿Cuáles son algunas actividades para la Sección 3 y
M/WBE?
3. 1. Asignar personal que atenderá las actividades diarias
para el cumplimiento
2. Completar webinars, asistir a capacitaciones y talleres
3. Usar plantillas proporcionadas por PRDOH
4. Trabaje con su equipo de proyecto para implementar
actividades de divulgación
5. Informes trimestrales completos
PASOS PARA EL ÉXITO CON EL CUMPLIMIENTO DE NORMAS
4. PLAN DE ESTUDIOS DE CAPACITACIÓN
Nivel 1 Sección 3 y Fundamentos de cumplimiento de M/WBE
Este módulo presenta los estatutos federales de cumplimiento y otras
directrices federales sobre lo que es la Sección 3 y M/WBE, su aplicabilidad y
lo que desencadena la necesidad de cumplir. Enmarca la documentación
de apoyo adicional y el proceso general para lograr el cumplimiento como
una parte dos de la introducción al cumplimiento federal para la Sección 3 y
M/WBE.
Nivel 2 Sección 3 y M/WBE Completando Documentación &Actividades
Este módulo utiliza los documentos discutidos en la capacitación 101 para
revisar los documentos en profundidad y abordar preguntas sobre las áreas
de documentos y discutir diferentes ejemplos de cómo completar la
documentación.
Nivel 3 Sección 3 y M/WBE Completando Esfuerzos e Informes Trimestrales
Este módulo utiliza el formulario de informes trimestrales y cubre en
profundidad cómo completar cada una de las áreas para el formulario de
informes trimestrales y aborda las preguntas técnicas de la audiencia.
Nivel 4 Sección 3 y M/WBE Mejores prácticas y consejos de implementación
Este módulo describe algunas prácticas recomendadas sobre cómo
implementar actividades y crear flujos de trabajo en torno a los requisitos de
cumplimiento para garantizar que los subrecipientes o contratistas tengan
éxito en la finalización de las actividades.
5. OBJETIVOS DE PARTICIPACIÓN DE M/WBE
• Los subrecipientes y contratistas
deben realizar "esfuerzos de
buena fe" para contratar o
comprar más de $ 10,000
• Se aplica a servicios
profesionales, trabajos de
construcción o proveedores.
• El requisito de participación se
basa en el importe total de cada
contrato adjudicado por PRDOH
• Los objetivos se pueden cumplir a
través de la adjudicación inicial
de contratos o subcontratos.
Empresa de negocios
minoritarios
Empresa de negocios de
mujeres
6. • Los subrecipientes y contratistas
deben realizar la "mayor
medida factible" en proyectos
cubiertos de $200,000 y
contratos cubiertos de más de
$100,000
• Se aplica a programas y
proyectos de vivienda,
rehabilitación de viviendas o
construcción pública
•
SECCIÓN 3 PUNTOS DE REFERENCIA
Trabajadores específicos
Sección 3
Trabajadores Sección 3
7. CONSECUCIÓN DE OBJETIVOS Y PUNTOS DE REFERENCIA
• Comprenda cuáles serán las necesidades de contratación, capacitación y
contratación o compra de su equipo.
• Coordine con su equipo de recursos humanos y equipo de compras para
asegurarse de que estará en bucle y podrá realizar esfuerzos
• Conozca las herramientas que PRDOH ha desarrollado para ayudarle a
lograr el cumplimiento
• Utilice estas herramientas, actualícelos, envíelos a PRDOH según sea
necesario
8. REVISIÓN DE FORMULARIOS Y PLANTILLAS DE CUMPLIMIENTO
Vamos a saltar a los propios formularios y hacer un
tutorial de cada uno de los documentos discutidos.
Usted querrá tomar notas en el camino a medida que
cubrimos cada documento.
Para completar los documentos, necesitará:
Competencia en el uso de Microsoft Word
Competencia en el uso de Microsoft Excel
Competencia en el uso de formularios básicos de
Smartsheet para la presentación
Coordinación con su Unidad de Recursos Humanos
Coordinación con su unidad de compras/compras
Coordinación con su jefe de proyecto/equipo
principal
10. SECCIÓN 3 FORMULARIOS
Sección 3 Plan de contratistas / Sección 3 Plan de subrecipientes
Esta plantilla de documento permite a los subrecipientes o
contratistas identificar cómo planean cumplir con los objetivos de
contratación, capacitación y contratación de la Sección 3.
Sección 3 Certificación de trabajador/ trabajador objetivo
Sección 3 Autocertificación empresarial
Estas plantillas de documentos ayudan a las personas y empresas a
identificar si cumplen con los requisitos para ser considerados un
trabajador de Sección 3/Trabajador objetivo o una empresa de
Sección 3.
Formulario de Documentación de Esfuerzos
Esta plantilla de documento permite a los contratistas o destinatarios
identificar cómo están realizando los esfuerzos para cumplir con los
esfuerzos de la Sección 3.
11. SECCIÓN 3 PLAN
PLAN DE LA SECCIÓN 3 DEL SUBRECIPIENTE
PLAN DE LA SECCIÓN 3 DEL CONTRATISTA
12. ¿QUÉ ES UN PLAN DE LA SECCIÓN 3?
Una plantilla de plan de Seccion 3 debe tener lo siguiente:
1. Información básica del contratista: nombre, dirección, información
de contacto y sitio web.
2. Identificación de un Coordinador de la Sección 3.
3. Identificación del Área de Servicio o Barrio del Proyecto.
4. Proporcione la información específica sobre la mano de obra
actual del contratista y cualquier necesidad que emplea
previsible.
5. Proporcione información específica sobre el trabajo que realizará
la empresa de la sección 3 con la cantidad en dólares de
participación y las horas de trabajo estimadas para los
trabajadores de la Sección 3 / Trabajadores objetivo.
13. ¿QUÉ ES UN PLAN DE LA SECCIÓN 3?
6. Un compromiso firme de completar, documentar e informar los
esfuerzos que se harán para notificar a los Trabajadores de la
Sección 3, Trabajadores Específicos y Preocupaciones Comerciales
de las oportunidades de contratación, capacitación o contratación
generadas por la asistencia financiera de HUD para programas de
vivienda y desarrollo comunitario, en la mayor medida posible.
7. Un compromiso firme de revisar los formularios de autocertificación
de la Sección 3 y solicitar documentación de respaldo según sea
necesario.
8. Proporcionar un proceso para cualquier queja de la Sección 3 que
se presente y aborde y acepte notificar a PRDOH en caso de tales
quejas.
9. Indique la capacidad de completar los informes de horas de trabajo
requeridos para los trabajadores de la Sección 3 / Trabajadores
objetivo sobre una base trimestral utilizando el formulario establecido
por PRDOH y la presentación del informe.
14. PLANTILLA DE PLAN DE SECCIÓN 3 DE PRDOH
PRDOH puso esto a disposición de contratistas o
subrecipientes en inglés o español. El documento
tiene una tabla de contenido, le ayuda a
organizar la información en tablas e identificar los
esfuerzos de un menú de opciones
proporcionadas.
El uso de las plantillas de PRDOH le ahorrará tiempo
y energía para averiguar lo que necesita tener en
un plan de la Sección 3.
15. SECCIÓN 3 ESTRUCTURA DE LA PLANTILLA DE PLAN
La plantilla incluye 4 tablas fáciles de usar:
Tabla A – Información básica
Tabla B – Identifique su capacitación, nuevas oportunidades de trabajo y
oportunidades de contratación
Cuadro C1 – Sección 3 Esfuerzos de capacitación y empleo que se
realizarán para los trabajadores específicos de la Sección 3 y los
trabajadores de la Sección 3
Cuadro C2 – Sección 3 Esfuerzos comerciales que deben realizarse para
adjudicar contratos a la Sección 3 Preocupaciones comerciales
16. Table A Instructions: Complete the table with relevant information.
I am working for a
recipient of CDBG-DR: ☐ PRDOH ☐Other _____[Type here]____________
Business Federal ID [Type here]
Official Business Name [Type here]
Contract Amount(s) [Type here]
Name of Assigned
Section 3 Coordinator [Type here]
Section 3 Coordinator
Contact Information
Direct Email & Direct
Line
[Type here]
SECCIÓN 3 PLAN TABLA A
Tabla completa A – Información básica (3 minutos)
Ingrese el nombre de su empresa o
entidad como Registrado en PR.
Ingrese su identificación
federal
Identifique cuál es el monto total de su
contrato o el monto total de todos los SRA
que tiene con PRDOH
Identifique si usted es un contratista o
subrecipiente y con quién está trabajando.
¿Quién de su equipo será responsable de
ejecutar las actividades rutinarias y enviar
informes trimestrales y documentar los
esfuerzos?
Proporcionar su información directa.
17. Tipo de
oportunidad
Nombre de la contratación /
capacitación o oportunidad de
contratación
(si la contratación incluye
NAICS)
Número total de
horas de trabajo
para la
contratación o la
contratación /
oportunidad de
capacitación
Número estimado
de horas para los
trabajadores de la
Sección 3
específica
Número
estimado de
horas para los
trabajadores
de la Sección 3
☐Formación
☐Empleo
☐Contratación
☐Formación
☐Empleo
☐Contratación
☐Formación
☐Empleo
☐Contratación
☐Formación
☐Empleo
☐Contratación
☐Formación
☐Empleo
☐Contratación
SECCIÓN 3 PLAN TABLA B
Identifique cuál será la
cantidad estimada de
horas de mano de obra
totales que se asignarán a
ese trabajador de la
Sección 3 o a ese
trabajador de la Sección
3.
Tabla completa B – Identifique su capacitación, nuevas oportunidades de trabajo y
oportunidades de contratación (4 minutos *, *Después de adquirir información de su
equipo de proyecto)
Utilice las casillas de verificación para
identificar el tipo de oportunidad que
planea tener durante el transcurso de su
proyecto.
Proporcionar
información para
identificar/
especificar cuál
será esa
oportunidad.
Identificar cuál es la
cantidad estimada
de horas de trabajo
totales que se
asignarán a ese
puesto u
oportunidad de
contratación
18. TABLA C1: Sección 3 Esfuerzos de capacitación y empleo que deben realizarse
Instrucciones: El contratista identificará usando los botones Sí y No qué esfuerzos se realizarán
1 Use e implemente esta plantilla de plan de la Sección 3. ☐ Si ☐ No
2 Establecer un Coordinador de la Sección 3 que será el principal punto de
contacto para la planificación, implementación y presentación de informes
sobre los requisitos de la Sección 3.
☐ Si ☐ No
3 Fuente y solicitar una lista actualizada de la Sección 3 Residentes. ☐ Si ☐ No
4 Fuente y solicitar una lista de asociaciones y organizaciones residentes. ☐ Si ☐ No
5 Patrocinar o establecer programas de capacitación y empleo para los
trabajadores de la Sección 3
☐ Si ☐ No
SECCIÓN 3 PLAN CUADRO C1
TABLA COMPLETA C1: Sección 3 Esfuerzos de capacitación y empleo que se realizarán
para los trabajadores específicos de la Sección 3 y los trabajadores de la Sección 3 (3
minutos * después de breves discusiones con su equipo)
Utilice las casillas de verificación para
identificar el tipo de oportunidad
que planea completar durante el
transcurso de su proyecto.
19. SECCIÓN 3 PLAN CUADRO C2
Tabla completa C2: Sección 3 Esfuerzos comerciales que se realizarán para adjudicar
contratos a la Sección 3 Preocupaciones comerciales (3 minutos * después de breves
discusiones con su equipo)
TABLE C2: Section 3 Business Efforts to be Performed
Instructions: Contractor will identify using Yes and No Buttons which efforts will be performed
1 Forward open procurements to potential Section 3 businesses. ☐
Yes
☐
No
2 Attend Pre-Bid Meetings and identify Section 3 hiring and contracting
opportunities.
☐
Yes
☐
No
3 Source and request a list of Resident Associations/ organizations. ☐
Yes
☐
No
4 Make mandatory the use of the PRDOH “Model Contract Section
3 Clause”1 in all subcontracts.
☐
Yes
☐
No
Utilice las casillas de verificación para
identificar el tipo de oportunidad
que planea completar durante el
transcurso de su proyecto.
20. SECTION 3 PLAN
La plantilla también incluye:
Contenido detallado que requiere que complete casillas de
verificación para afirmar que planea cumplir con esa sección.
Al leer el documento:
Reemplace el nombre de su agencia o negocio en las casillas
"[Nombre del tipo de contratista/subrecipiente]".
Una vez completado recuerde firmar, fechar y enviar el
documento utilizando el enlace en el sitio web de PRDOH:
http://cdbg-dr.pr.gov/iframes/section3PlanM/WBEIFRM
22. SECCIÓN 3 FORMULARIOS DE AUTOCERTIFICACIÓN
• Aquí hay 5 sencillos pasos para usar los formularios de autocertificación:
• Prepare las plantillas para que tengan la información de su negocio o
agencia
• Proporcionarlos a su personal y a cualquier persona nueva que planee
contratar
• Proporcionarlos a las empresas e incluirlos en cualquier paquete de
compras que armó
• Una vez que los reciba de personas o empresas, revise el formulario y la
documentación de respaldo.
• Documente sus esfuerzos con el uso de los formularios.
23. COMPLETAR FORMULARIO DE AUTOCERTIFICACIÓN DE TRABAJADORES
SECCIÓN 3
• Personalizar los formularios
• Lea las instrucciones en la caja
negra.
• Personalizar las áreas en amarillo en
el formulario
• Proporcione su información básica en
la última página para que las
personas sepan a dónde enviar el
documento completado.
24. Los usuarios del formularios eligirán
identificar su nivel de ingresos utilizando
una de las dos opciones:
Sus propios ingresos individuales
sujetos al límite de ingresos descrito
en el formulario; o
Sus niveles totales de ingresos
familiares utilizando la tabla a
continuación para confirmar que
están ganando menos o igual a esos
límites de ingresos
FORMULARIO DE AUTOCERTIFICACIÓN DE TRABAJADORESSECCIÓN 3
25. • Asegúrese de que el formulario se ha completado
correctamente & la información relevante está presente.
• El individuo aportó pruebas de que cumplían con los límites
de ingresos.
• Mantener el mantenimiento de registros adecuado del
formulario y ser capaz de proporcionar copias en caso de una
visita de monitoreo.
• Documente sus esfuerzos usando estos formularios con los
trabajadores.
REVISION FORMULARIO DE AUTOCERTIFICACIÓN DE TRABAJADORESSECCIÓN 3
26. FORMULARIOS DE AUTOCERTIFICACIÓN NEGOCIOS SECCIÓN 3
• Lea las instrucciones en la caja
negra.
• Personalizar las áreas en
amarillo en el formulario
• Proporcione su información
básica en la última página
para que las empresas sepan
a dónde enviar el documento
completado.
27. COMPLETAR LOS FORMULARIOS DE AUTOCERTIFICACIÓN NEGOCIO SECCIÓN 3
Las empresas utilizarán el formulario y las opciones proporcionadas. También deben aportar pruebas de apoyo.
28. FORMULARIOS DE AUTOCERTIFICACIÓN NEGOCIO SECCION 3
Si la empresa que
completa el proceso para
descubrir el estado de la
Sección 3 no califica,
puede completar el
"Estado de no sección 3" y
presentar el formulario
como evidencia de que
realizó el esfuerzo de
intentar descubrir su
estado de la Sección 3.
29. REVISIÓN DE LOS FORMULARIOS DE AUTOCERTIFICACIÓN NEGOCIO SECCIÓN 3
Las empresas que utilicen el formulario habrán leído las
instrucciones y determinarán cuál de las tres opciones califican
como una empresa de la Sección 3.
1. Propiedad de negocios por sus ingresos o si viven en viviendas
públicas o reciben beneficios de la Sección 8
2. Empleados de la empresa que se identifican como Sección 3
*Las empresas deben completar la Parte A - Información sobre
cómo califican y la Parte B - Evidencia de su calificación.
30. REVISIÓN DE FORMULARIOS DE AUTOCERTIFICACIÓN EMPRESARIAL
• Asegúrese de que el formulario se ha completado
correctamente & la información relevante está presente
• La empresa aportó prubeas de que:
1. Dueño de negocio cumple con HUD identificado bajo o muy ingreso
2. El propietario de un negocio vive en viviendas públicas o recibe beneficios de la Sección 8
3. Al menos el setenta y cinco por ciento (75%) del número total de horas de trabajo
representan el trabajo de los empleados / trabajadores que están calificados como
trabajadores de la Sección 3.
4. Mantener el mantenimiento de registros adecuado del
formulario y ser capaz de proporcionar copias en caso de
una visita de monitoreo.
5. Documente sus esfuerzos utilizando estos formularios con
subcontratistas.
32. FORMULARIOS M/WBE
Plan de utilización de M/WBE
Esta plantilla de documento permite a los subrecipientes o
contratistas identificar cómo planean cumplir con los
objetivos de contratación de M/WBE.
Formulario de exención M/WBE
Estas plantillas de documentos ayudan a los subrecipientes
o contratistas a identificar si cumplen con los requisitos
para renunciar a su meta de participación en M/WBE.
Formulario de Documentación de Esfuerzos
Esta plantilla de documento permite a los subrecipientes o
contratistas identificar cómo están realizando los esfuerzos
para cumplir con los esfuerzos de la Sección 3.
33. PLAN DE UTILIZACIÓN DE M/WBE
• La plantilla del Plan de Utilización de M/WBE está disponible en el sitio web de
PRDOH para que usted haga clic en y descargue. Visite el sitio web de PRDOH
M/WBE aquí.
• Esta herramienta le permitirá identificar cuántas oportunidades de contratación
o compra pueden estar disponibles para las empresas de M/WBE durante el
transcurso de la implementación de su programa / contrato.
• También le ayuda a calcular qué tan cerca está de cumplir los objetivos.
• El plan está destinado a ser un documento vivo que puede actualizar a lo largo
de la vida de su programa o proyecto.
34. • El Plan de Utilización de PRDOH M/WBE se
puede utilizar durante toda la vida de su
contrato con PRDOH.
• Completar el plan de utilización de M/WBE
es fácil.
• Lea las "instrucciones generales" en la fila 3.
Completará la Sección A, C y F del
documento.
• Complete las celdas amarillas en esas
secciones.
• Puede localizar el plan de utilización aquí.
PLAN DE UTILIZACIÓN DE M/WBE
35. FORMULARIO DE SOLICITUD DE EXENCIÓN M/WBE
• El formulario de solicitud de exención de M/WBE está disponible
para subrecipientes o contratistas a medida que se acercan al
final de sus programas o proyectos para identificar que no podrán
cumplir con las metas establecidas de 10% para MBEs y 10% para
WBEs.
• El formulario de solicitud de exención le pedirá que justifique
cómo y por qué no fue capaz de alcanzar la meta.
• Usted debe presentar sus esfuerzos documentados y proporcionar
tantos detalles en su explicación.
37. Section 3
REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE DIVULGACIÓN EXTERNAS
• Crear o solicitar una base de datos del trabajador de la Sección 3
• Solicitar, revisar y distribuir la Base de Datos de Negocios de la
Sección 3 de HUD
• Solicitar, revisar y distribuir la base de datos M/WBEs registrada
• Utilice su plan de la Sección 3 para realizar actividades rutinarias
• Utilice su Plan de Utilización de M/WBE para realizar actividades
de alcance para las empresas de M/WBE.
38. LOCALIZACIÓN DE EMPRESAS DE LA SECCIÓN 3
HUD ofrece recursos en su sitio
web como:
• Soy una página web de
negocios de la Sección 3 para
HUD
• Sección 3 Búsqueda de una
empresa en el Registro
mercantil
• Por favor, recuerde que aún
debe completar su propia
revisión de las credenciales de
la empresa para asegurarse de
que son, de hecho, una
empresa de la Sección 3.
39. PROGRAM DESCRIPTION
LOCALIZACIÓN DE M/WBE CERTIFICADOS
Las empresas certificadas propiedad de minorías o mujeres pueden ser
aquellas que han presentado solicitudes con:
• SBA 8A, WOSB, Preliminary Assessment Tool
• Consejo de Desarrollo de Proveedores de Minorías Puertorriqueñas
(PRMSDC)
• Oficina de Programas para Pequeñas Empresas de la EPA (OSDBU)
• DOT Departamento de Transporte DBE Program
• MBDA Minority Business Development Agency PR
• WBENC Women's Business Enterprise National Council FL- PR
• PMSDC Consejo de Desarrollo de Proveedores de Minorías
Puertorriqueñas PRMSDC
40. LOCALIZACIÓN DE EMPRESAS M/WBE
Puede comunicarse con la oficina de relaciones públicas de la SBA
para obtener una lista de empresas minoritarias.
Puerto Rico and US Virgin Islands District Office
273 Ponce de León Ave., Plaza 273, Suite 510
San Juan, PR
Phone: 787-766-5572
Fax: 787-766-5309
La SBA ofrece un libro de recursos con contactos e información
El Consejo de Desarrollo de Proveedores de Minorías Puertorriqueñas
ofrece un Catalogo Digital está disponible.
41. PROGRAM DESCRIPTION
LOCALIZACIÓN DE M/WBE CERTIFICADOS
Las empresas que han completado este proceso pueden mostrar
evidencia que demuestre que la entidad es propiedad y / o está
controlada por una o más personas que reclaman un estado de
desventaja de dichas personas.
Asegúrese de mantener la copia de certificación en el archivo de la
empresa M/WBE con la que está trabajando para que sus registros
estén listos para auditorías o revisiones de monitoreo.
42. PRDOH Meet and Greet
Eventos
PRDOH facilita eventos mensuales de
networking virtual.
Introducciones de 1 minuto
1. Programa Subrecipientes
2. Contratistas de PRDOH
3. M/WBE & Negocios Locales
4. Sección 3 Trabajadores
5. Personas que buscan empleo
43. Dependencia de
Finanzas y
Asuntos Jurídicos
Dependencia de
Adquisiciones o
Compras
Dependencia de
Recursos
Humanos
COLABORACIÓN INTERDEPARTAMENTO
Dependencia de
Comunicaciones
44. ENVÍO DE SUS DOCUMENTOS INICIALES
Envíe su plan de la
Sección 3 y el plan de
utilización de M/WBE a
PRDOH Aquí
Complete el formulario y
adjunte su Plan de la
Sección 3 y el plan de
utilización de M/WBE.
Puede solicitar que se le
envíe una copia de la
presentación
directamente.
45. PROGRAM DESCRIPTION
PRDOH reserves the right to update this webinar and any program materials as is needed to ensure Compliance with federal requirements.
Gracias por completar este seminario web de Nivel 2.
Visite el sitio web de PRDOH para la Sección 3 y M / WBE en Inglés or
Español. Por favor complete nuestra encuesta y comparta cualquier
sugerencia que tenga para futuros seminarios web y sesiones de
asistencia técnica.
Los próximos seminarios web son Level 3 Completing Reporting y Level 4
Best Practices and Tips. Asegúrese de completar todo el material de
aprendizaje disponible.
GRACIAS
46. Section 3
ACCESIBILIDAD
El Departamento de Vivienda de Puerto Rico ofrece
adaptaciones razonables para garantizar la igualdad de
oportunidades.
Las personas con discapacidad o necesidades
específicas de accesibilidad, pueden ponerse en
contacto con:
Teléfono
TTY 787-522-5950
Correo electrónico
infoCDBG@vivienda.pr.gov
Correo postal
PO Box 21365 San Juan PR 00928-1365
47. PROGRAM DESCRIPTION
Maria del Carmen Figueroa Correa, Esq.
Federal Compliance & Subrecipient Management
Assistant Deputy Secretary for Disaster Recovery
CDBG-DR Program
787.274.2527
Visit us: www.cdbg-dr.pr.gov
Write us: Section3CDBG@vivienda.pr.gov
M/WBECDBG@vivienda.pr.gov
INFORMACIÓN DE CONTACTO