El documento presenta 15 figuras de flujogramas que describen los procedimientos realizados en un centro de biblioteca, incluyendo la orientación a usuarios, elaboración y difusión de listados y boletines, préstamo de material bibliográfico y audiovisual, consulta de bases de datos e internet, procesamiento técnico de libros y canje de publicaciones. Cada flujograma describe las actividades y responsabilidades del personal en cada procedimiento.

1. Centro de Biblioteca Usuario Figura 2. Flujograma procedimiento: “Orientación al Usuario” Jefe Area Atención al Usuario Funcionarios Orientan al usuario en la consulta de bases de datos y ficheros Capacita al Usuario en la búsqueda, uso y manejo de las bases de datos y fuentes de información del centro Solicita orientación para localizar información Bibliográfica Fin Inicio Remite al Usuario a las colecciones y/o secciones donde se encuentra la información Supervisa a los funcionarios de la sección en la atención oportuna y eficiente a los usuarios Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

2. Recibe material bibliográfico y audiovisual Recupera información del material bibliográfico y audiovisual Procesa recuperación de información en la base de datos Imprime listados y los boletines de material bibliográfico y audiovisual Fin Centro de Biblioteca Exhibe listados y boletines en carteleras Informa a los departamentos sobre la publicación de nuevos listados y boletines Inicio Figura 3. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Difusión de Listados y Boletines Bibliográficos” Jefes Areas de Servicios Públicos Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

3. Recuperación de boletines y listados de nuevo material bibliográfico y audiovisual Consulta e identifica información de interés de Internet Baja información de interés de Internet Fin Centro de Biblioteca Selecciona la información de acuerdo al perfil de los usuarios Envía boletines y listados a los departamentos Inicio Envía información de interés bajada de Internet a los usuario definidos de acuerdo a su perfil, por correo electrónico Elabora listados de direcciones de páginas con temas de interés Figura 4. Flujograma procedimiento: “Difusión de Información a Través de Correo Electrónico” Coordinador Biblioteca Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

4. Centro de Biblioteca Usuario Auxiliar de Biblioteca Identifica en la estantería de la colección de libros de reserva las áreas dewey y busca los libros Solicita la reservación del material bibliográfico Inicio Figura 5. Flujograma procedimiento: “Reservación de Material Bibliográfico” ¿El libro es? De Reserva Adjunta el carné del estudiante a la ficha de préstamo del libro solicitado Informa al usuario el día y la hora en que puede retirar y devolver el libro Fin Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográfico y lo anexa a la ficha de préstamo De Colección General Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

5. Centro de Biblioteca Auxiliar de Servicio Público Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográfico Inicio Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico” Identifica en la estantería de la colección de libros, las áreas dewey y busca los libros Solicita el carné del usuario ¿El préstamo es? A domicilio En la sala Anexa el carné al formato de solicitud o ficha de préstamo Entrega el libro al usuario B Guarda el carné con la ficha de préstamo o formato de solicitud temporal ¿Es Primera vez? No Si A C Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

6. Centro de Biblioteca Auxiliar de Servicio Público Abre tarjeta del usuario y diligencia los datos personales del usuario Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico” Registra en la tarjeta del usuario los datos de identificación del material bibliográfico y la fecha de devolución Hace firmar al usuario la tarjeta de préstamo y marca la fecha de devolución en la tarjeta y en la hoja de vencimiento Entrega el libro al usuario B Devuelve el carné al usuario y deposita el formato de solicitud de material bibliográfico en el respectivo casillero por tipo de usuario A C Recibe el libro del usuario B ¿El préstamo es? A domicilio En la sala Fin Ubica el material bibliográfico en la colección ¿Libro devuelto en la fecha indicada Si No D Marca en la tarjeta del libro y del usuario la fecha de devolución con el fechador Retira la ficha de préstamo y le coloca la fecha de devolución con el fechador Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

7. Centro de Biblioteca Auxiliar de Servicio Público Figura 6 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico” Recibe copia de la consignación del usuario D Fin Ubica el material bibliográfico en la colección Guarda copia del formato de cobro de multas Verifica días de retardo, diligencia formato con el valor de la multa y entrega el original al usuario Anexa copia de consignación al formato de cobro de multas y reporta informe Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

8. Centro de Biblioteca Usuario Auxiliar de Referencia Entrega al usuario los listados de audiovisuales: Diapositivas, películas en Betamáx, VHS y CD Selecciona los audiovisuales de interés Inicio Figura 7. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales” Busca el audiovisual solicitado por el número de identificación del material Retira del audiovisual la ficha de préstamo Solicita el carné al usuario A Firma la ficha de préstamo del audiovisual Recibe solicitud de préstamo de material audiovisual Anexa al carné la ficha de préstamo del audiovisual Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

9. Centro de Biblioteca Auxiliar de Referencia Figura 7 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales” Deposita el formato de solicitud del audiovisual en el respectivo casillero por tipo de usuario Recibe audiovisual del usuario y entrega carné Marca en la tarjeta de devolución del audiovisual, con el fechador A Ubica el audiovisual en su lugar Entrega el audiovisual al usuario Guarda el carné del usuario y la ficha de préstamo de audiovisual Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

10. Centro de Biblioteca Auxiliar de Préstamo Figura 8. Flujograma procedimiento: “Renovación de Material Bibliográfico Audiovisual” Entrega material al usuario Entrega el audiovisual al usuario Recibe al usuario el material bibliográfico Fin Usuario Solicita la renovación del material bibliográfico Coloca la nueva fecha de devolución tanto en la tarjeta del usuario como en la ficha de préstamo del material bibliográfico audiovisual Inicio Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

11. Centro de Biblioteca Auxiliar de Biblioteca Figura 9. Flujograma procedimiento: “Consultas Internet y Bases de Datos” Recibe formato diligenciado con la información requerida y diskette Define tiempo de entrega de la información Fin Usuario Solicita servicios de información a través de Internet Define medio de consulta: Internet o Base de Datos Inicio Realiza la consulta Graba la información obtenida en el diskette Entrega al información al usuario Informa al usuario Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

12. Centro de Biblioteca Auxiliar de Préstamo Figura 10. Flujograma procedimiento: “Ubicación de Material Bibliográfico y Audiovisual” Revisa que concuerde el material con la ficha de préstamos de libros y audiovisuales Fin Inicio Organiza el material bibliográfico y audiovisual Identifica el área y estantería para ubicación del material Organiza el material bibliográfico y audiovisual en su lugar Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

13. Figura 11. Flujograma Procedimiento: “Manejo de Correspondencia y Publicaciones Periódicas” Fin Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje Secretaria Jefe de Sección Entrega correspondencia al auxiliar de registro y Canje de Materiales Bibliográficos Inicio Recibe correspondencia Define respuesta a la correspondencia recibida Diligencia respuesta en formatos según el caso Verifica información diligenciada y firma los documentos Envía correspondencia a la administración de documentos y archiva copia Abre correspondencia y entrega al Jefe de Sección Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

14. Centro de Biblioteca Director Figura 12. Flujograma procedimiento: “Compra de Material Bibliográfico” Contacta proveedores de materiales y solicita cotizaciones bibliográficas Recibe y analiza cotizaciones Fin Identifica requerimientos de material bibliográfico Gestiona adquisición de material como centro de gastos Recibe Material Bibliográfico y confronta que coincida con el pedido Secretaria Inicio Organiza material y entrega a los jefes de sección Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

15. Centro de Biblioteca Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados” Organiza los duplicados alfabéticamente por título, año, volumen y número Separa las publicaciones duplicadas de las que ingresarán a la colección Inicio Auxiliar de Canje Jefe de Sección ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje Ubica las publicaciones duplicadas en la colección de duplicados Copia en diskette listado de publicaciones para canje A Imprime listados de duplicados de publicaciones para enviar a instituciones que no poseen dirección electrónica Envía por correo electrónico listado de publicaciones para canje a las instituciones que poseen poseen correo electrónico Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

16. Centro de Biblioteca Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados” Recibe sobres con listados de duplicaciones y los envía a la sección de Administración de Documentos Elabora sobres con direcciones de instituciones locales, nacionales e internacionales para enviar listados de duplicados Auxiliar de Canje ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje Recibe listados por las instituciones tanto por correo electrónico como por correo aéreo con la solicitud de duplicaciones de su interés B Selecciona las publicaciones solicitadas Secretaria A Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

17. Centro de Biblioteca Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados” Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados Auxiliar de Canje Elabora oficios de remisión de publicaciones para canje y los pasa al Jefe de Sección para su control y firma Empaca las publicaciones publicadas solicitadas con el oficio de remisión Firma oficios Secretaria Envía duplicados de publicaciones a la secretaria del centro Jefe de Sección B Fin Envía duplicados de publicaciones a la sección de administración Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

18. Centro de Biblioteca Director Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas” Auxiliar de Canje Jefe de Sección Recibe las publicaciones enviadas para canje por el centro Editorial Ubica las publicaciones en la colección “ Publicaciones en la Universidad de Caldas para Canje” Envía a la sección de canje 100 ejemplares de cada documento producido y editado en la universidad Inicio Revisa el envío y entrega las publicaciones a la auxiliar de registro y canje de materiales bibliográficos Determina las instituciones a las cuales se les enviará las publicaciones y demás documentos editados por la U. de Caldas Centro Editorial A Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

19. Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje Elabora oficios de remisión de publicaciones para canje y los pasa al Jefe de Sección para su control y firma A Firma los Oficios Verifica los listados automatizados de las diferentes instituciones con las que se tiene establecido el canje para cargar las publicaciones que se enviaran de acuerdo a los programas académicos que editan publicaciones Fin Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados Empaca las publicaciones duplicadas solicitadas en le oficio de remisión y las envía a Administración de Documentos Jefe de Sección Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas” Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

20. Centro de Biblioteca Elabora listados de material para donación Selección de material de duplicados aquellos a donar Auxiliar de Canje ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje Contactan instituciones interesadas en material bibliográfico y envía listados de material a donar Jefe de Sección Figura 15. Flujograma procedimiento: “Donación de Material Bibliográfico” Inicio Entrega o envía a las instituciones la donación Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

21. Centro de Biblioteca Secretaria Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Catalogadora de Libros Jefe de Proceso Técnico Recibe los libros y Materiales Audiovisuales y gráficos y confronta contra los listados Envía al Jefe de Procesos Técnicos los libros y materiales audiovisuales y gráficos recibidos en el centro de los respectivos listados Inicio A Envía con listados los materiales bibliográficos (libros, audiovisuales, CD, cassetes, Diskette) recién adquiridos al área de catalogación Recibe los materiales bibliográficos con su correspondiente listado, del Jefe de Sección Constata que el material bibliográfico recién recibido no contenga imperfecciones de edición Confronta fichero topográfico y en la respectiva ficha registra el nuevo ejemplar y su respectivo número de inventario Confronta libros con fichero de autor interno para constatar que no haya existencia del libro mismo ni repetición de ediciones Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

22. Centro de Biblioteca Elabora fichas de acceso (Entrada de material bibliográfico, audiovisual y gráfico A Verifica número de edición de los libros nuevos Sella los libros en el mayor número de hojas posible y en las páginas terminadas en 36 Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Catalogadora de Libros Asigna al libro el número de inventario, con el numerador y anota fecha de entrada del libro, facultad; el volumen y el número de ejemplar cuando es necesario, y la forma de adquisición Registra en los formatos de estadística de acuerdo con la ficha de inventario, la existencia de libros por facultad y programas académicos B Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

23. Centro de Biblioteca Asigna la clave de autor de acuerdo a la clave de Cutter B Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Catalogadora de Libros Cataloga el material a la sección de acuerdo a las reglas de Catalogación Angloamericanas Entrega al Jefe de Sección el material catalogado para su clasificación con: ficha catalográfica (borrador) Ficha de acceso debidamente diligenciado D ¿El Libro es nuevo? Si No C Revisa la catalogación para verificar la correcta aplicación de las reglas angloamericanas Jefe de Proceso Técnico Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

24. Centro de Biblioteca Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Jefe de Proceso Técnico D Auxiliar Duplicadora Asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperación de la información, de acuerdo a las listas de encabezamientos de materia y de tesaurus Clasifica los materiales bibliográficos audiovisuales y gráficos llegados al centro de acuerdo al sistema de clasificación Mevil Dewey Envía los materiales bibliográficos (lobros, CD, audiovisuales, cassetes, diskette) al área de preparación física de materiales bibliográficos Recibe los materiales bibliográficos catalogados y clasificados con su respectiva ficha catalográfica E Duplica las fichas de autor interno y topográfica con base en el borrador de la ficha catalográfica C Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

25. Centro de Biblioteca Rotula el material bibliográfico con su correspondiente No. de clasificación E Elabora ficha de préstamo al material bibliográfico. Contiene: Signatura topográfica, No de acceso, autor, título Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Auxiliar Duplicadora Elabora bolsillo al material de préstamo. Contiene: Signatura topográfica, No de acceso. F Pega el bolsillo con su ficha de préstamo, y hoja de devolución Entrega listados a la Coordinación del centro para el programa de difusión y diseminación selectiva de la información. Los libros al jefe de procesos Técnico Elabora listados de los libros procesados para las bibliotecas central y satélite Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

26. Centro de Biblioteca Elabora listados de libros y los entrega a la biblioteca central o envía a las bibliotecas satélites F Revisa fichas del autor interno y la topográfica Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Jefe de Servicios al Público Ubica el material en el área de libros para las diferentes colecciones G Recibe del jefe de procesos técnicos libros y materiales audiovisuales procesados Entrega los libros a los funcionarios responsables de las colecciones Confronta los libros con los epígrafes para recuperación de una nueva información Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

27. Centro de Biblioteca G Entrega las fichas para intercalarlas en los catálogos públicos Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Jefe de Servicios al Público Elabora listados sistematizados por materiales con la información recuperada de los últimos libros ingresados a la colección Difunde la información a través de las carteleras y correo electrónico Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

28. Centro de Biblioteca Recibe publicaciones periódicas Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas” Auxiliar de Canje Separa las publicaciones según su destino final: biblioteca central o bibliotecas satélites B Registra las publicaciones en la base de datos del CCNPS según su periodicidad Inicio Organiza las publicaciones alfabéticamente por título para registrarlas en la base de datos del CCNPS (Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas ¿Es Título nuevo? Si No A Separa revistas como materiales de cuarentena y entrega al Jefe de la Sección Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

29. Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje B Recupera la información de las publicaciones para su difusión Difunde información relevante Ubica revistas en colección de cuarentena Registra las publicaciones en la base de datos del CCNPS C Jefe de Proceso Técnico Fin A Registra el título de la publicación en los listados automatizados Sella cada publicación en el mayor número de hojas y en las páginas terminadas en seis Pega rótulo en el lomo o pasta de la publicación Rotula cada publicación con su respectivos datos de identificación Año, Vol, No. Señala el título de la publicación Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas” Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

30. Centro de Biblioteca Selecciona los títulos de revistas que deben ser actualizados de acuerdo a la temática de los programas académicos y las necesidades de los usuarios C Capacita a los monitores para el análisis y recuperación de la información de las publicaciones Jefe de Sección Entrega a los funcionarios analistas y a los monitores las publicaciones seleccionadas para ser analizadas Elabora la ficha con la catalogación descriptiva de las publicaciones Recibe las publicaciones seleccionadas para ser analizadas Analistas de Información D Selecciona los artículos de mayor interés y asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperación de la información, de acuerdo a las listas de materia de tesaurus Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas” Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

31. Centro de Biblioteca Duplica las analíticas por materia y ficha catalográfica D Supervisa la elaboración correcta de la catalogación descriptiva y asignación de epígrafes a las publicaciones Analistas de Información Supervisa la correcta duplicación de las analíticas Alfabetiza las analíticas por materia, siguiendo las normas bibliotecológicas para alfabetización Fin Intercala las analíticas en el fichero publico de hemeroteca siguiendo el orden alfabético por materia Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas” Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

32. Centro de Biblioteca Envía los documentos para el archivo vertical con su respectivo listado Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical” Secretaria Cataloga los documentos para el archivo vertical de acuerdo a las reglas de catalogación angloamericanas Recibe los documentos para el centro vertical Jefe de Servicio Público A Asigna encabezamientos de materia de acuerdo a la normatividad de indización coordinada Inicio Elabora resumen a los documentos que lo ameriten Asigna número de identificación a los documentos Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

33. Centro de Biblioteca Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical” Elabora las fichas de préstamo y las hojas de vencimiento Registra los materiales procesados en la base de datos Auxiliar de Referencia A Rotula los materiales procesados Alfabetiza e intercala materiales procesados Ubica el material procesado en la colección de archivo vertical de acuerdo a la numeración del sistema de indización coordinada Jefe de Servicio Público Elabora listados sistematizados del nuevo material procesado Fin Difunde la información a través de las carteleras y correo electrónico Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

34. Centro de Biblioteca Jefe de Sección Figura 19. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos” Secretaria Director del Centro Recoge estadísticas de las secciones Inicio Revisa informes Estadísticos Consolida información para el reporte semestral Entrega al Director del Centro Elabora Reporte Estadístico Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

35. Centro de Biblioteca Figura 20. Flujograma procedimiento: “Reporte de Listados de Usuarios Morosos” Elabora listados de usuarios morosos por Facultades y por Programa Académico Verifica en las tarjetas de préstamo de los usuarios las fechas de préstamo Auxiliar de Préstamo Alfabetiza e intercala materiales procesados Auxiliar de Referencia Fin Entrega al Coordinador de la Sección el listado de usuarios que han pagado Inicio Entrega listados de usuarios morosos al Coordinador de la Sección Elabora listado de usuarios que han pagado multas Anexa recibos de pago a los listados de usuarios que han pagado Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

36. Centro de Biblioteca Realiza entrevista Convoca estudiantes interesados en ser monitores de biblioteca Auxiliar de Préstamo Coordinador de Biblioteca Inicio Selecciona monitores Informa a los monitores seleccionados A Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores” Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

37. Centro de Biblioteca Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores” Jefe de Sección Monitores Fin Capacita a los monitores en el manejo de la información de acuerdo al área específica Concerta horarios con monitores y asigna labores Diligencian formatos de cumplimiento de horario y labores realizadas A Evalúa labor de monitores y presenta informe al Director del Centro Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

38. Centro de Biblioteca Busca la tarjeta del usuario en orden alfabético por programa, apellido y usuario respectivamente Solicita el Paz y Salvo Auxiliar de Préstamo Usuario Inicio Figura 22. Flujograma procedimiento: “Diligenciamiento y entrega de paz y salvos” Entrega Paz y Salvo al Usuario Verifica que el usuario no deba libros y en caso de deberlos que la fecha de vencimiento no sobrepasa los reglamentos Llena el formato de Paz y Salvo Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

39. Centro de Biblioteca Evalúa la asesoría requerida Solicita asesoría Auxiliar de Préstamo Usuario Inicio Figura 23. Flujograma procedimiento: “Asesoría en el uso y manejo de fuentes de información” Presta atención al usuario Fin Determina el tiempo de atención Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.