La empresa Master Sound implementó el sistema Profit Plus para mejorar el control de inventario en su área de almacén. Sin embargo, existen problemas como la falta de estandarización de parámetros al ingresar datos, diferencias entre inventario físico y sistema, y uso inadecuado del sistema por parte del personal. Se recomienda crear procedimientos e indicaciones claras para el uso del sistema, definir responsabilidades de seguridad de datos, y capacitar al personal para un mejor aprovechamiento de la tecnología.

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD FERMÍN TORO MAESTRÍA DE GERENCIA EMPRESARIAL ASIGNATURA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL CASO PRÁCTICO MASTER SOUND, C.A. Equipo Nro. 5 Magda García A. Carlos Luján Jonathan Pineda Nicolay Daza Osmirdali Aranguren Cabudare, febrero 2012

2. La empresa objeto de estudio, es la compañía anónima Master Sound, cuya razón principal es la distribución y venta de productos de entretenimiento como son los Cd´s, Dvd´s, equipos de sonido, entre otros. En este tipo de organización es fundamental llevar un control de almacén. El ritmo de entrada y salida de materiales al que se ve sometida para la elaboración de sus procesos o la prestación de sus servicios , exige una respuesta oportuna para satisfacer a tiempo las necesidades de la misma.

3. Debido a la enorme competitividad que existe a nivel empresarial, el control del inventario juega un papel fundamental al momento de reducir costos por pérdidas de tiempo, y cubrir las expectativas de los clientes con respuestas oportunas, ahora el control del almacén no es una tarea sencilla ya que intervienen diversos aspectos, por ejemplo la naturaleza de los productos, el tiempo de rotación, los diferentes proveedores, los plazos de entrega, el transporte, la capacidad de almacenamiento, entre otras cosas.

4. Es por ésto que la empresa Master Sound, implementó el sistema administrativo PROFIT PLUS, el cual representa una nueva era en Sistemas de Información Integral, puesto que es uno de los primeros y de hecho pocos sistemas empresariales diseñados y construidos enteramente para operar bajo ambiente Windows.

5. Profit Plus esta especialmente diseñado para las empresas pequeñas y medianas, es decir (PyMEs). La Plataforma del sistema Profit Plus ha sido diseñado para operar exclusivamente bajo el sistema operativo Windows, (Me, NT, 2000, 2003, XP, Vista), asegurando un bajo costo de propiedad con un alto nivel de funcionalidad y seguridad para el usuario. Las Bases de Datos, puede ser ajustada a las necesidades de la empresa. El Lenguaje de Desarrollo de este programa emplea Microsoft® Visual Studio FoxPro , que proporciona las herramientas necesarias para crear y manejar aplicaciones funcionales de bases de datos de 32-bit así como de componentes. El sistema incluye una gama de herramientas e instrumentos para contribuir con el recurso humano que labora en el almacén y la gestión del mismo. Las herramientas incluyen instrumentos para vincular el desempeño individual con los objetivos organizacionales, tales como herramientas de gestión y supervisión del desempeño, herramientas de capacitación diseñadas para mejorar la capacidad del empleado, y guías para establecer las políticas salariales BENEFICIOS DEL PROFIT PLUS

6. PROBLEMÁTICA O NECESIDAD TECNOLÓGICA EN LA EMPRESA MASTER SOUND, C.A No están estandarizados los parámetros al momento de ingresar la base de datos al sistema. Se generan pérdidas de tiempo e incremento en los costos, esto evidenciándose al momento en que las otras unidades requieren información del área de almacén. El inventario del sistema no coincide con el inventario físico. Uso inadecuado del sistema PROFIT PLUS en el área de almacén (este sistema es utilizado en todas las áreas de la empresa), sin embargo a pesar de que el sistema es uno de los más sencillos y que está diseñado bajo ambiente WINDOWS para facilitar el proceso. El personal no fue capacitado para el buen manejo del recurso tecnológico.

7. Para el área de almacén de la empresa Master Sound, C.A sus clientes son todos los departamentos, áreas y personas a las que brinda precisamente sus servicios. Es por ésto la importancia del buen funcionamiento del mismo, sus clientes van desde la alta gerencia o dirección, hasta el personal auxiliar administrativo que requiere de información para ejecutar su trabajo de una manera adecuada, ésto conlleva a que es desde esta área donde se emita la información necesaria para la toma de decisiones en la empresa. TOMA DE DECISIONES

8. RECURSO HUMANO La empresa cuenta con 4 operadores en el área de almacén conformado de la siguiente manera: Un (1) Jefe de almacén: Es el responsable ante la dirección del establecimiento y funcionamiento del departamento, de manera que satisfaga las necesidades de la empresa a corto y largo plazo verificando la entrada y salida de los artículos. Tres (3) Analistas de almacén: son los responsables del establecimiento y funcionamiento del área así como también de vaciar en la base de datos del sistema las entradas y salidas de los artículos en existencia. Es importante mencionar que los cuatro (4) miembros de este departamento son los encargados hasta el momento de ingresar la información a la base de datos del sistema PROFIT PLUS.

9. La empresa Master Sound, C.A implementó el sistema administrativo PROFIT PLUS, el cual representa una nueva era en Sistemas de Información Integral, ya que es uno de los primeros y de hecho son pocos los sistemas empresariales diseñados y construidos enteramente para operar bajo ambiente Windows Es por esta razón que actualmente la empresa y específicamente el área de almacén cuentan con los equipos necesarios para la aplicación de este sistema como se describen en la siguiente lámina : TIPO DE HARDWARE Y SOFTWARE

10. EQUIPOS QUE POSEE LA EMPRESA: ÁREA ALMACÉN Dos (2) Computadoras Pentium III: - Memoria RAM edición corporativa Dos (2) Monitores a Color Unidad de CD ROM Espacio para el disco duro de 9 gigabytes Microsoft SQL server 7.0, con manejador de base de datos dentro del servidor Se utiliza la edición corporativa que ayuda a almacenar todos los datos creando una copia que sirve como archivo del mismo.

11. MANUALES DEL USUARIO El sistema Profit Plus, posee manuales que indican el uso adecuado del sistema, desde su instalación hasta el uso diario. En este caso, se hace necesario la elaboración de un Manual de Normas y Procedimientos que deberá contener lo siguiente: Normas de uso (aquí se establecerán los parámetros a utilizar para alimentar la base de datos) Responsable(s) Indicaciones de cómo se deben procesar los datos Flujograma que permita la mejor visualización de los procesos

12. RECOMENDACIONES Recomendaciones generales para la empresa MASTER SOUND, C.A Un punto muy importante dentro de una empresa y específicamente en el área de almacén es la seguridad de debe existir dentro de la misma, creando un centro de cómputo y que genere seguridad, los activos y la información que ahí se manejan son tan críticos como en cualquier otra área y cualquier daño que pudieran sufrir se convertiría en un gran desastre para la empresa. Por ello es de vital importancia implementar un procedimiento que regule y estandarice precisamente este punto. Se debe controlar el acceso al sistema de información (PROFIT PLUS) indicar la cantidad de personas que puedan manejar el sistema.

13. RECOMENDACIONES Crear un manual interno donde se indique la forma adecuada al momento de ingresar y vaciar la información a la base de datos, en pro de obtener de ella una información confiable y de utilidad para todas las áreas involucradas Definir responsabilidades para la seguridad de datos, sistemas y programas. Dar a conocer solo al personal autorizado donde se encuentran y como obtener los datos confidenciales. Proteger los equipos de daños físicos, proporcionándole un lugar apropiado para el desarrollo de sus funciones. Crear un control en los respaldos de la información.