Este documento describe los sistemas de gestión documental y sus características. Explica que estos sistemas digitalizan la información y permiten el acceso, almacenamiento y consulta eficiente de documentos. También garantizan la seguridad, conformidad e integridad de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Finalmente, concluye que las entidades se benefician adoptando estos sistemas ya que brindan soluciones a problemas comunes de los archivos.

1. Sistema de gestión
documental

2. INVESTIGACIÓN
ELIANA CARDONA SIERRA
UNIVERSIDADDEL QUINDIO
FACULTADDE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
GESTION DOCUMENTAL II
MEDELLIN
2015

3. INTRODUCCIÓN
La producción y recepción de documentos en las entidades es constante,
por esta razón en busca de lograr una adecuada gestión de estos, los
funcionarios de los archivos con ayuda en los nuevos avances de la
tecnología, han encontrado que los programas diseñados para integrar los
procesos del archivo y facilitar dichos procesos ha sido una excelente
opción la cual han adoptado diferentes entidades encontrando una
herramienta increíblemente eficaz.

4. Sistemas de gestión documental
los sistemas de gestión documental son programas diseñados para
integrar los procesos archivísticos, estos están creados con módulos o
espacios específicos que permiten que la información sea tramitada,
almacenada, consultada y conservada por medio de un computador,
permitiendo que tanto el archivo como la entidad tenga acceso a los
documentos de forma inmediata.

5. Esquema del sistema de gestión

6. Generalidades del sistema de
gestión documental
De acuerdo al articulo 16 del decreto 2609 de 2012 se establecen las
siguientes generalidades:
• Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos
a través de cuadros de clasificación documental.
los cuadros de clasificación documental son herramientas que
contribuyen al proceso de organización de los archivos, estas deben
emplearse desde un comienzo para poder establecer de manera adecuada
su lugar en el archivo, es necesario tener en cuenta los documentos
electrónicos en este procedimiento porque es de debe comenzar a
gestionar estos también de una manera apropiada, ya que se producen con
mayor frecuencia y se han convertido tan indispensables como los
generados en papel.

7. • Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración documental (TVD).
Las tablas de retención y valoración documental son indispensables en la
gestión de los documentos, ya que estas dictaminan el tiempo que se
debe conservar la información, y es de gran importancia que los
documentos electrónicos también tengan un debido proceso dentro de
los archivos y las diferentes dependencias de la organización, es por esto
que se deben tener definidos los procesos con los documentos
electrónicos de archivo e incluirse en estas tablas.

8. • Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o TVD.
Gracias a estas tablas los archivos después de haber cumplido su tiempo de
conservación se podrá proceder con la selección y eliminación de los
documentos, los archivos deben realizar este proceso para resguardar la
información realmente valiosa para la entidad y liberar espacio para poder
gestionar de manera adecuada la que ingresa nueva.
• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida del documento.
Es un deber que el archivo tiene garantizar que su información es veras,
porque al momento que sea consultada esta debe conservar los mismos
datos que en el momento de su producción, es por esto que es necesario
tomar medidas en cuanto a su conservación, cuidando que no sufra
deterioro alguno, y es ahí donde los sistemas de gestión representan una
excelente opción porque se pueden conservar los documentos
digitalmente.

9. • Mantener la integridad de los documentos, mediante agrupaciones
documentales, en series y subseries.
Los funcionarios que trabajan en los archivos deben garantizar que la
información tenga una recuperación eficaz, es por esto que existe el
proceso de organización de los archivos, este define la estructura de los
archivos dependiendo de su estructura organizacional, por lo cual es
indispensable que este conformado por agrupaciones, series, tipos
documentales que brinda de forma detallada la estructura de la entidad.

10. • Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean
requeridos.
Los documentos conservados en los archivos públicos son de libre acceso,
los funcionarios de los archivos están en el deber de prestar un buen
servicio a los usuarios de manera oportuna, y es por esto que se debe
tener una excelente organización en los archivos para cumplir a
cabalidad una de sus principales funciones.
• Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos
tecnológicos utilizados para su creación.
La organización de los archivos a pesar de los cambios que se presenten
debe ser invariable, puesto que la estructura de la entidad dictamina la
estructura de los archivos, y estos respetando las dependencias
productoras debe conservar la organización establecida.

11. Características
Característica Explicación
Disponibilidad y acceso:
Un sistema de gestión de documentos
electrónicos (SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad,
inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto
original, así como su capacidad de ser
procesados y reutilizados en cualquier
momento.
Una de la funciones principales de los archivos es
conservar la información en un excelente estado para
que las entidades puedan hacer uso de ella, una
ventaja enorme que brindan los sistemas de
información es permitir que los funcionarios de las
distintas dependencias tengan acceso a esta sin tener
que recurrir al archivo, lo que permite a un acceso fácil
y dinámico facilitando que las gestiones internas de la
entidad fluyan de manera rápida y sencilla.
Es por esto que los sistemas de gestión documental
han creado maneras para asegurar la disponibilidad de
la información, como por ejemplo la digitalización y la
integración con el correo electrónico.

12. Característica Explicación
Seguridad:
Los sistemas de gestión documental deben
mantener la información administrativa en un
entorno seguro.
Uno de los deberes de los archivistas es
conservar la información segura, los sistemas
de gestión documental deben garantizar que
los documentos no estén expuestos ni que
peligre la entidad por el uso inadecuado del
sistema de gestión, con lo cual se deben
diseñar estrategias como por ejemplo la
creación de permisos y control de la
trazabilidad de los documentos.
Conformidad:
Los sistemas de información, incluyendo los
sistemas de gestión de documentos
electrónicos (SGDE), deben respaldar la gestión
de la información a partir de los procesos
administrativos de las entidades.
Los archivos deben ser organizados teniendo
en cuenta la estructura organizacional de la
entidad, del mismo modo se debe establecer
en el sistema de gestión para conservar la
uniformidad tanto en el archivo físico como el
digital teniendo en cuento que el trabajo que
se hace en el uno se ve reflejado en el otro.

13. Característica Explicación
Adición de contenidos:
El sistema de gestión documental debe
permitir que sean agregados nuevos
contenidos a los documentos, en forma de
metadatos, sin que se altere la autenticidad,
valor evidencial e integridad de los
documentos.
El sistema de gestión documental debe estar
diseñado para poder anexar documentos a otros,
conservando la trazabilidad de estos, ya que
muchos pueden tener variaciones en sus tramites
y es de gran importancia que se conserve
completo, teniendo en cuenta que no se debe
alterar el documento original.

14. Visita a la entidad.
La entidad visitada fue Coordinadora Mercantil, cuenta con un sistema de
gestión que se llama Docuware Este proyecto se comenzó desde el año 2000
Este programa permite digitalizar la información, y tiene integradas
diferentes opciones de mejoramiento de imagen, genera radicados, produce
índices, permite consultar la información de forma rápida y precisa ya que se
pueden establecer los campos de indización dependiendo de las necesidades
que se tengan, este sistema permite enviar documentos directamente o
imprimirlos, los documentos digitales se generan con el formato TIFF que es
muy útil porque no pesa demasiado.

15. Los sistemas que se han tenido en cuenta para establecer el sistema de
gestión documental son:
-Accesibilidad al sistema y permitir que los demás funcionarios de la entidad
puedan consultar la información y revisar los documentos digitales.
-Que fuera sencillo de manejar para los encargados del archivo y los demás
funcionarios de la entidad.
-Que se pudieran crear permisos de consulta con lo cual se conserva la
seguridad de la información.
-Generación de índices electrónicos para poder establecer la foliación
electrónica de los documentos sin necesidad de realizarla manualmente.

16. Se garantiza la integridad de la información de la siguiente manera:
-Los índices electrónicos permite tener control de la fecha con la cual se
digitalizo el documento, con este se realizan inventarios diarios y se puede
llevar el control que permite establecer si se ha modificado el documento.
-Las copias de seguridad que se realizan diariamente para evitar perdidas de
la información.
-El control de los permisos de acceso para las diferentes dependencias.

17. Conclusiones
Las entidades que adopten para sus archivos los sistemas de gestión
documental se verán realmente beneficiadas ya que estos programas
brindan soluciones eficaces a muchos problemas que se pueden
presentar en los archivos como las consultas, los retrasos en
requerimientos, la perdida de documentos, la conservación de la
información, por lo cual es una necesidad que los archivos se
modernicen y puedan aprovechar todos loa avances tecnológicos que se
puedan implementar.

18. Bibliografía
Decreto 2609 de 2012
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958
Docuware
https://www.docuware.com/es