El documento habla sobre la gestión documental. Explica que la gestión documental surgió para organizar y disponer grandes cantidades de información de manera eficiente. También es importante para todas las organizaciones porque optimiza el manejo de la información en documentos. Un buen archivista debe aplicar los principios éticos en su trabajo y conocer la normatividad archivística para implementar procesos de gestión documental.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL
Alicia Barco Calvo
Camilo Armando Muñoz
Gestión Documental
Profesora: Luz Marina Arias Gonzalez
Universidad del Quindío
Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes
Programa Ciencia de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística
2016

2. El presente trabajo se realiza con la finalidad de ayudar al estudiante de Ciencia de la
Información a conocer, interpretar y aplicar la normatividad y las características propias
de la gestión documental que deben implementar en las empresas.

3. El trabajo consiste en que el Estudiante,
identifique, estudie y conozca la normatividad
vigente de la gestión documental; con el fin de
que se apropie de los reglas generales que rigen
este proceso.

4. Según el Diccionario de terminología Archivística del Consejo Internacional de
Archivos, la gestión documental es “un área de la administración general que se
encarga de garantizar la economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y
disposición de los documentos administrativos durante todo su ciclo de vida”, en otras
palabras, son las actividades de tipo administrativo y técnicas destinadas a planificar el
manejo y la organización de los documentos producidos por los entes u
organizaciones, desde su elaboración hasta llegar a su destino final o destrucción, lo
anterior con el fin de facilitar su utilización, consulta y conservación.

5.  Facilitar el trabajo con los documentos, pues todo empleado debe saber que
documentos debe guardar, cuándo, cómo y donde, para encontrarlos de manera
inmediata cuando los necesita.
 Hacer que la información sea un recurso colectivo útil y que sea fácil compartirla,
evitando duplicidad o documentos innecesarios.
 Construir y Conservar la memoria de una organización trascendiendo de los
empleados que trabajan en ella aprovechando el valor de los contenidos en los que
queda plasmada la experiencia.

6. - En 1887 se creo una comisión para evaluar la forma de trabajo de los departamentos del gobierno para determinar la
incidencia del manejo de los documentos en la eficiencia de su gestión.
- En 1934 se creo el Archivo General de ese país para transferir documentación de los entes del gobierno. Por esa
misma época, se empezaron a implementar los programas de administración de documentos para gestionarlos desde
su producción, haciendo énfasis en la eficiencia.
- En 1949, el presidente Truman creo la Comisión Hoover para solucionar el problema de la acumulación de grandes
volúmenes de documentos de la administración americana durante la segunda guerra mundial.
- En 1950 se institucionalizo la gestión documental o record management, a través de la ley de documentos federales,
asignándole al Archivo Nacional la responsabilidad del desarrollo de esta gestión.
- En 1956 Theodore Schellenberg publica Archivos modernos: principios y técnicas, donde establece conceptos
basándose en la importancia que tiene intervenir los documentos desde su origen.
- En 1962 el Archivista francés Yves Perotin publico en la revista Les Archives de la Seine, su artículo Ládministration et
les trois ages des archives” considerada como la introducción de la teoría de la gestión de los documentos en Europa.
- En la década del noventa, surge la tendencia Archivos totales o Archivística integrada que recoge conceptos tanto
americanos como europeos, dándole integridad a la Gestión Documental que conocemos hoy en día

7. PRINCIPIOSDELCODIGODEETICADEL
ARCHIVISTA
El Archivista protegerá la integridad de los bienes documentales
que custodian para que constituyan fiel testimonio del pasado
Este Principio es importante porque debemos tener presente por
encima de todo nuestra responsabilidad de garantizar que la
verdad coincida completamente con la historia
El Archivista registrará y justificará plenamente las acciones
realizadas sobre el material que tuviere a su cargo
Debemos darle la importancia que merece la documentación que
estamos custodiando y aplicar sobre esta, toda la normatividad y
procedimientos mas idóneos para su gestión, gestión que
debemos documentar y argumentar en todo momento.
El Archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional
mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus
conocimientos y la difusión de los resultados de sus
investigaciones y experiencias
Debemos esforzarnos por adquirir conocimientos y destrezas para
ser buenos profesionales y aplicar todo nuestro conocimiento y
esfuerzo en nuestro trabajo y en nuestra carrera y el desarrollo de
la Archivística como Ciencia.

8. Tabla 1
Normas más relevandes de la gestión documental
NORMA ESTABLECE IMPORTANCIA
Artículo 26 Constitución política
Las autoridades competentes vigilarán el ejercicio profesional y de
ocupaciones que impliquen un riesgo social
Se refiere al personal, el cual debe ser idóneo para
ocupar cargos de acuerdo a su profesionalización
Decreto 2620 de 1993
Reglamenta la utilización de medios técnicos adecuados para conservar los
archivos de los comerciantes
Este Decreto es importante para el archivista porque le
permitió usar la tecnología como la microfilmación y los
discos ópticos para preservar la información de una
mejor manera.
Acuerdo AGN 060 de 2001
Pautas para la administración de las comunicaciones
La institución debe establecer un puesto único de
comunicación que de manera centralizada preste los
servicios de: recepción, radicación y distribución
Acuerdo 037 de 2002
Establece especificaciones técnicas de los depósitos, custodia y organización
Su importancia radica por que establece la forma idónea
en la que las empresas deben mantener sus archivos por
ejemplo: estantería, ambientación etc.
Acuerdo 042 de 2002
criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas
Establece que las instituciones públicas o privadas que
cumplan funciones públicas deben tener un programa de
gestión documental

9. Tabla 1
Normas más relevandes de la gestión documental
NORMA ESTABLECE IMPORTANCIA
Acuerdo 027 de 2006
Glosario Archivístico
Es importante por que actualizo las empresas en la
forma de administrar los archivos, almacenaje
Decreto 2364 de 2012 Se dictan disposiciones sobre la firma electrónica
Por medio de este decreto, se empieza a implementar la
firma electrónica en los documentos, utilizando la
tecnología como una herramienta de la gestión
documental.
Acuerdo 004 de 2013
Se reglamenta el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental
Este acuerdo es la base para la elaboración y uso de
estos dos importantes instrumentos archivísticos.
Ley 1712 de 2014
Ley de transparencia y el derecho de acceso a la información publica
nacional
En esta ley se regula el acceso a la información y se dan
las garantías para recibir este derecho, del cual nosotros
como archivistas somos garantes.
Acuerdo 003 de 2015
Establece las pautas para la gestión de documentos electrónicos generados
como resultado del uso de medios electrónicos
Este acuerdo normaliza aun mas la gestión de los
documentos electrónicos, tema en el que el archivista
debe tener total dominio para aplicarlo en su trabajo.

10.  La gestión documental se origino como una solución al problema de la acumulación de
grandes cantidades de información, para su organización, recuperación y disposición final.
 La gestión documental es importante para toda organización porque optimiza y garantiza el
manejo de la información plasmada en los documentos.
 Un buen archivista debe tener siempre presente los principios del código de ética para
aplicarlos en su labor, pues debe ser la base de sus actividades.
 La normatividad archivística le da institucionalidad a la implementación de los procesos en la
gestión de los documentos, tanto físicos, como electrónicos en cualquier empresa.
CONCLUSIONES

11.  Mena Mujica, Mayra, and Pérez Herrera, María Elena. Gestión documental y organización de
archivos. La Habana, CU: Editorial Félix Varela, 2005. ProQuest ebrary. Web. 6 August 2016.
 Russo, Patricia. Gestion documental en las organizaciones. Barcelona, ES: Editorial UOC, 2009.
ProQuest ebrary. Web. 8 August 2016.
 Archivo General de la Nación. Normativa / Acuerdos.
http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos. 8 de agosto 2016