Este documento presenta información sobre la gestión de documentos electrónicos. Define documento electrónico, sus componentes, estructura y clasificación. Explica las características de los documentos electrónicos y la problemática de su conservación. Finalmente, concluye resaltando la importancia de la gestión adecuada de documentos electrónicos en las instituciones y la necesidad de normas que garanticen la autenticidad de la información.

1. EJE TEMÁTICO 2
Tutor
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
GLORIA STELLA BERMÚDEZ ROMERO
CLAUDIA YOVANNA MORENO BERMÚDEZ
EUCARILDE VIECO TORRES
MARIA JIMENA GÓMEZ
EDWIN JESUS TOVAR DE LA HOZ
EDWARD GERLEY IZAO LOZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTÓNICOS
2013

2. CONTENIDO Diapositiva
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4
DOCUMENTO ELECTRÓNICO 5
DEFINICIÓN 6
COMPONENTES 7
CONTENIDO 8
ESTRUCTURA 9
CONTEXTO 11
CARACTERÍSTICAS 12
CLASIFICACIÓN 14
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO 17
PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE 19
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
VIDEO COMPLEMENTARIO 22
CONCLUSIONES 23
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 24

3. INTRODUCCIÓN
Bien lo afirma el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos SINAE, los
documentos y expedientes en soporte electrónico constituyen una pieza
fundamental para avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel
en el Estado. De esta manera se procede a dar a conocer a través de conceptos
básicos y gráficos, la definición de documento electrónico, sus componentes,
estructuras, características, clasificación y demás especificaciones vitales para
entender este entorno y la incidencia que tiene en la profesión de los estudiantes
de CIDBA.
Por otra parte se resaltará la importancia que tiene la información por medio de
datos sistematizados, su capacidad de ser conservados digitalmente en medios
magnéticos y las ventajas en las entidades en la administración de los recursos
económicos, disminución de tiempo en respuestas a solicitudes y procesos
realizados entre las áreas.
Es así como las nuevas tecnologías hacen aportes a la humanidad y a la
administración de la gestión documental. Por último y mediante esta presentación
daremos un punto de partida para afrontar en grupo un tema tan amplio y rico en
ventajas y novedades en la administración de la memoria de la nación y las
instituciones.

4. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Identificar la importancia del documento electrónico en el
ámbito laboral del profesional de la información.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Conocer la definición del documento electrónico junto con sus
características.
• Estudiar la estructura física y lógica del documento electrónico.
• Asimilar las características del documento electrónico
entendiendo su valor como soporte legítimo.
• Estudiar la clasificación del documento electrónico para su
posterior conservación y almacenamiento, entendiendo la
problemática de los mismos en los diferentes ámbitos.

6. Debe ser entendido como el conjunto de documentos
producidos, recibidos o reunidos por una persona física o
jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el
transcurso, y como apoyo de su actividad de la que es
testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se
conservan y transmiten también mediante medios
electrónicos en dispositivos de conservación permanentes
tras efectuar una selección a partir de la identificación y la
valoración de las series, con medidas de autentificación y
de preservación adecuada y con una organización
respetuosa con su modo de producción, con el fin de
garantizar su valor informático legal y cultural así como de
permitir su acceso también mediante las tecnologías de la
información.[1]

7. Los componentes de un documento
electrónico pueden residir en diferentes
partes del soporte e incluso del sistema,
estos son:
1.Contenido.
2.Estructura.
3.Contexto.

8. Entendido como el conjunto de datos en que se
sustancia la información de un documento
electrónico, en términos sencillos es el mensaje
que el documento trata de comunicar.
==
• Textuales (páginas, párrafos, palabras).
• Numéricos.
• Gráficos.
• Sonoros.
• Enlaces hipertexto.
CONTENIDOCONTENIDO DATOSDATOS

9. Corresponde al uso de encabezamientos
y otros dispositivos para identificar y
etiquetar partes del documento, utilización
de tipografías especiales (cursiva, negrita)
para destacar la parte significativa del
contenido.
La estructura puede ser
FÍSICAFÍSICA
LÓGICALÓGICA

10. FÍSICAFÍSICA LÓGICALÓGICA

11. Información necesaria para una comprensión
completa y adecuada de:
• Los documentos.
• Las actividades y operaciones.
• Procesos asociados a los documentos.[2]

12. Las entidades deben implantar y
documentar políticas y
procedimientos para el control de
la creación, recepción,
transmisión, mantenimiento y
disposición de los documentos,
de manera que se asegure que
los creadores de los mismos
estén autorizados e identificados
y que los documentos estén
protegidos frente a cualquier
adición, supresión, modificación,
utilización u ocultación no
autorizadas.
Las entidades deben implantar y
documentar políticas y
procedimientos para el control de
la creación, recepción,
transmisión, mantenimiento y
disposición de los documentos,
de manera que se asegure que
los creadores de los mismos
estén autorizados e identificados
y que los documentos estén
protegidos frente a cualquier
adición, supresión, modificación,
utilización u ocultación no
autorizadas.
El documento está completo y
no ha sido alterado. Se deben
limitar las adiciones o
anotaciones posteriores a su
creación. Cualquier anotación,
adición o supresión autorizada
debe dejar evidencia.
El documento está completo y
no ha sido alterado. Se deben
limitar las adiciones o
anotaciones posteriores a su
creación. Cualquier anotación,
adición o supresión autorizada
debe dejar evidencia.

13. Puede ser localizado,
recuperado, presentado e
interpretado. Su presentación
debe mostrar la actividad u
operación que lo produjo.
Identificar en el contexto amplio
de las actividades y las funciones
de la organización. Mantener
vínculos entre documentos que
reflejan secuencias de
actividades. [3]
Puede ser localizado,
recuperado, presentado e
interpretado. Su presentación
debe mostrar la actividad u
operación que lo produjo.
Identificar en el contexto amplio
de las actividades y las funciones
de la organización. Mantener
vínculos entre documentos que
reflejan secuencias de
actividades. [3]
Es una representación
completa y precisa de lo que
da testimonio y se puede
recurrir a él para
demostrarlo.
Es una representación
completa y precisa de lo que
da testimonio y se puede
recurrir a él para
demostrarlo.

14. Es muy importante contar
con un cuadro de
clasificación documental.
(CCD).
Dichos CCD son usados
tanto para documentos en
formato papel como para
electrónicos.
Están compuestos por:
fondo, sesión, serie y
código.
Los CCD equivalen a “El primer
instrumento de descripción de un
archivo, y el único que permite una
visualización conjunta de los fondos, las
relaciones jerárquicas entre los grupos,
así como de la institución y de la
actividad que desarrolla”(Moratalla,
2004).

15. Series derivadas de los
diferentes tipos de actividades y
operaciones en un entorno de
trabajo.
Series derivadas de los
diferentes tipos de actividades y
operaciones en un entorno de
trabajo.
Documentos de
procesadores de texto,
bases de datos,
documentos de hipertexto,
imágenes, hojas de cálculo,
correos electrónicos,
mensajes de voz, vídeo, etc.
Documentos de
procesadores de texto,
bases de datos,
documentos de hipertexto,
imágenes, hojas de cálculo,
correos electrónicos,
mensajes de voz, vídeo, etc.
Series de expedientes,
procesos judiciales, dosieres
temáticos, expedientes
personales,
registros de correspondencia,
páginas web, etc.
Series de expedientes,
procesos judiciales, dosieres
temáticos, expedientes
personales,
registros de correspondencia,
páginas web, etc.

16. Documentos
en papel
Documentos
electrónicos
Expedientes
Electrónicos
Tipos
documentales
Documentos
[4]

17. Se define como todas formas de expresión de lenguaje
natural o convencional y cualquier expresión gráfica
sonora o en imagen, recopiladas en cualquier tipo de
soporte material, con valor probatorio y jurídico. Los
documentos en medios magnéticos son considerados
por un concepto amplio y al hablar de documentos
electrónicos se alude a casos en que el lenguaje
magnético constituye la materialización, acreditación o
documentación de una voluntad quizás ya expresadas
en formas tradicionales y que en un computador se
comprueban en forma digital y se caracterizan porque
sólo pueden ser leídos con la intervención de
dispositivos o traductores electrónicos que hacen
comprensible las señales y códigos digitales.[5]

18. El documento electrónico de archivo posee los mismos
rasgos que el resto de los documentos de archivo:
INVOLUNTARIEDAD
EN LA PRODUCCIÓN
UNICIDAD E
IRREPETIBILIDAD
ORGANICIDAD: AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
VALOR PROBATORIO

19. Podríamos definir tres factores determinantes.
Marcado básicamente por los vertiginosos cambios de la
tecnología del software y hardware donde nativamente
se crean este tipo de documentos. La problemática
radica en los formatos que se producen que generan
dificultades de lectura de la información. Avalar la
posibilidad de legibilidad e inteligibilidad como acceso de
la información será siempre un desafío de una adecuada
conservación documental de carácter electrónico.
FACTOR DE CARÁCTER TECNOLÓGICO

20. Por otro lado se plantea la problemática de los
soportes de almacenamiento (Memorias flexibles,
discos duros de PC, discos ópticos, etc). Garantizar la
adecuada manipulación y seguridad en estas
unidades de conservación y almacenamiento asegura
el acceso a los documentos.
Dado que la información electrónica puede ser
manipulable es necesario crear políticas que puedan
definir la originalidad, la autenticidad y la integridad
de los documentos debido a los cambios realizados a
ellos. Es preciso garantizar el adecuado origen y
orden de procedencia de los diversos documentos
que se produzcan por este medio.
FACTOR DE VULNERABILIDAD A LOS CAMBIOS DE LA
INFORMACIÓN

21. Como muchas Instituciones o empresas en función
del desempeño de sus obligaciones producen
documentación de carácter legal y estas son
creadas de manera electrónica es preciso definir
políticas que aseguren la autenticidad de la
información. En esta perspectiva los gobiernos ya
han creado programas como “Gobierno en Línea”
que registra la firma electrónica para asuntos de
impuestos o los reportes electrónicos de la Fiscalía
(documentos electrónicos de carácter probatorio)
que dan autenticidad a la información contenida en
los documentos de este tipo.
FACTOR DE LEGALIDAD O CON RELACIÓN A LAS LEYES FORMALES

23. CONCLUSIONES
• La gestión de los documentos electrónicos es un elemento favorable en las
instituciones tanto públicas como privadas, siempre que esta sea manipulada
adecuadamente con la normatividad que la rige.
• Los documentos electrónicos contribuyen significativamente en la solución a
dificultades de tiempo y espacio que trae consigo el manejo de documentación en
papel.
• Existen fuentes especializadas en la materia y/o temática trabajada, como el
Archivo General de la Nación y a su vez el SINAE, las cuales brindan contenidos
informativos y atrayentes que nos permitieron desarrollar con mayor seguridad la
presentación..
• Reconocimos la importancia de los documentos electrónicos y dimos antesala
para iniciar con temas como la firma electrónica , digitalización de documentos y
sistemas de gestión electrónica de archivo de unidades próximas en el curso.
• Se hace pertinente detallar el conjunto de rasgos que hacen a un documento
electrónico una herramienta para la gestión de la información.

24. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ESTEBAN NAVARRO, Miguel Ángel . Los archivos de documentos
electrónicos, 2001. 5 pág.
Disponible en:
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembr
e/9.pdf [1]
GÓMEZ DÍAZ, RAQUEL Gestión electrónica de documentos : curso 2006-
2007. 141 p.
Disponible en: http://ocw.usal.es/ciencias-sociales-1/gestion-electronica-
de-documentos/contenidos/t4gestion_documentos_electronicos.pdf [2]
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Documentos
electrónicos: manual para archiveros, 2005. 102 pág.
Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2219# [3] [4]

25. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS
COMUNICACIONES. DIRECCIÓN DE GOBIERNO EN LÍNEA. Cero
papel en la administración pública : Documentos electrónicos . 20pág.
Disponible en: http://preservandoparaelfuturo.org/ceroPapel/Guia3-
DocumentosElectronicos.pdf
ARIAS GONZALEZ, Luz Marina. El documento electrónico,
Universidad del Quindio, 2012. 13 pág. [5]