Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicos]laurasofia28
Este documento describe los conceptos y procesos relacionados con la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos deben ser tratados de manera que se garantice su durabilidad y accesibilidad de acuerdo con su naturaleza. También describe los responsables de la gestión de documentos electrónicos, los tipos de expedientes (electrónico, mixto y híbrido), el proceso de gestión documental y la normatividad aplicable.
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicoslaurasofia28
Tratamiento de documentos electronicos, objetivos, responsables, expediente electronico, espediente mixto o hibrido, proceso de gestion documental, puesto de trabajo
El documento habla sobre la gestión de documentos electrónicos en las administraciones públicas. Explica conceptos como documento electrónico, sus características como soporte y formato, y los signos de validación como firma electrónica y certificados. También discute riesgos como la obsolescencia y soluciones como el uso de metadatos e interoperabilidad, así como estrategias y normas para garantizar la fiabilidad, autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos implica organizar, almacenar y conservar documentos digitales de manera que se garantice su disponibilidad, accesibilidad y disposición final. También describe los responsables de la gestión de documentos electrónicos como profesionales de la información, ejecutivos y administradores de sistemas.
Este documento presenta los conceptos básicos sobre documentos electrónicos. Define documento electrónico y describe sus componentes, clasificación, características y problemas de conservación a largo plazo debido a la obsolescencia tecnológica. También analiza estrategias como la migración, actualización y metadatos para preservar los documentos digitales.
El documento habla sobre el tratamiento de documentos electrónicos. Explica que es importante organizar los documentos electrónicos mediante un sistema de clasificación y almacenarlos de forma segura y accesible. También es crucial implementar políticas para definir el acceso a los documentos y conservarlos correctamente mediante copias de seguridad y almacenamiento en condiciones ambientales adecuadas. Finalmente, destaca que la gestión de documentos electrónicos permite reducir el espacio físico requerido y facilitar el acceso rápido a la información de
Presentación de los conceptos básicos de gestión documental y de archivo electrónico enfocados a la solución de gestión de expedientes y documentos electrónicos de ABSIS
Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicos]laurasofia28
Este documento describe los conceptos y procesos relacionados con la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos deben ser tratados de manera que se garantice su durabilidad y accesibilidad de acuerdo con su naturaleza. También describe los responsables de la gestión de documentos electrónicos, los tipos de expedientes (electrónico, mixto y híbrido), el proceso de gestión documental y la normatividad aplicable.
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicoslaurasofia28
Tratamiento de documentos electronicos, objetivos, responsables, expediente electronico, espediente mixto o hibrido, proceso de gestion documental, puesto de trabajo
El documento habla sobre la gestión de documentos electrónicos en las administraciones públicas. Explica conceptos como documento electrónico, sus características como soporte y formato, y los signos de validación como firma electrónica y certificados. También discute riesgos como la obsolescencia y soluciones como el uso de metadatos e interoperabilidad, así como estrategias y normas para garantizar la fiabilidad, autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.
Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que la gestión de documentos electrónicos implica organizar, almacenar y conservar documentos digitales de manera que se garantice su disponibilidad, accesibilidad y disposición final. También describe los responsables de la gestión de documentos electrónicos como profesionales de la información, ejecutivos y administradores de sistemas.
Este documento presenta los conceptos básicos sobre documentos electrónicos. Define documento electrónico y describe sus componentes, clasificación, características y problemas de conservación a largo plazo debido a la obsolescencia tecnológica. También analiza estrategias como la migración, actualización y metadatos para preservar los documentos digitales.
El documento habla sobre el tratamiento de documentos electrónicos. Explica que es importante organizar los documentos electrónicos mediante un sistema de clasificación y almacenarlos de forma segura y accesible. También es crucial implementar políticas para definir el acceso a los documentos y conservarlos correctamente mediante copias de seguridad y almacenamiento en condiciones ambientales adecuadas. Finalmente, destaca que la gestión de documentos electrónicos permite reducir el espacio físico requerido y facilitar el acceso rápido a la información de
Presentación de los conceptos básicos de gestión documental y de archivo electrónico enfocados a la solución de gestión de expedientes y documentos electrónicos de ABSIS
Es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico o magnético, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital, que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el auxilio de detectores de magnetización.
Tratamiento de los documentos electrónicosrapenalozag
El documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica conceptos como expediente electrónico, expediente mixto, proceso de gestión documental, conservación de documentos electrónicos y responsables. Además, describe los pasos para el tratamiento adecuado de estos documentos como organización, almacenamiento, migración y accesibilidad para garantizar su preservación.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y describe las áreas de acción, principios, y áreas de gestión de los archivos digitales, incluyendo autentificación, preservación, organización y acceso. Concluye que la adopción de tecnologías de información coherentes con la realidad es necesaria para hacer frente al tratamiento de documentos electrónicos en las organizaciones.
En el diseño e implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos se deben aplicar los mismos principios que regulan la gestión de documentos en papel, así como las normas y estándares propios de la gestión de archivos.
El documento describe los conceptos de expediente electrónico, expediente mixto y el proceso de gestión documental electrónica. Explica que los documentos electrónicos deben organizarse y almacenarse en formatos TIFF y PDF para garantizar su autenticidad, integridad y conservación a largo plazo. También cubre las responsabilidades de quienes manipulan documentos electrónicos y la importancia de aplicar principios éticos y legales en su gestión.
Para presentar gestion de documentos_digitalespassodobles115
Este documento habla sobre la gestión de documentos electrónicos y su importancia. Explica el tratamiento, objetivos, responsables, tipos de expedientes (electrónico, tradicional y mixto), foliado, ventajas, desarrollo de la gestión documental, proceso, normatividad e implementación. También cubre la organización del espacio de trabajo y de los documentos electrónicos.
En esta presentación se explicará básicamente en qué consiste los expedientes electrónicos, el proceso de gestión y la organización de documentos electrónicos.
El documento describe los diferentes tipos de documentos electrónicos, incluyendo documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, video, audio y bases de datos. También discute las características de los documentos electrónicos como autenticidad, integridad y fiabilidad, así como el proceso de registro de documentos digitales y las ventajas e inconvenientes de los documentos físicos y electrónicos.
Este documento presenta una introducción a los conceptos básicos de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte es digital y pueden almacenarse en dispositivos electrónicos. Luego describe los componentes clave de los documentos electrónicos como el contenido, contexto y estructura. También cubre las características y clasificaciones comunes de los documentos electrónicos, así como los desafíos en la preservación a largo plazo de este tipo de documentos debido a la obsolescencia tecn
Tratamiento de los documentos electrónicos
Objetivos
Responsables
Expediente electrónico
Expediente Mixto ò Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos electrónicos
Este documento presenta la tipología de los documentos primarios, secundarios y terciarios, así como aspectos sobre documentos y tecnología como la edición electrónica, documento virtual e hipertexto. También cubre normas para el tratamiento de publicaciones y documentos electrónicos, normas de creación y diseño de documentos electrónicos en Venezuela, y métodos para la clasificación de documentos como sistemas de clasificación y criterios para clasificar documentos.
Tratamiento de los Documentos Electronicosdicarola16
La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de nivel intermedio y profesional.
Exposición características de documentos electronicosLuz Adriana Rojas
Este documento describe las características fundamentales que debe poseer un documento electrónico para garantizar su valor probatorio y fiabilidad como evidencia, incluyendo autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad. También explica que un documento electrónico tiene una estructura lógica que incluye contenido, datos de identificación y metadatos.
El documento habla sobre la organización y archivo de documentos electrónicos. Explica las normas que regulan la documentación electrónica y cómo se debe archivar. También muestra un ejemplo de cómo se organizarían y clasificarían los documentos electrónicos en carpetas y subcarpetas según su tipo y contenido, de manera similar a como se archivan los documentos físicos. Finalmente, hace un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de archivar documentos en papel versus electrónicos.
La Conservación de los Documentos DigitalesAnaLu258
Este documento presenta varias estrategias para la conservación de documentos electrónicos, incluyendo la preservación de la tecnología, la conversión y la emulación. Explica los desafíos de la conservación digital como la obsolescencia tecnológica y propone estrategias como copias de seguridad, migración a estándares y uso de metadatos para garantizar el acceso a largo plazo.
Este documento proporciona recomendaciones para archivar documentos electrónicos de manera adecuada. Sugiere establecer políticas claras para organizar y conservar estos documentos y garantizar que no puedan ser modificados. Además, recomienda clasificar y organizar los documentos electrónicos en carpetas según su serie y subserie, al igual que los documentos físicos, para facilitar su recuperación y acceso permanente.
PRIMER EJE TEMÁTICO: EL DOCUMENTO ELECTRÓNICOcaritol12345
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos electrónicos. Explica la importancia de los documentos electrónicos y sus características. Define conceptos clave como datos, información y documento electrónico. Describe el ciclo de vida de la información y los procesos de creación y estructuración de datos electrónicos. Además, analiza las clases y características de los documentos electrónicos y las consideraciones para la adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos electrónicos. Explica que un documento electrónico es cualquier expresión en lenguaje natural o convencional cuyo soporte es electrónico. Describe las tres fases del ciclo de vida de la información: diseño, creación y mantenimiento. También discute la diferencia entre datos e información electrónica estructurada y los modos de estructurar datos como bases de datos y documentos.
Este documento describe los cambios y retos que las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) han producido en los archivos en la era digital. Explica cómo las TIC han afectado el soporte, la gestión y la comunicación/difusión de los archivos, incluyendo el uso de documentos electrónicos y digitales. También describe los cambios en la descripción, almacenamiento, control de usuarios, transferencia, valoración y preservación de documentos en entornos digitales.
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicoslaurasofia28
Tratamiento de documentos eletronicos, expediente electronico, expediente mixto o hibrido, objetivos, responsables, organizacion del espacio de trabajo, proceso de gestion documental, organizacion de documentos electronicos
Este documento describe los aspectos fundamentales de la gestión de documentos electrónicos. Explica que el tratamiento de estos documentos requiere establecer políticas y procedimientos para su organización, almacenamiento y conservación a largo plazo, garantizando su autenticidad e integridad. También cubre temas como el expediente electrónico, expediente mixto, proceso de gestión documental, responsabilidades y normatividad aplicable según la ley colombiana.
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicoslaurasofia28
Este documento describe los conceptos y procesos relacionados con la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos deben ser tratados de manera que se garantice su durabilidad y accesibilidad. También describe los responsables de la gestión documental, incluidos los profesionales de la información, ejecutivos y empleados. Finalmente, explica conceptos como el expediente electrónico, expediente mixto y el proceso completo de gestión documental.
El tratamiento de documentos electrónicos , tiene asociaciones de varios aspectos entre ellos la duración y la accesibilidad , en función como documento electrónico....
Tratamiento de los documentos electrónicosrapenalozag
El documento trata sobre el tratamiento de los documentos electrónicos. Explica conceptos como expediente electrónico, expediente mixto, proceso de gestión documental, conservación de documentos electrónicos y responsables. Además, describe los pasos para el tratamiento adecuado de estos documentos como organización, almacenamiento, migración y accesibilidad para garantizar su preservación.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y describe las áreas de acción, principios, y áreas de gestión de los archivos digitales, incluyendo autentificación, preservación, organización y acceso. Concluye que la adopción de tecnologías de información coherentes con la realidad es necesaria para hacer frente al tratamiento de documentos electrónicos en las organizaciones.
En el diseño e implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos se deben aplicar los mismos principios que regulan la gestión de documentos en papel, así como las normas y estándares propios de la gestión de archivos.
El documento describe los conceptos de expediente electrónico, expediente mixto y el proceso de gestión documental electrónica. Explica que los documentos electrónicos deben organizarse y almacenarse en formatos TIFF y PDF para garantizar su autenticidad, integridad y conservación a largo plazo. También cubre las responsabilidades de quienes manipulan documentos electrónicos y la importancia de aplicar principios éticos y legales en su gestión.
Para presentar gestion de documentos_digitalespassodobles115
Este documento habla sobre la gestión de documentos electrónicos y su importancia. Explica el tratamiento, objetivos, responsables, tipos de expedientes (electrónico, tradicional y mixto), foliado, ventajas, desarrollo de la gestión documental, proceso, normatividad e implementación. También cubre la organización del espacio de trabajo y de los documentos electrónicos.
En esta presentación se explicará básicamente en qué consiste los expedientes electrónicos, el proceso de gestión y la organización de documentos electrónicos.
El documento describe los diferentes tipos de documentos electrónicos, incluyendo documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, video, audio y bases de datos. También discute las características de los documentos electrónicos como autenticidad, integridad y fiabilidad, así como el proceso de registro de documentos digitales y las ventajas e inconvenientes de los documentos físicos y electrónicos.
Este documento presenta una introducción a los conceptos básicos de los documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos son aquellos cuyo soporte es digital y pueden almacenarse en dispositivos electrónicos. Luego describe los componentes clave de los documentos electrónicos como el contenido, contexto y estructura. También cubre las características y clasificaciones comunes de los documentos electrónicos, así como los desafíos en la preservación a largo plazo de este tipo de documentos debido a la obsolescencia tecn
Tratamiento de los documentos electrónicos
Objetivos
Responsables
Expediente electrónico
Expediente Mixto ò Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos electrónicos
Este documento presenta la tipología de los documentos primarios, secundarios y terciarios, así como aspectos sobre documentos y tecnología como la edición electrónica, documento virtual e hipertexto. También cubre normas para el tratamiento de publicaciones y documentos electrónicos, normas de creación y diseño de documentos electrónicos en Venezuela, y métodos para la clasificación de documentos como sistemas de clasificación y criterios para clasificar documentos.
Tratamiento de los Documentos Electronicosdicarola16
La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de nivel intermedio y profesional.
Exposición características de documentos electronicosLuz Adriana Rojas
Este documento describe las características fundamentales que debe poseer un documento electrónico para garantizar su valor probatorio y fiabilidad como evidencia, incluyendo autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad. También explica que un documento electrónico tiene una estructura lógica que incluye contenido, datos de identificación y metadatos.
El documento habla sobre la organización y archivo de documentos electrónicos. Explica las normas que regulan la documentación electrónica y cómo se debe archivar. También muestra un ejemplo de cómo se organizarían y clasificarían los documentos electrónicos en carpetas y subcarpetas según su tipo y contenido, de manera similar a como se archivan los documentos físicos. Finalmente, hace un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de archivar documentos en papel versus electrónicos.
La Conservación de los Documentos DigitalesAnaLu258
Este documento presenta varias estrategias para la conservación de documentos electrónicos, incluyendo la preservación de la tecnología, la conversión y la emulación. Explica los desafíos de la conservación digital como la obsolescencia tecnológica y propone estrategias como copias de seguridad, migración a estándares y uso de metadatos para garantizar el acceso a largo plazo.
Este documento proporciona recomendaciones para archivar documentos electrónicos de manera adecuada. Sugiere establecer políticas claras para organizar y conservar estos documentos y garantizar que no puedan ser modificados. Además, recomienda clasificar y organizar los documentos electrónicos en carpetas según su serie y subserie, al igual que los documentos físicos, para facilitar su recuperación y acceso permanente.
PRIMER EJE TEMÁTICO: EL DOCUMENTO ELECTRÓNICOcaritol12345
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos electrónicos. Explica la importancia de los documentos electrónicos y sus características. Define conceptos clave como datos, información y documento electrónico. Describe el ciclo de vida de la información y los procesos de creación y estructuración de datos electrónicos. Además, analiza las clases y características de los documentos electrónicos y las consideraciones para la adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos electrónicos. Explica que un documento electrónico es cualquier expresión en lenguaje natural o convencional cuyo soporte es electrónico. Describe las tres fases del ciclo de vida de la información: diseño, creación y mantenimiento. También discute la diferencia entre datos e información electrónica estructurada y los modos de estructurar datos como bases de datos y documentos.
Este documento describe los cambios y retos que las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) han producido en los archivos en la era digital. Explica cómo las TIC han afectado el soporte, la gestión y la comunicación/difusión de los archivos, incluyendo el uso de documentos electrónicos y digitales. También describe los cambios en la descripción, almacenamiento, control de usuarios, transferencia, valoración y preservación de documentos en entornos digitales.
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicoslaurasofia28
Tratamiento de documentos eletronicos, expediente electronico, expediente mixto o hibrido, objetivos, responsables, organizacion del espacio de trabajo, proceso de gestion documental, organizacion de documentos electronicos
Este documento describe los aspectos fundamentales de la gestión de documentos electrónicos. Explica que el tratamiento de estos documentos requiere establecer políticas y procedimientos para su organización, almacenamiento y conservación a largo plazo, garantizando su autenticidad e integridad. También cubre temas como el expediente electrónico, expediente mixto, proceso de gestión documental, responsabilidades y normatividad aplicable según la ley colombiana.
Eje tematico 5 tratamiento de documentos electronicoslaurasofia28
Este documento describe los conceptos y procesos relacionados con la gestión de documentos electrónicos. Explica que los documentos electrónicos deben ser tratados de manera que se garantice su durabilidad y accesibilidad. También describe los responsables de la gestión documental, incluidos los profesionales de la información, ejecutivos y empleados. Finalmente, explica conceptos como el expediente electrónico, expediente mixto y el proceso completo de gestión documental.
El tratamiento de documentos electrónicos , tiene asociaciones de varios aspectos entre ellos la duración y la accesibilidad , en función como documento electrónico....
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, definiendo qué son, sus beneficios y herramientas necesarias. Explica los objetivos de conocer la aplicación de estos sistemas, profundizar en su concepto, identificar sus ventajas e implementar normas técnicas para la conservación de documentos. Adicionalmente, presenta requisitos para su implementación y características generales de estos sistemas según el decreto 2609 de 2012.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
El documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental efectivo, incluyendo la organización, almacenamiento y acceso a documentos físicos y electrónicos a través de cuadros de clasificación y tablas de retención y valoración documental, así como procesos para garantizar la autenticidad, integridad y preservación a largo plazo de los documentos de acuerdo con los principios archivísticos. Adicionalmente, explica los requisitos técnicos para la implementación de un sistema de gestión documental como la indexación
Tratamiento de los documentos electronicosGT1G3.p[1]buritica
El documento describe los conceptos de expedientes electrónicos, mixtos e híbridos, el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y la organización de documentos electrónicos. Explica que los expedientes electrónicos ofrecen ventajas como seguridad, comodidad y ahorro. Los expedientes mixtos o híbridos contienen documentos electrónicos y tradicionales relacionados entre sí. El proceso de gestión documental comprende actividades para facilitar la organización y conservación de documentos.
Este documento presenta un trabajo grupal sobre la norma ISO 15489 para la gestión de documentos. Explica los conceptos clave de la norma y los elementos que comprenden un programa de gestión documental según las fases del ciclo vital de los documentos. También cubre temas como los objetivos y alcance de la norma, los beneficios de la gestión documental, estrategias y metodologías para la implementación de un sistema de gestión de documentos.
Tratamiento de los documentos electronicosHISHATANA
Este documento describe el tratamiento y gestión de documentos electrónicos. Explica que se debe crear políticas y procedimientos para organizar y conservar la información electrónica de manera segura. También habla sobre la importancia de mantener copias de seguridad de los documentos electrónicos en diferentes ubicaciones geográficas para prevenir la pérdida de información. Además, destaca la necesidad de definir qué se considera un documento electrónico desde una perspectiva archivística.
El documento describe los sistemas de gestión documental, incluyendo sus requisitos de implementación, características y generalidades según el Decreto 2609 de 2012. También presenta información sobre un sistema de gestión documental de la empresa Thomas MTI, incluyendo sus criterios y garantías para la integridad de la información.
El documento habla sobre la importancia de la organización de documentos electrónicos y la gestión documental en las entidades. Explica que la organización de documentos electrónicos implica clasificarlos, ordenarlos y describirlos de acuerdo a un cuadro de clasificación para facilitar su búsqueda y recuperación. También resalta que una buena gestión documental asegura un eficiente tratamiento de la información de una organización y trae ventajas como ahorro de tiempo y recursos.
Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental, incluyendo su definición y utilidad para las entidades. Explica que estos sistemas permiten realizar tareas como recepción, distribución, ordenación y clasificación de documentos de manera digital. Luego, el documento describe los objetivos de conocer aspectos generales de los sistemas de gestión documental y reconocer los aspectos más importantes para su implementación según el Decreto 1080 de 2015.
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental. Explica que es un sistema de gestión documental, sus requisitos, fases de implementación, características según el Decreto 2609 de 2012, y cómo se ha implementado en el Archivo General de la Nación colombiano.
Este documento describe la gestión archivística de documentos electrónicos. Define el archivo digital y las áreas clave de acción como autentificación, preservación, organización y acceso. Explica los principios de la gestión de archivos digitales como ser identificable, basado en políticas, planeado y asignado a responsables. También describe las áreas de gestión de archivos digitales, incluyendo métodos para asegurar la autenticidad, preservar documentos a largo plazo y organizar y proveer acceso a los documentos electrónicos.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos, el archivo digital, los principios de la gestión de archivos digitales y las áreas de gestión como la autentificación y preservación. El objetivo es describir los conceptos y procesos clave involucrados en la gestión y preservación de documentos y archivos electrónicos.
1. La entidad seleccionó el sistema de gestión documental Orfeo debido a que:
- Es un software libre que no requiere costos de licenciamiento.
- Permite la parametrización de procesos propios de la organización.
- Tiene un amplio uso en entidades públicas colombianas lo que facilita el soporte.
2. ¿Cuáles han sido los beneficios observados tras su implementación?
- Mejoró el acceso y recuperación de información de manera más rápida.
- Permit
El gobierno y las Administraciones Pública que están asumiendo los retos de digitalización y de caminar hacia la oficina cero papel, requieren de un soporte tecnológico capaz de curbrir el ciclo de vida completo de la información.
Este documento trata sobre la gestión archivística de documentos electrónicos. Define la gestión archivística de documentos electrónicos y lo que es un archivo digital. Identifica cuatro áreas de acción en la gestión de documentos y describe los principios de la gestión de archivos digitales, incluidas las áreas de gestión como la autentificación y preservación.
Similar a Tratamiento de los documentos electrónicos Eje temático 5 (20)
Durante el desarrollo embrionario, las células se multiplican y diferencian para formar tejidos y órganos especializados, bajo la regulación de señales internas y externas.
En la ciudad de Pasto, estamos revolucionando el acceso a microcréditos y la formalización de microempresarios informales con nuestra aplicación CrediAvanza. Nuestro objetivo es empoderar a los emprendedores locales proporcionándoles una plataforma integral que facilite el acceso a servicios financieros y asesoría profesional.
Tratamiento de los documentos electrónicos Eje temático 5
1. Presentado por: Sandra Yaneth Garzón
Angela Plaza Villamuez
Carolina Jiménez Jaramillo
Docente: Jorge Mario Zuluaga
Campuzano
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística
Marzo de 2014
2. Tratamiento de los documentos electrónicos
Objetivos
Responsables
Expediente electrónico
Expediente Mixto ò Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos electrónicos
3. Aplicar procedimientos como profesional de Ciencias de la
Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística para
llevar la secuencia coordinada de procesos, técnicas y operaciones de
gestión de documentos electrónicos a lo largo del ciclo de vida de los
documentos.
Determinar la forma y estructura en que los documentos deben ser
creados y posteriormente incorporados al sistema de gestión de
documentos electrónicos de la organización.
Identificar las diferentes clases de expedientes.
Establecer los pasos a seguir para la formación de expedientes o
agrupaciones de documentos en el contexto de los tipos de actuaciones o
series concretas.
4. El tratamiento de los documentos electrónicos
y validados con firmas electrónicas, en todo el
proceso del ciclo vital del documento desde el
momento en que se genera hasta su disposición
final. Esto es llamado gestión de los
documentos electrónicos los cuales para su
manejo se necesita de un software y hardware
adecuado dentro de un contexto de cambio
tecnológico.
5. Es el mantenimiento dado a los documento buscando su perdurabilidad y
el buen estado de los mismos. Se recomienda su conservación a los
documentos que tienen gran importancia por su valor, independiente al
sistema al que se produjeron.
Los formatos electrónicos tienen una longevidad que oscilan en cinco
años, por ello la migración que se hace necesaria, y es preferible utilizar
formatos abiertos (xml, html, pdf, ipg, cgm), sin que pierda sus
características de contenido, estructura y contexto.
Los elementos clave en relación con la conservación de los soportes son la
accesibilidad, la legibilidad, la perdurabilidad y la preservación de la
autenticidad. Es preferible el empleo de soportes de almacenamiento
óptico no re escribible, que permiten satisfacer requisitos de archivo y
permiten el acceso directo a la información.
6. Para que los documentos electrónicos puedan
utilizarse a largo plazo, se deben conservar
documentos auténticos, accesibles e inteligibles en un
contexto de constantes cambios tecnológicos.
Las estrategias empleadas para asegurar la
conservación y accesibilidad a los documentos
electrónicos esencialmente son: Actualización y
migración de los datos a soportes diversificados,
fiables y la emulación. La emulación consiste en imitar
el funcionamiento de un ordenador o de un
determinado software sobre otro ordenador más
moderno y potente de una generación actual. De esta
forma, los documentos electrónicos conservan su
aspecto, su originalidad y por supuesto su contenido.
7. Copia de documentos en soporte o formatos con tecnología nueva
periódicamente. Para evitar perdida de información es importante guardar una
copia antes de realizar la actividad.
Tipos de migración.
•Compatibilidad retroactiva: lectura y copia del nuevo formato por versiones
posteriores del programa de creación.
•Interoperabilidad: lectura y copia a nuevo formato por programa diferente al
de creación, que comparte los mismos formatos.
•Conversión a formato estándar(tipo ASCII).
8. Se recurre a la estructura de
directorios del ordenador personal
o de uso compartido para la
creación de carpetas, subcarpetas o
ficheros que respondan a un
sistema normalizado para
nombrarlos, esto es importante
para la creación de expedientes que
constituyen las series
documentales.
9. En soportes y perdurable, adecuado a las necesidades de
conservación. Se recomienda emplear soportes ópticos no re
escribible para evitar modificaciones o perdidas (soporte no
repudiable) Los documentos se mantiene en su aplicación
original cuando se necesitan a largo plazo, aunque debido a los
avances tecnológicos se tiene que convertir al nuevo software.
También se puede almacenar en un formato que no dependa de
ningún software (ficheros planos)y que cuente con funciones de
control de acceso.
La aplicación de los procedimientos o la secuencia coordinada
de procesos, técnicas y operaciones de gestión de documentos a
lo largo del ciclo de vida de los documentos debe permitir:
10. Identificar los documentos precisos en cada proceso de actividad.
Determinar la forma y estructura en que los documentos deben ser
creados y posteriormente incorporados al sistema de gestión de
documentos electrónicos de la organización.
Determinar los metadatos que deben ser asignados al documento
electrónico, tanto en el momento en que es incorporado al sistema
(captura) como a lo largo de su ciclo de vida.
Establecer los pasos a seguir para la formación de expedientes o
agrupaciones de documentos en el contexto de los tipos de
actuaciones o series concretas.
Establecer la estrategia para garantizar la conservación de los
documentos y las condiciones de acceso, uso y reutilización
correspondientes, incluyendo la conversión de formatos y las
migraciones.
11. Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y
normativos, especialmente en cuanto a lo que se refiere a la seguridad, a la
accesibilidad y al tratamiento de los datos de carácter personal, así como a la
ejecución de los procesos relacionados con la interoperabilidad y de las
acciones dictaminadas sobre los documentos electrónicos.
Proporcionar información en modo de pistas de auditoría que permitan
acreditar que los documentos están protegidos frente a cualquier acceso,
modificación y destrucción no autorizados.
Garantizar, en última instancia, la creación, la captura en el sistema y el
mantenimiento de documentos electrónicos auténticos, fiables, íntegros y
disponibles.
Identificar las oportunidades de mejora y evaluar los posibles riesgos
derivados de la gestión de documentos electrónicos.
12. Uno de los puntos básicos en la gestión de los
documentos electrónicos son los metadatos, los
cuales ya se introdujeron en la NTI de documento
electrónico y de expediente electrónico. Los
metadatos proporcionan cobertura a los diferentes
procesos que tienen lugar a lo largo del ciclo del
vida del documento electrónico. La NTI destaca que
cada administración debe diseñar internamente el
esquema de metadatos que va aplicar en base a sus
necesidades, aun así se debe tener en cuenta:
1. Se recomienda usar el Esquema de metadatos
para la Gestión del Documento Electrónico(e-
EMGDE)
2. En el caso de que el expediente o documento
deba someterse a intercambio se debe tener en
cuenta los metadatos mínimos obligatorios del
documento electrónico y del expediente electrónico.
13. Establecer la estrategia para garantizar la conservación de los
documentos y las condiciones de acceso, uso y reutilización
correspondientes, incluyendo la conversión de formatos y las
migraciones.
Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y
normativos, especialmente en cuanto a lo que se refiere a la
seguridad, a la accesibilidad y al tratamiento de los datos de
carácter personal, así como a la ejecución de los procesos
relacionados con la interoperabilidad y de las acciones
dictaminadas sobre los documentos electrónicos.
Proporcionar información en modo de pistas de auditoría que
permitan acreditar que los documentos están protegidos frente a
cualquier acceso, modificación y destrucción no autorizados.
14. Garantizar, en última instancia,
la creación, la captura en el
sistema y el mantenimiento de
documentos electrónicos
auténticos, fiables, íntegros y
disponibles.
Identificar las oportunidades de
mejora y evaluar los posibles
riesgos derivados de la gestión de
documentos electrónicos.
15. Los miembros de la gestión documental que regula las prácticas
efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier
otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus
actividades.
Los profesionales de la información y de la gestión de los documentos
de archivos, los ejecutivos, los jefes de las unidades organizativas, los
organizadores de sistemas y cualquier otra persona que crea documentos
como parte de su trabajo
resposabilidad
Los individuos
Las
organizaciones
La comunidad
16. El remitente: tiene la responsabilidad y gestionar le correo
electrónico (correo interno).
Si a nuestro mensaje de correo electrónico deberá responder uno o
varios destinatarios conservemos el texto original y todas las
respuestas recibidas.
El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar
el correo electrónico: debe guardarse el archivo externo recibido
Especialmente cuando en archivo forma parte del documento
oficial de operaciones.
17. RESPONSABILIDAD DEL ORGANO PÚBLICO
Dispone la normativa de organización específica y de no existir previsión
normativa, la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación.
Los entes deben garantizar el crear y almacenar evidencia; y/o recibir y
almacenar datos, para garantizar su integridad, para mantener accesibilidad de
los datos y la evidencia de los mismos.
RESPONSABILIDAD DE AUTORIA
Legalmente se refiere a la presunción de autoría y responsabilidad que es
aquel donde todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a
una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario de la
autoría y responsabilidad del titular del correspondiente
Certificado digital vigente en el momento de su emisión.
18. Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o
asunto administrativo, cualesquiera que sea el tipo de información que
contengan, y que se encuentren vinculados entre sí para ser archivados.
Así mismo como los documentos físicos tienen un orden de acuerdo a una
estructura lógica, deben manejarse los documentos electrónicos. Estos documentos
corresponden a metadatos asociados que hacen parte del documento electrónico.
Dentro del expediente, los documentos deben estar asociados a un identificador
único, al que se añade un índice electrónico, agrupados según las series y subseries
que determine la Entidad.
19. Documentos electrónicos: Contenido, estructura y contexto definidas
Índice Electrónico: Garantiza la seguridad del documento y su
recuperación. Establecen e identifican los documentos electrónicos que
componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la
disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de
preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.
Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a
cargo de acuerdo con la normatividad aplicable, garantiza la
autenticidad e integridad del contenido del índice y por extensión, de los
documentos que conforman el expediente electrónico así como el de su
estructura.
Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en
ellos.
20. Sus propiedades dependen de la fase en la que se encuentren:
Etapa de Tramite
Varias Aplicaciones
Índice electrónico
Puede ser modificado
Debe ser accesible.
Se debe conservar electrónico todo lo que corresponda al
expediente.
Regulado por la normatividad vigente.
Código de identificación único
Pueden tener documentos electrónicos que hagan parte de otro
expediente.
En algunos casos se pueden incluir documentos en formatos
distintos a los establecidos.
•Debe poder ser transferido a la etapa de archivo.
•Debe admitir firma electrónica.
21. Etapa de Archivo
Aplicaciones de software llamadas Sistemas de Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo
Debe tener índice electrónico firmado
No puede ser modificable
Debe ser accesible
Debe tener un código de identificación único
Pueden tener documentos electrónicos que hagan parte de otro
expediente.
Debe ser un formato que garantice su
conservación, autenticidad, integridad y recuperación a medio y a
largo plazo.
Debe aplicar todas las normas de archivo vigentes
22. Planeación
Se crea de
acuerdo a
las funciones
o actividades
Gestión y
Trámite:
Tramite,
distribución,
descripción,
disponibilidad
,
recuperación
y acceso
Disposición
final:
Lo
determinado
en la TRD Y
TVD,
establecido
por la
Institución.
Etapa de Tramite Etapa de
Archivo
Valores
Administr
ativos, Le
gales e
históricos
23. Los metadatos permitir definir la características del expediente,
las cuales deben ser comunes a todos los documentos que lo
conforman.
Los metadatos mínimos obligatorios son un conjunto de
información definida para facilitar el conocimiento inmediato de
las características básicas del expediente electrónico. Los
metadatos complementarios son los que permiten una descripción
específica.
24. Son los que se componen de
documentos electrónicos y documentos
físicos.
Los soportes de estos documentos son
físicos como microfilmes, medios
electrónicos o cualquier soporte que la
tecnología actual ofrece, teniendo en
cuenta que el método de conservación
debe garantizar su seguridad y
accesibilidad, por tal motivo son
utilizados para preservar la información
por todo el tiempo que esta se necesite.
25. La ley 594 de 2000, define la Gestión documental como el conjunto de
actividades y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
1- PLANEACIÓN
2-
PRODUCCIÓN
3- GESTIÓN Y TRÁMITE
4-
ORGANIZACIÓN
5-
TRANSFERENCI
A
6 - DISPOSICIÓN DE
DOCUMENTOS
7 -
PRESERVACIÓN
A LARGO
PLAZO8-VALORACIÓN
PROCESOS GESTION DOCUMENTAL
Decreto 2609 de 20012, Artículo 9
26. La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la
incorporación generalizada del ordenador a estar tareas durante los
últimos años suponen un factor de riesgo que debe tenerse en
cuenta para prevenir daños a la salud.
La correcta prevención de riesgos en estas actividades debe
tener en cuenta tres cuestiones básicas:
•Diseño de las instalaciones: espacio de trabajo, iluminación,
climatización y condiciones acústicas.
•Selección de mobiliario.
•Organización de las tareas.
Entorno de trabajo
Las fuentes de luz, además de proporcionar niveles de iluminación
suficiente, no deben provocar deslumbramientos ni reflejos
molestos
27. Las fuentes de luz, además de proporcionar niveles de
iluminación suficiente, no deben provocar deslumbramientos ni
reflejos molestos.
28. El término “documento electrónico” es un concepto
relativamente nuevo y no menos debatido que el visto
anteriormente. A los efectos del presente estudio, se denominará
un documento como electrónico si se encuentra físicamente
almacenado en un dispositivo electrónico o unidad de
almacenamiento externa de un dispositivo de este tipo,
comprensible sin ningún procesamiento adicional, excepto la
presentación del monitor o de la página impresa. Cualquier
archivo de computadora que tenga un contenido válido para el
trabajo de un universo de usuarios, por reducido que sea, se
considera un documento electrónico.
29. La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de
Archivo que cumplan con las siguientes funciones:
1. Organizar racionalmente los directorios informáticos y los
accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas
para el almacenamiento de los documentos.
2. Controlar la reproducción indiscriminada de copias.
3. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.
4. Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los
documentos
5. Establecer un sistema que permita recuperar la información
eficazmente.
30. Para organizar los documentos
electrónicos se debe:
Clasificar: Se registran los datos
básicos de documento
Ordenar: Conformación de
expedientes
Describir: Se describen pro
niveles.
31. A diferencia de los documentos en papel, los documentos
electrónicos se han aceptado como tal hace sólo unos años, esto
ha provocado que algunos aspectos legales aún no estén definidos
del todo para este formato, aunque en la mayoría de ellos se
trabaja arduamente. Aunque existen leyes a su favor, como la
“Technology Policy 96-16A”,20 dictada en New York para
facilitar el intercambio de información entre el estado y
determinadas agencias mediante los sistemas para la gestión de
documentos electrónicos, la confiabilidad de un documento
electrónico, entendida como la capacidad de que el documento
pueda ser tomado como prueba en un sentido legal, es todavía
una aspiración de los especialistas.
32. La confiabilidad del correo electrónico, por una parte, no está
totalmente aceptada; tampoco así las copias de documentos
electrónicos, las firmas digitales y otras cuestiones de índole
legal. No obstante, cada día se logran avances en estas áreas, que
fortalecen el vertiginoso desarrollo de la gestión de los
documentos electrónicos. Mientras tanto un sinnúmero de
organizaciones se valen de estas herramientas para el desarrollo
de sus actividades cotidianas.
33. En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es
posible encontrar equipos de cómputo debidamente ordenados
con parámetros que faciliten la información contenida en ellos.
34. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para
guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías
se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para
clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se
establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).
SERIE SUBSERIE
35.
36. En este entorno conceptual han venido apareciendo
en el mercado, en especial en esta última década,
distintos productos informáticos orientados
específicamente al control y la gestión integral de
este tipo especial de documentación conocidos por
sistemas o herramientas GED (GestiónElectrónica de
Documentos) o por el término anglosajón de EDMS
(ElectronicDocument Management Systems).
37. En la mayor parte de los casos estos productos GED son una
evolución lógica de los tradicionales sistemas de gestión
documental a los que se les han ido añadiendo más o menos
funcionalidades, e integrando otras tecnologías informáticas
ya existentes en el mundo empresarial para dar una respuesta
global a las necesidades informativas y documentales de
dichas organizaciones. Esta integración de tecnologías hace de
estos productos herramientas potentes para la gestión
electrónica de la documentación orientados, principalmente, a
grandes entidades con estructuras organizativas y funcionales
muy complejas, con multitud de series y tipos documentales y
con redes de usuarios, internos y externos, muy variadas
38. •Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que
permite la captura digital a través del escáner de los
documentos impresos.
•
•Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres: la
digitalización del texto tiene como finalidad poder interpretar
y tratar electrónicamente ese texto a través de programas
OCR.
•Tecnologías de almacenamiento óptico: para el
almacenamiento de los documentos electrónicos, y más aún en
el caso de imágenes digitales, es necesario disponer de
sistemas de almacenamiento masivo.
39. •Gestión electrónica de documentos: se trata de los módulos
clásicos de la gestión documental pero aplicada a los
documentos electrónicos por lo que aquí serán factores claves
•Trabajo en grupo (groupware): las herramientas GED han
ido evolucionando hacia conceptos más amplios de generación
y control de la información.
•Control de los flujos de trabajo (workflow): estrechamente
relacionado con el software de trabajo en grupo permite
establecer una serie de reglas y pautas en las que se
especifican las tareas y pasos
40. Con el constante cambio y evolución, las posibilidades que ofrecen estos
sistemas ameritan un gran avance. Abarcan un gran mundo de posibilidades, y
soluciones en como la información es suministrada. Del papel a lo
electrónico, permitiendo lista ordenadas, con registros. Con estas herramientas
de software, prolifera la rapidez y el uso de estrategias para compartir y
extender la información mundialmente mucho más rápido.
Conservando documentos originales en buen estado. Es así como estas
tecnologías han influido en el ámbito de la bibliotecología, en un entorno
electrónico, permitiendo tener una proliferación de sistemas documentales
interactivos en ambientes distribuidos, está cambiando los servicios de
información pasando de ser meros recepcionistas de información, a jugar un
papel decisivo para la gestión de documentos inteligentes con un alto valor
competitivo en los procesos de negocio dentro de la organización.
Las nuevas tecnologías lanzan un reto al profesional de la información ante el
nuevo milenio cambiando el papel que les otorga dentro de las organizaciones
erigiéndose en precursores en los diseños de sistemas de información
competitivos
41. Preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8916&print
&inf=0
La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas
condiciones del entorno de información
http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol9_3_02/aci03301.htm
Herramientas para la gestión de los documentos electrónicos
http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/27.pdf
Guía No 4: Cero papel en la Administración Publica: Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Dirección de Gobierno en línea.
http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/programa-de-
tratamiento-de-documentos-electronicos