El documento define los archivos como el conjunto de documentos reunidos por personas jurídicas públicas o privadas durante el desarrollo de sus actividades. Explica que los archivos públicos pertenecen a entidades oficiales y se rigen por el derecho público, mientras que los archivos privados son colecciones de documentos que pertenecieron a personas o familias importantes históricamente. La diferencia principal entre archivos públicos y privados es que los documentos públicos son considerados patrimonio documental y están regulados por ley, mientras que los documentos privados requieren

1. Docente: Aída Salazar García 1

2. Docente: Aída Salazar García 2
Según el artículo 59.1 de la Ley de Patrimonio Histórico Español, se
definen a los archivos como “el conjunto orgánico de documentos o la
reunión de varios de ellos, reunidos por personas jurídicas, públicas o
privadas, durante el desarrollo de sus actividades, al servicio de su
utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión
administrativa”.

3. Docente: Aída Salazar García 3
Archivos públicos: Son aquellos archivos que pertenecen a un servicio público, pueden ser
consultados y se re rigen por el derecho público.
Otro definición sería: “conjunto de documentos que pertenecen a entidades oficiales” y
“aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas”
Archivos privados: Son aquellas colecciones de papeles o documentos que han
pertenecido a una persona pública, ya sea político, literario, científico, artista en general, o a
una familia con una notable importancia histórica que presenta de forma más o menos
completa la vida del personaje, instituciones o grupo familiar al que pertenecieron.

4. Archivo público Vs Archivo privado
Docente: Aída Salazar García 4
A grandes rasgos, la diferencia entre el archivo público y privado radica
en la asignación del organismo productor de la documentación.
Los documentos públicos producidos por un organismo de carácter
público se consideran parte del patrimonio documental y por tanto están
regulados por una ley.
Los documentos producidos por una entidad particular o por una persona
física, requieren una antigüedad superior a los cien años para que sea
considerado patrimonio documental.

5. Docente: Aída Salazar García 5
Los archivos que se adscriben/atribuyen
al derecho público son:
Los archivos que se adscriben al
derecho privado son:
• Todos los archivos de la
Administración Internacional:
OTAN.
• De la Administración Europea
• De Administraciones españolas,
tanto de la Administración
Central, Autonómica y Local.
Archivos civiles: privados, tanto de
empresa pública, privada,
asociaciones, sindicales, familiares
o personales
Los archivos religiosos: entre los
que hay que distinguir los que
forman parte del culto católico
(parroquias, monasterios y
catedrales) y los de otros cultos.

6. Docente: Aída Salazar García 6
Los documentos son una consecuencia necesaria de la actividad
administrativa. Los archivos se producen de forma natural por la
acumulación de documentos, y su gestión es parte del trabajo del órgano
o unidad administrativa.
Se consideran parte del archivo todos los documentos, ya sean de tipo
gráfico, textual, fotográfico, sonoro, audiovisual o informático que son
generados durante el ejercicio de sus funciones, conservados y
organizados de forma que sirvan como antecedente y testimonio de
derechos y obligaciones y como fuente de información a la administración
y a los ciudadanos.

7. Docente: Aída Salazar García 7
 A la propia administración, para que pueda actuar con
eficacia y garantizar la objetividad que exigen la Constitución
y las leyes.
 A los ciudadanos, para defender sus propios derechos frente
a la administración o a terceros.
 A la investigación y a la cultura. Solo un tratamiento
adecuado permitirá su utilización ene l futuro.
¿A quién prestan servicio los archivos?

8. Docente: Aída Salazar García 8
La ley protege la gestión de archivos, obligando a sus responsables a:
 Evitar la destrucción sin tener autorización del órgano
competente.
 Conservarlos y protegerlos, siempre en lugares adecuados para ello.
 Evitar la apropiación de los mismos, entregándolos a aquellos que les suceden
en sus funciones.

9. Docente: Aída Salazar García 9
1.1 Aplicación de técnicas de archivo documental
Las técnicas de archivo son necesarias para conseguir la ordenación, clasificación y
conservación adecuada de los documentos para poder ser fácilmente localizados y
protegerlos de pérdidas y deterioros. De este modo los documentos son colocados en
el mismo orden.
El archivo es el mismo desde que se produce hasta que se deposita en el archivo
histórico. Nace para servir como testimonio de la gestión administrativa y en la
primera etapa de su vida. Con el paso del tiempo va desarrollando un valor menos
importante, como fuente de información y testimonio para investigación científica.

10. Docente: Aída Salazar García 10
A medida que los expedientes son tramitados, pierden su vigencia administrativa o
disminuye la frecuencia de su consulta y se van trasladando a los archivos de cada una
de las oficinas o unidades administrativas de las que está compuesta una institución.
Según la intensidad del valor
primario de los documentos,
se distinguen las etapas del
archivo a lo largo del tiempo.
1era etapa. Archivo de gestión/de oficina
2da etapa. Archivo central
3ra etapa. Archivo intermedio
4ta etapa. Archivo histórico
Consulta el enlace para distinguir las características de cada uno de ellos en la presentación en Prezi de
Kevin Daniel. (Etapas o edades de los documentos y tipos de archivos)

11. Docente: Aída Salazar García 11
1.1.1 Sistemas de clasificación y ordenación
Fases del
tratamiento
archivístico
IDENTIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
Clasificación
Ordenación
VALORACIÓN
Selección
Acceso
DESCRIPCIÓN

12. Docente: Aída Salazar García 12
En administración, es conocer el organismo que ha producido la
documentación y los documentales que genera
Consiste en el conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.
Se va a separar formando agrupaciones según los criterios establecidos
por la empresa.
IDENTIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN

13. Docente: Aída Salazar García 13
Es la operación archivística que consiste en asignación de las unidades
documentales a las diferentes categorías.
Establece grupos según la procedencia de la
documentación (empresa)
Clasificación
Clasificación
orgánica
Clasificación
funcional
Clasificación por
materias
Separa los grupos tomando como referencia las funciones
y actividades de la institución (más complejo) (empresa)
Reúne los documentos por asuntos o materias que
aborda. (No siempre respeta el principio de procedencia)
Sistemasdeclasificación

14. Docente: Aída Salazar García 14
Ordenación
Es la parte del proceso que consiste en establecer secuencias naturales
numéricas, cronológica y/o alfabéticas (según criterio establecido).
Onomástica
• Se ordena la documentación alfabéticamente por archivos de personas.
• Los expedientes llevan inscrito primero el apellido y luego el nombre de la
persona.
Geográfico
• Se ordena la serie documental alfabéticamente por lugares
• Se toma como referencia el país, región, comunidad autónoma, provincia,
localidad, etc. (según el criterio establecido)
De
organismos
• Orden alfabético de instituciones, centros, organismos u oficinas
Por
materias
• Se ordena por asuntos o temática de contenido.
Alfabética

15. Docente: Aída Salazar García 15
Los documentos se ordenan según la fecha en que han sido tramitados.
Es común para series documentales de tratamiento anual o mensual
como: expedientes de becas, matrículas o nóminas
CronológicaOrdenación

16. Docente: Aída Salazar García 16
Se utiliza el número correlativo para ordenar expedientes. Es un
sistema rápido y cómodo y no requiere personal cualificado para su
empleo. Es muy utilizado dentro de la administración actual.
NuméricaOrdenación

17. Docente: Aída Salazar García 17
Los archivos secretos del Vaticano https://youtu.be/AGu2THR2l4Q