El presente documento puede servir como guía para cualquier persona relacionada al campo de la archivología, la archivística, la ciencia de la documentación, y, por qué no, la bibliotecología.

1. UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA
FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN
ESCUELA DE BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
TEORÍA Y PRÁCTICA DE LAS CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN ARCHIVOLOGÍA
Glosario de Términos Archivológicos
Prof. Arcángel Sánchez
Douglas La Rosa
CI: 21.375.556
Caracas, 03 de Julio de 2014

2. INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como fin explicar distintos términos utilizados
generalmente en el campo de la Archivología. Hago constar que el concepto de todos y
cada uno de los términos siguientes fue extraído de distintas fuentes consultadas, las
cuales mencionaré al final del trabajo, y no pertenecen a mi autoría, además, todos los
conceptos fueron encontrados en diccionarios y documentos especializados en el área
de Archivología y/o Documentación.

3. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en el ejercicio
de sus funciones, los cuales según su jerarquía y plasmados en el cuadro de
clasificación originan los fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las
subseries.
ARCHIVISTA
Es la persona encargada de la custodia y el funcionamiento del archivo, o el técnico en
su organización. El archivista debe tener en cuenta el espacio necesario para las
funciones administrativas y de operación.
ARCHIVÍSTICA
Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, principios de su conservación y
organización y los medios para su utilización. Esta disciplina trata los aspectos teóricos
y prácticos de los archivos y su función.
ARCHIVO
Lugar en que se guardan documentos públicos y privados. Conjunto, por orden
cronológico, de carpetas que contienen las previsiones de acontecimientos que han de
suceder, como simposios, conferencias, congresos, reuniones, etc., libro de fechas, de
redacción.
ARCHIVECONOMÍA
Es la parte de la archivología que trata de la conservación del material archivístico y de
las operaciones conducentes a ella, esto es, de todo lo que se refiere a la conservación,
restauración, higiene, protección contra los agentes destructores y reproducción de los
documentos.
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Todo archivo que reúne los documentos que corresponden a cualesquiera de las tres
primeras etapas de su ciclo vital (archivo de gestión, archivo central, archivo
intermedio).
ARCHIVO DE GESTIÓN
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el archivo de la oficina que reúne su
documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por
las mismas oficinas. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo
excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de
antigüedad.

4. ARCHIVO HISTÓRICO
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se ha de transferir desde el
archivo intermedio la documentación que deba conservarse permanentemente, por no
haber sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisión Superior
Calificadora de documentos Administrativos. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito, adquisición, etc.
ARCHIVO INTERMEDIO
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al que se han de transferir los
documentos de los archivos centrales (o de los archivos de gestión en el caso de los
archivos históricos provinciales) cuando su consulta por los organismos productores es
esporádica y en el que permanecen hasta su eliminación o transferencia al archivo
histórico. En virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones,
los archivos intermedios no pueden conservar documentos que superen los cincuenta
años de antigüedad.
ARCHIVO CENTRAL
Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento
de los distintos archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos,
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante. En virtud de la
normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones, no pueden custodiar
documentos que superen los 30 años de antigüedad.
ARCHIVOLOGÍA
Ciencia que trata del régimen de los archivos. Auxiliar o funcional de la administración
que se refiere a la creación, historia, organización, funciones de los archivos y sus
fundamentos legales o jurídicos.
ARCHIVÓLOGO
Es la persona que cultiva la disciplina y contribuye con estudios especializados a su
progreso doctrinario.
BIBLIOTECOLOGÍA
Ciencia social que trata de la conservación y utilización de todas las producciones
literarias.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen
en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio, hasta que se
eliminan o se conservan en un archivo histórico.

5. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos
que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de
organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de normas o procedimientos integrados por un manual sobre la clasificación
de un fondo documental.
CRONOLOGÍA
Disciplina que tiene por objeto el estudio científico de los elementos del documento que
pueden determinar su datación.
DEONTOLOGÍA
Ciencia de los deberes o teoría de las normas morales.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de
consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y
colecciones de los archivos.
DIPLOMÁTICA
Es la disciplina que tiene por objeto el estudio y crítica de la tradición, forma y
elaboración de los documentos escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades
administrativas, realizadas por personas físicas o jurídicas.
DOCUMENTO
Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos. Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones (Ley de
Patrimonio Histórico Español, art. 49). Un documento de archivo es el testimonio
material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo
material y formal.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Información recogida en cualquier forma o soporte, sin importar su edad, creada,
recibida y conservada por una institución o persona en la tramitación de sus gestiones o
la realización de sus asuntos.
ELIMINACIÓN
Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se
van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.

6. ÉTICA
Se trata de una ciencia especulativa que estudia la dirección de los actos voluntarios a
su debido fin, indagando, mediante principios y métodos universales, un conocimiento
sistemático y cierto de la debida ordenación en la conducta humana.
FONDO
Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman
la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.
FUENTE DE INFORMACIÓN
Los resultados de la actividad humana, que por su destino o por su propia existencia,
origen u otras circunstancias, son particularmente adecuadas para informar sobre
hechos históricos y para comprobarlos.
FLUJOGRAMA
Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la
confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Totalidad de estudios, análisis, técnicas y métodos destinados a obtener mayor eficacia
y economía en la utilidad de los documentos.
HISTORIA
Ciencia auxiliar de la Archivística, que estudia el sistema de normas que regulan la
estructura y funcionamiento de la constitución política y administrativa de un país o
región.
IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL
Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de
las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un
fondo.
INFORMÁTICA
Disciplina científica y tecnológica que estudia los fundamentos y las técnicas de
procesamiento automático de la información mediante máquinas.
INSTALACIÓN DOCUMENTAL
(1) Ubicación de las unidades de conservación en el depósito previa organización del
espacio.
(V. ACONDICIONAMIENTO).
(2) Conjunto de medios físicos dispuestos para la adecuada conservación de los
documentos.

7. JUNTA EVALUADORA DE DOCUMENTOS O JUICIO DE VALORACIÓN
Análisis que se hace de los documentos para seleccionarlos.
LINGÜÍSTICA
Estudio de las lenguas.
NUMÍSTICA
Es la disciplina o ciencia que trata del conocimiento de las monedas y medallas,
principalmente de las antiguas.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en
establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y
grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del
tratamiento archivístico denominada identificación.
PALEOGRAFÍA
Disciplina cuyo objeto es el estudio y la interpretación de las escrituras antiguas.
PERFIL PROFESIONAL
Conjunto de cualidades profesionales.
PLAZO PRECAUCIONAL O PLAZO PREVENTIVO DE CONSERVACIÓN
Período durante el cual se mantiene en suspenso la decisión de eliminar una serie
documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la
posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa.
PRESERVACIÓN DOCUMENTAL
Es la prevención o postergación del deterioro de los documentos.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Principio de respeto a la estructura (orgánica y funcional) en que se generan los
documentos.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos
por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Derivados del
principio de procedencia son: A) El principio de respeto a la estructura establece que la
clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la
institución u organismo productor. B) El principio de respeto al orden original establece
que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución u organismo
productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de
procedimiento.

8. PROCESO
Desarrollo o marcha de una cosa.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Cauce formal de la serie de actos por el que discurre la actividad administrativa para la
realización de un fin.
REGISTRO Y CONTROL DE DOCUMENTO
Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la
expedición, salida, entrada y circulación de los documentos. Es un instrumento de
control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción, generalmente
numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés
como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder
directamente de los actos administrativos (por ejemplo, el Registro Civil) o de actos
administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurídicamente el registro
puede sustituir.
SELECCIÓN DOCUMENTAL
Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de
ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de
valoración.
SERIE
Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una
misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento.
SIGILOGRAFÍA
Disciplina histórica que tiene por objeto el estudio de los sellos en todos sus aspectos.
Describe matrices c improntas y hace su estudio crítico, desde el punto de vista
histórico, cronológico, artístico, técnico y de valor probatorio: tipos, leyendas, modos de
aposición y naturaleza diplomática y jurídica, así como sus métodos de conservación.
SISTEMA DE ARCHIVO O SISTEMA ARCHIVÍSTICO
Conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento,
coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión
del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios
archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el personal.
SUB-FONDO
Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí
que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo

9. que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas,
cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
SERIE DOCUMENTAL
Es el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por
un órgano en virtud de una función.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL O DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN
Listado de tipos documentales de una oficina o entidad, con especificación de su
vigencia administrativa y legal y de su valor histórico para establecer los períodos de
conservación de los documentos.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia
concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido
informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal).
TRADICIÓN DOCUMENTAL
Es la transmisión de los documentos a través del tiempo en diversas formas y lenguaje
diplomático.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las
fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de
permanencia fijado por las normas establecidas en la valoración para cada una de las
etapas del ciclo vital de los documentos.
UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA
Elemento indivisible de una serie documental, constituida por varios documentos que
formen un expediente.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE
La unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta,
una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora.
VALORACIÓN DOCUMENTAL
Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores
primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,
acceso, y conservación o eliminación total o parcial.

10. FUENTES CONSULTADAS
Arévalo, V. (Agosto de 2003). actiweb.es. Recuperado el 2 de julio de 2014, de actiweb.es:
http://www.actiweb.es/itsam/archivo8.pdf
Consejo Internacional de Archivos. (2000). mcu.es. Recuperado el 1 de julio de 2014, de mcu.es:
http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf
García, A. (s.f.). archivonacional.go.cr. Recuperado el 2 de julio de 2014, de archivonacional.go.cr:
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/articulos_ran/ram_varios_04.pdf
Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. (1995). MCU.es. Recuperado el 2 de julio de 2014, de
MCU.es: http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html#_p
Pernía, H. (1970). Diccionario de Archivología : términos relativos a la archivología, paleografía,
diplomática y materias afines. Caracas: San José.
Yepes, J. L. (2005). Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación. España: Síntesis.