Este documento trata sobre la conceptualización y normativa archivística para la organización documental. Explica la historia y evolución de los archivos, las clases de archivo, las cualidades de los archivos y los archivistas, la categorización de los archivos y los elementos de archivo.
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
Este documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico y son administrados por personal. Los archivos tienen la finalidad de clasificar y guardar los documentos que una empresa necesita conservar para su funcionamiento, como correspondencia, informes, facturas y contratos. Los documentos pasan por distintas etapas de un ciclo vital que incluye archivos de gestión, centrales e históricos. Para organizar los archivos se debe
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
El documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico. También habla sobre el personal administrativo a cargo de los archivos. Describe el ciclo vital de los documentos en un archivo de gestión, central e histórico. Explica la importancia de clasificar los documentos de una empresa y propone criterios de clasificación alfabéticos y numéricos.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
Este documento presenta un sistema de gestión documental implementado en la Universidad del Quindío. Incluye introducción, objetivos, contenido y secciones sobre sistemas de gestión documental, requisitos para la implementación, fases del proceso de implementación, características de los sistemas, y una visita a la entidad Panalpina S.A. para investigar su sistema de gestión documental.
El documento describe las etapas para la creación de un sistema de archivo, incluyendo el análisis de la institución y sus documentos, el diseño del sistema, la identificación y valoración de las series documentales, y la clasificación, ordenación y control de los documentos. Se explican conceptos como cuadros de clasificación y se proveen ejemplos de clasificación orgánica y funcional.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
El documento define varios términos relacionados con expedientes electrónicos y digitalización de documentos. Define expediente electrónico como un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. También define índice electrónico como una relación ordenada de los documentos que conforman un expediente electrónico o serie documental. Además, explica que un expediente híbrido está conformado por documentos análogos y electrónicos pertenecientes a la misma unidad documental.
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
Este documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico y son administrados por personal. Los archivos tienen la finalidad de clasificar y guardar los documentos que una empresa necesita conservar para su funcionamiento, como correspondencia, informes, facturas y contratos. Los documentos pasan por distintas etapas de un ciclo vital que incluye archivos de gestión, centrales e históricos. Para organizar los archivos se debe
Este documento describe los componentes clave de un sistema de gestión documental, incluyendo su definición, objetivos y requisitos para su implementación. Explica que los SGD son programas para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos que difieren de sistemas de bases de datos convencionales. También describe los pasos para implementar un SGD en una organización y garantizar la integridad, autenticidad y acceso a los documentos a lo largo de su ciclo de vida.
Técnicas de archivo y clasificación de documentosConsuelo Perez
El documento describe las técnicas de archivo y clasificación de documentos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos clasificados y ordenados que se guardan en un espacio físico. También habla sobre el personal administrativo a cargo de los archivos. Describe el ciclo vital de los documentos en un archivo de gestión, central e histórico. Explica la importancia de clasificar los documentos de una empresa y propone criterios de clasificación alfabéticos y numéricos.
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
Este documento presenta un sistema de gestión documental implementado en la Universidad del Quindío. Incluye introducción, objetivos, contenido y secciones sobre sistemas de gestión documental, requisitos para la implementación, fases del proceso de implementación, características de los sistemas, y una visita a la entidad Panalpina S.A. para investigar su sistema de gestión documental.
El documento describe las etapas para la creación de un sistema de archivo, incluyendo el análisis de la institución y sus documentos, el diseño del sistema, la identificación y valoración de las series documentales, y la clasificación, ordenación y control de los documentos. Se explican conceptos como cuadros de clasificación y se proveen ejemplos de clasificación orgánica y funcional.
El documento habla sobre conceptos archivísticos básicos como los fondos acumulados, el estado de la documentación, las funciones del archivo, la organización de los archivos, la ley 594 de 2000 y procesos técnicos archivísticos. Explica términos como archivo total, gestión documental, soporte documental, ciclo vital del documento y tablas de retención documental.
El documento define varios términos relacionados con expedientes electrónicos y digitalización de documentos. Define expediente electrónico como un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. También define índice electrónico como una relación ordenada de los documentos que conforman un expediente electrónico o serie documental. Además, explica que un expediente híbrido está conformado por documentos análogos y electrónicos pertenecientes a la misma unidad documental.
El documento define los conceptos de documento, impreso y registro. Explica que un documento es cualquier información o hecho registrado en un soporte material que sirve para comprobar o acreditar algo. Un impreso es un formulario en blanco que se cumplimenta para convertirse en un documento. Un registro anota la entrada y salida de documentos con el fin de controlarlos y localizarlos. El archivo es el lugar donde se guardan y organizan los documentos de forma ordenada para su consulta y como prueba de las actuaciones pasadas.
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
El documento describe el ciclo de vida de los documentos físicos y electrónicos. El ciclo de vida de los documentos físicos se divide en tres fases: la fase activa en la que se encuentran en el archivo de trámite, la fase semiactiva en la que pasan al archivo de concentración, y la fase inactiva en la que ingresan al archivo histórico. El ciclo de vida de los documentos electrónicos también consta de tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.kritogarzonr
Este documento habla sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que de acuerdo a la Ley 594 de 2000, los archivos se clasifican en tres tipos: Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico. Además, presenta los objetivos de comprender la formación de archivos y reconocer las clases de archivos según su organización. Por último, detalla una tarea que incluye visitar archivos y realizar preguntas sobre su funcionamiento.
Importancia de las transferencias documentalesCwinfos
El documento describe los pasos del proceso de transferencia de documentos entre archivos, incluyendo la limpieza y preparación de los documentos, su empaque y embalaje, y la identificación de las unidades de conservación. El objetivo principal de las transferencias es concentrar y almacenar los documentos de manera ordenada y facilitar su acceso y preservación a largo plazo.
Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada y pública. En la entidad privada, los documentos se organizan por código numérico y se conservan documentos como historias laborales. En la entidad pública, el archivo de gestión de recursos humanos de la Universidad Nacional almacena 12,000 historias laborales organizadas por carpetas con seis divisiones. Realizan transferencias semestrales al archivo central siguiendo la tabla de retención.
1) El documento habla sobre los tipos de archivos y su clasificación.
2) Existen archivos activos, inactivos y centrales según su antigüedad y uso.
3) Los documentos se clasifican de forma alfabética, numérica o geográfica para facilitar su búsqueda.
Relación de la archivística con otras ciencias. Diferencias de los archivos c...Edison Toledo Díaz
El documento describe las relaciones entre la archivística y otras ciencias como la paleografía, diplomática y cronología. Explica que estas ciencias son útiles para la archivística ya que permiten leer, analizar y datar documentos de archivo. También incluye ejemplos de diferentes tipos de escrituras como visigótica, carolina y gótica que se encuentran comúnmente en los archivos.
Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
El documento describe el ciclo vital de los documentos, el cual consta de tres fases: 1) elaboración, 2) utilización y conservación, y 3) eliminación. Cada fase corresponde a un tipo de archivo: 1) archivo de gestión, 2) archivo central o intermedio, y 3) archivo histórico. El ciclo vital permite racionalizar el volumen documental conservando la información valiosa a largo plazo.
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
El documento describe los valores primarios y secundarios de los documentos y cómo estos valores determinan la permanencia de los documentos en las diferentes fases del ciclo vital de un archivo, incluyendo el archivo de gestión, archivo central e histórico. También menciona que la valoración documental electrónica implica conservar documentos electrónicos por periodos de tiempo determinados en función de su valor.
Este documento presenta información sobre la organización de archivos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivística como archivo, principios de organización, agrupaciones documentales, legislación archivística, recomendaciones de salud ocupacional y tablas de retención documental. El objetivo es capacitar a personas en técnicas básicas de archivo siguiendo lineamientos archivísticos.
El documento habla sobre las transferencias documentales, que son el proceso de remitir documentos entre las diferentes etapas del archivo, incluyendo el archivo de gestión, central e histórico. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información para los ciudadanos, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar un control ordenado de la documentación y concentrar la información útil ya sea para toma de decisiones o conocimiento histórico. Los documentos pasan primero al archivo central y luego al histórico una vez cumplido el tiempo establecido
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
El documento proporciona instrucciones sobre la transferencia de documentos de oficinas a archivos centrales. Esto incluye transferir documentos que hayan cumplido su tiempo de retención designado, ordenarlos según su producción, y prepararlos físicamente para su almacenamiento a través de la limpieza, identificación, foliación y empacado en unidades de conservación como carpetas y cajas.
El documento describe los conceptos básicos de los archivos de empresas. Explica que los archivos son importantes para almacenar documentos de manera ordenada y poder acceder a ellos fácilmente. También detalla los diferentes tipos de archivos, como archivos públicos, privados, administrativos e históricos; y los equipos y materiales necesarios como carpetas, guías y rótulos para organizar los documentos. Finalmente, resume las distintas fases para el funcionamiento y mantenimiento adecuado de un archivo como la identificación, valoración, descripción
El documento describe las funciones y procesos de un área de correspondencia. Gestiona de forma centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Realiza procesos de clasificación, organización, conservación, préstamo y selección de documentos para su traslado a archivos centrales e históricos.
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
Este documento trata sobre la conceptualización y normativa archivística para la organización documental. Explica brevemente la historia y evolución de los archivos, las clases de archivo según su organización, uso, naturaleza y ciclo vital. También describe las cualidades que deben tener los archivos y los archivistas, así como las categorías en las que se clasifican los archivos.
El documento define la archivística como el proceso de ordenar, clasificar y conservar documentos de manera física o digital para protegerlos y facilitar su localización. Explica que los archivos cumplen funciones de administración, desarrollo cultural e histórico, y desarrollo científico. Asimismo, presenta los principales tipos de archivos como los de gestión, intermedios e históricos, y describe los principios éticos que rigen el trabajo archivístico.
El documento define los conceptos de documento, impreso y registro. Explica que un documento es cualquier información o hecho registrado en un soporte material que sirve para comprobar o acreditar algo. Un impreso es un formulario en blanco que se cumplimenta para convertirse en un documento. Un registro anota la entrada y salida de documentos con el fin de controlarlos y localizarlos. El archivo es el lugar donde se guardan y organizan los documentos de forma ordenada para su consulta y como prueba de las actuaciones pasadas.
El documento describe las clases de documentos que se utilizan en las oficinas, incluyendo la correspondencia, expedientes, documentos de notificación, enlace y apoyo. Explica que un expediente es un conjunto ordenado de documentos relacionados con una resolución administrativa. Un expediente contiene documentos, una carpeta, un extracto y una relación de contenido. También describe las etapas de tramitación de un expediente, incluyendo iniciación, procedimiento, finalización y ejecución. Finalmente, destaca los beneficios de organizar los expedientes
El documento describe el ciclo de vida de los documentos físicos y electrónicos. El ciclo de vida de los documentos físicos se divide en tres fases: la fase activa en la que se encuentran en el archivo de trámite, la fase semiactiva en la que pasan al archivo de concentración, y la fase inactiva en la que ingresan al archivo histórico. El ciclo de vida de los documentos electrónicos también consta de tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección.
Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.kritogarzonr
Este documento habla sobre la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos. Explica que de acuerdo a la Ley 594 de 2000, los archivos se clasifican en tres tipos: Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico. Además, presenta los objetivos de comprender la formación de archivos y reconocer las clases de archivos según su organización. Por último, detalla una tarea que incluye visitar archivos y realizar preguntas sobre su funcionamiento.
Importancia de las transferencias documentalesCwinfos
El documento describe los pasos del proceso de transferencia de documentos entre archivos, incluyendo la limpieza y preparación de los documentos, su empaque y embalaje, y la identificación de las unidades de conservación. El objetivo principal de las transferencias es concentrar y almacenar los documentos de manera ordenada y facilitar su acceso y preservación a largo plazo.
Este documento describe los procesos de formación de archivos según el ciclo vital de los documentos en una entidad privada y pública. En la entidad privada, los documentos se organizan por código numérico y se conservan documentos como historias laborales. En la entidad pública, el archivo de gestión de recursos humanos de la Universidad Nacional almacena 12,000 historias laborales organizadas por carpetas con seis divisiones. Realizan transferencias semestrales al archivo central siguiendo la tabla de retención.
1) El documento habla sobre los tipos de archivos y su clasificación.
2) Existen archivos activos, inactivos y centrales según su antigüedad y uso.
3) Los documentos se clasifican de forma alfabética, numérica o geográfica para facilitar su búsqueda.
Relación de la archivística con otras ciencias. Diferencias de los archivos c...Edison Toledo Díaz
El documento describe las relaciones entre la archivística y otras ciencias como la paleografía, diplomática y cronología. Explica que estas ciencias son útiles para la archivística ya que permiten leer, analizar y datar documentos de archivo. También incluye ejemplos de diferentes tipos de escrituras como visigótica, carolina y gótica que se encuentran comúnmente en los archivos.
Este documento describe los principios básicos de la organización y gestión de archivos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una persona u organización. Los archivos deben organizarse y almacenarse de manera que la información sea accesible y útil para la toma de decisiones, la investigación y el público. También describe el ciclo de vida de los documentos y los procesos y equipos necesarios para organizar, almacenar y preservar los archivos de manera efectiva.
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
El documento describe el ciclo vital de los documentos, el cual consta de tres fases: 1) elaboración, 2) utilización y conservación, y 3) eliminación. Cada fase corresponde a un tipo de archivo: 1) archivo de gestión, 2) archivo central o intermedio, y 3) archivo histórico. El ciclo vital permite racionalizar el volumen documental conservando la información valiosa a largo plazo.
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
El documento describe los valores primarios y secundarios de los documentos y cómo estos valores determinan la permanencia de los documentos en las diferentes fases del ciclo vital de un archivo, incluyendo el archivo de gestión, archivo central e histórico. También menciona que la valoración documental electrónica implica conservar documentos electrónicos por periodos de tiempo determinados en función de su valor.
Este documento presenta información sobre la organización de archivos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivística como archivo, principios de organización, agrupaciones documentales, legislación archivística, recomendaciones de salud ocupacional y tablas de retención documental. El objetivo es capacitar a personas en técnicas básicas de archivo siguiendo lineamientos archivísticos.
El documento habla sobre las transferencias documentales, que son el proceso de remitir documentos entre las diferentes etapas del archivo, incluyendo el archivo de gestión, central e histórico. Las transferencias permiten garantizar el acceso a la información para los ciudadanos, evitar la acumulación irracional de documentos, asegurar un control ordenado de la documentación y concentrar la información útil ya sea para toma de decisiones o conocimiento histórico. Los documentos pasan primero al archivo central y luego al histórico una vez cumplido el tiempo establecido
El documento habla sobre las Tablas de Retención Documental (TRD), que son listados de series documentales y los tiempos de retención de documentos en cada etapa de su ciclo vital. Explica los pasos para elaborar las TRD, como investigar la institución, analizar la información, elaborar la tabla, y aplicarla y actualizarla. También menciona los marcos jurídicos relacionados con las TRD.
El documento proporciona instrucciones sobre la transferencia de documentos de oficinas a archivos centrales. Esto incluye transferir documentos que hayan cumplido su tiempo de retención designado, ordenarlos según su producción, y prepararlos físicamente para su almacenamiento a través de la limpieza, identificación, foliación y empacado en unidades de conservación como carpetas y cajas.
El documento describe los conceptos básicos de los archivos de empresas. Explica que los archivos son importantes para almacenar documentos de manera ordenada y poder acceder a ellos fácilmente. También detalla los diferentes tipos de archivos, como archivos públicos, privados, administrativos e históricos; y los equipos y materiales necesarios como carpetas, guías y rótulos para organizar los documentos. Finalmente, resume las distintas fases para el funcionamiento y mantenimiento adecuado de un archivo como la identificación, valoración, descripción
El documento describe las funciones y procesos de un área de correspondencia. Gestiona de forma centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones internas y externas. Realiza procesos de clasificación, organización, conservación, préstamo y selección de documentos para su traslado a archivos centrales e históricos.
Este documento presenta las etapas de un programa de gestión documental. Describe las etapas de planeación, producción, trámite, organización, transferencia y disposición final de los documentos de una entidad. Explica que la planeación incluye aspectos administrativos, económicos y archivísticos, y que la producción comprende la creación y diseño de documentos.
Este documento trata sobre la conceptualización y normativa archivística para la organización documental. Explica brevemente la historia y evolución de los archivos, las clases de archivo según su organización, uso, naturaleza y ciclo vital. También describe las cualidades que deben tener los archivos y los archivistas, así como las categorías en las que se clasifican los archivos.
El documento define la archivística como el proceso de ordenar, clasificar y conservar documentos de manera física o digital para protegerlos y facilitar su localización. Explica que los archivos cumplen funciones de administración, desarrollo cultural e histórico, y desarrollo científico. Asimismo, presenta los principales tipos de archivos como los de gestión, intermedios e históricos, y describe los principios éticos que rigen el trabajo archivístico.
El documento define la archivística como el proceso de ordenar, clasificar y conservar documentos de manera física o digital para protegerlos y facilitar su localización. Explica que los archivos cumplen funciones de conservación de documentos, fuente de información histórica y testimonio para las entidades. Además, destaca la importancia de los archivos para la administración, identidad cultural y desarrollo científico y tecnológico.
El documento define la archivística como el proceso de ordenar, clasificar y conservar documentos de manera física o digital para su fácil localización y protección. Los archivos tienen la función de conservar documentos de forma organizada y proveer información a la administración, ciudadanos e investigadores. El Archivo General de la Nación es la entidad rectora de los archivos en Colombia.
Este documento presenta una guía sobre archivos. Explica que un archivo consiste en documentos organizados y servicios. Detalla las diferentes acepciones de la palabra "archivo" y ofrece definiciones formales de archivo. Además, describe las funciones de los archivos como organizar, recibir, seleccionar, clasificar y describir documentos, e instalarlos y dar servicio a la administración, ciudadanos e investigación. Finalmente, resume las etapas de un archivo como de gestión, administrativo, intermedio e histórico.
El ensayo describe la importancia de los archivos y su evolución a través de la historia. Los archivos se originaron con la escritura para documentar eventos y conocimientos. A través de los años, los archivos han adquirido un valor administrativo, jurídico e histórico. En la actualidad, los archivos son fundamentales para las empresas ya que almacenan documentos importantes para la toma de decisiones. Existen diferentes clasificaciones y modelos de archivos según su naturaleza, uso y necesidad de las organizaciones.
Este documento describe los diferentes tipos de instituciones de archivo, sus funciones generales y los sistemas de archivo a nivel local, regional y nacional. Explica que un archivo requiere tener un contenido documental, un depósito físico, personal capacitado y una gestión archivística. Además, presenta ejemplos de sistemas de archivo en España, Cuba y la Universidad de Almería.
Avance de la elaboración de la Guía del Archivo Histórico de la Municpalidad ...abamp
El archivo histórico es el "archivo cuya función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente". El Archivo General de la UAL tiene la función de archivo intermedio y archivo histórico.
Este documento describe la importancia de los archivos para las empresas y organizaciones. Explica que los archivos contienen la memoria e historia de una compañía y son fundamentales para tomar decisiones. Se dividen los archivos en tres categorías: archivo activo, archivo semiactivo y archivo inactivo. También habla sobre el papel del archivista y cómo clasifican y almacenan los diferentes tipos de documentos según su valor e importancia.
Este documento define los conceptos de documento y archivo, explicando que un documento es información mientras que un archivo es la colección de documentos de una organización. Describe las diferencias entre ambos, incluyendo sus funciones, tipos y características. Explica también el ciclo vital de los documentos, desde el archivo de gestión hasta el archivo histórico. Concluye que los documentos y archivos son fundamentales para la ciencia archivística y se complementan mutuamente para garantizar la gestión adecuada de la información.
Este documento discute la historia y conceptos clave de archivos y archivística. Explica que los documentos de archivo han evolucionado a través de la historia desde ser meramente testimoniales hasta adquirir validez legal. También define archivos como instituciones culturales donde se almacenan, organizan y difunden documentos de manera organizada para fines administrativos, de investigación y culturales. Finalmente, destaca que la archivística es la disciplina que establece principios y métodos para la gestión científica de archivos y hacer ac
1. El documento resume los principios de la metodología archivística como el principio de procedencia y el ciclo vital del documento, explicando las diferentes etapas por las que pasa un documento.
2. Se describe el principio de procedencia, el cual establece que los documentos deben mantenerse de acuerdo con su organización original sin mezclarse con otros fondos.
3. También explica las distintas etapas del ciclo vital del documento: la documentación activa, semiactiva e histórica; y los diferentes tipos de arch
Este documento resume los conceptos básicos de los archivos. Explica que los archivos surgieron para apoyar las labores de los estados y han evolucionado junto con el desarrollo social. Define los archivos como conjuntos de documentos organizados, como instituciones encargadas de procesos archivísticos, y como locales para almacenar documentos. Además, clasifica los archivos según su ciclo vital, tipo de entidad productora y función. Finalmente, destaca la importancia de los archivos para la administración, toma de decisiones, investigación
Este documento presenta información sobre los antecedentes de los archivos y conceptos fundamentales de la ciencia archivística. Explica que los archivos han existido desde los primeros registros escritos y han sido importantes para preservar eventos históricos. Luego define términos como archivística y describe las funciones y objetivos de los archivos, así como las normas y tipos de archivos como los eclesiásticos.
Este documento presenta información sobre los antecedentes de los archivos y conceptos fundamentales de la ciencia archivística. Explica que los archivos han existido desde los primeros registros escritos y han sido importantes para preservar eventos históricos. Luego define términos como archivística y describe las funciones y objetivos de los archivos, así como las normas y tipos de archivos como los eclesiásticos.
Este documento presenta información sobre los antecedentes de los archivos y conceptos fundamentales de la ciencia archivística. Explica que los archivos han existido desde los primeros registros escritos y han sido importantes para preservar eventos históricos. Luego define términos como archivística y describe las funciones y objetivos de los archivos, así como las normas y tipos de archivos como los eclesiásticos.
Este documento presenta información sobre los antecedentes de los archivos y conceptos fundamentales de la ciencia archivística. Explica que los archivos han existido desde los primeros registros escritos y han sido importantes para preservar eventos históricos. Luego define términos como archivística y describe las funciones y objetivos de los archivos, así como las normas y tipos de archivos como los eclesiásticos.
Este documento presenta información sobre la conservación documental y el Acuerdo 027 de 2006. Define qué es un archivo y explica que es el conjunto de documentos acumulados por una persona o entidad pública o privada. También incluye un extenso glosario archivístico que define términos clave como fondo documental, archivo de gestión, archivo histórico, descripción documental, entre otros.
Este documento presenta información sobre la conservación documental y define conceptos archivísticos clave. Explica que un archivo es el conjunto de documentos acumulados por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión. Además, incluye un glosario con definiciones detalladas de más de 70 términos relacionados con la archivística, como fondo documental, archivo de gestión, descripción documental, clasificación, conservación y otros.
El documento resume la historia de los conceptos de archivo y documento de archivo a través de los tiempos, desde el mundo clásico hasta la actualidad. Explica que el documento ha evolucionado de ser un registro de poder a un registro público y de derechos ciudadanos. También define el documento de archivo, las características externas e internas, y distingue entre archivo como institución, contenido y lugar de conservación. Finalmente, resume la archivística como disciplina científica que establece principios y metodologías para la gestión y uso de los arch
PRESENTACION TEMA COMPUESTO AROMATICOS YWillyBernab
Acerca de esta unidad
La estructura característica de los compuestos aromáticos lleva a una reactividad única. Abordamos la nomenclatura de los derivados del benceno, la estabilidad de los compuestos aromáticos, la sustitución electrofílica aromática y la sustitución nucleofílica aromática
2. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
INTRODUCCIÓN
El presente material de estudio enfoca su propuesta de desarrollo temático hacia
los conocimientos requeridos dentro del campo de la archivística, específicamente
al estudio de su origen y evolución, a las cualidades que debe tener un archivo, a
su vigencia e importancia y a las cualidades que debe tener un archivista.
Tanto las empresas como las personas conocen que toda actividad o trámite
genera un documento, siendo importante, entonces, comprender las ventajas
de implementar un sistema de organización documental a través del archivo; los
primeros pasos en tal dirección, apuntan al conocimiento de su evolución histórica
y sus ventajas como instrumento de consulta y comprensión de la situación real
que se vivencia; igualmente, toda organización debe poner especial interés en la
elección del archivista, dadas las específicas condiciones de acción metódica y de
responsabilidad que exige tan importante labor.
FAVA-FormaciónenAmbientesVirtuales deAprendizaje 2
3. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.......................................................................................... 2
MAPA......................................................................................................... 4
1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS. .............................. ...........5
1.1 Concepto de Archivo............................................................................ 6
1.2 Importancia de los archivos. ................................................................ 6
2. CLASES DE ARCHIVO ......................................................................... 6
2.1 Según la Organización.................................................................. 6
2.2 Según su Uso............................................................................. 7
2.3 Según su Naturaleza. ................................................................. 7
2.4 Según su Ciclo Vital. .................................................................. 8
3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS .......................................................... 8
4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA. ........................................................... 9
5. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS ....................................................10
6. ELEMENTOS DE ARCHIVO.........................................................................12
GLOSARIO .................................................................................................17
BIBLIOGRAFÍA. ..................................................................................18
3 FAVA-FormaciónenAmbientesVirtuales deAprendizaje
4. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 4
5. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS
Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura,
suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El
manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de
la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información
que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación
de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de
las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento
documental, se encuentran:
• Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos
del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto
también ocurría en China e India.
• Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por
escrito testamentos y otros documentos, en vestigios
en madera y mármol.
• Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus
escritos en pieles, en madera y mármol con
implementos metálicos, y en tablillas de arcilla
blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña.
A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución
del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII
de los primeros indicios de documentación con carácter
financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos
bien estructurados y cumpliendo con algunos de los
requerimientos que rigen en la actualidad, como por
ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede
referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude
a otra clase de soportes documentales como planos,
mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente
hablando.
Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza
de Carlos I, como centro pionero de los archivos.
Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación
más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su
importancia y a la diferenciación de su carácter general
y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al
5 FAVA- Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
6. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de
los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así
como, la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado
por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París.
Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se
apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.
1.1 Concepto de archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su
fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona
natural o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
1.2 Importancia de los archivos.
Los archivos son importantes para las
entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma
de decisiones, debido a que la información
contenida sirve de testimonio para los
trámites que pueda requerir la empresa.
2. CLASES DE ARCHIVO
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las
etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.
2.1 Según la Organización
• Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación
de la organización.
• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
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7. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información
lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo
se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
2.2 Según su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:
• Archivo activo: compuesto por documentos del
año actual o años anteriores, que se encuentren
en proceso de tramitación, como: historias
laborales, resoluciones, contratos y demás
documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface
las necesidades de conservación y consulta
permanente.
• Archivo semiactivo: son los documentos que
varían en su periodo de conservación y su
consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con
una durabilidad perpetua en el periodo de
conservación, de acuerdo con sus disposiciones
legales, fiscales, comerciales o históricas.
2.3 Según su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:
• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas
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8. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
2.4 Según su Ciclo Vital
• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra depositada
y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.
Archivo de
Gestión
Transferencias
Primarias
Archivo
Central
Transferencia
Secundaria
Archivo
Histórico
3. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización,
de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad
al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio
invaluable de conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
Económicos
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas
de documentación.
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9. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
Simples
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
Técnicos
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable,
para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.
4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA
En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que
es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación, se reconoce el factor económico que
aporta la era de la información y el conocimiento. Esto trae como
consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el
profesional en archivística, exigiéndole una preparación continua
en procesos y procedimientos basados en herramienta
e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la
ciencia documental hoy día.
Las características esenciales que deben acompañar la
acción eficaz del archivista, se resume en los siguientes
aspectos.
9 FAVA- Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
10. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
Orden
Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo
ejercer un control y ubicación de los mismos.
Responsabilidad
Es una tarea de dedicación y actualización.
Prontitud
Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente —disponibilidad
inmediata de archivos—.
Cordialidad
El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento
de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos.
Sigilo Profesional
Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivísticas,
deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado de confidencialidad
que esta requiere.
Concentración
La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para
evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad.
5. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra,
tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley
General de Archivos de Colombia.
Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican
en:
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11. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a
la pertinencia pública de cada una de sus entidades:
• Archivo general del departamento.
• Archivo general del municipio.
• Archivo general del distrito.
Territorialidad
Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde
el punto de vista territorial, se clasifican en:
• Archivos de entidades del orden nacional.
• Archivos de entidades del orden departamental.
• Archivos de entidades del orden distrital.
• Archivos de entidades del orden metropolitano.
• Archivos de entidades del orden municipal.
• Archivos de entidades del orden local.
• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Organización del Estado
Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el
punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:
• Archivos de la rama ejecutiva.
• Archivos de la rama legislativa.
• Archivos de la rama judicial.
• Archivos de los organismos de orden de control.
• Archivos de los organismos autónomos.
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12. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
6. ELEMENTOS DE ARCHIVO
Archivadores
Muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información. Entre ellos
se encuentran los siguientes.
Archivador vertical
Se colocan junto al escritorio en oficinas pequeñas
para conservación y facilitar la consulta de los
documentos correspondientes al archivo de gestión.
Tiene de una a cinco gavetas.
Archivador horizontal
Facilita clasificar los documentos de forma horizontal
pero se encuentra generalmente cerrado. Las carpetas
que se utilizan se denominan carpetas colgantes.
Folderama
Facilita la conservación de los documentos en carpetas con guía
lateral. Se utilizan en las organizaciones para guardar las historias
laborales.
Archivador giratorio
Este archivador está constituido por hileras circulares. Además
están equipados con teléfonos para que los responsables del área
de trabajo suministren la información requerida.
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13. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
Archivador mecánico
Es un mueble dinámico, en el cual se acopia
gran cantidad de documentos de acuerdo a
la clasificación interna de la organización.
Debido a su condición física permite de una
manera práctica la búsqueda y manipulación
de la información contenida en los
documentos.
Archivador electrónico
Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para
recopilar la información de una manera ordenada utilizando
dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las
debidas carpetas.
Estantes
Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene
como propósito de garantizar la conservación de la información
de los documentos.
Archivador rodante
Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas
con ruedas, que implementa un sistema versátil de
almacenamiento hermético de los documentos para
mayor accesibilidad y conservación de la información.
13 FAVA- Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
14. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
Biblioteca
Según el archivo general de la nación: “es la recepción, selección, ordenamiento,
fichaje, custodia y conservación del material bibliográfico, facilitando la consulta de
los investigadores y al público en general”.
Fototeca: es un organismo que se encarga de recolectar, conservar y consulta de
documentos fotográficos.
Mapoteca: es aquel lugar en el cual se guarda y conserva todo tipo de mapas.
Hemeroteca: es una estructura que se especializa en guardar, conservar y consultar
diarios, publicaciones, folletos y boletines, los cuales se pueden clasificar por tema,
país y fecha.
Planoteca
Es una estructura en madera que tiene como
función almacenar planos y facilitar su consulta.
Sello Fechador
Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que
permiten modificar la fecha para marcarla sobre la superficie.
Gancho Seco o en relieve
Es una pieza metálica compuesta por grabados. Su
función es marcar los documentos e identificar y
protegerlos de las falsificaciones.
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15. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
Reloj Radicador
El reloj radicador es utilizado en la unidad de
correspondencia, para la recepción de las
comunicaciones, facilitando y agilizando la
radicación. La organización documental precisa de
un control que permita comprobar el recibo y trámite
de documentos generados por la organización, o
que han sido allegados a esta; evitando la evasión
de responsabilidades por parte de las personas
encargadas del recibo y despacho de documentos.
Gancho legajador plástico
Es un gancho plástico que permite fijar los documentos
que se encuentran contenidos en un legajo manteniendo
su conservación y evitando deterioro por oxidación.
Legajos
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador,
para asegurar los documentos, preferiblemente en
materia desacidificada, para evitar el deterioro de los
documentos.
Cajas de Archivo
Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan
en ellas y sus cierres son laterales. Su registro en ellas facilita la búsqueda de la
información, además de la protección y conservación interna.
15 FAVA-FormaciónenAmbientesVirtuales deAprendizaje
16. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
Papelería
Los papeles más usados para la documentación son:
⚫ Tamaño Carta: empleado regularmente para las comunicaciones internas y
externas de la organización (clientes, proveedores).
⚫ Tamaño Oficio: empleado normalmente por su capacidad para la realización
de documentos de carácter jurídico (acuerdos, contratos, resoluciones).
⚫ Bond de 75 gr: generalmente empleado para fotocopias.
Instrumentos de medición en los archivos
Los siguientes aparatos son empleados para garantizar la calidad y conservación
en los documentos y demás soportes documentales que reposan en los archivos.
Termómetro
Busca identificar la temperatura ambiente y las
condiciones climáticas de las operaciones en el
recinto.
Higroscopio o Higrómetro
Estos aparatos miden tanto la temperatura como
la humedad, al mismo tiempo. En la actualidad son
sofisticadas máquinas prácticas de tipo digital.
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17. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
GLOSARIO
Archivo: conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo
general institucional. Una vez cumplido su trámite se deben conservar.
Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa, por las oficinas productoras u otras que la
soliciten.
Archivo Central o Intermedio: se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia.
Archivo Histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.
Backup: una copia de seguridad o copia de respaldo. En tecnologías de la
información e informática es una copia de los datos originales que se realiza, con el
fin de disponer de un medio de recuperación en caso de su pérdida.
Legajo: son dos tapas de cartulina con gancho legajador, en donde se aseguran los
documentos de un mismo tema.
Usuario: personas que van en busca de una información que requieren. Los
encontramos internos y externos.
17 FAVA-FormaciónenAmbientesVirtuales deAprendizaje
18. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
BIBLIOGRAFÍA
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12 de Octubre de 2016.
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19. Conceptualización y Normativa Archivística
para la Organización Documental.
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