Este documento describe los conceptos básicos de archivos y su gestión. Define un archivo como un lugar físico para almacenar documentos de manera ordenada, y como la documentación de una persona o entidad que se conserva con un propósito específico. Explica la importancia legal y probatoria de los archivos, y describe los tipos de archivos, métodos de clasificación y organización básicos.

1. EL ARCHIVO
Y
SU GESTIÓN

2. ¿Qué es un archivo?
1. Un lugar físico:
Local en que se guarda la documentación.
2. Documentación:
Conjunto ordenado de documentos, de una persona
física o jurídica, que se crean y conservan con algún
fin determinado: histórico, jurídico, científico,
económico, religioso, etc.
El archivo es la MEMORIA de la empresa

3. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO
Tener constancia de la documentación con la
que trabajamos.
Motivos de su importancia:
◦ Imperativo legal: las empresas y particulares deben
conservar determinada documentación por tiempo
determinado.
.
◦ Valor probatorio: Los documentos demuestran las
operaciones realizadas.

4. Funciones del archivo
◦ Mantener ordenados los documentos.
◦ Conservarlos y custodiarlos adecuadamente.
◦ Poderlos localizar con rapidez y precisión.
◦ Constituir un centro activo de información.
◦ Cumplir con las disposiciones legales.
Requisitos que debe reunir el archivo
 Utilización sencilla.
 Actualización constante.
 Economía de tiempo en su búsqueda.
 Espacio físico adecuado en lo relativo a sus dimensiones y
acondicionamiento.
 Garantía de seguridad e integridad de la información

5. TIPOS DE ARCHIVO
1. CRITERIO DE LA FRECUENCIA DE SU
UTILIZACIÓN.
ARCHIVO ACTIVO ( o de gestión): recién entregados
o de consulta frecuente: MUY CONSULTADOS.
ARCHIVO SEMIACTIVO: documentos procedentes del
archivo activo que han dejado de estar vigente.
Suministran información de comprobación: POCO
CONSULTADOS.
ARCHIVO INACTIVO (histórico o definitivo):
documentos que no se utilizan pero la ley obliga a
conservarlos, aunque la empresa cese en su actividad:
RARA VEZ CONSULTADOS.

6. Organización de archivo
Archivo
activo
Archivo
semiactivo
Archivo
Inactivo
(Definitivo,
Histórico)
Destrucción
de documentos
o conservación
permanente

7. TIPOS DE ARCHIVO
2. SEGÚN SU UBICACIÓN O EMPLAZAMIENTO:
ARCHIVO CENTRALIZADO: La totalidad de la
documentación se concentra en un solo lugar denominado
archivo central; desde éste se atiende a los distintos
departamentos.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO: A diferencia del anterior, la
documentación se reparte entre los diversos departamentos,
guardándose en cada uno la documentación del mismo.
 ARCHIVO MIXTO: Combina lo mejor de los dos anteriores
de forma que la documentación de carácter general se
concentra en el archivo central y la de tipo específico se
concentra en cada uno de los departamentos.

8. TIPOS DE ARCHIVO
3. SEGÚN LA TITULARIDAD DEL ARCHIVO
ARCHIVOS PÚBLICOS. De la Admón. Gral. Del Estado,
Admón. Autonómica o Local y otros organismos oficiales
(museos, empresas públicas…)
ARCHIVOS PRIVADOS: pertenecen a empresas, instituciones
religiosas, personas físicas, etc.

9. MÉTODOS DE ARCHIVO Y
CLASIFICACIÓN
 No existe un método único.
 Cada empresa adopta el mas acorde con sus
características y sus necesidades.
 La empresa establecerá las normas precisas para
que todos sus empleados lo usen de la misma
forma.

10. ¿Qué es la clasificación?
).
ANTES de archivar la información ha de ser clasificada y
ordenada.
Para clasificar la información podemos seguir DIFERENTES
MÉTODOS, que corresponden a distintos sistemas de
clasificación: alfabético, numérico, geográfico, etc.,…
CLASIFICAR es lo mismo que ordenar por clases.
CODIFICAR es asignar letras y/o números a los
documentos clasificados para registrarlos y
archivarlos.

11. I. Clasificación alfabética
 Consiste en ordenar tomando como referencia las letras
del alfabeto, en la misma secuencia que aparecen en el
mismo.
 La palabra ORDENATRIZ:
◦ Cuando un nombre se compone de varias palabras (como
los nombres propios, p.ej. Carmen García López), hay que
determinar cuál es la palabra principal, o palabra
ordenatriz; es decir AQUELLA QUE VAMOS A
TOMAR COMO CLAVE, REFERENCIA O GUÍA.

12. NORMAS CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
 NOMBRES DE PERSONAS FÍSICAS
PRIMER APELLIDO: es la palabra ordenatriz.
NOMBRES QUE TIENEN IGUAL EL PRIMER APELLIDO: se ordenan
por el segundo, y si este también coincide por el nombre propio.
APELLIDOS COMPUESTOS separados o no por guión, se toman como
una sola palabra.
APELLIDO QUE INCLUYE ARTÍCULOS U OTRAS PARTÍCULAS:
 Si se trata de NOMBRES EN CASTELLANO las partículas gramaticales que
pueden acompañarles NO se tomarán en cuenta en la ordenación.
 En los casos de NOMBRES EXTRANJEROS, ante la duda de si forman o no
parte del apellido, SI las tendremos en cuenta en la clasificación.

13. NORMAS CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
 NOMBRES DE EMPRESAS O INSTITUCIONES
CUANDO LA DENOMINACIÓN SOCIAL INCLUYE UN NOMBRE
PROPIO. Se sigue el mismo criterio que en el caso de los nombres de
las personas físicas.
Es frecuente en estos casos que el nombre propio vaya acompañado de
otras partículas (Viuda de …/ y Compañía/ … y Hermanos, etc.); estas
palabras complementarias NO se tendrán en cuenta en la
clasificación.
PALABRA GENÉRICA COMO PARTE DE LA RAZÓN SOCIAL, por
ejemplo, Bar, Papelería, Supermercado, etc.); DICHAS PALABRAS
TAMPOCO SE TIENEN EN CUENTA en la clasificación
LA REGLA GENERAL ES TOMAR COMO PALABRA ORDENATRIZ EL
PRIMER NOMBRE SIGNIFICATIVO QUE APAREZCA EN LA
DENOMINACIÓN DE LA EMPRESA.

14. NORMAS CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA
 NOMBRES DE ORGANISMOS O INSTITUCIONES. En estos
casos, SÍ se toma como palabra ordenatriz el nombre genérico.
 EMPRESAS CONOCIDAS POR LAS SIGLAS. La regla general
es clasificarlas por el nombre completo; no obstante, es
frecuente que sean más conocidas por la abreviaturas o siglas, en
ese caso tomaremos estas últimas., por ejemplo RENFE.
 NOMBRE DE EMPRESAS EXTRANJERAS. Tomaremos como
palabra guía la primera que aparece en el nombre.

15. II. Clasificación numérica
Se asigna un NÚMERO CORRELATIVO A CADA
DOCUMENTO y este será el que se utilice para
clasificarlos y ordenarlos, sin consideración a ningún
otro elemento.
 La asignación de números se hace por orden de llegada.
 Se utiliza bastante en el manejo de expedientes. A cada
expediente se le asigna un número, al tiempo que se abre una
ficha en la que se refleja el número del expediente y el asunto
principal del mismo.

16. III. Clasificación mixta alfanumérica
 Se basa en alfanúmeros (combinación de una o
varias letras y de uno o varios números). Ejemplo:
A-25;T-130.
 Permite muchas variantes: letras seguidos de
números, números seguidos de letras, una sola letra y
varios números, varias letras y varios números…
 El método de ordenación depende de la primera
parte del código:
Si empieza por letras, el primer criterio es el alfabético.
Si empieza por números, el primer criterio es el numérico.

17. IV. Clasificación cronológica
Se ordena según la fecha de los documentos
empezando por el año, después el mes y
finalmente el día.
Cuando se ordena de la más antigua a la más
reciente se denomina ascendente. En caso
contrario desde la más reciente a la más
antigua, descendente.

18. V. Clasificación geográfica
 Se ordena la documentación de acuerdo con los
lugares geográficos asociados a la misma
(domicilio, lugar de emisión, destino, etc.)
 Es un sistema compuesto ya que implica varias
clasificaciones sucesivas: país, comunidad
autónoma, provincia, localidad, calle.
Dentro de cada uno de estos grupos la
clasificación se hace por el método alfabético.

19. VI. Clasificación por materias o asuntos
 Consiste en agrupar la documentación de
acuerdo con la materia o asunto a que se
refiere y después ordenar cada uno de estos
grupos teniendo en cuenta algún otro
criterio: alfabético, numérico, cronológico…