El documento proporciona información sobre bases de datos en Microsoft Access. Explica que una base de datos es una herramienta para organizar información y que Access permite crear bases de datos mediante plantillas predefinidas o desde cero. También describe cómo agregar tablas a una base de datos existente ya sea empezando en la vista de hoja de datos o diseño.

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PRESENTACIÓN
ACCESS BÁSICO
2014

2. Microsoft Access Básico
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¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las
bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o
cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de
procesamiento de texto o en una hoja de cálculo.
Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede
contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que
utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos
que contiene tres tablas.

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Crear una base de datos mediante una plantilla
Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el
proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para
utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para
realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un
seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los
gastos.
Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso
adaptar los datos existentes a esa estructura.

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1.- Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft Office y luego haga clic en Cerrar
base de datos para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.
2.- En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y,
cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar
también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener
información detallada.
3.- Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
4.- Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede
cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra
debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base
de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de
Windows SharePoint Services 3.0.

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5.- Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).
Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar
a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en
el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este
procedimiento:
En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.
6.- Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el
panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

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Crear una base de datos sin plantilla
Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias
tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos,
este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:
• Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de
datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el
comando Tabla en la ficha Crear.
• Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.
Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o sobre
cómo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vínculos de la sección
Vea también de este artículo.

7. Microsoft Access Básico
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Crear una base de datos en blanco
1.- En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en
blanco, haga clic en Base de datos en blanco.
2.- En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro
Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la
agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic
en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre
de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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3.- Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación,
abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la
columna Agregar nuevo campo.
4.- Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como
se describe en la sección.
Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en Cerrar. Si realizó
cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga
clic en Sí para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en
Cancelar para dejar la tabla abierta.
Importante Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina
toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

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Agregar una tabla
Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo
Tablas en la ficha Crear.
Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede
escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo
plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y
Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que
escribe.

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1.- En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
Nota Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar
de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de
exploración. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja
de datos.
2.- En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados
habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access
agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese
tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá
arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical,
que le indica dónde se colocará el campo.

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3.- Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen.
4.- Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y
escriba el nuevo nombre.
Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando
lo examine en el panel Lista de campos.
5.- Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación,
arrastre la columna a la ubicación que desee.
Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva
ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a
continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.

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Crear una tabla empezando en la vista Diseño
En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la
vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método, como
pegar o importar.
En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la
vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método, como
pegar o importar.

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1.- En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.
2.- Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a
continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.
Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre
en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga
clic con el botón secundario en el panel de exploración y luego haga clic en la Vista
Diseño . Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la
vista Diseño.

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3.- Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción.
La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en
la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como texto de la barra de estado para
los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel
Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente
para formularios o el Asistente para informes.
4.- Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar
o presione CTRL+G.
5.- Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista
Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vacía.

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Access proporciona plantillas para los tipos de tablas más comunes. Con un simple clic de
mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y
listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se
ajuste a sus necesidades.
1.- En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación,
seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
Crear una tabla mediante una plantilla

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2.- Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro
origen,
• Para eliminar una columna
Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continuación, haga
clic en Eliminar columna.
• Para agregar una nueva columna
En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos
utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja
de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los
valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más
adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de
datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se
colocará el campo.

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3.- Guarde la tabla:
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o
presione CTRL+G.
.

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Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access
Si los datos están almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede
copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si
los datos ya están separados en columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de Excel.
Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las
columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa
de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificación
o algún tipo de manipulación (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres
y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación antes de copiar los datos,
especialmente si no está familiarizado con Access.

19. Microsoft Access Básico
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Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo
de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no
contiene más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo.
Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos
Sí/No al campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila
de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas
siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres
de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las
siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos.
Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los
datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos
lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:

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1.- Guarde la tabla.
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar o
presione CTRL+G.
2.- En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a
continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer que
está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de campo
y no contiene datos.
3.- Guarde la tabla de nuevo.
Nota Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la
tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a
la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.

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Importar, anexar o vincular a datos de otro origen
Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos
a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con
personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos
en Access vinculándose a los mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar
fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de
Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de Windows
SharePoint Services 3.0 o de diversos otros orígenes. El proceso que se usa varía
ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento
siguiente.

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1.- En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando
correspondiente al tipo de archivo que va a importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si
no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.
Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite
iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese
programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de
texto delimitado) e importar los datos a Access.

23. Microsoft Access Básico
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2.- En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el
archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de
origen en el cuadro Nombre de archivo.
3.- Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos
permiten anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos
en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o
bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una
tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.

24. Microsoft Access Básico
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4.- Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente.
En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de
diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en
Aceptar.
El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

25. Microsoft Access Básico
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5.- Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que
acaba de realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de
importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y especifique los detalles.
Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en Importaciones
guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles
de la operación, haga clic en Cerrar.
Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a
continuación, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por
anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a
datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploración.

26. Microsoft Access Básico
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Ejercicio práctico (Agregar registros)
1.- Abra la base de datos
Coches.

27. Microsoft Access Básico
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Nota:
Para tener más campo de
visión en el momento de
trabajar con las tablas
podemos ocultar el panel
de la base de datos

28. Microsoft Access Básico
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2.- Abra la tabla Clientes de la base de datos Coches y añada los siguientes registros
que aparecen a continuación:.

29. Microsoft Access Básico
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3.- A continuación abra la tabla Ventas de la base de datos Coches y añada los
siguientes registros:
4.- Cierra la tabla Ventas

30. Microsoft Access Básico
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Agregar contenido, imágenes , etc.

31. Microsoft Access Básico
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Agregar contenido, imágenes , etc.

32. Microsoft Access Básico
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Agregar contenido, imágenes , etc.

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