Guía de buenas prácticas ambientales de oficina ctpga

GUÍA BPA OFICINA CTPGA
Sistema de Gestión Ambiental

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
REGIONAL ANTIOQUIA

COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL

GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS
AMBIENTALES DE OFICINA

GLORIA ELENA DÍAZ RIOS
COORDINADORA SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

INGENIERO SERGIO SANTA BOTERO
SUBDIRECTOR CTPGA

JUNIO DE 2010
SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS 1
Ministerio de la Protección Social
Calle 31 x cra 16 Diagonal Hospital. Tels: 8392373 – 8391918 – Fax: 8392474
Caucasia Antioquia
http://www.sena.edu.co


Introducción
Con este documento se pretende hacer llegar a todos los empleados, contratistas y
aprendices del Complejo unas nociones básicas sobre la gestión ambiental de la
entidad, estableciendo unas prácticas de oficina que conlleven una reducción del
impacto ambiental provocado por la actividad de la misma y más concretamente, por
cada uno de los trabajadores de manera individual. Aunque este impacto pudiera
percibirse como poco significativo o bajo, siempre se pueden llevar a cabo pequeñas
acciones encaminadas a su prevención o su reducción.

En esta guía aparecen una serie de pautas de comportamiento en relación con los
aspectos ambientales significativos que han sido identificados en el Complejo, es
decir, aquellos elementos de las actividades, productos o servicios de la entidad que
interactúan con el medio ambiente produciendo un impacto asociado. De la misma
forma, se aportan buenas prácticas generales, incluso para aquellas situaciones que
no suponen un perjuicio para el medio ambiente asociado a la actividad del Complejo.

Glosario
Para comprender mejor los puntos a los que se refiere la presente guía es necesario
tener claros una serie de conceptos que se utilizan de manera continuada a lo largo
del documento. Estos conceptos son principalmente:

Reducir: Evitar todo aquello que de una u otra forma genera un desperdicio
innecesario. La reducción supone la disminución de la utilización de materias en
origen, lo cual consume menos recursos y genera menos residuos.

Reutilizar: Volver a usar un producto o material varias veces sin tratamiento. Darle la
máxima utilidad a los objetos sin la necesidad de destruirlos o deshacerse de ellos.
Esta práctica supone alargar el ciclo de vida de un producto mediante usos similares o
alternativos de un material, es decir, una vez un producto ha cumplido la función a la
que originalmente estaba destinada, puede que sea totalmente inservible o puede que
se le pueda asignar una función alternativa que permita hacer un nuevo uso de él.
Esta práctica puede ser útil tanto para reducir el consumo de recursos como para
disminuir la generación de residuos.

Reciclar: Utilizar los mismos materiales una y otra vez, reintegrarlos a otro proceso
natural o industrial para hacer el mismo o nuevos productos, utilizando menos
recursos naturales. Esta práctica supone la recuperación de un recurso ya utilizado
para generar un nuevo producto. El reciclaje es una buena opción en la gestión de los
recursos frente a la deposición y abandono en vertedero o la adquisición de

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materiales nuevos. Sin embargo, no hay que olvidar que el reciclaje debe ser la
alternativa a la previa reducción y reutilización.

SEIRI – DESCARTAR: Retirar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y
que no se requieren para realizar la labor.

SEITON – ORGANIZAR: Ubicar los elementos que se han clasificado como
necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.

SEISO – LIMPIAR: Sanear el lugar de trabajo, dejarlo libre de polvo, manchas o
desechos.

SEIKETSU – MANTENER: Conservar permanentemente el estado de orden, limpieza
e higiene en el lugar de trabajo.

SHITSUKE – IMPULSAR: Entrenar progresivamente en la disciplina del orden y el
aseo auto gestionado.

Uso y ahorro del agua
Actualmente, el consumo de agua aumenta de manera muy acelerada y si bien el
recurso agua podría considerarse como renovable, su calidad disminuye de manera
paulatina lo que puede dar lugar a problemas de escasez. Además, dado que en
algunos casos el agua disponible varía mucho dependiendo de la climatología, el
ahorro debe ser considerado como una premisa fundamental, independientemente de
la disponibilidad puntual del recurso.

Además, hay que considerar que el coste real del agua es superior a los costes de
suministro y depuración, de lo cual se deduce la importancia de realizar prácticas que
reduzcan el consumo.

En las oficinas se produce un importante consumo de agua, destacando que más de
dos tercios del gasto se produce en el cuarto de baño, por lo que la utilización de
sistemas ahorradores de agua no sólo reduciría dicho consumo, sino que serviría de
ejemplo a las personas que trabajan en ellas o las visitan.

¿Sabía que…
Cada persona llega a gastar directamente hasta 150 litros de agua al día?
Al tirar desperdicios por el inodoro ensucia el agua y puede causar graves
problemas en las depuradoras?
Un grifo que pierde una gota por segundo genera un despilfarro de 30 litros de
agua al día?
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Una cisterna rota puede gastar 150 litros de agua al día?

Por lo anterior es importante tomar medidas como:

Consume solo la necesaria
No dejes la llave abierta mientras te lava los dientes, te enjabonas o te afeitas.
Reutiliza el agua que puedas.
No arrojes al inodoro papeles, colillas, tampones o preservativos, utiliza el cubo de
la basura.
Repara inmediatamente las fugas, 10 gotas de agua por minuto suponen 2.000
litros de agua al año desperdiciados.
No vacíes la cisterna sin necesidad.
No tires el aceite por los fregaderos.
No arrojes ningún tipo basura al mar, ríos o lagos.

Si alguien detectara un funcionamiento incorrecto, fugas o goteos, debe comunicarlo
al responsable de calidad y medio ambiente para que adopte las medidas pertinentes,
evitando así gastos innecesarios.

Uso y Ahorro de la Energía
El consumo de energía supone la mayor partida controlable de gasto en una oficina.
La utilización cada vez más mayoritaria de aparatos eléctricos supone un aumento
importante en los consumos y por tanto del gasto. Estableciendo una serie de
prácticas de oficina se puede producir hasta un 50% de ahorro.

Algunas de estas prácticas que se pueden adoptar para reducir el consumo
energético son:

Equipos de ofimática

Configurar los ordenadores en “ahorro de energía”. A menudo, el sistema de
ahorro ENERGY STAR® está desactivado, por lo que hay que asegurar su
funcionamiento, con lo que se puede reducir el consumo de electricidad hasta un
50%.
Apagar el ordenador, impresoras y demás aparatos eléctricos una vez finalice la
jornada de trabajo. Esta medida adquiere una mayor importancia en fines de
semana y periodos vacacionales. Igualmente, apague el ordenador si va a estar
inactivos durante más de una hora.
Los equipos consumen una energía mínima incluso apagados, por lo que es
deseable desconectar también el alimentador de corriente al final de la jornada.

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Apagar la pantalla del ordenador cuando no se esté utilizando (reuniones,
desayuno,…).
El único protector de pantalla que ahorra energía es negro. Es deseable
configurarlo para que se active tras 10 minutos de inactividad.
Los monitores de pantalla plana consumen menos energía y emiten menos
radiaciones.
Los ordenadores portátiles son más eficientemente energéticos que los de mesa.
Evitar el uso del fax térmico, ya que consume más energía y el papel no puede
reciclarse.
Impresoras, fotocopiadoras, faxes, etc., por separado consumen menos que un
aparato multifuncional, pero si se ha de realizar más de una función son mucho
más eficientes los aparatos multifuncionales.
Considerar el consumo energético de los productos como un argumento de
compra.

¿Sabía qué…
Es un falso mito que el apagar el ordenador disminuye su vida útil?
La mayoría de los ordenadores usan el doble de energía habitual para activar el
salvapantallas?
Los salvapantallas no ahorran energía a menos que sean totalmente negros?
El monitor gasta un 70% del consumo energético total del equipo?
Un monitor medio usa 60W encendido, 6,5W en modo de espera y 1W apagado?
Un portátil consume por término medio de un 50 a un 80% menos de energía
(dependiendo de las especificaciones) que cualquier PC de escritorio con un
monitor CRT?
Una pantalla plana (LCD) consume un 50% menos de energía y emite menos
radiaciones que su equivalente convencional, un monitor (CRT)?

Climatización
Usar estos dispositivos sólo cuando sea necesario. Siempre que sea posible,
aprovechar la regulación natural de la temperatura, por ejemplo, en verano las
ventanas entornadas o las corrientes de aire pueden refrescar algunas salas sin
necesidad de encender el aire acondicionado.
Apagar o minimizar los sistemas de calefacción o aire acondicionado en las salas
no ocupadas: sala de reuniones vacías, fuera de las horas de trabajo,…

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Conocer adecuadamente como funcionan los sistemas de calefacción y
refrigeración, para maximizar la eficiencia de los equipos de climatización.
Mantener la temperatura aproximadamente en 20ºC en invierno, y
aproximadamente en 24ºC en verano, para disminuir el consumo energético.
Asegurarse de que los equipos de climatización se programan para funcionar
exclusivamente en el período de trabajo, a excepción de situaciones en las que
haga falta calefacción o refrigeración previas.
Asegurarse de que las puertas y ventanas están cerradas mientras funcionan los
equipos de climatización, para impedir pérdidas y derroche.

Iluminación
La iluminación puede suponer hasta el 30% del total de la factura energética de una
oficina. Algunas de las consideraciones a tener en cuenta son:
Sustituir progresivamente las antiguas bombillas incandescentes y tubos
fluorescentes, que usan tecnología ineficiente que desprende más calor que luz
(contra lo cual, entre otras cosas, tiene que luchar el aire acondicionado en
verano).

¿Sabía que…
En verano un grado menos incrementa el consumo de energía en un 8%?
Un aparato de aire acondicionado regulado un grado más en invierno gasta un
10% más de energía?
Manuales de buenas prácticas

Por lo anterior es importante tomar medidas como:
Enciende solo las luces que necesites y apágalas al salir de la oficina.
Pinta las paredes de colores claros para aprovechar la luz natural.
Elige bombillos ahorradores e energía.
Si vas a ver el mismo programa que otra persona, usa el mismo equipo.
Utiliza sólo los electrodomésticos que necesites y controla los que generen calor,
son los que más consumen.
Coloca el descansador de la pantalla e tu computador en NEUTRO.
Desconecta el cargador de tu celular si no lo estas utilizando.
No imprimas lo que no es necesario.

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Manejo de los Residuos Sólidos
Se contribuye a una gestión ambientalmente correcta de los residuos:
Eligiendo papel reciclado.
Eligiendo elementos que posean una mayor aptitud para ser reciclados como los
cartuchos de impresora recargables.
Rechazando los materiales que se transforman en residuos tóxicos o peligrosos al
final de su uso como los elementos plásticos organoclorados (PVC).
Con un manejo de los residuos que evite daños ambientales y a la salud de las
personas.
Informándose de las características de los residuos y de los requisitos para su
correcta gestión.
Separando correctamente los residuos.
Presentando por separado o en recipientes especiales los residuos susceptibles
de distintos aprovechamientos o que sean objeto de recogidas específicas.
Depositando los residuos en los contenedores determinados para ello.
Seguiendo las pautas establecidas en el caso de residuos objeto de servicios de
recogida especial.

Como reciclar:

Caneca Gris: Papel y Cartón.
El papel debe estar limpio y seco. Se recicla Papeles impresos y/o
escritos en general: periódicos y revistas, folletos y catálogos, cuadernos,
papeles de oficina, de computadora, fotocopias, sobres y tarjetas, guías
telefónicas, y rollos de cartón, bolsas de papel, cajas, cartulinas,
cartones.
No se recicla papeles húmedos, sucios, con restos de alimentos, con elementos
metálicos, celofán, envoltorios de golosinas, papas fritas, tetrapack, fotografías,
calcomanías, Papeles metalizados, Papeles plastificados, Papel carbón.

Caneca Azul: Plástico.
Se reciclan desechables, botellas plásticas, bolsas, botellas de gaseosas y
agua mineral Limpias. Otros plásticos.
No se reciclan Envases que hayan contenido productos químicos y
venenos
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Caneca Blanca: Vidrio y metal.
Se reciclan botellas blancas o transparentes, azules o verdes y cafés,
frascos limpios. Latas y metales.
No se recicla vidrios planos (ventanas), vasos y jarras, vidrios refractarios,
vidrios cerámicos, espejos, cristales, bombillas.

Caneca Verde: Material de desecho no reciclable.
Se depositan Residuos de barrido y otros materiales no reciclables, bolsas
de mecato, icopor, papel carbón.

Caneca Amarilla clara: Residuos biodegradables.
Se depositan Cáscaras de frutas y verduras, Restos de comidas y Alimentos
descompuestos.

Caneca Roja: Residuos peligrosos.
Se depositan residuos de Riesgo Biológico, corto punzantes y
anatomopatológicos. Medicinas, drogas, limpiadores, removedores,
aerosoles, desinfectantes, Pesticidas, Fertilizantes, insecticidas, productos
para mascotas, Pinturas, Gasolina, Aceite y cera líquida para automóvil,
solventes, baterías.

Directrices Oficina Sin Papel
Todo el personal debe comprometerse con la cultura organizacional de “OFICINA SIN
PAPEL”. Siguiendo las siguiente spautas:
Todo el personal del Complejo debe tener cuenta de correo electrónico SENA.
Porque el envío de directrices, nuevas políticas institucionales y comunicados se
debe hace a través del correo electrónico.
Todo el personal del Complejo debe conocer el ftp y sus funcionalidades.
El Subdirector y el personal administrativo deben promover que las solicitudes
entre dependencias y la gestión de procesos se realice a través del Outlook.
En el Complejo se debe utilizar papel de reciclaje para la gestión del desarrollo de
los procesos de la dependencia.

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Se debe realizar control sobre la entrega de documentos institucionales y tener
protocolos de confidencialidad de la información institucional que maneja el
Complejo.
Se deben tener definidos y socializados los documentos que los funcionarios están
autorizados para imprimir en el Complejo en el marco del programa "oficina sin
papel". Los cuales para nuestro Complejo son: Documentos que se deben firmar,
documentos para trabajar en grupo (pero se imprimen en papel reciclado) y
documentos que conformen un expediente de acuerdo a la tabla de retención
documental con sus series y sus subseries.
En el Complejo no debe haber envío de documentos de tipo personal.
Se debe apoyar el concepto de expediente único (entregando los documentos que
tenga en su poder, para que se conserven en el área que tiene asignada la
responsabilidad de organizar técnicamente el expediente). Y solicitar en calidad de
préstamo los documentos que se requieran en soporte físico, al área que por
función debe conservarlo, para evitar duplicidad de copias.
Se debe promover entre el personal la eliminación del criterio de guardar copia de
todo lo que hace "por si acaso".
No se deben imprimir mantener en el escritorio documentos que se encuentren en
medio electrónico y se debe crear la cultura de leerlos siempre en el computador.

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