Este documento describe las funciones básicas de las bases de datos y el software de gestión de bases de datos Microsoft Access. Explica que una base de datos organiza y almacena datos de manera categorizada para que se puedan recuperar fácilmente y que un software de gestión de bases de datos como Access permite crear, administrar y generar informes de bases de datos de manera sencilla. También detalla las diferentes pestañas y herramientas de Access para crear tablas, formularios, consultas e importar y exportar datos.

1. Guía de Aprendizaje No. 5
Bases de Datos
Diego Alexander Montoya López
CENTRO DE MATERIALES Y ENSAYOS 2016

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¿Sabe qué es una Base de Datos? ¿Para qué sirve?
Una base de datos es un banco de información el cual contiene datos acerca de
diversas temáticas, y éstas a su vez se encuentran categorizadas, es decir, de
manera organizada. Dichos bancos de información están correlacionados y
comparten vínculos que los clasifican.
En cuanto a su funcionalidad, las bases de datos sirven para organizar la
información y categorizarla, es mediante ellas que se puede tener acceso a todos
los datos que de ella podamos requerir, un ejemplo podría darse en los hospitales,
ya que son los administradores quienes se encargan de conservar tanto información
del personal como de los mismos pacientes en las historias clínicas, y al tener en el
sistema de base de datos dicha información se puede decir que siempre va a estar
a la mano en caso de ser solicitada. Y no hay mejor opción que una base de datos
para organizar la información y conservarla de manera segura en el sistema.
¿Para qué sirve un manejador de Base de Datos?
Un manejador de base de datos o sistema gestor de base de datos (SGBD) es una
colección de software específico que sirve para crear y organizar bases de datos.
Su principal objetivo es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y la
aplicación utilizada para tal fin, a su vez el sistema gestor de base de datos, a partir
de la creación del documento, almacena, categoriza y agrupa toda la información
de manera que podamos encontrar la correlación entre las diferentes directrices
adoptadas a medida que se ingresa la información al sistema.
Una de las grandes ventajas de estos sistemas gestores de datos es que también
nos proporcionan métodos para preservar la integridad de los datos, y además
permite administrar el acceso de los usuarios a la información. Generalmente éste
tipo de aplicaciones tienen la capacidad de generar informes detallados de los datos
o información requerida.

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Descripción del Entorno en MicrosoftAccess
Como bien es sabido, uno de los SGBD más populares a nivel mundial es
precisamente Microsoft Access, el cual viene por defecto con la suite ofimática
OFFICE de la misma compañía.
La facilidad con que ésta aplicación nos permite gestionar nuestra información en
bases de datos es notable, ya que a pesar de su limitación en cuanto al peso de los
archivos (2GB máximo) es ella la que hace posible de alguna manera el que nos
familiaricemos con un entorno amigable y versátil, posee múltiples herramientas y
plantillas que nos permiten crear de manera ordenada nuestros archivos y soportan
millones de registros, perfectamente compatibles con PYMES y ambientes de
trabajo relativamente pequeños.
Al abrir ACCESS podemos observar las diferentes plantillas de que dispone la
aplicación, generalmente, y cuando se trata de introducir información por primera
vez, o si queremos personalizar nuestra propia plantilla elegimos crear una base de
datos en blanco.

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La pestaña Archivo nos muestra informacion acerca del documento y las opciones
de guardado, para abrir archivos existentes, imprimir y cerrar.
Desde la pestaña de Inicio podemos realizar diferentes acciones como ordenar la
información con filtros en orden ascendente o descendente, copiar y pegar,
actualizar, podemos también hacer revisión ortográfica, buscar y elegir el tipo de
letra y tamaño que deseamos para nuestros registros.
La pestaña Crear es quizás una de las mas importantes dentro de ACCESS, ya que
es desde allí que podemos agregar consultas, crear tablas, informes y diseñar
formularios. Ítems como los anteriores son indispensables al momento de elaborar
bases de datos de cualquier tipo.

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A través de la función de Datos Externos podremos importar bases de datos desde
ACCESS, EXCEL, XML o archivos de texto, lo cual es de gran importancia al
momento de generar archivos o registros desde otras ubicaciones u orígenes de
datos. También podemos exportar nuestras bases de datos a otros formatos como
Excel, Archivos de Texto, XML o generar archivos PDF, además de la opción de
poder combinar nuestros archivos con Microsoft Word.
En la pestaña Herramientas de Bases de Datos podemos desde reparar nuestros
archivos hasta compactarlos, así mismo podemos editar en herramientas como
Visual Basic, crear relaciones entre varias tablas con sus respectivos registros y
analizar las tablas creadas.

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A través del menú Herramientas de Tabla podemos realizar modificaciones con
respecto a los parámetros que utilizamos en la creación de las mismas, como dar a
los campos valores de moneda, texto o número entre otros; así como también la
inserción de fechas y todo lo respectivo a los campos utilizados en las tablas.
Finalmente tenemos la posibilidad de cambiar las propiedades de nuestras tablas,
y que forma también parte del menú anterior, desde allí podemos validar los
cambios realizados, actualizar, revisar las relaciones y todo lo relacionado con las
Macros, que tienen la capacidad de crear códigos para actualizar las tablas.