1. GUÍA
PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO
MARZO DE 2013

2. Tabla de contenido
Pág.
PRESENTACIÓN............................................................................................................................................ 1
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 3
ETAPA 1 ....................................................................................................................................................... 5
FASE 1: DIAGNÓSTICO..................................................................................................................................5
RECONOCIMIENTO DEL FONDO DOCUMENTAL ........................................................................................................... 5
FASE 2: PLANEACIÓN.................................................................................................................................... 6
DIAGNÓSTICO DEL FONDO DOCUMENTAL................................................................................................................. 6
ANÁLISIS DE INFORMACIÓN. .................................................................................................................................. 7
DEFINICIÓN DE PLAN DE TRABAJO ........................................................................................................................... 8
APROBACIÓN DE PLAN DE TRABAJO ......................................................................................................................... 9
ETAPA 2 ..................................................................................................................................................... 12
FASE 3: DESARROLLO DE INSTRUMENTOS.................................................................................................. 12
ADECUACIÓN DE INSTALACIONES PARA LA ACTIVIDAD DE LA PRIMERA FASE ................................................................... 12
IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN CON BIODETERIORO, SANEAMIENTO Y LIMPIEZA............................. 13
SALUD OCUPACIONAL......................................................................................................................................... 13
LIMPIEZA DE ESPACIOS DE DEPÓSITO, MOBILIARIO Y UNIDADES DE ALMACENAMIENTO .................................................... 15
Limpieza locativa...................................................................................................................................... 15
Limpieza del mobiliario y las unidades de almacenamiento .................................................................... 16
SANEAMIENTO AMBIENTAL.................................................................................................................................. 17
DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ....................................................................... 18
AISLAMIENTO Y DESINFECCIÓN DEL MATERIAL CON DETERIORO BIOLÓGICO ................................................................... 19
PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS TÉCNICOS.............................................................................. 21
Limpieza.................................................................................................................................................... 21
Corrección de plano.................................................................................................................................. 22
Unión de rasgaduras, roturas y cortes...................................................................................................... 22
PRE CLASIFICACIÓN Y PRE VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN POR PERIODOS Y DEPENDENCIAS PRODUCTORAS................. 22
ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA LA INTERVENCIÓN......................................................................................... 23
Inventario en estado natural.................................................................................................................... 24
Contexto histórico..................................................................................................................................... 25
Cuadro evolutivo de las estructuras orgánico funcionales....................................................................... 26
Cuadros de clasificación ........................................................................................................................... 26
Fichas de valoración documental ............................................................................................................. 28
Tabla de valoración documental .............................................................................................................. 29

3. FASE 4: INTERVENCIÓN .............................................................................................................................. 31
APLICACIÓN DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................. 31
ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN................................................................................................................ 32
Identificación............................................................................................................................................ 32
Clasificación.............................................................................................................................................. 33
Ordenación ............................................................................................................................................... 33
Depuración y limpieza .............................................................................................................................. 33
Foliación ................................................................................................................................................... 34
Almacenamiento ...................................................................................................................................... 35
Rotulación................................................................................................................................................. 35
Inventario ................................................................................................................................................. 36

5. 1
PRESENTACIÓN
Las guías de gestión documental del Archivo de Bogotá se encuentran orientadas a
facilitar el desarrollo de las diferentes labores y tareas archivísticas de las entidades
distritales donde se adelantan este tipo de procesos en procura de hacer de sus archivos
centros de información y un valor agregado para las entidades. Las guías han abarcado
una serie de aspectos desde la producción o recepción de los documentos hasta las
formas más adecuadas de almacenamiento, conservación y disposición final.
Las guías igualmente han sido orientadas a establecer mecanismos y líneas de acción
para salvaguardar el patrimonio documental de la ciudad representado en sus archivos,
los cuales serán el testimonio y fuente de información para las generaciones futuras de la
gestión y el andar de las entidades del Distrito. A pesar de los adelantos tecnológicos del
momento y las tendencias de la modernidad los archivos conservados en soportes como
el papel seguirán guardando una gran parte de la memoria de nuestra ciudad
Las guías de gestión documental ofrecen una manera de hacer las cosas y un modo
particular de entenderlas y aplicarlas. Las guías difunden los procedimientos y técnicas
que deben dar lugar a las buenas prácticas en materia de gestión documental en las
entidades de la administración distrital. Estas prácticas comunican modos especiales de
gestionar documentación o maneras concretas de acopiar, agrupar, conservar,
reproducir, ordenar y colocar a disposición para la consulta documentos con valor
patrimonial.
Las guías antes de dictar lineamientos y cátedra, colocan a disposición de la comunidad
archivística del Distrito o el país en general el conocimiento recogido por un grupo de
profesionales en varias disciplinas, quienes a lo largo de su trasegar y en su afán de darle
un orden a los archivos de las entidades han ido haciéndose a un conocimiento basado
en su formación y experiencia, componentes plasmados en este tipo de documentos y
puesto a disposición de quienes tiene esa difícil labor de organizar, conservar y
administrar la información registrada en los archivos.
La Secretaria General a través del Archivo Bogotá ha venido desde hace ya casi un lustro
dictando pautas y estableciendo criterios para fomentar las buenas prácticas en materia
archivística al interior de las entidades del Distrito, acogidas y puestas en uso por los
funcionarios de la administración quienes tiene bajo su responsabilidad tener la
información a disposición de la entidad y de los ciudadanos; quienes en uso de sus
derechos constitucionales quieren permanecer informados de la gestión de su ciudad.
Las guías de gestión documental se encuentran orientadas a ser herramientas
archivísticas de fácil aplicación por los funcionarios con formación en este campo, pero de
igual manera pueden orientar a quienes no son tan versados; porque han sido

6. 2
estructuradas principalmente a partir de la experiencia, conocimiento y practicidad
requerida para una adecuada organización, administración y conservación de los
archivos; seguramente quienes mayor provecho le pueden dar, serán ese grupo de
apasionados por los archivos y por quienes tiene la responsabilidad de darle cumplimiento
a los mandatos de Ley en este sentido
Por el carácter de ser guías; estas son susceptibles de actualización y ajustes, estos
serán establecidos por las necesidades de las entidades en donde la dinámica de sus
procesos y los cambios organizacionales requieran de hacerlas funcionales en cualquier
momento de la administración, en este sentido serán preparadas y presentadas nuevas
versiones de las mismas.

7. 3
INTRODUCCIÓN
Los fondos documentales acumulados son el resultado de no contar con herramientas
archivísticas para la organización, administración y conservación de la documentación de
una entidad; producida o recibida en cumplimiento de sus funciones. Igualmente es el
reflejo de no contar con una cultura en torno al tema de los archivos o los procesos de
gestión documental al interior de la entidad, de la misma manera son una muestra de las
llamadas malas prácticas fuertemente arraigadas en las entidades.
A pesar de contar con una gran normativa de tipo jurídico y técnico se continua
desconociendo y desaprovechando por las entidades; normativa emanada de entes como
el Archivo General de la Nación, el Archivo Bogotá y entidades de carácter internacional.
El desconocimiento de esta normativa ha generado una serie de problemas al interior de
las entidades con respecto a su fondo documental.
Con el objeto de contribuir a la solución de este problema en las entidades distritales, se
elaboró una guía para la organización de fondos documentales acumulados, tomando
como base la ¨Guía de procedimientos para la organización de fondos documentales
acumulados¨; elaborada en el año 2006, se amplia el tema de la conservación preventiva,
igualmente se incluye en la guía las últimas disposiciones emanadas por el Ministerio de
la Cultura a través del Decreto 2578 del 2012, Decreto 1515 del 2013 y el Acuerdo 04 del
2013 del Archivo General de la Nación. Los temas tratados en la guía fueron agrupados
en dos etapas con dos fases cada una, en donde se abordan los diferentes aspectos
requeridos para organizar un FDA
En la primera etapa son desarrollados aspectos donde se define qué es un fondo
documental acumulado, su identificación, su diagnóstico, cómo elaborar un plan de
trabajo, donde deben ser incluidas las actividades, recursos, tiempo de ejecución, y
aprobación del plan.
En la segunda etapa se abordan temas, como la adecuación de instalaciones para la
intervención del fondo documental, conservación preventiva, salud ocupacional.
Saneamiento ambiental, limpieza, identificación de documentación con biodeterioro,
preclasificación y prevaloración de documentación por periodos, elaboración de
herramientas como: inventario en estado natural, cuadros de clasificación y fichas de
valoración documental, para concluir con la tabla de valoración.
En la fase 3 se señalan los aspectos relacionados con la aplicación de la tabla de
valoración documental, los cuales describen las labores ya operativas a las cuales debe
ser sometida la documentación del FDA, a partir de la disposición final acordada para
esta, la documentación que debe ser seleccionada, eliminada y transferida para ser
integrada a un archivo central o a un archivo histórico.

8. 4
Como se menciona en la guía, es fundamental contar con la asistencia técnica ofrecida
por la Dirección Archivo de Bogotá, para recibir línea técnica en el desarrollo de las
labores requeridas para la organización del fondo documental acumulado, igualmente es
importante contar con el apoyo de la Alta Dirección de las entidades donde se adelanta o
se vaya a iniciar la organización de un fondo documental, para garantizar la intervención
toral del fondo y la continuidad de las labores requeridas para este propósito.
Sea la oportunidad para agradecer los aportes y apoyo del grupo de profesionales de la
Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, quienes colaboraron con su conocimiento
y experiencia, para la consolidación de la guía, a la Conservadora de Bienes Muebles
Ángela Ovalle, quien con su contribución al tema de conservación preventiva, permitió
incluir los aspectos más relevantes a un fondo documental acumulado, de la misma
manera al archivista William Patarrollo quien con su imaginación y creación se encargo
de la ilustración de la guía.

9. 5
ETAPA 1
FASE 1: DIAGNÓSTICO
Reconocimiento del fondo documental
Un fondo documental acumulado es un conjunto de documentos guardados y conservados
por una entidad, sin ningún criterio de carácter archivístico o sin contar con instrumentos
técnicos, los cuales nos soporten la decisión de mantenerlos por un periodo de tiempo
establecido por las normas legales o por decisión de las entidades. Adicionalmente los
fondos documentales acumulados son el resultado de las malas prácticas entre los
funcionarios. (Dibujo de archivos en desorden)
Desde el punto de vista técnico la documentación perteneciente a los fondos documentales
acumulados son documentos que se encuentran en una entidad, los cuales son conservados
sin hacer uso de las normas archivísticas y son organizados de manera subjetiva, sin el uso
de instrumentos archivísticos para su correcta organización.
En este sentido se debe:
 Identificar la documentación declarada como fondo documental acumulado y sus
fechas; teniendo presente la última reforma del Distrito y sus entidades la cual se
produjo en el año 2007.
 Ubicar todos los depósitos donde se encuentra la documentación del FDA; número
de depósitos y su ubicación geográfica.
 Determinar el estado de conservación, identificando en lo posible la documentación
con afectación o con deterioro biológico
 Conocer las condiciones de la planta física donde se encuentra almacenada la
documentación

10. 6
 Cuantificar en metros lineales el fondo documental acumulado, recordemos que
estamos hablando de documentos de archivo y no otros materiales en
presentaciones diferentes con características también diferentes; nos referimos al
material bibliográfico.
 Pre-clasificar la documentación para ubicar y descartar materiales como libros,
revistas, colecciones de legislación, manuales de computador, formatos en blanco,
catálogos de productos; entre otros y los llamados documentos de apoyo; todo este
material al ser separado necesariamente reducen los costos de intervención o por el
contrario cuando se contrata este proceso puede elevar sus costos.
FASE 2: PLANEACIÓN
Diagnóstico del Fondo Documental
Por diagnóstico se entiende el proceso de identificación y evaluación del estado de un fondo
documental desde el punto de vista de su organización archivística y de la conservación
física de los documentos, así como de las áreas o lugares donde se alberga la
documentación.
El diagnóstico se hace a partir de la observación, recolección, sistematización y análisis de
los datos necesarios para definir cuáles procesos son requeridos para la valoración,
conservación, descripción y organización. (Dibujo de archivista con fonendoscopio)
Para el diagnóstico de la primera fase se recolectan datos sobre aspectos generales tales
como:
 Entidad y dependencia responsable del fondo.
 Número y ubicación de los depósitos; no siempre se cuenta con una sola área de
almacenamiento.
 Personas responsables.

11. 7
 Estructura de archivos de la entidad.
 Número de fondos almacenados.
 Evaluación de la importancia de cada fondo.
 Antecedentes.
 Entidad o entidades productoras, especialmente para las entidades que le son
delegadas funciones de otras, o de entidades liquidadas.
 Panorama de riesgos.
 Programa de salud ocupacional y limpieza de depósitos y documentación.
Esta recolección se hace mediante observación, entrevistas dirigidas y aplicación de
cuestionarios a los responsables de los fondos y sus depósitos, sobre aspectos tales como:
 Área.
 Condiciones constructivas y ambientales.
 Estado de mantenimiento del área.
 Áreas de trabajo disponibles para realizar la organización.
 Dotación de estas áreas.
 ¿Cuál es el volumen documental en metros lineales, número de unidades de
almacenamiento o de piezas documentales?
 ¿Cómo está distribuida la documentación? ¿se presentan conjuntos?
 ¿Están identificados con un número o código?
 Ubicación de los conjuntos identificados: estantes, mesas, otros muebles, suelo.
 Criterios de agrupación: ¿los conjuntos están formados por fondos, dependencias,
series, subseries, asuntos, fechas, otros criterios?
 ¿Qué sistemas de almacenamiento presentan los documentos?: cajas, carpetas, AZ,
paquetes, bultos, etc.
 ¿Están rotuladas las unidades de almacenamiento?
 ¿Qué datos tiene el rótulo?
 ¿Cada unidad tiene un número que permita su ubicación?
 ¿Están ordenadas en forma lineal o dispersa en el área?
 Sí están ordenadas linealmente, ¿cuál es el criterio de ordenación?
 Estado de descripción: ¿está inventariado, cuáles son los datos que se usaron en la
descripción, estructura o formato del inventario?
 ¿Si se cuenta con inventario; está sistematizado?
 ¿Bajo qué formato?
 ¿Qué clases de documentos se almacenan en el depósito?
 ¿Qué formatos, técnicas y soportes?
 Los datos recolectados deben ser tabulados, de tal manera que puedan ser
consolidados y analizados los resultados para poder elaborar el diagnóstico.
Análisis de información.
La labor dirigida a la organización de los FDA deber cumplirse en etapas sucesivas, al final
de las cuales, dichos fondos quedarán seleccionados, organizados y puestos al servicio,
bien sea en los archivos administrativos o en el archivo histórico. En el caso de la
Administración Distrital, los documentos con valor para la investigación, la ciencia y la cultura

12. 8
deben ser trasferidos al Archivo de Bogotá, de conformidad con el Decreto 173 de junio 4 de
2004; debemos tener presente que los fondos documentales acumulados hacen parte del
patrimonio de las entidades y de la ciudad.
La razón por la cual su intervención debe cumplirse por etapas es porque cada una de las
etapas tiene que ser coherentes desde el punto de vista archivístico, es necesario que exista
la uniformidad en los procesos como la denominación de las series y asuntos documentales,
en su disposición final, en la forma de agrupación de las series, subseries y asuntos.
Así mismo esta estrategia se aborda dadas las condiciones de: volumen, los recursos
necesarios para su organización; los cuales deben garantizarse para poder culminar todos
los procesos archivísticos necesarios.
Los procesos archivísticos para la organización de los fondos documentales acumulados
deben ser ejecutados basados en una estandarización de tareas durante todas las fases, en
una sólida formación académica y experiencia por quienes están al frente de estas, en un
fuerte apoyo por parte de la alta dirección; reflejado en recursos y continuidad durante todas
las fases.
Definición de plan de trabajo
De acuerdo a estos apartes se elabora el plan de trabajo orientado a la organización del
fondo y contando con los recursos necesarios, siempre debe ser estructurado con la
rigurosidad archivística para ser incluidas todas las fases, donde se contemple la
elaboración de los instrumentos archivísticos señalados por la metodología y estas tengan la
coherencia y valides requerida para lograr los objetivos de la intervención.
Como todas las actividades emprendidas en torno al tema de la gestión documental y para
nuestro caso la intervención de un fondo documental acumulado donde van a ser
comprometidos una serie de recursos de las entidades del Distrito, es imprescindible la
planificación minuciosa de todas y cada una de las actividades requeridas para lograr el
objetivo.
No es exclusivamente el cumplimiento de una etapa dentro de la llamada planeación
estratégica, la elaboración de un plan de trabajo es principalmente la elaboración de una
herramienta que permita tener un norte, un control y una secuencia en la realización de
cualquier labor, en donde en un momento determinado se pueda hacer una evaluación, un
reordenamiento y un ajuste en los llamados tiempos y movimientos.
Dentro del plan de trabajo deben incluirse las labores y actividades de manera minuciosa
para determinar y cuantificar los recursos, el tiempo requerido, los inconvenientes durante su
desarrollo, las posibles soluciones y los puntos de control que garanticen alcanzar los
objetivos propuestos.
El Archivo Bogotá ha propuesto para las entidades distritales la utilización de una
herramienta con estas características para hacer seguimiento y acompañamiento a todas las

13. 9
labores encaminadas a la gestión documental incluida la intervención de los fondos
documentales acumulados. Al mismo tiempo a través de esta herramienta puede involucrase
a las oficinas de Control Interno de las entidades para que les permita también hacer
seguimiento y control sobre el desarrollo de las tareas desarrolladas para la organización del
FDA. (Dibujo de archivista planeando)
De la misma manera le servirá para tener una visión real del estado del arte en cada
entidad. Esta herramienta permitirá adelantar labores de intervención de fondos
documentales a corto, mediano y si se quiere a largo plazo, en donde en cada momento del
proceso se puedan hacer los correctivos necesarios, (ver anexo 2)
Aprobación de plan de trabajo
Con la información consolidada y analizada del diagnóstico ya se tiene un panorama real
tanto del estado del fondo como de las tareas requeridas para su organización e
intervención, estos últimos aspectos permiten cuantificar los diferentes recursos para
emprender esta labor.
Dentro de los aspectos incluidos en el plan de trabajo se debe contemplar los costos del
diagnóstico del FDA, más aún cuando el fondo es voluminoso y se encuentra almacenado
en varios depósitos, toda la operación de levantamiento de información es necesario
realizarla por un profesional Conservador o Archivista, por los conocimientos y experiencia
requerida para abordar los aspectos del diagnóstico.
Algo sobre lo que se debe insistir especialmente cuando los FDA son voluminosos y no se
cuenta con todos los recursos para su intervención en un determinado periodo (la misma
vigencia), es tener un panorama total de la situación que permita estructurar un plan de
trabajo donde se contemple la totalidad del FDA, pero en donde su organización se haga por
etapas, con la coherencia de estar integrando todo al final de su intervención. Generalmente
los FDA deben ser intervenidos en varias vigencias, si es así se debe asegurar hacerlo bajo

14. 10
la misma estructura y condiciones técnicas, esto con el objeto de evitar pérdida de recursos
y reprocesamientos posteriores.
Como uno de los productos de la intervención del FDA es lograr las transferencias
secundarias, para el caso del distrito, al Archivo Bogotá, bajo los lineamientos establecidos
por éste, siempre con la coherencia y técnica archivística en aspectos como la conformación
de las series, subseries o asuntos, su denominación, los periodos orgánico funcionales a
partir de los cuales se ordena la documentación.
La elaboración de un plan de trabajo, debe partir de una justificación en donde se contemple
el fondo en su totalidad, su importancia (entidad productora, evolución, competencias
misionales, y fechas extremas) y las causas de su situación actual, por eso necesario la
participación de los directivos de las entidades para que puedan garantizar los recursos y la
realización del mismo.
Dentro de los aspectos a evaluar para el plan de trabajo se debe considerar lo siguiente:
 Dimensiones: volumen de la documentación que se va a intervenir, calculado en
metros lineales aproximados, para todas las áreas o depósitos.
 Estado de la documentación desde el punto de vista de organización archivística y
conservación.
 Procesos y actividades requeridos para la intervención del fondo, tiempo de
ejecución, recursos y etapas en las que se podría abordar la organización.
 Cronograma de actividades calculado en semanas, según procesos.
 Mecanismos de seguimiento y control de todas las labores de organización del FDA
El plan de trabajo incluye los procesos, actividades, tiempo de ejecución y recursos (talento
humano, insumos, equipos, área de trabajo) El monto, es el resultado de calcular lo que
cuesta cada actividad, teniendo en cuenta que los metros lineales, procesos y tiempo, esto
dará los costos del personal e insumos requeridos.
Otros costos que son comunes y deben contemplarse dentro del plan de trabajo tienen
relación directa con el recurso humano para la administración del proyecto, equipos, locales
ya sea que estos sean suministrados por la misma entidad dueña del FDA, adicionalmente
debe estipularse un rubro para los imprevistos que surgen durante el proceso de
organización.
En el plan de trabajo archivístico para la intervención se establecen: el objeto, actividad,
tareas, el tiempo de ejecución, las etapas, recursos, indicadores para cuantificar y medir el
avance y seguimiento al plan, responsables; entre otros aspectos. Otra de las labores
requeridas y previas a la intervención es la elaboración de los términos de referencia para la
organización del FDA, cuando se terciariza el proceso.
En este sentido deben ser preparados por un profesional en Archivística o personal
cualificado con suficientes conocimientos y experiencia en el tema, este es un requisito para
contar con un dimensionamiento total de lo que se va a contratar, las particularidades de los

15. 11
procesos técnicos que van a ser adelantados, el conocimiento y criterio para la evaluación
de las labores desarrolladas y los productos elaborados y entregados por el contratista.
O por el contrario cuando la intervención del FDA la va a asumir la misma entidad es
necesario contar con un plan de contratación del recurso humano, insumos y materiales para
garantizar la continuidad y ejecución de las labores contempladas en el plan de trabajo,
igualmente es necesario contar con los profesionales que tengan conocimiento en el tema.

16. 12
ETAPA 2
Fase 3: Desarrollo de instrumentos
Adecuación de instalaciones para la actividad de la primera fase
Puede ser que la intervención del FDA de una entidad vaya a ser asumido totalmente por
ésta o contratada con una firma especializada se debe contemplar varios aspectos, entre
estos el relacionado con el área de trabajo requerida para la labor de recuperación y
organización de archivos; que debe estar constituida por espacios amplios, limpios con
buena ventilación e iluminación. Debe además estar dotado con mesas de trabajo, sillas,
estantes, computadores, impresoras, teléfono, y toda la infraestructura necesaria para el
desarrollo de los procesos de intervención.
Por razones de seguridad, tanto para el personal que va a ejecutar las labores de
organización, como para la protección de la documentación, los espacios de trabajo
asignados requieren estar aislados de las áreas de depósito donde se guarda la
documentación del FDA.
Cuando la misma entidad va a asumir la intervención del FDA, durante el proceso de
planeación de todas las actividades y requerimientos logísticos; es importante contemplar
dentro del ítem de recursos necesarios aspectos como el amoblamiento, los recursos
tecnológicos y los aspectos relacionados con la salud ocupacional, concretamente con los
insumos de seguridad industrial requeridos, antes de, durante y posteriormente a la
intervención del fondo.

17. 13
Todos estos requerimientos han de quedar contemplados, pero además también
concretadas y aseguradas las fechas de cuándo estarán disponibles, especialmente para
fijar las fechas de inicio y culminación de las labores
Identificación y clasificación de documentación con biodeterioro, saneamiento
y limpieza
Debido a las condiciones en que normalmente se encuentra la documentación en fondos
documentales que no han recibido ninguna clase de tratamiento y que se consideran
acumulados por su estado de desorden, deficientes condiciones de almacenamiento y
posible afectación biológica, es necesario tomar medidas para menguar la amenaza de
deterioro o destrucción del acervo documental.
Estas medidas, enmarcadas en el Sistema Integrado de Conservación, se entenderán como
instrumentos orientados a eliminar los factores de deterioro con el fin de facilitar el acceso y
la manipulación de los documentos. A continuación se plantean una serie de programas y
acciones que se estiman prioritarios durante la intervención del FDA:
 Salud ocupacional
 Limpieza de espacios de depósito. Mobiliario y unidades de almacenamiento.
 Saneamiento ambiental
 Diagnóstico del estado de conservación de la documentación
 Aislamiento y desinfección del material con deterioro biológico
 Preparación de la documentación para procesos técnicos
La ejecución de estos programas exige la conformación de un equipo de trabajo integrado
por personal auxiliar que haya sido orientado, entrenado y capacitado. Este personal debe
ser supervisado por un profesional en conservación y restauración.
La aplicación de estas actividades permite orientar recursos para que la intervención del
FDA sea eficiente, evitando riesgos de pérdida documental y protegiendo la salud de los
trabajadores.
Salud ocupacional
Durante el proceso de intervención del FDA, es imperante proteger la salud de los
trabajadores, de manera que dentro de las estrategias de este programa se deben
establecer normas de bioseguridad, con el objeto de eliminar o minimizar factores de riesgo
que puedan llegar a afectar la salud de las personas o contaminar el ambiente.

18. 14
Estas medidas preventivas contemplan una serie de actividades y procedimientos de
seguridad ambiental y ocupacional que garantizan el control de los riesgos laborales, como
por ejemplo la contaminación biológica proveniente del material documental con
biodeterioro.
Es así como, durante el proceso de organización el FDA se deben tener en cuenta las
siguientes recomendaciones:
 Las personas que van a realizar procesos técnicos deben recibir capacitación sobre las
normas de bioseguridad y la forma correcta de manipular la documentación.
 El personal que manipule la documentación debe utilizar siempre los elementos de
protección personal:
1. Overol o bata manga larga.
2. Guantes de látex o nitrilo1
3. Respiradores con filtro
.
2
4. Gorro.
, se recomienda el uso de mascarillas con filtro N95 de
eficiencia] y en caso de documentación con biodeterioro se requieren mascarillas de
alta eficiencia European Estándar EN149 categoría FFP2S (NIOSH).
5. Gafas plásticas protectoras
 Se requiere restringir el uso de esta dotación al área de trabajo.
 Los elementos de protección se deben mantener en óptimas condiciones de aseo en
un lugar seguro diferente al área de trabajo y que sea de fácil acceso.
 Se recomienda guardar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotación
periódicamente (semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente): Clorox® o
Decol®), aparte de la ropa de uso personal.
 Lavar siempre las manos y la cara con jabón líquido antibacterial, este procedimiento
permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir la
diseminación de microorganismos infecciosos.
 No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosméticos en el área de trabajo.
 Se deben realizar descansos de 15 minutos, después de dos horas de trabajo.
1
Es importante anotar que los guantes nunca son un sustituto del lavado de manos, dado que el material no está
fabricado para ser lavado y reutilizado, pues tiende a formar micro poros cuando es expuesto a actividades tales
como, stress físico, desinfectantes líquidos e inclusive el jabón de manos, por lo tanto permiten la diseminación
de microorganismos.
2
Los respiradores con filtro se deben cambiar cada ocho días, con el fin de prevenir la exposición de las
membranas mucosas de la boca y la nariz a partículas potencialmente infectadas o irritantes.

19. 15
 Efectuar una limpieza exhaustiva de todas las áreas y superficies de trabajo una vez
por semana.
 Los traperos y trapos usados deben primero ser lavados y luego desinfectados.
 Realizar la limpieza y desinfección diaria de las superficies, utilizando alcohol
antiséptico o alcohol isopropílico, el cual debe aplicarse con un aspersor y finalmente
secar con tela de algodón limpia.
 Si en la documentación se observan cambios de coloración u otras alteraciones físicas,
se requiere manejarla como potencialmente contaminada.
 El personal que manipule la documentación especialmente aquella con biodeterioro, no
debe presentar cuadros clínicos respiratorios como asma o alergias entre otros y
problemas en piel como dermatitis. Estas enfermedades pueden exacerbarse
seriamente en el desarrollo del proceso técnico, comprometiendo la salud del
trabajador.
Limpieza de espacios de depósito, mobiliario y unidades de almacenamiento
Los programas de limpieza hacen parte de las medidas preventivas y de mantenimiento que
deben realizarse en el proceso de organización del FDA. Estas jornadas permiten la
eliminación de polvo y suciedad superficial, los cuales son factores que contribuyen a la
proliferación del biodeterioro y a incrementar las enfermedades de salud ocupacional.
Para definir la frecuencia de las jornadas de limpieza, los métodos y productos a utilizar se
debe tener en cuenta: la ubicación de los depósitos dentro de la ciudad y dentro de la
edificación, sus características constructivas y el tipo de documentos almacenados. Algunos
de los parámetros que condicionan la periodicidad de la limpieza son, entre otros:
 Si la edificación donde se encuentra el archivo está ubicada en zonas urbanas con
alto flujo vehicular.
 Si el depósito presenta varios accesos, ventanas, rendijas, claraboyas, etc.
 Si los materiales de construcción del depósito son ladrillo a la vista, madera, teja de
zinc y acabados con pintura en aceite o cal.
 Si hay presencia de tapetes.
 Si los pisos, paredes y techos se encuentran en mal estado, con grietas o fisuras que
permitan la entrada de polvo.
Limpieza locativa

20. 16
 El personal de servicios generales designado para el mantenimiento locativo, debe
utilizar los elementos necesarios de protección como guantes de caucho grueso y
resistente, prendas de protección o delantales, gorro, mascarilla para protección de
material particulado (esporas de microorganismos, polvo, polen, entre otros).
 Para el piso, la limpieza debe realizarse con aspiradora, de esta forma se evita
levantar polvo. La escoba en vez de recogerlo, lo esparce pasándolo a los
documentos. En el caso de no contar con una aspiradora, se recomienda utilizar
trapeador ligeramente húmedo y pasarlo en zig-zag, empezando de la zona menos
sucia a la que presenta mayor suciedad, no utilizar detergentes, ni blanqueadores
como el Clorox® o Decol®.
 Para las paredes, mobiliario y demás elementos, lo ideal es el uso de aspiradora, sin
embargo en caso de no contar con este implemento, utilizar una tela o trapo de
algodón siempre SECO y al igual que el ítem anterior, pasarlo del área menos sucia
a la más sucia.
 Limpiar las mesas de trabajo con agua y detergente y finalmente con alcohol
antiséptico.
 Los elementos (traperos, bayetillas, entre otros) que se utilizan en la rutina de
limpieza deben ser exclusivos de estas áreas o depósitos, pues se pueden propagar
los microorganismos contaminantes de las demás dependencias o viceversa.
 Los desechos generados por áreas, deben ser descartados en bolsas plásticas
siguiendo el código de colores para desechos sólidos. Se deben lavar las canecas de
basura con detergente y evitar vaciar desechos de un recipiente a otro.
Limpieza del mobiliario y las unidades de almacenamiento

21. 17
 Se empieza con la limpieza de las unidades generales dispuestas en las primeras
estanterías, para terminar en la parte final del depósito, siempre siguiendo el número
consecutivo con que cuentan las unidades.
 Se debe disponer de una mesa amplia para ir colocando el total de las cajas o
legajos de cada bandeja de la estantería.
 La limpieza de las unidades de conservación debe hacerse siempre en SECO, lo
ideal es hacerla con aspiradora y superficialmente. Por ello se recomienda limpiar
con aspiradora provista de cepillo redondo de cerda larga cada una de las unidades,
girándola según la zona que se limpie y sin levantarla de la mesa. Se debe utilizar
aspiradora con filtro de agua, con una mezcla de 80% de agua limpia y 20% de
alcohol isopropílico industrial.
 A la vez debe limpiarse la bandeja ocupada por las unidades que están siendo
limpiadas. El procedimiento es el siguiente:
 Preparar en un aspersor una mezcla de 50% de agua limpia y 50% de Timsen®.
 Limpiar en zig-zag y cubriendo toda la superficie de la bandeja, con tela de
algodón o bayetilla ligeramente húmeda con la mezcla mencionada.
 Repasar con tela de bayetilla seca la misma zona
 Dejar secar completamente la bandeja antes de colocar las unidades limpias.
 Una vez terminada la limpieza de este grupo de unidades, se dispondrán en su lugar
siguiendo estrictamente el orden en el que se encontraban y se proseguirá con la
siguiente bandeja.
Saneamiento ambiental
De acuerdo con las condiciones de mantenimiento y aseo, es común encontrar una alta
carga microbiana en los espacios de depósito de los FDA: esporas de bacterias, hongos y
macroorganismos, como insectos y roedores. Estos organismos afectan tanto al personal
como a la documentación. Por esto, debe realizarse un proceso de saneamiento, que
reduzca el riesgo de exposición a los agentes contaminantes y genere un ambiente salubre
que garantice la manipulación en procesos técnicos posteriores.
Esta actividad debe estar acompañada por un microbiólogo o biólogo, quien va a determinar
el producto a utilizar, el cual debe ser un desinfectante de amplio espectro, es decir, que
permita el control de hongos, bacterias y levaduras, que no afecte la salud humana, el
ambiente o la documentación. Antes de realizar el procedimiento se debe conocer la ficha
técnica de los productos que se van a utilizar, con el fin de determinar si cumple o no con los
requerimientos establecidos.
El profesional encargado debe además realizar monitoreos de control para garantizar la
efectividad de las jornadas de saneamiento. Estos monitoreos consisten en la toma de
muestras microbiológicas, antes y después de la aplicación del producto desinfectante, para

22. 18
determinar la cantidad de UFC –unidades formadoras de colonias- presentes en el aire y
determinar su porcentaje de disminución.
El proceso de aplicación del producto se realiza mediante nebulización, con el fin de
dispersar y reducir las partículas de la solución desinfectante a gotas muy finas en el
ambiente, hasta que se produce una nube de solución homogénea en toda el área tratada,
entrando el desinfectante en contacto con los microorganismos presentes y haciendo su
efecto microbicida [Cuenca et al, 2006].
Para establecer la periodicidad de los saneamientos, se deben evaluar aspectos como: el
volumen documental, las condiciones locativas de los depósitos donde se encuentra la
documentación y la frecuencia de limpieza, entre otros. Hay que tener en cuenta que las
actividades de limpieza siempre preceden las jornadas de saneamiento ambiental.
En síntesis, el saneamiento ambiental permite la reducción del nivel de biocontaminación
(recuento de hongos, bacterias y levaduras) ambiental en depósitos y áreas destinadas para
la intervención del fondo, garantiza calidad de aire en estos lugares y minimiza el riesgo de
enfermedades de tipo ocupacional asociadas al manejo de archivos como dermatitis e
irritación de mucosas de ojos, garganta y nariz.
Diagnóstico del estado de conservación de la documentación
Como parte del reconocimiento de la documentación del FDA se debe evaluar su estado de
conservación. Esta actividad consiste en identificar los deterioros que están afectando la
documentación y que pueden acarrear dificultades en el momento de realizar procesos
técnicos como los de reprografía, catalogación, descripción y puesta al servicio.
El paso inicial es el reconocimiento de la variedad de soportes y técnicas gráficas
predominantes en el FDA. El fondo puede estar compuesto de diferentes tipos de
materiales, que significan un reto frente a su intervención: el papel –en diferentes formatos-,
las cintas de audio y video, los CD, los microfilms, etc.
A partir del conocimiento de la naturaleza de los soportes y de la comprensión de las
técnicas de elaboración y registro de la información, se procede a reconocer las diferentes
manifestaciones de deterioro, lo que lleva a determinar los factores y mecanismos de
alteración, y así poder plantear soluciones inmediatas para la intervención del FDA.
La evaluación del estado de conservación de la documentación debe realizarse de forma
sistemática con el objeto de sustentar una propuesta técnica y económica, a partir del
conocimiento de los materiales, la identificación total de indicadores de deterioro, el análisis
de los factores que incidieron en la aparición de estos deterioros y sus soluciones a nivel de
intervención, almacenamiento, saneamiento documental, limpieza puntual, entre otros.
Los resultados obtenidos en los procesos de diagnóstico se toman como insumo para
realizar las propuestas técnicas, encaminadas a dar soluciones frente al nivel de intervención
decidido y, permiten tener certeza sobre el recurso humano, los insumos y equipos

23. 19
necesarios. Esto facilitara la recuperación de los soportes documentales, de manera que
permita procesos encaminados a la puesta al servicio de los documentos y garantice la
permanencia de la información.
Aislamiento y desinfección del material con deterioro biológico
El material documental está constantemente expuesto a una amplia variedad de agentes
biológicos, desde microorganismos como bacterias y hongos, hasta animales como insectos
y roedores y aves. El deterioro biológico involucra pérdidas de las propiedades físico-
mecánicas del material documental y se manifiesta por medio de indicadores como
debilitamiento del soporte, manchas y pigmentaciones puntuales de diferentes tonalidades
asociadas con micelio o conidias.
Como resultado de la evaluación del estado de conservación de la documentación se debe
identificar la documentación con deterioro biológico y aislar el material contaminado. Esta
documentación deberá ser relacionada en el campo de Notas del Formato Único de
Inventario y disponerse en un sitio separado.
La documentación infectada debe aislarse en papel kraft o periódico y ser sometida al
proceso de desinfección. Nunca se debe guardar el material contaminado en bolsas
plásticas. Además, se requiere disponer de un sitio específico y aislado del resto de
documentación, para la manipulación de este tipo de material. El sitio debe ser ventilado y
contar buena iluminación.
Es necesario evitar mobiliario de madera (estanterías o escritorios), es preferible el uso de
estantería y superficies de trabajo metálicas o plásticas. Las superficies de trabajo deben ser
suficientemente amplias y forradas con papel periódico, el cual debe eliminarse al terminar
cada jornada de trabajo.
La puerta de acceso debe estar señalizada, indicando que es un sitio exclusivo para la
realización de procesos técnicos de material contaminado por biodeterioro. De igual manera,
el área debe ser señalizada debidamente, indicando donde se encuentra el material
contaminado (utilizar señalización de riesgo biológico), el que está en proceso de
saneamiento y el saneado, con el fin de evitar confusión y reproceso (Figura1).

24. 20
Figura 1 Símbolo internacional para indicar riesgo biológico
La desinfección o saneamiento puntual del material documental, contempla el cumplimiento
riguroso de las medidas de higiene y seguridad que permitan proteger la salud del trabajador
y prevenir riesgos que atenten contra su integridad.
Estas medidas deben prever aspectos como la capacitación del personal involucrado a nivel
profesional y técnico, higiene y protección personal, entre otras, y son complementarias a las
condiciones del ambiente de trabajo, tales como iluminación, aireación y ergonomía.
La documentación con deterioro biológico, debe abrirse de una forma controlada, con el fin
de evitar la propagación de los agentes contaminantes al medio ambiente, lo que podría
afectar a la documentación aledaña y a las personas que la están manipulando.
Los productos de control que se utilicen para el saneamiento de la documentación deben
cumplir con principios básicos para el tratamiento del soporte y técnicas de registro, como
son: que no produzca reacciones adversas en el material como pigmentaciones,
decoloración, depolimerización de la celulosa del papel entre otros, a nivel microbiológico
debe tener amplio espectro de acción (fungicida y bactericida), ser altamente efectivo
(acción en el menor tiempo) y tener bajo impacto ambiental.
De acuerdo con las investigaciones realizadas, los principios activos evaluados han sido las
isotiazolinonas, azoles y amonios cuaternarios. Es importante mencionar que se deben
efectuar ensayos previos al tratamiento para verificar que el producto a utilizar sea inerte a la
materialidad de la unidad documental.
Para garantizar que se realizó un tratamiento eficaz sobre el biodeterioro de la
documentación, debe efectuarse un control de calidad al final del procedimiento. Este
consiste en la toma de muestras biológicas a partir de la documentación intervenida, el
muestreo debe ser aleatorio y representativo del volumen total de documentación afectada.
Los resultados deben ser negativos para el crecimiento de microorganismos: hongos
filamentosos y bacterias.

25. 21
El manejo de residuos biológicos y similares, se rige por los principios básicos de
bioseguridad, gestión integral, minimización en la generación, cultura de la no basura,
precaución y prevención, determinados en el Decreto 2676 de 2000. El descarte debe
contemplar el Código único de colores según la clase de residuos, en este caso particular,
de acuerdo con la caracterización, son residuos peligrosos (Tabla 1. Clasificación de los
residuos, color de recipientes y rótulos respectivos, Manual de procedimientos para la
gestión integral de residuos hospitalarios y similares en Colombia, Ministerio de Salud y
Ministerio del Medio Ambiente, Resolución No. 01164 de 2002).
Preparación de la documentación para procesos técnicos
La preparación o acondicionamiento físico es el conjunto de estrategias técnicas que permite
que la documentación pueda ser sometida a procesos de descripción, almacenamiento y
reprografía, sin que sufra mayores daños.
Es importante tener en cuenta que estas tareas obedecen a la necesidad de facilitar los
procesos técnicos en grandes volúmenes de documentación y que para el caso de
documentos de conservación permanente, no deben interferir con procesos posteriores de
conservación o restauración.
La preparación o acondicionamiento físico facilita la manipulación de la documentación,
estabiliza y detiene los deterioros existentes, conservando su originalidad e integridad física.
Para cumplir con estos objetivos se realizan básicamente tres tareas: limpieza, corrección de
plano y unión de rasgaduras y roturas.
Limpieza
El primer punto a tener en cuenta en la limpieza de los documentos es la eliminación de
cualquier sistema de agrupación que pueda entorpecer el proceso de digitalización o
microfilmación, así como causar deterioro al documento, entre estos se hallan: ganchos,
clips, alfileres y todos los objetos metálicos.
La limpieza superficial tiene como propósito eliminar la suciedad o polvo que dificulte la
lectura de los documentos. Es importante tener en cuenta que en algunos casos existen
manchas que para su disminución o eliminación requieren procesos más complejos que
deberán llevarse a cabo por un conservador. La limpieza debe realizarse con una brocha de
cerdas suaves y, se debe hacer desde el interior hacia el exterior del documento.
En los casos que existe suciedad excesiva que interrumpa la lectura de la información
contenida en el documento, se pueden emplear borradores suaves en polvo o de barra como
los de miga de pan. El empleo de estos borradores implica que quedarán residuos que
deben ser eliminados, por lo que es importante realizar una limpieza posterior con brocha
suave.

26. 22
Corrección de plano
La “corrección de plano” consiste en un procedimiento mecánico que busca la eliminación de
dobleces, pliegues o deformaciones, por medio de herramientas manuales como espátulas o
plegaderas y cautines con puntas especiales (planas u ovaladas) con baja temperatura, que
por medio de presión ayudan a disminuir la intensidad de los dobleces, pliegues o
deformaciones.
Para reforzar los resultados conseguidos con el proceso mecánico, se pueden emplear
prensas o en caso de no contar con estas, superficies planas de formato grande y pesas
para ejercer presión uniforme sobre toda la superficie de los documentos. Para este proceso
se utilizan entretelas o fieltros que amortigüen el contacto directo con las superficies duras
de prensado facilitando el proceso de recuperación de un modo más controlado.
Unión de rasgaduras, roturas y cortes
Las rasgaduras, roturas y cortes son deterioros que afectan la estructura del papel,
haciéndolo propenso a mayores deterioros como su fragmentación (división en partes). Este
tipo de deterioros deben ser corregidos porque tienden a entorpecer el proceso de
reproducción (digitalización o microfilmación) debido a que dificultan la manipulación de los
documentos y, en muchos casos, la información contenida en los mismos se ve afectada
porque las dos partes opuestas de la rasgadura, rotura o corte no están alineadas, lo que se
refleja en una imagen que no puede ser leída por el usuario.
Por lo general, cuando se ha realizado una buena recuperación de plano, las partes
opuestas de la rasgadura, rotura o corte tienden a alinearse de forma correcta, lo que facilita
el proceso reprográfico sin necesidad de realizar otro procedimiento. Sin embargo cuando
este tipo de problemas no se resuelve con la corrección plano, se puede realizar otro
procedimiento denominado “puentes de unión”, que consiste en la unión de las partes por
medio de pequeñas secciones de cinta de conservación (Filmoplast®
). En los casos en que
se encuentre documentación con soporte frágil o quebradizo, que se rasga con facilidad,
esta debe ser manipulada en sobres de poliéster.
Pre clasificación y pre valoración de la documentación por periodos y
dependencias productoras
Como norma general las entidades desde el momento de su constitución hasta la fecha han
sufrido una serie de cambios, ya sea porque le han asignado o retirado funciones, le han
suprimido o creado nuevas áreas, esta dinámica debe ser evidenciada en cada uno de esos
momentos de la historia de la entidad. (Dibujo de señor con lupa separando cosas)
Dentro de la fase de investigación de la entidad se recopila los diferentes organigramas, bajo
los cuales ha funcionado en el tiempo. De la misma manera se hará con los periodos o
estructuras restantes que ha tenido la entidad, por eso es necesario para esta tarea tener

27. 23
plenamente identificada la estructura correspondiente a cada uno; porque dentro de esta se
encuentran implícitas las funciones de las cuales se derivan y generan documentos, que son
los que encuentran dentro del FDA y requieren de su organización.
Una vez se tengan definidos y estructurados los cuadros orgánico funcionales de los
periodos, se va a requerir ir haciendo ajustes por varias razones: porque dentro de la labor
de reconocimiento de la documentación se encuentra normativa; especialmente interna y
que no había sido evidenciada anteriormente, aquí igualmente se sigue consolidando y
actualizando la historia de la entidad porque cada vez se hace más completa y porque se
cuenta con los soportes que dieron origen a mucha documentación que iba a ser difícil
encajarla durante el ejercicio de clasificación y organización del FDA.
Este mismo proceso debe ser realizado durante la intervención de la documentación, porque
se van a encontrar documentos cuyo origen será complejo definir, porque no se encuentra
información al respecto sobre las funciones que los generaron, en este sentido se debe
tomar una decisión para definir si pertenece al FDA o por el contrario no se tiene la manera
de establecer la conexión entre esos documentos y las funciones desarrolladas por la
entidad.
Establecer esta conexión es de suma importancia para el proceso de organización de la
documentación, porque va a ser muy difícil tomar una decisión con respecto a la disposición
final si no se logra evidenciar la procedencia de ese grupo de documentos que deben ser
valorados, sin embargo es necesario recordar que dentro de un FDA es muy frecuente
encontrar documentos que llegaron a la entidad en algún momento procedentes de otras y
por desconocimiento y malas prácticas con respecto al tema de archivo decidieron
conservarlos; dentro de este grupo de documentos es frecuente encontrar los informes de
gestión, los planes de acción de las entidades, colecciones de legislación y publicaciones
periódicas, que por lo general al no contar con una biblioteca o centro de documentación en
las entidades; casi siempre van a para a un archivo.
Elaboración de herramientas para la intervención

28. 24
Inventario en estado natural
Una de las bases en la organización de un FDA es contar con el inventario de toda la
documentación en estado natural; por eso esta labores debe estar a cargo de personas con
experiencia en la elaboración de este tipo inventario, pero especialmente con capacidad de
análisis para poder interpretar el contenido de una unidad documental o los documentos de
una carpeta, generalmente esta labor se realiza transcribiendo la información del rótulo;
cuando lo tiene o simplemente a partir del contenido de los primeros documentos de la
carpeta; esta es considerada una mala práctica para elaborar un inventario documental.
El inventario documental es la base para la estructuración de los cuadros de clasificación y
tablas de valoración documental, de ahí la importancia de los mismos. Para cualquiera que
sea la decisión con respecto a la disposición final de la documentación de un FDA, se
requiere contar con un excelente inventario, es una herramienta vital, porque esta se
convierte en una de las piezas fundamentales en la construcción de la estructura requerida
para la organización de un fondo documental acumulado, por eso esta es una labor de
mucho cuidado, conocimiento y habilidad que debe estar en cabeza de personas
cualificadas en el tema.
El inventario igualmente se convierte en una de las principales herramientas de descripción
del fondo, la cual permite conocer de una manera más precisa su composición,
conjuntamente con los cuadros orgánico-funcionales de la entidad se arma la propuesta de
cuadro de clasificación documental por periodos (de acuerdo a los periodos definidos para la
entidad), es importante que el inventario sea elaborado con base en el Formato Único de
Inventario; propuesto por el A.G.N., pues este garantiza contar con la información suficiente
y adecuada para los diferentes procesos y actividades de intervención. Ver anexo 4
Otra ventaja del inventario es contar con toda la documentación del FDA debidamente
registrada, para cuando se inicien la fase de consolidación y aplicación de tabla de
valoración documental. Es necesario recordar la necesidad de contar con un inventario de la
documentación para cada uno de los periodos definidos a partir de los cuadros orgánico-
funcionales, en tal sentido el inventario permitirá establecer un primer nivel de clasificación;
por periodos y dentro de cada uno de estos establecer los subfondos, secciones,
subsecciones, series, subseries o asuntos.
Como herramienta de descripción el inventario:
 Facilita identificar las dependencias a las cuales pertenece la documentación
 Facilita la identificación de las series o asuntos que maneja la entidad y cada una de
las dependencias.
 Establece las fechas extremas de cada serie, subserie o asunto; permitiendo ser
clasificada en los diferentes periodos definidos en la entidad.

29. 25
 Registra la frecuencia de consulta y uso de la documentación; variable importante
para definir su disposición final con respecto a su conservación; para ser integrada a
un archivo central o eliminación.
 Permite identificar características físicas como sus soportes para el registro de la
información.
 Permite conocer el volumen por serie, subserie o asunto y el tipo de unidades de
conservación.
 Facilita identificar otro tipo de elementos referentes a la composición física de la
unidad de almacenamiento, como los anexos que hacen parte de las series,
subseries o asuntos especialmente cuando presentan características y soportes
diferentes
Contexto histórico
Para iniciar la organización de los FDA se debe conocer la entidad, su contexto
administrativo y social, a partir del cual se puede iniciar la evaluación del contenido de su
fondo, en esta tarea debe participar el personal de la entidad o cuando se hace por personal
contratado se debe asegurar contar con toda la información para este efecto. En cualquier
caso, sin este conocimiento, la organización y recuperación de un fondo se convierte en una
labor a ciegas y con resultados inciertos.
El conocimiento de la estructura orgánica y funcional de la entidad, tanto en el momento
presente como en sus distintas etapas de formación y evolución, aporta los criterios
necesarios para la clasificación, valoración y descripción de la documentación de un FDA,
debido a que la producción documental es una consecuencia obligada del ejercicio de las
funciones, procesos y actividades, que definen una entidad3
 El contexto administrativo e histórico en el cual se produce la creación,
transformación, fusión o liquidación de la entidad productora del FDA.
.
Los archivos se convirtieron en los depositarios de una gran parte de los testimonios
generados por la dinámica entorno de las entidades, al mismo tiempo son la fuente para
conocer el desarrollo de una entidad, relacionándola con los hechos externos e internos
institucionales, administrativos, sociales, políticos, económicos y culturales, que son su
contexto.
En este sentido algunos de los temas a tener en cuenta en el estudio de las entidades, son
los siguientes:
3
Este conocimiento es también condición para prever el valor de un fondo como fuente para la investigación, pues
permite establecer hipótesis sobre lo que allí se puede encontrar en términos de fechas, territorios, y temas
administrativos y de gobierno.

30. 26
 Su estatuto jurídico y su lugar en los sistemas administrativos y en los niveles
territoriales correspondientes.
 Las áreas de gobierno y administración reguladas por la entidad, según su objeto
social o misional.
 Las estructuras desde su creación hasta el momento actual
 Las funciones desempeñadas a lo largo de la vida institucional.
 Los procesos administrativos misionales y de apoyo definidos por la entidad en su
evolución histórica
Cuadro evolutivo de las estructuras orgánico funcionales
La búsqueda de información sobre una entidad debe estar orientada a establecer su
naturaleza jurídica, las estructuras orgánicas y la actual, a definir las funciones, procesos y
actividades que cumplió durante su vida institucional.
Con base en esta información se elaboran dos matrices que presentan en forma
estructurada, integrada y organizada los datos correspondientes a la estructura o
conformación orgánica de la entidad, y las funciones desempeñadas por cada dependencia,
a través del tiempo, ver anexo.
De esta manera es posible identificar la procedencia orgánica y funcional de los documentos
producidos y recibidos por una organización durante su devenir histórico. Dos de los
referentes que deben ser usados en la clasificación e identificación de los grupos
documentales de un fondo.
La elaboración de los cuadros de evolución orgánica funcional permite observar de manera
gráfica como eran las entidades a través del tiempo y también van a servir como guía para la
manera cómo se va encajando la documentación de los diferentes periodos en las casillas
de los organigramas y como se va clasificando la documentación en un periodo.
Cuadros de clasificación
El cuadro de clasificación documental es un instrumento archivístico donde se agrupan las
series, subseries o asuntos en las cuales hemos clasificado la documentación, se elabora
igualmente a partir del levantamiento de los cuadros orgánico-funcionales de los periodos
que comprenden los documentos de un fondo documental acumulado, para esto es
importante contar con las funciones, procesos y actividades de la entidad o dependencia
productora del Fondo Documental
El cuadro de clasificación documental refleja la estructura de la entidad representada por sus
secciones y subsecciones también las series, subseries o asuntos como ha sido clasificada

31. 27
la documentación del fondo documental acumulado, uno de los principales insumos para la
conformación del CCD es el inventario en estado natural donde ha sido identificada la
documentación a través de un proceso de análisis de quienes se han encargado de su
elaboración.
Los cuadros de clasificación documental se elaboran para cada uno de los periodos de las
estructuras organizacionales de la entidad identificados en los cuadros orgánicos
funcionales, quiere decir que por cada periodo identificado se elabora un CCD donde se
registran las diferentes series, subseries o asuntos para el mismo, estas series, subseries o
asuntos son codificados para poder ser identificados también a partir de ese código.
Es importante tener presente que muchas series, subseries o asuntos aparecen en varios
periodos, en tal situación el código asignado será el mismo, lo que se pretende con esta
medida es poder unificar hasta donde sea posible la codificación, la disposición final.
Para la conformación de los cuadros de clasificación documental se requiere contar con la
normativa; tanto interna como externa, donde se contemple las funciones de cada una de las
dependencias existentes en el periodo y las cuales dieron origen a los documentos, de la
misma manera se requiere contar con la documentación generada o recibida a partir del
cumplimiento de las funciones, la cual hace parte del FDA objeto de intervención.
Para la elaboración del CCD se requiere contar con un total conocimiento de la entidad, sus
funciones, su documentación; como se ha generado, para establecer la forma como se
deben agrupar los documentos, que para el caso se hace por series, subseries o asuntos.
En este documento se van consignando los nombres dados a las series, subseries o asuntos
referentes a nuestra documentación, para ir clasificándolos de acuerdo a los nombres de las
dependencias que se identificaron en el cuadro orgánico-funcional.
La ordenación de las series, subseries o asuntos se hará preferiblemente de manera
alfabética, igualmente para poder ser identificadas se les asignará un código numérico a
partir de parámetros y rangos establecidos de manera previa, esta identificación se
encuentra encaminada a normalizar su denominación, su codificación y en lo posible aplicar
estos mismos parámetros para otros periodos donde pueden encontrarse estas series,
subseries o asuntos.
Cuando se habla de normalización es porque existen series y subseries documentales que
se encuentran presentes en varios periodos de los cuadros de evolución orgánica y funcional
en los cuales se ha dividido la historia de la entidad, esta medida también garantizará que
cuando no se haga la intervención total de un FDA en una sola vigencia (año) y sea
posteriormente retomada se manejen los mismos criterios, conceptos, denominaciones y
otros elementos que no tiene variación, por otra parte ayudan a reducir los sobre costos para
las nuevas fases donde se le dé continuidad a la organización del fondo documental
acumulado.

32. 28
Fichas de valoración documental
La ficha de valoración documental es un instrumento establecido por la Dirección Archivo de
Bogotá, con el objeto de facilitar el proceso de valoración de las series, subseries o asuntos
documentales, especialmente en lo referente a la disposición final de la documentación, de
la misma manera es también el medio donde se registra claramente la sustentación de las
decisiones propuestas, la ficha se encuentra conformada por seis áreas donde se tratan
aspectos desde las características físicas, su marco legal e histórico hasta la composición
tipológica de las series; las áreas son las siguientes: Ver anexo 5
 INFORMACIÓN GENERAL DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO VALORADO;
donde se encuentra aspectos que hacen referencia a la denominación de la serie,
subserie o asuntos, el nombre de la dependencia productora, el tipo de unidad
documental, su tradición, fechas extremas, su volumen en metros lineales, entre
otros aspectos.
 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DE LOS DOCUMENTOS DE LA SERIE; donde se
contemplan aspectos como el formato del documento, técnica de impresión,
características del soporte; si es en papel, cinta u otro medio.
 DETERMINACIÓN DE VALORES PRIMARIOS; área donde se hace el recuento
del marco jurídico que motivo la serie, valores primarios, su caducidad y
prescripción.
 ELEMENTOS PARA LA VALORACIÓN SECUNDARIA; contempla lo referente al
conocimiento histórico de la función que genera la serie, el tipo de información
contenida en la serie, subserie o asunto y otro tipo de valores generados por la
serie.
 CUADRO DE SERIES, PLAZOS DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL; En
este campo se consignan los nombres de las series, subseries o asuntos, su
valor primario expresado en años y la disposición final acordada; conservación,
selección o eliminación.
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS; relación de todas las fuentes de información
utilizadas para el proceso de elaboración de la ficha de valoración.
La elaboración de la ficha de valoración secundaria requiere de la participación de un equipo
multidisciplinario y necesariamente de los productores de los documentos; guiados por un
profesional y con conocimientos específicos en el tema, en esta herramienta se recoge,
consolida y se sustenta de manera detallada la conformación de la tabla de valoración
documental, principalmente todos los aspectos referentes a su valoración.
De la misma manera como fue elaborado el cuadro de clasificación con la asistencia técnica
de la Dirección de Archivo Bogotá, de esta misma manera deben ser elaboradas las fichas
de valoración, especialmente por ser una herramienta nueva, para su diligenciamiento se

33. 29
requiere contar con el conocimiento preciso, sin embargo su elaboración no es compleja;
pero si requiere del acompañamiento de los profesionales del Archivo Bogotá.
Contando con los avales de los entes competentes y aprobadas en firme las fichas de
valoración, se procede a vertir la información de las mismas en la tabla de valoración
documental, a partir de la cual y surtidos sus trámites de aprobación, se convierte en el
referente para la organización del fondo documental acumulado de la entidad.
Tabla de valoración documental
Definida la tabla de valoración documental por el Archivo General de la Nación como un
Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el
Archivo Central, como su disposición final24
 Retención; porque se cuenta con documentos en los cuales se conservan aún
valores primarios, por lo tanto deben ser reintegrados al archivo central de la entidad.
.
La entendemos como el producto del cual se van a derivar acciones materializadas en el
FDA de:
 De eliminación; para la documentación que no cuenta ya con valores primarios y no
generaron valores secundarios; por lo tanto debe ser eliminada, previo cumplimiento
de los procesos y requisitos establecidos por los entes competentes.
 De selección; para la documentación la cual se ha decidido conservar una mínima
parte, para dejar testimonio escrito del desarrollo de ciertas funciones de la entidad,
por lo general a este tipo de documentos pertenecen los generados por los llamados
procesos transversales en las entidades; o sea los comunes a todas. Para determinar
la forma de hacer la selección de la documentación por regla general se hace a
través de un muestreo el cual debe quedar claramente establecida la forma de
hacerlo, el tamaño de la muestra y los criterios o variables a considerar para este
propósito, todos los criterios deben ser definidos y acordados con los productores y
las dependencias dueñas de los documentos, o quienes en este momento tengan a
cargo la función generadoras de los documentos.
 Para la organización de un FDA la tabla de valoración documental se convierte en la
principal herramienta, porque a partir de su aplicación la documentación del fondo
debe ser direccionado de acuerdo a la disposición final acordada para las series,
subseries o asuntos consignados en ella. Para la organización de los fondos
documentales la tabla presenta varias ventajas dentro de las cuales se señalan:
4
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 del 2006 “por el cual se modifica el Acuerdo No.
07 de 29 de junio de 1994”. Disponible en <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#>

34. 30
 Establece a partir de un riguroso estudio el momento en que deben eliminarse o
seleccionarse los documentos; de acuerdo a los tiempos de retención y su
disposición final.
 Garantiza la conservación del patrimonio documental de la entidad y el caso de la
ciudad, especialmente de los documentos declarados como históricos.
 Facilita el control en la producción de documentos, disminuyendo su volumen
 Facilita la racionalización y disminución de los recursos; en sentido de espacios y
dinero en las entidades.
 Garantiza la identificación de la documentación producida por una entidad a lo largo
de su gestión y de esta manera se convierte en fuente de información para la
investigación.
 Se convierte en una herramienta para una adecuada gestión documental en la
entidad, especialmente para la integración de los procesos de calidad.
Como parte de los insumos para la conformación de la TVD se cuenta con el cuadro de
clasificación documental; donde ya fue aprobada la denominación de las series, subseries o
asuntos por las instancias competentes, el cuadro de evolución orgánica y funcional del
periodo correspondiente, la legislación propia para el periodo y los acuerdos consignados en
las actas de las mesas de trabajo realizadas por parte del equipo multidisciplinario de
profesionales con los productores y dependencias de las cuales se derivó la documentación.
Para las entidades Distritales toda la anterior información ha sido consignada en la ficha de
valoración; la cual se convierte en el sustento objetivo donde se definió la disposición final de
la documentación del FDA
A partir del cuadro de clasificación y las fichas de valoración ya aprobadas por las instancias
competentes se inicia la elaboración de la tabla de valoración, donde se plasman los
tiempos de retención y disposición final de la documentación establecidos en las fichas, su
principal función es establecer la retención para la documentación que aún tiene valores y la
disposición final de las series, subseries o asuntos según los valores secundarios
establecidos para éstas. Para la valoración se contó con el concepto de un grupo
interdisciplinario de profesionales Abogado, Historiador, Restaurador, Archivista y
lógicamente los productores o dueños de la documentación.
La tabla de valoración, está ligada a una estructura y puede aplicarse a los documentos
producidos por una entidad en diversos momentos de su evolución, en el cual no se contaba
con instrumentos archivísticos definidos para su organización Esto es posible porque un
núcleo apreciable de las funciones (misionales y de apoyo) en una entidad, tienden a ser
permanentes, a diferencia de la estructura administrativa que cambia con frecuencia y las
funciones son trasladadas entre estas. Durante la existencia una entidad puede perder o
adquirir competencias y funciones, lo que se hará evidente cuando se estén clasificando los
documentos de un fondo.

35. 31
Para la presentación de la tabla de valoración documental ante el Consejo Distrital de
Archivos, esta debe remitirse con:
 Portada
 Introducción; donde se hace la descripción de la metodología utilizada
 Cuadro de evolución orgánico funcional de la entidad con:
o Normatividad de todos los periodos
o Organigramas
 Inventarios en su estado natural a nivel de unidad documental (carpeta, AZ, legajo,
paquete, etc)
 Cuadro de clasificación documental
 Fichas de valoración documental
 Tabla de valoración documental
 Acta (s) de Comité Interno de Archivo de aprobación de la tabla de valoración
documental.
La entidad enviará oficio al Consejo Distrital de Archivos solicitando la convalidación de la
TVD, para tal efecto la entidad enviará la tabla y todos sus soportes, una vez analizada la
TVD y sus soportes por la Secretaría Técnica del Consejo y de encontrarse en regla, se
procede a otorgar su aval técnico, que será comunicado al Consejo quien a su vez informará
mediante oficio a la entidad, informada la entidad ésta puede proceder a hacer su aplicación.
En caso de encontrase inconsistencias será informada la entidad para que proceda hacer
sus correcciones o ajustes y la presente nuevamente.
Fase 4: Intervención
Aplicación de Tabla de Valoración Documental
En esta última fase se hace la organización definitiva del FDA, para lo cual se aplican todos
los procesos técnicos a la documentación que de acuerdo con señalado en la disposición
final de la TVD, deba retenerse porque va a ser integrada al archivo central o transferirse a
un archivo histórico, mientras que para la que va a eliminarse no es necesario se aplique la
totalidad de los procesos. En este momento como ya se conoce con precisión cuál es la
documentación; en volumen y condiciones físicas, a la cual deba aplicarse procesos técnicos
completos, se requiere hacer un ajuste a la propuesta técnico-económica que se tenía
inicialmente, con el propósito de incluir los costos referentes a la totalidad de los materiales
de archivo que se van a requerir.
La aplicación de la TVD tiene como propósito darle cumplimiento a la disposición final
aprobada para el fondo documental de la entidad, esto quiere decir que una vez se haga su
total aplicación el FDA debe desaparecer, con los beneficios para la entidad de estar
cumpliendo con la Ley y de poder redireccionar los recursos que se venían invirtiendo en
este sentido. De la aplicación de la TVD la documentación del FDA será retenida,
seleccionada o eliminada.

36. 32
El procesamiento técnico de la documentación se inicia con la organización física y termina
con el reintegro a un archivo central, una transferencia secundaria a un archivo histórico,
esta documentación será producto de tareas que permitan poner a disposición de los
usuarios los expedientes ya organizados para su consulta.
La primera tarea previa a la aplicación de los procesos técnicos, es la identificación de la
documentación que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la
documentación que va a ser transferida a un archivo histórico, es necesario tener presente
que la documentación del FDA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partir
de los cuadros de evolución orgánico y funcional.
Ubicada físicamente la documentación; se procede a separar y trasladar al área dispuesta
para su organización, como se había anotado esta documentación debe ser sometida en lo
posible a un proceso de saneamiento y necesariamente a una limpieza, para facilitar su
manipulación con tranquilidad por el personal dispuesto para la aplicación de los procesos
técnicos.
Posteriormente identificada la documentación se procede a clasificarla de acuerdo al cuadro
de clasificación y tabla de valoración documental del periodo; procedemos a conformar las
series, subseries o asuntos señalados. La documentación de un FDA se interviene por
periodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos que
contamos con un inventario el cual se elaboró en su estado natural, este mismo inventario
puede ser utilizado (una copia) con correspondientes ajustes.
Organización de la documentación
Identificación
La primera tarea previa a la aplicación de los procesos técnicos, es la identificación de la
documentación que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la

37. 33
documentación que va a ser transferida a un archivo histórico, es necesario tener presente
que la documentación del FDA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partir
de los cuadros de evolución orgánico y funcional.
Ubicada físicamente la documentación; se procede a separar y trasladar al área dispuesta
para su organización, como se había anotado esta documentación debe ser sometida en lo
posible a un proceso de saneamiento y necesariamente a una limpieza, para facilitar su
manipulación con tranquilidad por el personal dispuesto para la aplicación de los procesos
técnicos.
Clasificación
Posteriormente identificada la documentación se procede a clasificarla de acuerdo al cuadro
de clasificación y tabla de valoración documental del periodo; procedemos a conformar las
series, subseries o asuntos señalados. La documentación de un FDA se interviene por
periodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos que
contamos con un inventario el cual se elaboró en su estado natural, este mismo inventario
puede ser utilizado (una copia) con correspondientes ajustes.
Ordenación
Dentro de cada serie, subserie o asunto se procede a unir cada uno de los tipos
documentales que las conforman, de acuerdo al orden natural o a partir del trámite que
dieron origen a los documentos, casi por regla general la ordenación se hará de manera
cronológica, dentro de la tarea de ordenación se debe observar la composición tipológica de
la documentación para no incluir en el expedientes tipos documentales que no corresponden
Para ciertas series o subseries documentales se utiliza otro criterio de ordenación como: de
manera numérica, o alfabética, esto igualmente debe quedar señalado dentro de los criterios
fijados para la organización de esta documentación consignados en la ficha de valoración
documental.
Depuración y limpieza
Una vez clasificada la documentación se inicia la labor de depuración, para esto se procede
a retirar las copias que encontremos, documentos sin firmar, formatos sin diligenciar, hojas
en blanco y todo aquel documentos catalogado como de apoyo que de acuerdo a la
definición del A.G.N: “Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de
funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma
institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las
oficinas”.3

38. 34
Para la limpieza retiramos todo material metálico y otra serie de materiales que no hacen
parte física de su soporte, de la misma manera se deben retirar algunos anexos y
documentos en tamaños y soportes diferentes al papel como planos, mapas, fotografías,
casetes, cintas, CD; cuando sean retirados estos documentos necesariamente se debe
utilizar un formato testigo que nos permita mantener la integralidad del expediente, en el cual
se hacen las anotaciones de la ubicación física del material retirado.
Foliación
Esta labor se considera demasiado dispendiosa y costosa para documentos que se van a
reintegrar a un archivo central o cuando van a ser transferidos a un archivo histórico, por eso
para ambos casos antes de iniciar la foliación de los expedientes se debe tener absoluta
certeza de contar con todos sus tipos documentales, aunque se considera una labor
mecánica requiere de toda la concentración y atención posible para evitar cometer errores
que resultan altamente costosos desde el punto de vista económico.
El objeto de la foliación básicamente es poder controlar el número de folios de un
expediente, lo cual nos permitirá a su vez controlar el préstamo de los mismos cuando van a
ser consultados, además nos asegura la conformación del expediente a partir de cómo se
van surtiendo los trámites que dan origen a los documentos; aplicación del “Principio de
Orden Original”.
La foliación por norma general se realiza con lápiz de mina negra y blanda tipo HB ó B, para
esto se colocarán el número en la parte superior derecha, de manera consecutiva y de forma
legible pero suave para no causarle daño al documento. Para los expedientes que contiene
soportes como casetes, videos, cintas, planos, mapas y otra serie de formatos, es necesario
emplear una hoja testigo donde se registrará en número de folio a donde pertenece y todos
los datos referentes a su ubicación física.

39. 35
Almacenamiento
Una vez se tenga la documentación foliada se procederá a su almacenamiento para esto
utilizando carpetas de tapa separada, sin embargo se debe considerar en esta parte si se
pueden reutilizar las carpetas en las cuales se encontraba la documentación inicialmente,
por otra parte también debe considerarse aspectos como el tiempo de retención para las
series, subseries o asuntos que estamos organizando; porque si se encuentra próximo a
cumplirse su tiempo de retención no se amerita se haga un inversión en insumos nuevos,
esto es para la documentación que debe integrarse a un archivo central.
Para la documentación que deba seleccionarse o de conservación permanente sus
condiciones de almacenamiento varían con relación al tipo de material y demás insumos
para su almacenamiento; para esto debemos observar los lineamientos establecidos por la
Dirección Archivo de Bogotá, para la documentación de eliminación fuera del inventario
(analítico y su debida identificación de unidades de almacenamiento) no requiere de insumos
de archivo, no hay necesidad de re-almacenar (encarpetar), en muchos casos se pueden
armar legajos, pero bien identificados.
Al almacenar la documentación tengamos en cuenta hacerlo utilizando una carpeta para
cada doscientos folios, si tenemos un expediente de 220 folios no se amerita utilizar una
nueva carpeta por cuestiones de costos. Las carpetas ya organizadas serán guardadas
preferiblemente en cajas de archivo de referencia X 200; una caja de esta referencia puede
almacenar un promedio de seis carpetas; cada una de 200 folios
Rotulación
La rotulación consiste en el registro de los datos que van a permitir la identificación,
ubicación y consulta de la información correspondiente a los expedientes que han sido
organizados; para este propósito la documentación del FDA se ha clasificado por series,
subseries o asuntos, igualmente esta documentación pertenece a unas áreas, secciones o
dependencias, y su ordenación dentro de las unidades de almacenamiento se ha realizado a
partir de fechas extremas, igualmente las carpetas tienen una determinada capacidad de
almacenamiento de folios. Toda esta información es la que aparecerá registrada en el rotulo
de cada una de las carpetas o unidades de almacenamiento.
La información registrada en el rotulo corresponde a: Nombre del FDA (institución),
dependencia, sección o área a la cual pertenece la documentación, nombre de la serie,
subserie o asunto, fechas extremas; el documento más antiguo y el más reciente de la
carpeta o unidad documental, el total de folios contenidos en la unidad de almacenamiento y
el número de la caja en la cual se encuentra almacenada la carpeta o unidad de
almacenamiento. Esta información la búsqueda, ubicación y consulta de la información.

40. 36
Inventario
Con la información consignada en los rótulos de las carpetas o unidades de almacenamiento
se elaboran los inventarios que sean necesarios, esto a partir de la disposición final
establecida en la TVR. Esto porque la documentación del FDA se ha dividido por periodos,
dentro de cada periodo se ha clasificado por series, subseries o asunto y estos son
agrupados en las dependencias a las cuales pertenecen.
De acuerdo a los periodos en que se ha clasificado el FDA se elaborará un inventario para
cada uno; esto para la documentación que deba retenerse porque será incorporada a un
archivo central, para la documentación que deba transferirse a un archivo histórico y para la
documentación que será eliminada.
El inventario es un instrumento de descripción de la documentación, que además va a
facilitar el control sobre las existencias en un archivo, igualmente facilita la búsqueda,
consulta y préstamo de la documentación, por eso el inventario requiere ser lo más veras,
claro, preciso, completo, elaborado como se señaló en un formato estándar y de uso común
para las entidades. Si durante el levantamiento del inventario de toda la documentación del
FDA en su estado natural se hizo de manera puntualmente y rigurosa; éste servirá para la
conformación del nuevo.
Elaboración de la Guía a cargo de:
___________________________________
CESAR AUGUSTO RUSSI

41. 37
Anexo 1
I A.C.E T.P N.P O.A.G EA aaaa mm dd
CÓDIGO: 2215100
dd mm aaaa dd mm aaaa Caja Carpeta Tomo Otro A M B N B D MA G R
328
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PARAFONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
Diagnósticos y prpuestas
técnicas; 2002 - 2006
46 0 0 0 508 (-) X 402.46.0.0.0 X X
329
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
Canal Capital 46 1 0 0 182 (1-182) X 402.46.1.0.0 X X
330
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
JARDÍN BOTÁNICO JOSÉ
CELESTINO MUTIS; FONDO
ACUMULADO;
46 2 0 0 112 (1-112) X 402.46.2.0.0 X X
331
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
Propuestas para intervención de
Fondos Documentales
Acumulados en Entidades
Distritales
46 3 0 0 86 (1-86) X 402.46.3.0.0 X X
332
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
DIAGNOSTICOS DE FONDOS
ACUMULADOS SECRETARIA X
46 4 0 0 88 (1-88) X 402.46.4.0.0 X X
333
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
DIAGNÓSTICOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PARA FONDOS EN LAS
ENTIDADES DISTRITALES
Secretaría Distrital de Hacienda;
Fondo Documental Acumulado
46 5 0 0 40 (1-40) X 402.46.5.0.0 X X
335 INFORMES
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
CONTRATOS 2004 47 0 0 0 541 (-) X 402.47.0.0.0 X X
336 INFORMES
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
Patricia Pecha Quimbay -1-01-
269-2004; Liquidación;
47 1 0 0 186 (1-186) X 402.47.1.0.0 X X
337 INFORMES
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
Rosa Margarita Cala Rueda; 1-01-
148-2004;
47 2 0 0 184 (1-184) X 402.47.2.0.0 X X
339 INFORMES
INFORMES DE
SEGUIMIENTO A
CONTRATOS
Fabiola Rivera Uribe -1-01-386-
2004; Liquidación;
47 4 0 0 171 (1-171) X 402.47.4.0.0 X X
CONVENCIONES:
AG Archivo de Gestión
AC Archivo Central - Diligenciar para transferencia I N.P B G General
A.C.E O.A.G D R Reservad
A Alta M Media T.P E.A MA
B Baja N Ninguna
Transferencias Primarias Entrega de Archivo (fusión, supresión, creación dependencias) MATERIAL AGREGADO
Inventario Inicial Entrega de archivo por novedad de personal BIOLOGICO
FRECUENCIA DE CONSULTA Apertura Conformación Expedientes Organización Archivos de Gestión DESGARROS
Lugar y Fecha Lugar y Fecha Lugar y Fecha
OBJETO DEL INVENTARIO: INDICADORES DE DETERIORO SEGURIDAD
Cargo Cargo Cargo
Firma Firma Firma
16/12/2004 16/05/2005
Elaborado Por Entregado Por Recibido Por
18/05/2004 17/05/2005
19/04/2004 19/05/2005
07/10/2004 19/05/2005
31/10/2002 27/08/2003
04/03/2003 22/12/2004
01/11/2003 11/06/2004
27/12/2005 01/11/2006
05/10/2006 05/10/2006
31/10/2002 01/11/2006
NOTASNo. Folios SOPORTE
FRECUENCIA DE
CONSULTA SIGNATURA
TOPOGRÁFICA (AC)
INDICADORES
DE DETERIORO
SEGURI
DAD
NÚMERO
DE
ORDEN
CÓDIGO
SERIE,
SUBSERIE
NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO DESCRIPCIÓN
FECHAS EXTREMAS
Inicial Final
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ
OFICINAPRODUCTORA: DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE: SECRETARÍAGENERAL DE LAALCALDÍAMAYOR DE BOGOTÁ OBJETO DEL INVENTARIO (X) ARCHIVO CENTRAL - REGISTRO DE ENTRADA
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARÍAGENERAL DE LAALCALDÍAMAYOR DE BOGOTÁ No. Transferencia