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ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS G2
TRABAJO 1. EJERCICIO PRÁCTICO.

CONSULTOR: MILENA BOTERO VILLAFAÑE
INFORME FINAL 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
CALI, AGOSTO DE 2013
ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS G2
TRABAJO 1. EJERCICIO PRÁCTICO.

CONSULTOR: MILENA BOTERO VILLAFAÑE
INFORME FINAL 1

DOCENTE
MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
CALI, AGOSTO DE 2013
INTRODUCCIÓN

Este informe describe el proceso de gestión documental el cual fue establecido por
el archivo general de la nación, con el fin de conocer el manejo de Archivos,
Correspondencias y Documentostales como: producción, distribución, recepción,
trámite, consulta, organización, conservación y disposición final de los documentos
de archivo rescatando la importancia de los objetivos y la importancia de la gestión
documental aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente para conocer el
manejo de losdocumentos y correspondencias, unificando dichos criterios,
definiendo las pautas para la elaboración, presentación y manejo de la
documentación convirtiéndose en una herramienta que le permita continuar el
proceso de normalización documental del SIGED.

Rigiéndose por las indicaciones del Archivo General de Nación el cual se rigüe por
las normas que estas establecidas, para la utilización en cartas, memorandos,
comunicaciones internas y circulares se preparan con base a las normas técnicas
del ICONTEC ajustándose a los requerimientos de la Universidad, con el propósito
de contribuir al mejoramiento de su gestión y respondiendo a sus necesidades y
objetivos actuales; a parte de contribuir en la proyección de una imagen
corporativa unificada que le permite la consolidación y el posicionamiento de la
institución.

Ya con los conceptos bien estructurados y fundamentados se podría afirmar que
alcanzaremos un nivel profesional más avanzado con el cual nos
desempeñaremos con satisfacción en las Unidades de Información y los archivos.
1) Entidad Privada

Nombre de la identidad,
Universidad Autónoma de Occidente

Dirección,
Campus Valle del Lili. Calle 25 No. 115 – 85 KM 2 vía Cali – Jamundí
A.A. 2790 Y 3119. PBX: (57 – 2)

Nombre de la persona que le ofrece la información
Maira Isabel Vallejo Payan

Y teléfono,
318 8000 Ext.: 11206
OBJETIVOS
Este informe de Gestión tiene como propósito informar sobre las actividades
realizadas en la ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN de la
UNIVERSIDADAUTÓNOMA de OCCIDENTE mostrar los resultados obtenidos y
las debilidades encontradas.

OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Destacar la importancia que tiene todos los documentos de archivos dentro
de cualquier institución pública o privada.
Estandarizar la utilización de materiales ecológicos y equipos viables de
alta tecnología.
Simplificar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Vigilar el uso y circulación de los documentos.
Prevenir la creación de documentos innecesarios y/o la duplicidad en
presencia de versiones caducadas.
Abreviar los procedimientos.
Estructurar, separar, describir y ordenar los documentos para una
adecuada explotación al servicio de la gestión en la toma de decisiones.
Afirmar la disponibilidad en los documentos esenciales en situaciones de
crisis o emergencia.
Acceder fácilmente a la recuperación de información de una forma mucho
más rápida, efectiva y confiable.
Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de una organización
como verdaderas unidades de información viable y útil no solo para
utilizarlas en la administración sino también para la cultura.
FORTALEZAS
Se realizan actividades sobre la documentación que reposa en los Archivos de
Gestión de cada una de las Áreas y demás información contenida en los Fondos
Documentales Acumulados del Archivo está organizada por :
Clasificación Documental:

Identificación de Unidades administrativas y funcionales.
Aplicación de tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
Conformación de series y subseries documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o
Valoración y de los documentos de apoyo.

Esta organizada porOrdenación Documental:
Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos
documentales.
Conformación y apertura de expedientes.
Organización de series documentales de acuerdo con los pasos
metodológicos.
Foliación.
Está organizada porDescripción Documental:
Análisis de información y extracción de contenidos.
Diseño de instrumentos de recuperación como Guías,
Inventarios, Catálogos e Índices.
Actualización permanente de instrumentos.

Etapas o fases del ciclo vital de los documentos:

Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo,
con miras a su conservación temporal, permanente, o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Conservación Total.
Eliminación.
Selección.
Microfilmación ó Digitalización.

GESTIÓN DOCUMENTAL
La Gestión documental se podría definir como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la
documentación recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final
facilitándonos su utilización y su conservación.
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Nos permite de una forma detalla las operaciones al interior de una entidad o
institución, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos.
Programa de gestión documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la
entidad visitada y en que consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción,
Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de
documentos).
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

CONSULTA DOCUMENTAL
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen.

CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
DISPOSICIÓN FINAL
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

TRÁMITE DOCUMENTAL
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa.

DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
RECEPCIÓN Y DESPACHO

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Los procesos del programa de Gestión Documental que se desarrollan en la
entidad visitada en el Archivo Central son: (Organización, Consulta, Conservación y
disposición final de los documentos).
ORGANIZACIÓN
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley
594 de 2000.
CONSULTA
Se realiza mediante la asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo
AGN 060 de 2001, tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente, nombre o código de la Dependencia, Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y tiempo de respuesta.
Ficha de registro para acceder a la consulta del archivo SIGED – Universidad
Autónoma de Occidente.

DISPOSICIÓN FINAL
Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con miras
a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.
CONSERVACIÓN
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del
Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
Diagnóstico Integral.
Sensibilización y toma de conciencia.
Prevención y atención de desastre.
Inspección y mantenimiento de instalaciones.

ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CÓDIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION
ARCHIVO DE
GESTIÓN

DISPOSICION
FINAL

ARCHIVO
CENTRAL
C
T

CSI-2.8 – 001
CSI-2.8 – 001 – 047
CSI-2.8 – 001 – 048
CSI-2.8 – 001 – 032

ACTAS
Actas del Comité Central De CSI
Acta de Entrega de Puesto
Actas de Trabajo

CSI-2.8 – 002
CSI – 2.8 –- 002-01
CSI – 2.8 –- 002-76
CSI – 2.8 –- 002-77
CSI – 2.8 –- 002-78
CSI – 2.8 –- 002-79

INFORMES
Informes de Gestión
Informe Mensual de Movimiento de Biblioteca
Informe Diarios de Estadística General de Biblioteca
Informe de Estadística Diaria de Ingreso de Usuarios por Hora
Informe Semestral de Evaluación de Colecciones
-comunicado de entrega
Informe de Inventario Anual
Informe de Visita de Pares
Informe de Inversiones
Informe de Recursos y Servicios Telemáticos.
Informe de Boletín de Publicaciones.
Informe de Actividades de Personal de Biblioteca

CSI
CSI
CSI
CSI
CSI
CSI

–
–
–
–
–
–

2.8 –2.8 –2.8 –2.8 –2.8 –2.8 –-

002-80
002-81
002-82
002-83
002-84
002-85

CSI-2.8 – 012
CSI – 2.8 – 012-01
CSI – 2.8 – 012-02

CIRCULARES
Informativas
Normativas

2 años
3 años
2 años

1 año
2 años
1 año

X

3
3
3
3
2

2
2
2
2
2

años
años
años
años
años

X

3 años
1 año
3 años
1 año
1 año
1 año

2 años
1 año
2 años
1 año
1 año
1 año

X
X

1 año
1 año

1 año
2 años

años
años
años
años
años

X

E

M

PROCEDIMIENTO

S

X
X

X
X
X

X
X
X
X

Se eliminan por que reposan en el
conglomerado del Informe de
Gestión.

Se elimina porque se actualiza
continuamente.

X

 Se han implementado en forma adecuada y se ha venido apoyando a los
funcionarios, para su comprensión y utilización en cada una de las
dependencias procurando así la no aglomeración de documentos en las
oficinas.
Las tablas de Retención Documental:
Es un Formato único emitido por el Archivo General de la Nación por medio del
cual se listan, clasifican y codifican todos los documentos generados por los
funcionarios de la organización en cumplimiento de sus funciones,
para
establecer cuanto tiempo se deben archivar y una vez vencidos esos tiempos si se
eliminan, conservan totalmente o si se selecciona un porcentaje de los mismos.
CUALIDADES Y PARTICULARIDADES TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

USO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
RESULTADO FINAL

Normalización de los procesos de documentosy archivo.
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
Una verdadera maduración y aplicación de las tablas de retención y
valoración documental se han aplicado de manera efectiva en la
implementación.
En esta unidad documental se demuestra que hay criterios archivísticos y
es así como se da un mejor cumplimiento a las normas que dicta el Archivo
General de la Nación(AGN).
El archivo de Gestión de la Universidad Autónoma de Occidente (SIGED)
demuestra un avance significativo en el manejo de herramientas jurídicas y
tecnológicas.
INFORME JUNTA DIRECTIVA

Actuando en representación de MBV CONSULTORES S.A.S identificado con NIT
890.345.451-3 y verificando cada uno de los procesos descritos anteriormente,
utilizando como medios de verificación las entrevistas efectuadas a los
funcionarios que intervienen en el proceso y a la observación directa aplicada a
cada uno de los procesos de gestión documental, manifestamos lo siguiente:

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Como se describió ya anteriormente en la visita realizada a la Universidad
Autónoma de Occidente con la señora Maira Isabel Vallejo Payan, se detectó que
aún no se aplica adecuadamente el procedimiento de operación y
verificación,teniendo en cuenta los controles que tiene la institución para efectuar
una recepción eficaz, lo anterior se detalla:
1. No se realiza la debidaverificaciónen la recepción de documentos y no se
verificanque estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean
competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el
propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
En este proceso tampoco se realizan las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (legalidad).
Lo anterior se fundamenta en las novedades encontradas en el libro Radicador de
correspondencia recibida, control de recepción de facturas en confrontación con
los documentos físicos auditados o verificados el diaLunes 12 de Agosto de 2013
a las 5:30 PM
Radicación de documentos
no se encontró la asignación de un número consecutivo en los documentos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la hora y fecha de envío o recibo.
No se evidencio el rotulo impresión de la radicación.
No todos los registros impresos de planillas de radicación y control se
hallaron radicados.
Distribución de documentos
En esta actividad se debe garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
Se detectó que la distribución se relaciona con el flujo de los documentos al
interior y al exterior de la entidadvisitada, sin interesar el medio de
distribución de los documentos, pero el mecanismo de control y verificación
de recepción y envío de los mismos no cumplen con este proceso.
Distribución de documentos externos
Al realizar laidentificación en las respectivas dependencias destinatarias de
acuerdo a la competencia, al revisar la clasificación de las comunicaciones, la
organización de documentos en buzones o casilleros, el enruta miento de
documentos a dependencia competente, la reasignación de documentos están mal
direccionados y el registro de control de entrega de documentos recibidos.
Correspondencia Interna: Se elaboran las cartas, circular y memorandos
de acuerdo a lo establecido en este procedimiento y no se radican y se
envía por mensajería interna y muchas veces no se sabe quien recibió o
envió dicha correspondendencia; las cartas internas que se radican son
aquellas que ameriten quedar guardadas en la hoja de vida de los
empleados de la Universidad y las que no quedan sin archivar y sin radicar
quedando mucha documentación a la deriva.
Consecutivo de correspondencia: Se detectó que no está organizada
por orden numérico para facilitar su consulta esta organiza con una copia de
la correspondencia despachada.
PROPUESTA DE SOLUCION

Recepción de los documentos
Se debe contar con un personal que esté dispuesto a seguir la normatividad
al pie de la letra ya que el procedimiento existe pero la persona encargada
no lo cumple a dicha cabalidad que dando los documentos sin previa
revisión y anotación dicha documentación.
las actividades aquí descriptas como por ejemplo: Identificación de medios
de recepción, Recibo de documentos oficiales, Verificación y confrontación
de folios, copias, anexos, firmas y Constancia de recibo (legalidad). No
están siendo constantemente revisadas, organizadas y actualizadas por
ende se necesita un profesional en el campo de Ciencias de la Información
y la Documentación Bibliotecología y Archivística que realice dichas
funciones en el archivo SIGED.
Al radicar los documentos debe haber verificación de dicho procedimiento
apoyándose en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001.
El procedimiento físico como el rotulo impreso de la radicación y el registro
impreso de las planillas debe ser de carácter obligatorio de la persona
encargada ya que esto es reglamentado por la ley debe cumplirse a
cabalidad.
Se evidencio mucho represamiento de documentos en dicha área inclusive
de días y no se garantiza a las dependencias que los documentos lleguen a
su destinatario el mismo día por tal motivo se deben distribuir las cargas
laborales y apoyarse en un practicante (monitor) el cual colabore en
determinadas horas y así la persona encargada de la distribución de la
documentación no tenga mucha carga laboral.
la reasignación de documentos debe hacerse de una forma clara y oportuna
cada vez que alguna dependencia envié o reciba correspondencia deben
ser muy claro a la hora de mandar la información, revisando la clasificación,
buzones y casilleros apoyados de la secretaria de cada dependencia ella
debe ser la persona que revise los documentos y firmando en control de
reparto de la correspondencia.
Toda correspondencia Interna debe ser archivada por rango de años así no
se entorpece la labor del SIGED a la hora de la depuración del Archivo y
que no sea tarea solo de la recepcionista si no que cada secretaria de su
respectiva dependencia archive la correspondencia por orden cronológico.
La correspondencia debería ir por orden consecutivo así se sabe a qué
rango consecutivo, fecha y hora llegaron dichos documentos.

Las Soluciones descritas anteriormente, las emitimos a manera de
recomendación, dejando en claro que son necesarias para el cumplimiento
reglamentario del AGN. Es potestad de la administración su implementación
inmediata.

Cordialmente

MILENA BOTERO VILLAFAÑE
REPRESENTANTE CONSULTING
MBV CONSULTORES S.A.S.
CONCLUSIONES

El desafío de la gestión documental es buscar soluciones muy adecuadas
que funcionen y nuevas tecnologíaspara con ello garantizar su originalidad
e integridad.
También debe tener en cuenta que un buen sistema de administración de
documentos permite almacenar y recuperar información, esto es vital para
la permanencia de cualquier organización y/o instituciones sin importar su
tamaño.
La gestión documental nos aporta grandes ventajas como: ahorro de
tiempo, recepción y organización debidamente de los documentos ya que
es una tarea clave que nos permite ahorrar mucho tiempo y dinero al
buscar un documento o información, también nos permite conservar los
documentos teniendo como base la normatividad de la ley General de
Archivos.
Como medio la gestión documental nos provee información y como activo
proveen mucha documentación.
Si se llegan a utilizar sistemas automatizados para archivar la información,
éstos nos ayudan a lalocalización del documento de una forma más rápida
desde cualquier lugar ya sea en la organización o fuera de ella.
BIBLIOGRAFIA
Información sustraída del “SIGED” Universidad Autónoma de Occidente, Cali vía
Jamundí.
Acuerdo. 027-2006
MEJÍA Myriam, CAÑÓN Jeannette, BARRERA Amanda, MELO C. Alexander,
PARADA A. Hernán O. y TRIANA T. Jorge W. guía para la implementación de un
Programa de Gestión Documental. Bogotá D.C. Archivo General de la Nación.
2005. 61 p

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Trabajo 1 organizacion y descripcion archivos

  • 1. ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS G2 TRABAJO 1. EJERCICIO PRÁCTICO. CONSULTOR: MILENA BOTERO VILLAFAÑE INFORME FINAL 1 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA CALI, AGOSTO DE 2013
  • 2. ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION DE ARCHIVOS G2 TRABAJO 1. EJERCICIO PRÁCTICO. CONSULTOR: MILENA BOTERO VILLAFAÑE INFORME FINAL 1 DOCENTE MARIA PATRICIA ARCILA ALVAREZ UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA CALI, AGOSTO DE 2013
  • 3. INTRODUCCIÓN Este informe describe el proceso de gestión documental el cual fue establecido por el archivo general de la nación, con el fin de conocer el manejo de Archivos, Correspondencias y Documentostales como: producción, distribución, recepción, trámite, consulta, organización, conservación y disposición final de los documentos de archivo rescatando la importancia de los objetivos y la importancia de la gestión documental aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente para conocer el manejo de losdocumentos y correspondencias, unificando dichos criterios, definiendo las pautas para la elaboración, presentación y manejo de la documentación convirtiéndose en una herramienta que le permita continuar el proceso de normalización documental del SIGED. Rigiéndose por las indicaciones del Archivo General de Nación el cual se rigüe por las normas que estas establecidas, para la utilización en cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares se preparan con base a las normas técnicas del ICONTEC ajustándose a los requerimientos de la Universidad, con el propósito de contribuir al mejoramiento de su gestión y respondiendo a sus necesidades y objetivos actuales; a parte de contribuir en la proyección de una imagen corporativa unificada que le permite la consolidación y el posicionamiento de la institución. Ya con los conceptos bien estructurados y fundamentados se podría afirmar que alcanzaremos un nivel profesional más avanzado con el cual nos desempeñaremos con satisfacción en las Unidades de Información y los archivos.
  • 4. 1) Entidad Privada Nombre de la identidad, Universidad Autónoma de Occidente Dirección, Campus Valle del Lili. Calle 25 No. 115 – 85 KM 2 vía Cali – Jamundí A.A. 2790 Y 3119. PBX: (57 – 2) Nombre de la persona que le ofrece la información Maira Isabel Vallejo Payan Y teléfono, 318 8000 Ext.: 11206
  • 5. OBJETIVOS Este informe de Gestión tiene como propósito informar sobre las actividades realizadas en la ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN de la UNIVERSIDADAUTÓNOMA de OCCIDENTE mostrar los resultados obtenidos y las debilidades encontradas. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Destacar la importancia que tiene todos los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada. Estandarizar la utilización de materiales ecológicos y equipos viables de alta tecnología. Simplificar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Vigilar el uso y circulación de los documentos. Prevenir la creación de documentos innecesarios y/o la duplicidad en presencia de versiones caducadas. Abreviar los procedimientos. Estructurar, separar, describir y ordenar los documentos para una adecuada explotación al servicio de la gestión en la toma de decisiones. Afirmar la disponibilidad en los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia. Acceder fácilmente a la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y confiable. Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de una organización como verdaderas unidades de información viable y útil no solo para utilizarlas en la administración sino también para la cultura.
  • 6. FORTALEZAS Se realizan actividades sobre la documentación que reposa en los Archivos de Gestión de cada una de las Áreas y demás información contenida en los Fondos Documentales Acumulados del Archivo está organizada por : Clasificación Documental: Identificación de Unidades administrativas y funcionales. Aplicación de tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o Valoración y de los documentos de apoyo. Esta organizada porOrdenación Documental: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación.
  • 7. Está organizada porDescripción Documental: Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos. Etapas o fases del ciclo vital de los documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. Conservación Total. Eliminación. Selección.
  • 8. Microfilmación ó Digitalización. GESTIÓN DOCUMENTAL La Gestión documental se podría definir como el conjunto de actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la documentación recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final facilitándonos su utilización y su conservación. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Nos permite de una forma detalla las operaciones al interior de una entidad o institución, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Programa de gestión documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en que consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de documentos).
  • 9. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. CONSULTA DOCUMENTAL Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
  • 10. DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. TRÁMITE DOCUMENTAL Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
  • 11. RECEPCIÓN Y DESPACHO PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Los procesos del programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central son: (Organización, Consulta, Conservación y disposición final de los documentos).
  • 12. ORGANIZACIÓN En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000. CONSULTA Se realiza mediante la asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente, nombre o código de la Dependencia, Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y tiempo de respuesta. Ficha de registro para acceder a la consulta del archivo SIGED – Universidad Autónoma de Occidente. DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
  • 13. CONSERVACIÓN En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Diagnóstico Integral. Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastre. Inspección y mantenimiento de instalaciones. ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO DE GESTIÓN DISPOSICION FINAL ARCHIVO CENTRAL C T CSI-2.8 – 001 CSI-2.8 – 001 – 047 CSI-2.8 – 001 – 048 CSI-2.8 – 001 – 032 ACTAS Actas del Comité Central De CSI Acta de Entrega de Puesto Actas de Trabajo CSI-2.8 – 002 CSI – 2.8 –- 002-01 CSI – 2.8 –- 002-76 CSI – 2.8 –- 002-77 CSI – 2.8 –- 002-78 CSI – 2.8 –- 002-79 INFORMES Informes de Gestión Informe Mensual de Movimiento de Biblioteca Informe Diarios de Estadística General de Biblioteca Informe de Estadística Diaria de Ingreso de Usuarios por Hora Informe Semestral de Evaluación de Colecciones -comunicado de entrega Informe de Inventario Anual Informe de Visita de Pares Informe de Inversiones Informe de Recursos y Servicios Telemáticos. Informe de Boletín de Publicaciones. Informe de Actividades de Personal de Biblioteca CSI CSI CSI CSI CSI CSI – – – – – – 2.8 –2.8 –2.8 –2.8 –2.8 –2.8 –- 002-80 002-81 002-82 002-83 002-84 002-85 CSI-2.8 – 012 CSI – 2.8 – 012-01 CSI – 2.8 – 012-02 CIRCULARES Informativas Normativas 2 años 3 años 2 años 1 año 2 años 1 año X 3 3 3 3 2 2 2 2 2 2 años años años años años X 3 años 1 año 3 años 1 año 1 año 1 año 2 años 1 año 2 años 1 año 1 año 1 año X X 1 año 1 año 1 año 2 años años años años años años X E M PROCEDIMIENTO S X X X X X X X X X Se eliminan por que reposan en el conglomerado del Informe de Gestión. Se elimina porque se actualiza continuamente. X  Se han implementado en forma adecuada y se ha venido apoyando a los funcionarios, para su comprensión y utilización en cada una de las dependencias procurando así la no aglomeración de documentos en las oficinas. Las tablas de Retención Documental: Es un Formato único emitido por el Archivo General de la Nación por medio del cual se listan, clasifican y codifican todos los documentos generados por los funcionarios de la organización en cumplimiento de sus funciones, para establecer cuanto tiempo se deben archivar y una vez vencidos esos tiempos si se eliminan, conservan totalmente o si se selecciona un porcentaje de los mismos.
  • 14. CUALIDADES Y PARTICULARIDADES TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL USO DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
  • 15. RESULTADO FINAL Normalización de los procesos de documentosy archivo. Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Una verdadera maduración y aplicación de las tablas de retención y valoración documental se han aplicado de manera efectiva en la implementación. En esta unidad documental se demuestra que hay criterios archivísticos y es así como se da un mejor cumplimiento a las normas que dicta el Archivo General de la Nación(AGN). El archivo de Gestión de la Universidad Autónoma de Occidente (SIGED) demuestra un avance significativo en el manejo de herramientas jurídicas y tecnológicas.
  • 16. INFORME JUNTA DIRECTIVA Actuando en representación de MBV CONSULTORES S.A.S identificado con NIT 890.345.451-3 y verificando cada uno de los procesos descritos anteriormente, utilizando como medios de verificación las entrevistas efectuadas a los funcionarios que intervienen en el proceso y a la observación directa aplicada a cada uno de los procesos de gestión documental, manifestamos lo siguiente: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Como se describió ya anteriormente en la visita realizada a la Universidad Autónoma de Occidente con la señora Maira Isabel Vallejo Payan, se detectó que aún no se aplica adecuadamente el procedimiento de operación y verificación,teniendo en cuenta los controles que tiene la institución para efectuar una recepción eficaz, lo anterior se detalla: 1. No se realiza la debidaverificaciónen la recepción de documentos y no se verificanque estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso tampoco se realizan las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (legalidad). Lo anterior se fundamenta en las novedades encontradas en el libro Radicador de correspondencia recibida, control de recepción de facturas en confrontación con los documentos físicos auditados o verificados el diaLunes 12 de Agosto de 2013 a las 5:30 PM
  • 17.
  • 18. Radicación de documentos no se encontró la asignación de un número consecutivo en los documentos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la hora y fecha de envío o recibo. No se evidencio el rotulo impresión de la radicación. No todos los registros impresos de planillas de radicación y control se hallaron radicados. Distribución de documentos En esta actividad se debe garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Se detectó que la distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidadvisitada, sin interesar el medio de distribución de los documentos, pero el mecanismo de control y verificación de recepción y envío de los mismos no cumplen con este proceso. Distribución de documentos externos Al realizar laidentificación en las respectivas dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia, al revisar la clasificación de las comunicaciones, la organización de documentos en buzones o casilleros, el enruta miento de documentos a dependencia competente, la reasignación de documentos están mal direccionados y el registro de control de entrega de documentos recibidos.
  • 19. Correspondencia Interna: Se elaboran las cartas, circular y memorandos de acuerdo a lo establecido en este procedimiento y no se radican y se envía por mensajería interna y muchas veces no se sabe quien recibió o envió dicha correspondendencia; las cartas internas que se radican son aquellas que ameriten quedar guardadas en la hoja de vida de los empleados de la Universidad y las que no quedan sin archivar y sin radicar quedando mucha documentación a la deriva. Consecutivo de correspondencia: Se detectó que no está organizada por orden numérico para facilitar su consulta esta organiza con una copia de la correspondencia despachada. PROPUESTA DE SOLUCION Recepción de los documentos Se debe contar con un personal que esté dispuesto a seguir la normatividad al pie de la letra ya que el procedimiento existe pero la persona encargada no lo cumple a dicha cabalidad que dando los documentos sin previa revisión y anotación dicha documentación. las actividades aquí descriptas como por ejemplo: Identificación de medios de recepción, Recibo de documentos oficiales, Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas y Constancia de recibo (legalidad). No están siendo constantemente revisadas, organizadas y actualizadas por ende se necesita un profesional en el campo de Ciencias de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística que realice dichas funciones en el archivo SIGED. Al radicar los documentos debe haber verificación de dicho procedimiento apoyándose en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001. El procedimiento físico como el rotulo impreso de la radicación y el registro impreso de las planillas debe ser de carácter obligatorio de la persona encargada ya que esto es reglamentado por la ley debe cumplirse a cabalidad. Se evidencio mucho represamiento de documentos en dicha área inclusive de días y no se garantiza a las dependencias que los documentos lleguen a su destinatario el mismo día por tal motivo se deben distribuir las cargas
  • 20. laborales y apoyarse en un practicante (monitor) el cual colabore en determinadas horas y así la persona encargada de la distribución de la documentación no tenga mucha carga laboral. la reasignación de documentos debe hacerse de una forma clara y oportuna cada vez que alguna dependencia envié o reciba correspondencia deben ser muy claro a la hora de mandar la información, revisando la clasificación, buzones y casilleros apoyados de la secretaria de cada dependencia ella debe ser la persona que revise los documentos y firmando en control de reparto de la correspondencia. Toda correspondencia Interna debe ser archivada por rango de años así no se entorpece la labor del SIGED a la hora de la depuración del Archivo y que no sea tarea solo de la recepcionista si no que cada secretaria de su respectiva dependencia archive la correspondencia por orden cronológico. La correspondencia debería ir por orden consecutivo así se sabe a qué rango consecutivo, fecha y hora llegaron dichos documentos. Las Soluciones descritas anteriormente, las emitimos a manera de recomendación, dejando en claro que son necesarias para el cumplimiento reglamentario del AGN. Es potestad de la administración su implementación inmediata. Cordialmente MILENA BOTERO VILLAFAÑE REPRESENTANTE CONSULTING MBV CONSULTORES S.A.S.
  • 21. CONCLUSIONES El desafío de la gestión documental es buscar soluciones muy adecuadas que funcionen y nuevas tecnologíaspara con ello garantizar su originalidad e integridad. También debe tener en cuenta que un buen sistema de administración de documentos permite almacenar y recuperar información, esto es vital para la permanencia de cualquier organización y/o instituciones sin importar su tamaño. La gestión documental nos aporta grandes ventajas como: ahorro de tiempo, recepción y organización debidamente de los documentos ya que es una tarea clave que nos permite ahorrar mucho tiempo y dinero al buscar un documento o información, también nos permite conservar los documentos teniendo como base la normatividad de la ley General de Archivos. Como medio la gestión documental nos provee información y como activo proveen mucha documentación. Si se llegan a utilizar sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a lalocalización del documento de una forma más rápida desde cualquier lugar ya sea en la organización o fuera de ella.
  • 22. BIBLIOGRAFIA Información sustraída del “SIGED” Universidad Autónoma de Occidente, Cali vía Jamundí. Acuerdo. 027-2006 MEJÍA Myriam, CAÑÓN Jeannette, BARRERA Amanda, MELO C. Alexander, PARADA A. Hernán O. y TRIANA T. Jorge W. guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Bogotá D.C. Archivo General de la Nación. 2005. 61 p