Archivo general de la nacion

1. ARCHIVO GENERAL DE LA
NACION
(AGN)

2. El Archivo General de la Nación -AGN, es una entidad del orden nacional adscrita
al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema
Nacional de Archivos -SNA, de regir la política archivística en nuestro País y de
custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva.
Misión
El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado es un establecimiento
público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política
Archivística, coordinar del Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de
Archivos, y garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los
derechos de los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el
mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a través
de una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones.
Visión
En el 2019 El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado habrá logrado
ampliar la disponibilidad y acceso de los ciudadanos y entidades del Estado a los
archivos públicos y patrimoniales de la nación, asegurando el cumplimiento de las
políticas gubernamentales en el ámbito de archivos articulado al uso eficaz de
medios tecnológicos y contribuyendo a los fines esenciales del Estado, a partir del
uso masivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

3. OBJETIVOS
Objetivo 1
Velar por la preservación del patrimonio documental de la Nación y Facilitar el
acceso a dicho patrimonio por parte de la ciudadanía en general.
Objetivo 2
Coordinar las instituciones archivísticas que integran el Sistema Nacional de
Archivos para que sean factores de desarrollo Cultural y material del país, en
armonía con el Plan Nacional de Económico y Social adoptado por el Estado, así
como también promover el establecimiento de adecuados servicios de referencia
archivística de las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos.
Objetivo 3
Promover y desarrollar acciones para establecer una cultura integradora de la
archivística, la gestión documental y la gestión de la información a fin de contar
con información útil y oportuna para la toma de decisiones y gestión eficiente de la
administración.
Objetivo 4
Asegurar el funcionamiento articulado del Sistema Nacional de Archivos.

4. Objetivo 5
Promover y desarrollar acciones que contribuyan a afianzar la identidad nacional.
Objetivo 6
Custodiar, conservar, recuperar y difundir el patrimonio documental de la nación.
Objetivo 7
Diseñar y vigilar la implantación del programa de gestión documental articulado
con los sistemas de información en la Administración Pública.

5. FUNCIONES
 Cada entidad pública ha sido creada para el desarrollo de una función
específica, en el caso del Archivo General de la Nación sus funciones están
determinadas por medio de la Ley 80 de diciembre 22 de 1989, la cual
ordena su creación y establece como funciones las siguientes:
 Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de
planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar
el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.
 Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la
Junta Directiva.
 Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que
integre el Archivo de la Nación así como el que se le confíe en custodia.
 Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,
acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos,
sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan
parte del Sistema Nacional de Archivos.
 Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden
nacional, departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de
la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, así
como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia
cultural o histórica.
 Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones
educativas, culturales, de investigación y con archivos extranjeros.

6. Procesos de la Gestión Documental
Se encuentran establecidos en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, están
incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y
administración, se fundamentan especialmente en los principios orientadores de
eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística,
interoperabilidad, neutralidad tecnológica, orientación al ciudadano, entre otros, se
caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea y requieren
ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad
y contexto.
Planeación
Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y
valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto
administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de
formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su
registro en el sistema de gestión documental.
Producción
Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el
trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.

7. Gestión y trámite
Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones,
la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta
de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento
hasta la resolución de los asuntos.
Organización
Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el
sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,
ordenarlo y describirlo adecuadamente.
Transferencia
Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir
los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la
validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o
conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y
los metadatos descriptivos.
Disposición de documentos
Disposición de documentos. Selección de los documentos en cualquier etapa del
archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de
acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas
de valoración documental.

8. Preservación a largo plazo
Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
Valoración
Valoración. Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de
los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o
definitiva).

9. CIBERGRAFIA
http://www.archivogeneral.gov.co/