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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOS
CÓDIGO: FO-DOC-81
VERSIÓN: 01 PÁGINA: 1 de 10
PROCESO DOCENCIA FECHA: 03/03/2014
GUIA DE CLASE VIGENCIA: 2014
FÓRMULAS Y FUNCIONES
Objetivo: Reconocer el uso y aplicación de las formulas y tipos de funciones que tiene la
herramienta Excel para realizar cálculos.
Antes de iniciar hay que tener claro que una función es una fórmula ya definida por Excel o en
ocasiones por el usuario, las funciones nos permiten realizar operaciones entre dos o más números
y nos devuelven siempre un resultado que es el que aparece directamente en la celda.
INTRODUCIR FÓRMULAS Y FUNCIONES
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_de_la_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
A la hora de trabajar con funciones se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
• Siempre se inicia con el signo =
• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No se deben dejar
espacios antes o después de cada paréntesis.
• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
• Los argumentos deben separarse por un punto y coma (;) cuando se ingresan uno por
uno los argumentos y se separan por dos puntos (:) cuando se indica desde donde va la
operación y hasta donde llega. (Esto varía según el lugar donde estén ubicados los datos
o valores con los cuales se va a trabajar).
Ejemplo:
Con punto y coma, así: =SUMA(A1;B2;C3;C8)
Con dos puntos, así: =SUMA(A1:A12)
En una función suma en la cual obtendremos como resultado la sumatoria de algunos
argumentos; el operador “;” lo que hace es sumar en el caso anterior, sólo lo que hay en las
celdas A1, B2, C3 y C8, es decir que hace esto: =A1+B2+C3+C8. Pero en el caso del operador
“:” lo que se hace es que suma todo lo que encuentre entre la celda A1 y A12, es decir que lo que
hace es esto: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12
En la las fórmulas pueden aparecer varias funciones dentro de la misma fórmula, algunos
ejemplos de esto son:
=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Lo que se esta haciendo es realizar dos sumas y el resultado de
la primera dividirlo por el resultado de la segunda.
=SUMA(A1:B4)*SUMA(C1:D4) Lo que se esta haciendo es realizar dos sumas y el resultado de
la primera multiplicarlo por el resultado de la segunda.
Se pueden realizar muchas combinaciones de funciones en una sola fórmula, según lo que se
necesite.
Las funciones en Excel podemos escribirlas como se hace normalmente con el texto,
directamente en la celda pero si se conoce la sintaxis; en caso de no conocer la sintaxis
podemos ingresar las funciones desde el asistente que nos ofrece la aplicación y al cual
ingresamos de la siguiente forma:
Elaborado por: Ing. HAIMER GUTIERREZ M.

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• Primero debemos ubicarnos en la celda en cual se quiere introducir la función
• Saber que tipo de función se necesita para resolver lo que se tiene, esto para poder
ubicar la función en el asistente
• Ir al menú Insertar y elegir la opción Función… o simplemente ir a la barra de fórmulas y
hacer clic en el botón .
• Aparecerá un cuadro de diálogo Insertar Función como el que se muestra en la imagen.
• En la opción Buscar una función se escribe una descripción de lo que se desea hacer,
luego se presiona el botón Ir y el arrojará unos los resultados que coincida con lo que
necesitamos.
• Si sabemos que tipo de operación vamos a realizar,
entramos a la opción Seleccionar una categoría y
allí indicamos en el listado desplegable si la función
es matemática y trigonométrica, estadística,
financiera, de texto, de fecha y hora, lógica, de
búsqueda, Etcétera.
• Después del paso anterior aparecerá en la parte de
Seleccionar un función un listado con las funciones
de la categoría seleccionada, allí seleccionamos la
función que nos interesa desarrollar.
• A medida que seleccionamos una función como se
indica en el paso anterior, podemos ver que en la
parte inferior de la ventana se nos indica que función
se seleccionó y que nos permite hacer dicha función.
• Luego clic en el botón Aceptar, para iniciar el ingreso de los argumentos.
LO QUE SIGUE:
• Aparecerá una ventana en la cual se deben ingresar los argumentos como se muestra en
la imagen, pero se debe tener
en cuenta que la forma de
ingresar los argumentos
cambia según la función que
se elija, esta es sólo una
muestra de lo que sigue en el
procedimiento.
• En este caso se trata de una
suma y al ubicarnos en el
campo que dice Número 1
aparecerá en la parte inferior

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una serie de instrucciones o comentarios que pueden ayudarnos al momento del ingreso
de argumentos y así pasará a medida que avancemos en los demás campos de la
ventana.
• Los argumentos los pueden digitar o simplemente con la ventana abierta ir a la hoja de
cálculo y e ir seleccionando los rangos, también podemos hacerlo presionando clic en
este botón , al hacerlo se minimiza la ventana dando espacio para ir a seleccionar el
rango, luego clic nuevamente en y la ventana se maximiza de nuevo para continuar,
se repite el mismo proceso para ingresar cada argumento.
• Al terminar de ingresar todos los argumentos presionamos clic sobre el botón Aceptar.
Aparecerá en la barra de fórmulas la función que se trabajo y en la celda aparecerá el
resultado de ésta.
Tenemos otras opciones para insertar algunas funciones, esto podemos hacerlo en la Barra
Estándar en al botón que se llama Autosuma el cual nos permite sumar de forma rápida pero
además permite que ejecutemos de forma más rápida algunas funciones, Para elegir desde aquí
una función basta con presionar la flecha negra que esta al lado derecho de este botón y
aparecerá un listado con las funciones y una opción para más funciones en caso que allí no
estén enumeradas.
ALGUNAS FUNCIONES DE EXCEL
Aunque en este curso básico no se trabajarán todas las funciones, aquí podemos encontrar un
listado con algunas de ellas, sólo se nombran algunas de cada categoría, pero no todas:
FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS
FUNCIÓN QUE HACE
ENTERO(número) Redondea un número hasta el
entero inferior más próximo
FACT(número) Devuelve el factorial de un número
POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar un
número a la potencia indicada
PRODUCTO(número1;número2;...) Devuelve el resultado de realizar el
producto de todos los números
pasados como argumentos
RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del
número indicado
RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división
SUMA (número1;número2;...) Devuelve la sumatoria de los
argumentos ingresados
FUNCIONES ESTADÍSTICAS
FUNCIÓN QUE HACE
MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista
de valores
MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de la lista

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de valores
MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de
valores
MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite
en la lista de valores
PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la
lista de valores
VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de
valores
CONTAR.SI(rango;criterio) Devuelve una cantidad según un
criterio
FUNCIONES LÓGICAS
FUNCIÓN QUE HACE
FALSO() Devuelve el valor lógico
Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico
Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Devuelve un valor u
otro, según se cumpla
o no una condición
NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico
proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los
valores son verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún
valor lógico es
verdadero y devuelve
VERDADERO
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
FUNCIÓN QUE HACE
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato
fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de
fecha
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número
del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un
número
HOY() Devuelve la fecha actual
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre
las dos fechas
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN

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BUSCAR(...) Busca valores
de un rango de
una columna o
una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) Busca en la
primera fila de
la tabla o
matriz de
valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado
)
Busca un valor
en la primera
columna de la
izquierda
TRANSPONER(matriz) Intercambia
filas por las
columnas en
una matriz
NOTA: Recordemos que aquí no están enunciadas todas las funciones de cada categoría ni todas
las categorías.
TUTORIAL EXCEL: FUNCIÓN SI
La función SI en Excel evalúa una prueba lógica y devuelve un valor de acuerdo al resultado
obtenido de dicha prueba. Para poder utilizar correctamente la función SI es necesario saber
utilizar correctamente los operadores de comparación de Excel.
Sintaxis de la función SI
La función SI tiene tres argumentos y solo el primero de ellos es obligatorio:
SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])
prueba_lógica: La comparación a realizar.
valor_si_verdadero (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es verdadera.
valor_si_falso (opcional): Valor a regresar si la prueba lógica es falsa.
Aunque el segundo y tercer argumento son opcionales, sin ellos la función no sería de mucha
utilidad. El grande beneficio de la función SI radica en poder indicar a Excel el valor que deseamos
obtener en caso de que la prueba lógica sea verdadera o sea falsa.
EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN SI
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la función SI hace una comparación para
saber si B1 es mayor que B2. Si el resultado es verdadero, la función devolverá la cadena de texto
“mayor que” en la celda B4:

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Con solo cambiar los valores de las celdas B1 y B2 obtendré un resultado diferente de la misma
fórmula:
En el primer caso, la prueba lógica es verdadera y por lo tanto la función SI devuelve el segundo
argumento. Sin embargo, en el segundo ejemplo la prueba lógica es falsa, porque B1 no es mayor
que B2, y por lo tanto se devuelve el tercer argumento de la función.
Es importante mencionar que tanto el segundo y tercer argumento de la función SI no tienen que
ser cadenas de texto sino que pueden ser otras funciones que nos devuelvan el resultado que
necesitamos. Hagamos otro ejemplo. Deseo evaluar el valor de las celdas B1 y B2 y en caso de que
B1 sea mayor que B2 quiero sumar ambos valores pero si B1 es menor que B2 entonces quiero
obtener el producto de ambos. Eso lo logramos con la siguiente fórmula:
SI(B1>B2, B1+B2, B1*B2)
Al utilizar esta fórmula obtenemos el siguiente resultado:

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En este ejemplo B1 es mayor que B2, entonces obtenemos la suma de ambos como resultado de la
función. Pero ahora observa lo que sucede al cambiar los valores:
Ya que ahora B1 es menor que B2, la función SI devuelve la multiplicación de ambos valores tal
como lo hemos indicado en el tercer argumento de la función SI. Esta misma fórmula la podríamos
escribir de la siguiente manera:
=SI(B1>B2, SUMA(B1,B2), PRODUCTO(B1,B2))
Esta fórmula se comportará exactamente igual que la anterior pero quiero resaltar el hecho de
que podemos especificar funciones como el segundo y tercer argumento de la función SI. De esta
manera podemos ejecutar funciones diferentes de acuerdo al resultado de la prueba lógica que
estemos realizando.
EJERCICIO 1.
Se trata de calcular el coste de la factura de la compañía eléctrica a partir de los aparatos
eléctricos que se tienen en una vivienda y el tiempo que están conectados diariamente. En las
casillas marcadas en amarillo utiliza funciones para obtener el valor adecuado. Guarda el libro
como Ejer5.xls. Observaciones:
• Potencia (en Kw) = Potencia (en W) / 1000
• Horas mensuales = Horas de funcionamiento diarias * 30
• Energía (en Kwh) = Potencia (en Kw) * horas mensuales.
• Coste ($) = Energía (Kwh) * precio de 1 Kwh
• Utilice la función suma para calcular el total

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EJERCICIO 2.
Hallar el Máximo, el Mínimo y el Promedio de Edad, Peso y Estatura

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Nombre Edad Sexo Estatura Peso
Natalia 32 F 1,71 55
Alejandro 23 M 1,77 83
Doris 29 F 1,68 56
Angela 35 F 1,63 50
Carolina 40 F 1,59 52
Mateo 38 M 1,73 75
Daniel 50 M 1,65 66
David 22 M 1,82 85
Janeth 33 F 1,62 60
Elizabeth 41 F 1,71 53
EDAD
MÁXIMO MÍNIMO PROMEDIO
ESTATURA
PESO
EJERCICIO 3. Se requiere pagar una comisión de 12% a los vendedores cuyas ventas sean
mayores o iguales a $500000; para determinar esto se empleará la función SI
Vendedo
r Ventas Comisión Clasificación
Carlos 254.000

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Rodrigo 147.000
Armando 542.000
Pedro 845.000
María 450.000
Lucía 500.000
Rocío 700.000
EJERCICIO 4. En la siguiente tabla, hallar cual es la nota definitiva de cada uno de los alumnos y
por medio de la fórmula condicional Si, decir en la celda descripción si el alumno Ganó o Perdió La
condición para que una Nota sea ganada es que sea Mayor o Igual A 3
Nombre
Nota
1
Nota
2
Nota
3
Nota
4
Nota
Definitiva
Descripción
Natalia 2,3 3,1 3,5 3,8
Alejandro 3,6 4,1 3,8 3,5
Doris 4,3 3,9 4,1 4,1
Angela 2,8 2,3 4,5 2,5
Carolina 1,5 4,1 3,6 3,9
Mateo 2,9 2,3 3,5 4,5
Daniel 3,4 2,8 3,2 4,2
David 3,1 3,7 3,4 3,5
Janeth 4,1 3,9 4,2 3,7
Elizabeth 2,4 2,2 3,1 3,8

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