Este documento describe cómo crear botones en formularios de Access que permitan navegar entre formularios usando macros. Instruye sobre cómo crear botones en varios formularios para ir a otros formularios sin pasar por el panel inicial, y cómo crear un botón en cada formulario para volver al panel inicial. También explica cómo usar controles de fichas y cuadros combinados en formularios para organizar y seleccionar datos de manera más eficiente.

1. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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ACCESS
EJERCICIO 8
FORMULARIOS (3ª parte): macros, e introducción de datos; controles
de formulario
MACROS
En el ejercicio anterior hemos creado botones en un formulario por medio de
un asistente. A veces nos puede interesar que un botón de comando realice más de
una acción: p.ej, cerrar el formulario activo y abrir otro. En tal caso, el asistente no
basta. Es necesario crear una macroinstrucción o macro y asociarla al botón.
Macroinstrucción o macro es un conjunto de instrucciones o accio-
nes que se ejecutan por medio de una combinación de teclas o un clic del
ratón.
ACTIVIDAD A REALIZAR
Crear en cada uno de los formularios de la base de datos Videoclub El Oscar
(salvo en el Panel inicial) botones que sirvan para acceder a otros formularios de
introducción de datos sin pasar por el panel inicial.
Tales botones deberán:
- Cerrar el formulario activo
- Abrir otro formulario
Los botones a crear serán los siguientes:
 Formulario Alquileres:
 Botón 1 (A Títulos desde Alquileres): para ir al formulario Títulos
 Botón 2 (A Clientes desde Alquileres): para ir al formulario Clientes

2. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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 Formulario Clientes:
 Botón 1 (A Alquileres desde Clientes): para volver al formulario Alqui-
leres
 Formulario Títulos:
 Botón 1 (A Alquileres desde Títulos): para volver al formulario Alquile-
res
 Botón 2 (A Existencias desde Títulos): para ir al formulario Existencias
 Formulario Existencias:
 Botón 1 (A Títulos desde Existencias): para ir al formulario Títulos
 Botón 2 (a Ventas desde Existencias): para ir al formulario Ventas
 Formulario Ventas:
 Botón 1 (A Existencias desde Ventas): para volver al formulario Exis-
tencias
Además, para redondear la navegación entre formularios, crea en cada uno
de los formularios de datos un botón suplementario que cierre el formulario activo y
abra el formulario Panel inicial. Dale a dicho botón el mismo formato que a los de-
más. Llama al botón Al Panel inicial desde…(y aquí escribe el nombre del formulario
en que estés creando el botón)
PROCEDIMIENTO
Abre la base de datos Videoclub El Oscar. Haz clic en el botón Ir a la ventana
principal de la base de datos. En la ventana principal, haz clic en el apartado Formu-
larios.
Abre el formulario Alquileres y activa la vista Diseño.
Crea en el encabezado del formulario (debajo y a la derecha de la etiqueta)
un botón de comando, pero, en el primer paso del asistente, haz clic en Finalizar.
Con el nuevo botón seleccionado, en el panel derecho Hoja de propiedades
selecciona la ficha Todas y modifica las siguientes propiedades del botón:
- Nombre: A Títulos desde Alquileres
- Título: Títulos
- Cursor al activar: Mano de hiper-
vínculo
- Imagen: borra el contenido de la
casilla (mapa de bits).
- Nombre de la fuente: Calibri.
- Tamaño de la fuente: 14 ptos.
- Espesor de la fuente: Negrita
- Color del texto: blanco
- Estilo del fondo: Transparente
-

3. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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A continuación, en el mismo panel, selecciona la ficha Eventos.
Con ello abrimos una nueva ventana en la que procederemos a crear la ma-
cro que abra un formulario nuevo y cierre el activo:
En la propiedad Al hacer clic borra la
expresión [Macro incrustada] y, luego,
haz clic sobre los puntos suspensivos de
la derecha.
Deja seleccionada la opción Generador
de macros y acepta
En la columna Acción, haz clic en la fle-
cha de la 1ª celda y selecciona Abrir-
Formulario.

4. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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En la parte inferior de la ventana (Argu-
mentos de acción) haz clic en la flecha de
Nombre de formulario y selecciona el
formulario Títulos.
La propiedad Vista (debajo de Nombre
de formulario) ha de mostrar la opción
Formulario.
A continuación, haz clic en la flecha de la
2ª celda de la columna Acción y selec-
ciona la acción Cerrar.
Configura las opciones del panel inferior
de la acción Cerrar de la manera que se
muestra.

5. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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Finalmente, haz clic en el botón Guardar como de la pestaña Diseño en la
ventana de la macro.
Cierra la ventana de la macro haciendo clic en el botón Cerrar de la pestaña
Diseño (si el programa te pide guardar los cambios, haz clic en Sí). Una vez en el for-
mulario, guarda los cambios realizado en el mismo. Luego, pasa a vista Formulario. El
aspecto (parcial) del formulario será aproximadamente éste:
Sitúa la flecha del cursor sobre el nuevo botón; el cursor adopta la forma de
una mano con el índice levantado (si has configurado correctamente la propiedad
Cursor al activar). Haz clic; se cerrará el formulario Alquileres y se abrirá el formulario
Títulos (las dos acciones son prácticamente simultáneas).
A continuación, procede a crear los demás botones indicados al principio del
ejercicio, por el procedimiento visto. Los botones se situarán en la esquina inferior
derecha del encabezado de cada formulario respectivo. Las propiedades serán las
mismas (cambiando los nombres en su caso, claro) para todos los botones.
Escribe el nombre de la
macro y acepta.

6. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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Controles de formulario
El Access ofrece, además de los botones y las etiquetas, toda una serie de
controles para hacer más atractivo o sencillo el uso de los formularios. Aunque hay
muchos, aquí, de momento, nos limitaremos a dos: el control de ficha y el de cuadro
combinado.
Control de ficha:
En los formularios con muchos elementos o que incluyen subformularios, pue-
de ser una buena idea distribuir los objetos en fichas distintas.
ACTIVIDAD A REALIZAR
Vamos a ensayarlo con el formulario Clientes, que incluye un subformulario
con los datos de los alquileres realizados por cada cliente.
PROCEDIMIENTO
1º.Abre el formulario Clientes en modo Diseño.
2º.Provisionalmente, mueve (corta y pega) todos los campos del formulario, sal-
vo el subformulario, al pie del formulario (si es necesario, ensancha antes el
pie hasta hacerlo visible o más ancho).
3º.En la pestaña Diseño de la cinta de opcio-
nes, haz clic sobre el icono Control de ficha
4º.Dibuja el control en la sección Detalle de manera que ocupe la mayor parte
de la superficie de dicha sección (salvo la ocupada por el subformulario, cla-
ro) El control presentará más o menos el siguiente aspecto

7. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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5º.A continuación, selecciona los campos que habías movido al pie del formula-
rio. Córtalos y, haciendo clic en la primera ficha del control, pégalos. Si es ne-
cesario, agranda la ficha para que se ajuste a los campos.
6º.Selecciona el campo con el subformulario y muévelo (cortando y pegando) a
la segunda ficha del control. Borra la etiqueta correspondiente al subformula-
rio
7º.Finalmente, cambia el nombre de las fichas en la propiedad Título de cada fi-
cha (has de seleccionarla antes en la lista de objetos del panel Hoja de pro-
piedades). Los nombres serán:
a. Ficha 1: Clientes
b. Ficha 2: Alquileres por cliente
El nº de las páginas quizá no
coincida pero da igual

8. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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Finalizadas estas operaciones, el aspecto del formulario será el siguiente:
Pasa a vista Formulario y observa cómo puedes alternar entre los datos del
cliente y los alquileres realizados por el mismo.
ACTIVIDAD A REALIZAR
Por el procedimiento ya visto, en el formulario Títulos, crea un control de ficha
con dos fichas.
- En la primera sitúa los campos referentes a cada título. Llámala Titulo.
- En la 2ª, el subformulario, con los datos del soporte (DVD, Blu-ray o HD-
DVD) o soportes que lo contienen (un mismo título puede estar en DVD y
en Blu-ray, p.ej). Llámala Soporte.
Control de cuadro combinado
Este control evita la necesidad de escribir manualmente el dato, seleccionándo-
lo de una lista procedente de una tabla o consulta.

9. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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ACTIVIDAD A REALIZAR
En el formulario Existencias, sustituye el campo Formato por un cuadro combi-
nado que permita elegir uno de los tres formatos (DVD, Blu-ray o HD-DVD) en que se
hallan grabadas las películas del videoclub.
PROCEDIMIENTO
1º.Abre el formulario Existencias en modo Diseño.
2º.Selecciona el campo Formato y bórralo (las dos casillas)
3º.En la pestaña Diseño de la cinta de opciones, haz clic en el
icono Cuadro combinado (Control de formulario)
4º.Dibuja el cuadro combinado en el lugar que ocupaba an-
tes el campo Formato. Con ello se inicia el asistente para la creación del
cuadro combinado:
En el primer paso, deja selec-
cionada la 1ª opción y haz clic
en Siguiente.

10. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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En el segundo paso, activa la
opción Consulta y, arriba, selec-
ciona la consulta Formatos. Lue-
go, haz clic en Siguiente.
En este paso, haz clic en esta
flecha para añadir el único campo
de la consulta: Formato. Luego,
clic en Siguiente.

11. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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En el siguiente paso, no cambies nada (puesto que el ancho de la columna es
suficiente para mostrar todo el texto) y haz clic directamente en Siguiente.
En el último paso, como nombre del cuadro combinado escribe Formato. Lue-
go, haz clic en Finalizar.
Sitúa el cuadro combinado en el mismo lugar que ocupaba el campo Formato y
aplícale las mismas opciones de formato que tenía ese campo.
Para acabar, guarda los cambios realizados en el formulario y pasa a vista For-
mulario. Observa el resultado.
Como campo para ordenar los registros,
obviamente, selecciona el único de la
consulta: Formato. La ordenación Ascen-
dente significa, en este caso, orden al-
fabético.
En este paso, activa la opción Almacenar el valor en
el campo y selecciona el campo Formato. De este
modo, el campo mostrará el valor que figura en la
tabla Existencias y, en caso de seleccionar otro, el
dato se modificará también en la tabla Existencias.
A continuación, haz clic en Siguiente.

12. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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Introducción de datos
La principal utilidad de los formularios es la introducción de datos en la base.
Supongamos que un cliente nuevo alquila un vídeo. Hemos de introducir dos
registros, en el siguiente orden:
- El que corresponde al nuevo cliente: para lo que utilizaremos el formula-
rio Clientes.
- El que corresponde al nuevo alquiler: para lo que emplearemos el formu-
lario Alquileres
Si intentas introducir el nuevo alquiler antes que el nuevo cliente,
la base de datos no te lo permitirá. Sólo es posible introducir alquileres
de clientes ya registrados en la base. Esto es así porque el formulario
Alquileres incluye el dato Cliente mientras que el formulario Clientes no
incluye ninguna referencia a los alquileres.
ACTIVIDAD A REALIZAR
Introduce en la base de datos los siguientes registros, teniendo en cuenta que
el primer campo (Id...) de cada formulario no es necesario escribirlo, sino que apare-
ce automáticamente al introducir el segundo:
Supuesto: un cliente nuevo alquila una película (Matrix, en DVD) y la devuelve
al cabo de dos días
Idcliente Nombre Apellidos NIF Teléfono Dirección CP Población
21 Agapito
López
Aguilar
42351836G 971462319
Camí de
Gràcia, 71
07620 Llucmajor
IdAlquiler Idcliente IdVídeo
Fecha
alquiler
Fecha devo-
lución
Días
alquiler
Importe
alquiler
Penalización
(sí/no)
Llamar
(sí/no)
21 21 7 18/04/12 21/04/2012 3 4 €
Supuesto: el videoclub adquiere un nuevo vídeo en DVD, que incluye la película
El Coloso en llamas, y lo destina a alquiler.
IdTítulo Título Tipo Género Director Año Duración
Ficha
imdb
Comentario
31
El Coloso
en llamas
Película Catástrofes
John
Guillermin
1975 165
IdVídeo Formato vídeo IdTítulo
Nº en existen-
cias
Precio Venta/alq.
46 DVD 31 1 Alquiler

13. EJERCICIO 8 DE ACCESS
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PROCEDIMIENTO
1º.Abre el formulario Panel inicial y cierra todos los demás (o bien, cierra la base
de datos y vuélvela a abrir). Haz clic en el botón Nuevo cliente del formulario
Panel inicial. Se abrirá el formulario Clientes
2º.
3º.Has de tener en pantalla una nueva ficha en blanco. Haz clic en la casilla co-
rrespondiente al campo Nombre y escribe el nombre del nuevo cliente (ob-
serva cómo se llena automáticamente el campo Idcliente con el nº 21).
4º.Pulsa la tecla Tabulador para pasar al siguiente campo, o haz clic con el ratón
en la casilla correspondiente, (Apellidos) e introduce el dato.
5º.Tras introducir el último dato (Población), haz clic en la ficha Alquileres por
cliente.
Hecho lo cual, ya puedes cerrar directamente el formulario Clientes; los datos
han quedado guardados en el mismo momento de introducirlos. No es necesario
guardar los cambios.
Sigue el mismo procedimiento para añadir el nuevo título y el nuevo vídeo.
Con la ficha Cliente seleccionada, haz clic en la
flecha con asterisco que aparece en la esquina
inferior izquierda de la ventana del formulario
para introducir un nuevo registro
Introduce a mano los datos del nuevo alquiler,
empezando por el campo Idvideo (el campo
IdAlquiler se llena solo y el campo IdCliente de
la tabla Alquileres no aparece aquí porque ya
se ha llenado en la ficha Cliente)