Este documento describe cómo crear y modificar paneles de control en Microsoft Access para facilitar la navegación y gestión de una base de datos. Explica cómo utilizar el asistente para crear un panel de control principal con botones que enlacen a formularios, y cómo añadir, modificar y eliminar elementos en los paneles de control. También compara paneles de control con el panel de exploración introducido en Access 2007.

1. UNIVERSIDAD TECNICA DE
AMBATO
CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ORGANIZACIÓN DE
EMPRESAS
VINICIO MONTERO
Paneles de control
CUARTO “B”

3.  El panel es una herramienta que nos va
permitir gestionar la base de datos de una
forma mucho más dinámica y agradable. Un
panel de control es, en realidad, un formulario
al que podemos ir añadiendo botones. Los
botones nos permitirán abrir tablas, consultas o
ejecutar macros.

4.  Si tenemos una base de datos de Access que va a ser
utilizada por usuarios, nos será realmente útil crear un
panel de control o formulario de acceso, que permita al
usuario manejar la aplicación de forma sencilla.
Lo más cómodo para que el usuario maneje la base de datos
con facilidad es ir crear formularios para las acciones mas
habituales, como introducción de registros en las tablas,
búsqueda de información, creación de informes y etiquetas,
etc. Una vez creados estos formularios creamos un panel de
control que enlace con los formularios que va a utilizar el
usuario. Estos formularios pueden ser a su vez, paneles de
control secundarios.
El panel de control principal permitirá la entrada a los
demás formularios.
Access dispone de un asistente para crear el Panel de
Control, en el menú Herramientas – Utilidades de la base de
datos – Administrador del panel de control.

5.  El primer paso es ir a la barra de herramientas
para crear el panel. Seleccionamos Utilidades de
la base de datos y Administrador del panel de
control:

6.  Como antes no teníamos definido ningún panel
de control, aparece una ventana indicándonos
que no tenemos panel de control y si queremos
que este sea el panel de control principal. Hay
que decir, que Access nos permite colocar en
una base de datos varios paneles de control. En
cada panel de control podemos colocar hasta 8
botones distintos. Con varios paneles podemos
desglosar la información por distintos
apartados, véase tablas, consultas, informes o
por ejemplo, un panel para clientes otro para
proveedores y otro para administración según
nos convenga.

7.  Pulsamos en el botón Sí y se abre la ventana
Administrador del panel de control donde se
observa que tenemos un panel de control
creado. Este administrador nos va
permitir añadir más paneles o modificar cada
panel. También podemos cerrar el
administrador con el botón cerrar o marcar
como panel principal un panel creado con
posterioridad al que acabamos de crear.

8.  Ahora vamos a colocar botones en el panel
para que podamos trabajar con él. Pondremos
dos botones, uno para ver ver los clientes de
Canadá que tiene almacenados nuestra base de
datos. También colocaremos la vista del
formulario con la relación de empleados. Los
clientes de Canadá los vemos a partir de la
consulta correspondiente que hemos creado al
efecto:


9.  En la ventana Modificar página del panel de control
pulsamos en el botón Nueva... que nos lleva a una
nueva ventana:
 Hay que ir a comando, para seleccionar la acción
que deseamos que se ejecute. Como no existe
ningún comando que muestre el contenido de
consultas, lo haremos a través de una macro (que
nos abre la macro). El comando que seleccionamos
es Ejecutar macro.

10.  En Microsoft Office Access, al abrirse una base de datos
creada en una versión anterior de Access y que contiene un
panel de control (un formulario con botones o vínculos que
permitían desplazarse por la base de datos), puede que no
funcionen algunos de los comandos de ese panel de control.
En concreto, ya no funcionarán los comandos para mostrar
la ventana Base de datos.
 Office Access proporciona una nueva característica
denominada panel de exploración, que reemplaza a la
ventana Base de datos. Ese panel se puede utilizar en lugar
de los paneles de control. El panel de exploración funciona
con el nuevo modelo de interfaz de usuario de Office Access
2007. Ese modelo (denominado modelo de interfaz de un
único documento) coloca los objetos abiertos (formularios,
informes, etc.) en una sola ventana y marca cada objeto con
una ficha. Cuando se abre más de un objeto, se utilizan las
fichas para ir de un objeto abierto a otro. La figura siguiente
muestra un conjunto típico de fichas:

11.  A diferencia de los paneles de control, el panel
de exploración se mantiene visible, a menos
que el usuario lo oculte. Para mostrar u ocultar
el panel, utilice el Botón para abrir o cerrar la
barra Ancho del panel o presione F11. Si desea
que no aparezca el panel de exploración de
forma predeterminada al abrirse una base de
datos, configure una opción del programa.

12.  Crear categorías y grupos personalizados de
objetos en el panel de exploración Puede crear
grupos personalizados que incluyan sólo las tablas,
formularios, informes y otros objetos que desee
utilizar en un momento determinado o con una
base de datos específica. Puede crear grupos
personalizados sin tener que crear macros ni
escribir código de Visual Basic para Aplicaciones
(VBA). En este artículo, se explica cómo crear un
grupo personalizado de objetos en el panel de
exploración.
 Para obtener más información sobre el uso del
panel de exploración, vea el artículo Guía del
panel de exploración.

13.  Ejecutar los paneles de control de la manera
habitual Si opta por seguir utilizando los paneles
de control, deshabilite las acciones que no sean
compatibles, como la de mostrar la ventana Base
de datos. Si configura una base de datos de modo
que se muestre un panel de control al iniciarse, ese
panel de control aparecerá y se ejecutará
normalmente; puede haber comandos que ya no
sean compatibles con Office Access 2007. Además,
puede seguir utilizando el Administrador del
panel de control para crear, cambiar y eliminar
paneles de control. Posteriormente en este artículo,
se explica cómo utilizar el administrador del panel
de control.

14.  Crear manualmente un formulario que actúe
como un panel de control Puede agregar botones
y macros incrustadas, según sea necesario, para
iniciar los componentes de la base de datos y, a
continuación, configurar el formulario para que
aparezca al iniciarse la base de datos.
 Para obtener más información sobre la creación de
macros incrustadas, vea el artículo Conceptos
básicos de las macros en Access 2007. Para obtener
información sobre la creación de formularios, vea
el artículo Crear un formulario. Para obtener más
información sobre cómo configurar una formulario
de inicio, vea la opción Mostrar formulario en la
sección Opciones de aplicación del artículo

15.  En la ficha Herramientas de la base de datos, en el
grupo Herramientas de la base de datos, haga clic en
Administrador del panel de control.
 En el cuadro de diálogo Administrador del panel de
control, seleccione el panel de control que desee
modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.
 Haga clic en el elemento del panel de control que desea
cambiar y, a continuación, siga uno de estos
procedimientos:
 Para cambiar el texto del elemento, el comando
ejecutado por el elemento o el objeto que se abre o se
ejecuta al hacer clic en el elemento, haga clic en
Modificar.

16.  Para agregar un elemento, haga clic en Nueva,
escriba el texto del elemento y, a continuación,
haga clic en un comando en el cuadro Comando.
Dependiendo del comando elegido, Microsoft
Access muestra otro cuadro bajo el cuadro
Comando. Seleccione un elemento de este cuadro,
si es necesario. Por ejemplo, si hace clic en uno de
los comandos de formulario del cuadro Comando,
seleccione el nombre del formulario que desea
abrir.
 Para eliminar un elemento, haga clic en Eliminar.
 Para mover un elemento, haga clic en Mover
arriba o Mover abajo.
 Una vez que haya finalizado de hacer cambios en
el panel de control, haga clic en Cerrar.

17.  En la ficha Herramientas de la base de datos,
en el grupo Herramientas de la base de datos,
haga clic en Administrador del panel de
control.
 En el cuadro de diálogo Administrador del
panel de control, seleccione el panel de control
que desee eliminar y, a continuación, haga clic
en Eliminar.
 Haga clic en Cerrar.