Este documento describe los principales equipos y materiales utilizados para el archivo y clasificación de documentos, incluyendo cajas de archivo, archivadores, bandejas, carpetas, fichas, guías, estanterías abiertas, armarios de oficina, archivadores con cajones, armarios móviles y armarios giratorios. Explica el propósito y uso de cada uno de estos elementos para organizar de manera eficiente los documentos de acuerdo a su frecuencia de consulta y tipo de información.

1. TÉCNICAS BÁSICAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN
(MÓDULO “REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO”)
MATERIALES Y EQUIPOS DE
ARCHIVO

2. EQUIPOS DE ARCHIVO
Existe una gran variedad de materiales de archivo,
dependiendo del tipo de información, la frecuencia
de su uso, el espacio disponible, el tipo de empresa,…

3. EQUIPOS DE ARCHIVO
1. Cajas de archivo definitivo :
• Son de cartón o plástico.
• Pueden contener carpetas
simples de un asunto o un
expediente.
• El contenido se anota en uno
de sus lados
Uso: Documentos que no se
utilizan con frecuencia

4. EQUIPOS DE ARCHIVO
2. Archivadores :
• Son de cartón, con tapas rígidas y
con anillas donde se introducen los
documentos previamente
taladrados. Pueden abrirse o
cerrarse abriendo una palanca
• El modelo más utilizado es el
archivador A-Z.
Uso: Documentos que se consultan con frecuencia o
cuando hay que intercalar nuevos documentos
entre los que ya están archivados.

5. EQUIPOS DE ARCHIVO
3. Bandejas :
• Son de plástico o cartón.
Uso: Documentos que se utilizan
continuamente o aquellos que
esperan a ser archivados.

6. EQUIPOS DE ARCHIVO
4. Carpetas:
• Suelen ser de cartulina o de
material plástico. Pueden ser:
Uso: Documentos que se consultan con frecuencia y que suelen
tener relación con un mismo expediente.
 Simples : Una cartulina doblada
por la mitad o con un fuelle.
 Con sujeción: Los documentos
quedan fijos porque la carpeta
tiene gomas y a veces, solapas.
 Carpeta de suspensión: Tiene
enganches laterales para poder
colgar, de unas guías, dentro de los
armarios o cajones.

7. EQUIPOS DE ARCHIVO
4. Carpetas:
Carpeta de fuelle

8. MATERIALES AUXILIARES
1. FICHAS:
Son de cartulina e incluyen
datos importantes o un
resumen de la información
de los expedientes.
Sirven para hacer consultas
rápidas
Uso: En bibliotecas, como resumen de los libros. En empresas como
extracto de datos de clientes, proveedores,.. En la clasificación
numérica como material auxiliar.

9. MATERIALES AUXILIARES
2.GUÍAS: Sirven de separadores entre
grupos de documentos o
grupos de fichas.
Tienen una pestaña o
saliente en el que se
indica la categoría a la
que responden.
Uso: Separadores en los ficheros.

10. EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)
1. ESTANTERÍAS ABIERTAS:
Sirven para colocar de forma
horizontal o vertical los
documentos organizados en
cajas de archivo definitivo o
en archivadores.
Uso: Habitaciones destinadas a almacenar
documentos.

11. EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)
2. ARMARIOS DE OFICINA:
Con puertas: abatibles, con
bisagra, correderas, plegables,
etc.
Pueden ser metálicos, de
madera, PVC,…
Los hay de diferentes alturas y
suelen tener gavetas para
carpetas en suspensión.
Uso: En despachos con documentos de
consulta frecuente.

12. EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)
3. ARCHIVADORES CON CAJONES
Suelen ser metálicos y
con gavetas para
carpetas en suspensión.
Tienen cajones a distintas
altura.
Uso: Archivos definitivos y en
oficinas para documentos
de uso frecuente.

13. EQUIPOS DE ARCHIVO (MOBILIARIO)
4. ARMARIOS MÓVILES
Las estanterías se desplazan
gracias a unos carriles
colocados en el suelo.
5. ARMARIOS GIRATORIOS

14. FIN